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1、第七章第七章 会计账簿会计账簿56会计账簿概述会计账簿的启用与登记要求账簿的格式与登记方法对账与结账错账查找与更正的方法会计账簿的更换与保管第一节 会计账簿概述 一、会计账簿的概念与作用（一）会计账簿的概念 会计账簿是指由一定格式的账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。设置和登记账簿，是编制财务报表的基础，是连接会计凭证和财务报表的中间环节。（二）会计账簿的作用1.记载和储存会计信息 2.分类和汇总会计信息3.检查和校正会计信息 4.编报和输出会计信息 二、会计账簿的基本内容账簿应具备以下基本内容：1.封面，主要标明账簿的名称、记账单位和会计年度 2
2、.扉页，填列账簿启用的日期和截止日期、页数、册次；经管账簿人员一览表及其签章；会计主管人员姓名和签章；账户目录等 3.账页，基本内容包括：账户的名称；登记账户的日期栏；凭证种类和号数栏；摘要栏；金额栏；总页次、分页次等。三、会计账簿与账户的关系 账簿与账户的关系是形式和内容的关系。账簿是由若干账页组成的一个整体，账簿中的每一张账页就是账户的具体存在形式和载体，没有账簿，账户就无法存在；账簿序时、分类地记载经济业务，是在各个具体的账户中完成的。因此，账簿只是一个外在的形式，账户才是它的实质内容。四、会计账簿的种类（一）按用途分类，可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿1序时账簿。又称日记账，是按照经
3、济业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿。序时账簿按其记录的内容，可分为普通日记账和特种日记账。2分类账簿。是按照会计要素的具体类别而设置的分类账户进行登记的账簿。分类账簿按其反映信息的详细程度分为总分类账簿和明细分类账簿。3备查账簿。又称辅助登记簿或补充登记簿，是指对某些在序时账簿和分类账簿中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。该种账簿可以对某些经济业务的内容提供必要的参考资料，如“租入固定资产登记簿”、“应收票据备查簿”、“支票领用登记簿”等。（二）按账页格式分类，可分为两栏式账簿、三栏式账簿、多栏式账簿、数量金额式账簿、横线登记式账簿。1两栏式账簿，是指只有借方和贷方
4、两个基本金额栏目的账簿 2三栏式账簿，是指设有借方、贷方和余额三个基本栏目的账簿。总分类账、库存现金日记账、银行存款日记账以及只需要进行金额核算的明细账适用于三栏式账簿。3多栏式账簿，是指在账簿的两个基本栏目借方和贷方按需要分设若干专栏的账簿。收入、成本、费用、利润等明细分类账一般采用多栏式账簿。4数量金额式账簿，是指在借方、贷方和余额三个栏目内，都分设数量、单价和金额三小栏，借以反映财产物资的实物数量和价值量。原材料、库存商品等明细账一般都采用数量金额式明细账簿。5横线登记式账簿，又称为平行式账簿，是指将前后密切相关的经济业务登记在同一行上，以便检查每笔业务的发生和完成情况的账簿。（三）按外
5、表特征分类，可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿 1订本式账簿简称订本账，是指在启用前将编有顺序页码的一定数量账页装订成册的账簿。采用订本式账簿，既可以避免账页散失，也可以防止抽换账页。但由于这种账簿的账页已经固定并顺序编号，不便于分工记账；同时不能增减账页，容易造成预留账页不够或账页浪费。所以在使用订本账之前必须准确地估算出一定时期内对账页的需求量。订本式账簿主要适用于总分类账、库存现金日记账和银行存款日记账。2活页式账簿简称活页账，是指将一定数量的账页置于活页夹内，可根据记账内容的变化而随时增加或减少部分账页的账簿。采用活页式账簿可以根据业务的实际需要随时增减账页，也便于分工记账，但是
6、容易造成账页散失或被抽换。因此，要加强管理监督，将活页装订成册，连续编号，妥善保管。活页式账簿主要适用于各明细分类账簿。3卡片式账簿简称卡片账，是指将一定数量的卡片式账页存放于专设的卡片箱中，可以根据需要随时增添账页的账簿。严格地说，卡片式账簿也是一种活页账，只不过不是装在活页账页夹中，而是装在卡片箱中。在我国，企业一般只对固定资产明细账采用卡片式账簿形式。划 分 标 准种 类备 注按用途不同序时账簿（日记账）在我国，大多数单位一般只设库存现金日记账和银行存款日记账。分类账簿按照总分类账户分类登记经济业务事项的是总分类账簿，简称总账；按照明细分类账户分类登记经济业务事项的是明细分类账簿，简称明
7、细账。分类账簿是编制会计报表的主要依据。备查账簿（辅助账簿）备查账并非每个单位都设置，而且备查账没有固定的格式要求；备查账是一种表外账簿。按账页格式不同两栏式账簿普通日记账、转账日记账三栏式账簿现金日记账、银行存款日记账、总分类账以及资本、债权、债务明细账多栏式账簿借贷方多栏式：利润、应交税费应交增值税明细账数量金额式账簿原材料、库存商品、产成品明细账横线登记式账簿（平行式账簿）材料采购业务、应收票据和一次性备用金业务按外形特征不同订本式账簿总分类账、库存现金日记账、银行存款日记账活页式账簿各种明细账卡片式账簿固定资产明细账第二节 会计账簿的启用与登记要求 一、会计账簿的启用 会计账簿启用时，
8、应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，并在账簿扉页上附启用表。启用订本式账簿应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账簿应当按账户顺序编号，并须定期装订成册；装订后再按实际使用账页顺序编定页码，另加目录，记明每个账户的名称和页次 1登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。二、会计账簿的登记要求2登记完毕后，要在记账凭证上签名或盖章，并注明已经登账的符号表示已经记账，可避免重记、漏记。3账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的12。4为了使账簿记录清晰，
