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1、辦公室自動化辦公室自動化第第6章章 辦公室自動化的成功要素辦公室自動化的成功要素1辦公室自動化的主幹辦公室自動化的主幹 複雜的辦公室環境中，傳統的機器取代人力複雜的辦公室環境中，傳統的機器取代人力的觀念已不敷使用的觀念已不敷使用 一個成功自動化的推行，必定要有一個成功自動化的推行，必定要有人人、機器機器、資金資金及及資訊資訊等四方面的配合等四方面的配合2人人-1 人在辦公室自動化過程中，常被誤認為人在辦公室自動化過程中，常被誤認為附屬角色，事實上，人應該是整個活動的主附屬角色，事實上，人應該是整個活動的主角角 推行辦公室自動化會面臨那些人的問題推行辦公室自動化會面臨那些人的問題：n建立共識建立
2、共識 n最佳的狀況是，所有員工都有推行自動化的最佳的狀況是，所有員工都有推行自動化的動機動機 n了解自動化後之改變所帶來的了解自動化後之改變所帶來的利益利益 n推行自動化時不能只從資方的利益著手，因為這並推行自動化時不能只從資方的利益著手，因為這並不容易說服員工來改變其行之已久的不容易說服員工來改變其行之已久的工作習慣工作習慣n要讓員工知道，自動化後可要讓員工知道，自動化後可減少工時減少工時、增加獎金增加獎金、工作內容會變得更有效率及更有趣工作內容會變得更有效率及更有趣等等3人人-2 n避免技術崇拜及專制式推行方式避免技術崇拜及專制式推行方式n有時有時電腦專家電腦專家認為最佳的使用方式，可能跟
3、使用者認為最佳的使用方式，可能跟使用者的想法並不相同的想法並不相同 n技術部門技術部門應多聽聽來自基層使用者的聲音，而管理應多聽聽來自基層使用者的聲音，而管理者也要懂得分辨技術性問題和作業性問題者也要懂得分辨技術性問題和作業性問題 n克服對新科技的恐懼克服對新科技的恐懼 n如何協助使用者如何協助使用者減緩學習挫折減緩學習挫折的影響是一個重要的的影響是一個重要的課題課題n設定符合使用者程度的學習目標，設定符合使用者程度的學習目標，漸進式的導入漸進式的導入步步驟及適當的教育訓練驟及適當的教育訓練n管理心態的改變管理心態的改變 n自動化不只是作業者的工作，若自動化不只是作業者的工作，若管理者管理者沒
4、有跟上這沒有跟上這些改變，很可能會成為進步的絆腳石些改變，很可能會成為進步的絆腳石4科技科技 大多數使用者未充分瞭解軟體的功能，即一大多數使用者未充分瞭解軟體的功能，即一窩蜂的追求流行，因此很容易造成資金、人窩蜂的追求流行，因此很容易造成資金、人力及時間的浪費力及時間的浪費改善這種現象的最好的方法是改善這種現象的最好的方法是學習學習資訊科技雖然汰舊換新的速度極快，選擇資訊科技雖然汰舊換新的速度極快，選擇成成長期長期及及成熟期成熟期的產品是較安全的策略的產品是較安全的策略5資金資金 人工成本愈來愈高，而電腦價格卻愈來愈便人工成本愈來愈高，而電腦價格卻愈來愈便宜，因此以成本較便宜的電腦，來取代成本
5、宜，因此以成本較便宜的電腦，來取代成本較高的的人力較高的的人力 企業應關心的是自動化後所帶來的效益，而企業應關心的是自動化後所帶來的效益，而非其所能產生的收入非其所能產生的收入 電腦價格變化很快，常使得企業對於購買時電腦價格變化很快，常使得企業對於購買時機會有遲疑機會有遲疑 自動化投入成本，其可分成兩類：自動化投入成本，其可分成兩類：購置成本購置成本及及使用成本使用成本 6資訊資訊 典型的企業經營週期為：規劃、組織、領導典型的企業經營週期為：規劃、組織、領導及管理及管理 資訊是企業制定各種計劃、目標或決策的依資訊是企業制定各種計劃、目標或決策的依據，因此有效的取得及應用資訊，會關係到據，因此有
6、效的取得及應用資訊，會關係到企業的發展。企業的發展。7資訊資訊企業若是一眛地將資訊交由電腦處理，而不企業若是一眛地將資訊交由電腦處理，而不分析本身的資訊需求，必定會造成錯誤的決分析本身的資訊需求，必定會造成錯誤的決策。策。資訊主管必須由注重技術導向走向管理導向，資訊主管必須由注重技術導向走向管理導向，甚至應兼具兩個領域的知識，而成為溝通的甚至應兼具兩個領域的知識，而成為溝通的橋樑橋樑 8引進辦公室自動化機器的事先評估引進辦公室自動化機器的事先評估 若是單純從投入及回收的觀點來看辦公室自若是單純從投入及回收的觀點來看辦公室自動化，辦公室自動化註定是一項賠本的投資，動化，辦公室自動化註定是一項賠本
7、的投資，最多也只能達到平衡最多也只能達到平衡 一般傳統的投資報酬的估算方式，並不適合一般傳統的投資報酬的估算方式，並不適合用來評估辦公室自動化用來評估辦公室自動化 9成本的估算法成本的估算法 理論上應以理論上應以機會成本機會成本的概念的概念取代投入成本取代投入成本 機會成本：機會成本：是假定所有作業都有其機會價值是假定所有作業都有其機會價值及應投入的時間資源；當選擇執行某一作業及應投入的時間資源；當選擇執行某一作業時，代表放棄執行其它作業的機會，因此執時，代表放棄執行其它作業的機會，因此執行該項作業的機會成本，應等於所放棄的作行該項作業的機會成本，應等於所放棄的作業中，價值最高的成本。業中，價
8、值最高的成本。10選定自動化順序選定自動化順序 作業的單位成本及自動化應投入的成本是一作業的單位成本及自動化應投入的成本是一些必要的指標，此外還必須加上些必要的指標，此外還必須加上作業工作量作業工作量指標，才能使評估較客觀及有效。指標，才能使評估較客觀及有效。n一般可經由作業調查及統計後，以百分比的方一般可經由作業調查及統計後，以百分比的方式表示式表示n總體效益總體效益 作業單位成本作業單位成本 作業量指標作業量指標11辦公室自動化後的成效預測與評估辦公室自動化後的成效預測與評估 首先必須先作成效預測首先必須先作成效預測 成效預測應儘量的以量化的方式表現成效預測應儘量的以量化的方式表現 n例如
9、：例如：n節省作業時間到節省作業時間到1小時小時n減少人工作業為減少人工作業為2.5單位單位n減少電話費用為每月一萬元減少電話費用為每月一萬元n降低錯誤率到降低錯誤率到5%n提高客戶滿意度到提高客戶滿意度到80%、提高平均員工工作舒適度到、提高平均員工工作舒適度到85%等等等等 n評估成果時則可分成三個程度：評估成果時則可分成三個程度：nA：超過目標：超過目標nB：達成目標：達成目標nC：低於水準：低於水準 12OA 成效預估及評估表成效預估及評估表13推動辦公室自動化後的檢討與改進推動辦公室自動化後的檢討與改進 針對下列因素進行檢討及改進：針對下列因素進行檢討及改進：n重新分派工作職掌重新分派工作職掌 n管理方式的修正管理方式的修正 n組織結構的改變組織結構的改變14THE END15