9、防止涂改，记账时应使用蓝黑墨水笔或碳素墨水笔书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或铅笔书写。5下列情况可以用红色墨水笔记账：（1）按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；（2）在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；（3）在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；（4）根据国家统一的会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。6各种账簿应按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划红线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或盖章。7凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等
10、字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”栏内写“平”字，并在“余额”栏的元位上用“”表示。8每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。9不得刮擦涂改。如发生账簿记录错误，不得刮、擦、挖补或用褪色药水更改字迹，应采用规定的方法更正。第三节 账簿的格式和登记方法一、日记账的格式与登记方法（一）库存现金日记账的格式和登记方法 库存现金日记账是用来核算和监督库存现金收、付和结存情况的序时账簿。库存现金日记账一般采用三栏式，也可以采
11、用多栏式。无论采用三栏式还是采用多栏式库存现金日记账，都必须使用订本式。1、三栏式库存现金日记账 三栏式库存现金日记账是用来登记现金的增减变化及其结果的日记账。设借方、贷方和余额三个金额栏目，一般将其分别称为收入、支出和结余三个基本栏目。三栏式库存现金日记账是由出纳人员根据库存现金收款凭证、库存现金付款凭证以及银行存款的付款凭证，按照库存现金收、付款业务和银行存款付款业务发生时间的先后顺序逐日逐笔登记。2、多栏式库存现金日记账 多栏式库存现金日记账是在三栏式库存现金日记账基础上发展起来的。这种日记账的借方（收入）和贷方（支出）金额栏都按对方科目设专栏，也就是按收入的来源和支出的用途设专栏。这种
12、格式在月末结账时，可以结出各收入来源专栏和支出用途专栏的合计数，便于对现金收支的合理性、合法性进行审核分析，便于检查财务收支计划的执行情况，其全月发生额还可以作为登记总账的依据。（二）银行存款日记账的格式和登记方法 银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日的收入、支出和结余情况的账簿。银行存款日记账应按企业在银行开立的账户和币种分别设置，每个银行账户设置一本日记账。由出纳人员根据银行收款凭证、银行付款凭证和现金付款凭证，按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔登记。根据银行存收款凭证和有关库存现金付款凭证登记银行存款收入栏，根据银行存款付款凭证登记其支出栏，每日结出存款余额。银行存款日记账一般
13、采用三栏式，也可以采用多栏式。无论是采用三栏式还是采用多栏式银行存款日记账，都必须使用订本式。二、总分类账的格式与登记方法（一）总分类账的格式 总分类账是按照总分类账户分类登记以提供总括会计信息的账簿。总分类账最常用的格式为三栏式，设置借方、贷方和余额三个基本栏目。（二）总分类账的登记方法 总分类账的登记方法因登记的依据不同而不同。经济业务少的小型单位的总分类账可以根据记账凭证逐笔登记；经济业务多的大中型单位的总分类账可以根据记账凭证汇总表或汇总记账凭证等定期登记。三、明细分类账的格式和登记方法 明细分类账是根据有关明细分类账户设置并登记的账簿。它能提供交易或事项比较详细、具体的核算资料，以补
14、充总账提供核算资料的不足。因此，各企业单位在设置总账的同时，还应设置必要的明细账。明细账一般采用活页式账簿、卡片式账簿。明细分类账一般根据记账凭证和相应原始凭证来登记明细账的登记方法 不同类型经济业务的明细账，可以根据原始凭证直接登记，也可以根据汇总原始凭证，还可以根据记账凭证登记。其中，固定资产、债权债务等明细账应逐日逐笔登记；库存商品、原材料、产成品收发明细账以及收入、费用明细账可以逐笔登记，也可以定期汇总登记。四、总分类账户与明细分类账户的平行登记（一）总分类账户与明细分类账户的关系 总分类账户是所属明细分类账户的统驭账户，对所属明细分类账户起着控制作用；明细分类账户则是总分类账户的从属
15、账户，对其所隶属的总分类账户起着辅助作用。总分类账户及其所属明细分类账户的核算对象是相同的，它们所提供的核算资料相互补充，只有把两者结合起来，才能既总括又详细地反映同一核算内容。（二）总分类账户与明细分类账户平行登记的要点 1平行登记的概念：平行登记是对所发生的每一笔经济业务，都要以会计凭证为依据，一方面记入有关总分类账户，另一方面记入该总分类账户所属明细分类账户的方法。2平行登记的要求：（1）依据相同；（2）方向相同；（3）期间相同；（4）金额相等。第四节 对账和结账一、对账（一）对账的概念 对账就是核对账目，是对账簿记录所进行的核对工作。（二）对账的内容对账的主要内容一般包括：账证核对、账
16、账核对和账实核对。1、账证核对 账簿是根据经过审核之后的会计凭证登记的，但实际工作中仍有可能发生账证不符的情况，记账后，应将账簿记录与会计凭证核对，核对账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额等是否一致，记账方向是否相符，做到账证相符。会计期末，如果发现账账不符，也可以再将账簿记录与有关会计凭证进行核对，以保证账证相符。2、账账核对账账核对是指不同账簿记录之间的核对，包括：（1）总分类账之间的核对，即所有总账账户借方发生额合计与贷方发生额合计是否相符；所有总账账户借方余额合计与贷方余额合计是否相符。（2）总分类账与所属明细账核对，即有关总账账户余额与其所属明细分类账余额合计是否
17、相符。（3）总分类账与序时账核对，即库存现金日记账和银行存款日记账的余额与其总账余额是否相符。（4）明细分类账之间核对，即会计部门有关财产物资明细账余额与财产物资保管、使用部门的有关明细账是否相符。3、账实核对账实核对是指各项财产物资账面余额与实有数额之间的核对。包括：（1）库存现金日记账账面余额与库存现金数额是否相符。（2）银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额是否相符。（3）各项财产物资明细账余额与财产物资的实有数额是否相符。（4）有关债权债务明细账账面余额与对方单位的账面记录是否相符等。二、结账（一）结账的概念结账是一项将账簿记录定期结算清楚的账务工作。为了编制财务报表，需要进行结账，
18、具体包括月结、季结、年结。（二）结账的程序 1结账前，将本期发生的经济业务全部登记入账，并保证其正确性。对于发现的错误，应采用适当的方法进行更正。2根据本期权责发生制的要求，调整有关账项，合理确定本期应计的收入和应计的费用；3将损益类账户转入“本期利润”账户，结平所有损益类账户。4结算出资产、负债和所有者权益账户的本期发生额和余额，并转入下期。（三）结账的方法 1对不需按月结计本期发生额的账户，每次记账以后，都要随时结出余额，每月最后一笔余额即为月末余额。月末结账时，只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏划单红线，不需要再结计余额。2库存现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细
19、账，每月结账时，要在最后一笔经济业务记录下面通栏划单红线，结出本月发生额和余额，在摘要栏内注“本月合计”字样，并在下面通栏划单红线。3需要结计本年累计发生额的明细账户，每月结账时，应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额，登记在月份发生额下面，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线。12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下通栏划双红线。4总账账户平时只需结出月末余额。年终结账时，将所有总账账户结出全年发生额和年末余额，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在合计数下通栏划双红线。5年度终了结账时，有余额的账户，要将其余额结转下年，并在摘要栏注明“结转下
20、年”字样；在下一会计年度新建有关会计账户的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。一、错账查找的方法（一）全面检查的方法1、顺查法：从原始凭证到记账凭证，再到账簿顺次查找。2、逆查法：从错账的位置开始，逆向查找。第五节 错账查找与更正的方法（二）局部抽查（主要针对数字错误）的方法1、差数法，主要用于查找漏记、重记某一方的错误。2、尾数法，主要用于查找属于“角”、“分”小数差错的错误。3、除2法，主要用于查找因数字记反方向而发生的错误。4、除9法，主要用于查找数字写小、数字写大、邻数颠倒的错误。二、错账更正的方法错账更正方法适 用 范 围更 正 步 骤划线更正法结账前账
21、簿记录有错误，而记账凭证没有错误在错误的文字或数字上划一条红线，在红线上方填写正确的文字或数字，并由记账及相关人员在更正处盖章红字更正法记账后记账凭证所记的会计账户有错误用红字填写一张与原记账凭证完全相同的记账凭证，注销原记账凭证，然后用蓝字填写一张正确的记账凭证，并据以记账记账后记账凭证所记的会计账户无误而所记金额大于应记金额按多记的金额用红字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，以冲销多记的金额，并据以记账补充登记法记账后记账凭证所记的会计账户无误而所记金额小于应记金额按少记的金额用蓝字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，以补充少记的金额，并据以记账第六节
22、会计账簿的更换与保管一、会计账簿的更换 会计账簿的更换通常在新的会计年度建账时进行。总账、日记账和多数明细账应每年更换一次。变动小的部分明细账，如固定资产明细账或固定资产卡片及备查账簿可以连续使用。年度终了，有余额的账户，要将其余额结转下年，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建账有关会计账户的第一行摘要栏注明“上年结转”或“年初余额”字样。新旧账簿有关账户之间的结转余额，无须编制记账凭证。二、会计账簿的保管 年度终了，各种账户在结转下年、建立新账后，一般都要把旧账送交总账会计集中统一管理。会计账簿暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后，由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。总账、明细账、日记账和辅助账簿一般保管期限为15年，其中，特种日记账保管期限为25年，固定资产卡片账是在固定资产报废清理后保管5年。