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1、YCF正版可修改PPT（本科）财经应用写作NO7教学课件 财经应用写作第七章 财经函电文书了解财经函电文书的概念、种类、语言特点和写作原则；掌握商务信函、电子邮件、商务传真的概念、特点、写法和写作要求。目 录 1 2 3 4第一节 财经函电文书基础认知第三节 电子邮件第二节 商务信函第四节 商务传真第七章 财经函电文书日益频繁的贸易经营活动离不开信息的传递和交流，商务函电就是传递、交流信息的方式之一。因为双方对有关买卖情况的说明、交易条款的磋商、出现问题的解决办法等，常常都是通过函电文书往来进行的，所以函电文书写作水平对交流效果起着至关重要的作用。函电文书是企业间传递信息、传递友谊的“桥梁”，
2、其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。第一节01财经函电文书基础认知一、财经函电文书的概念财经函电文书是企业用于联系业务、洽谈生意、磋商问题、沟通信息的重要工具，是商务活动中经常使用的文种。财经函电文书有明显的联络性、商洽性，做出承诺的函件还具有信用特征，因此它区别于具有个人通信性质的信件。二、财经函电文书的种类财经函电文书涉及内容多，形式多种多样，按不同的标准可以有不同的分类。（1）按性质可将财经函电文书分为财经信函、电子邮件、电报、传真等。（2）按内容可将财经函电文书分为简历、商务关系函、询问函、报价函、答复函、交涉函、付款函、装运函、确认货物收到函、要求索赔函、接受索赔函等。三
3、、财经函电文书的语言特点 1.篇幅短小，语言简明扼要财经函电一般篇幅短小，写作内容集中，语言简明扼要是其突出特点。这是由市场经济条件下，商业竞争激烈的现状决定的。因为经营活动主体的时间和精力有限，无暇关注那些与来函关键内容无关或关系不大的内容，所以写作者必须在信函写作之前提炼出信函的核心内容。写作完成后，还要精心斟酌，把与主题无关的东西断然舍弃，避免浪费双方的时间与精力，影响主旨内容的传递。三、财经函电文书的语言特点 2.态度真诚，表意委婉客气俗话说：“买卖不成仁义在。”财经函电的写作者在信中涉及的内容常常与双方的经济利益有关，协商不成、无法取得一致的情况是经常遇到的。如此，要继续延续双方友好
4、合作的关系，维持人脉资源，预留以后业务开展的空间，就必须在交流过程中做到：既恪守各自的利益疆界、据理力争，又要讲究策略，掌握语言表达的分寸，避免因不当沟通引起对方不快。反映在财经信函的语言艺术上，就要注意：一是反话正说，以诚感人；二是委婉尽意，话忌直白。四、财经函电的写作原则财经函电的写作需要遵循“7C”原则。四、财经函电的写作原则 1.清晰原则清晰(clarity)是指从本质上说，财经函电写作的目的就在于清楚地表达写信人的意图，劝说读信人采取必要举措或接受某种思想。因此，从这个意义上说，如果一封商务信函违背了清晰的原则，势必会对写信人和阅信人之间的沟通带来某种障碍，难以达到双向交流和沟通的目
5、的。四、财经函电的写作原则 2.简洁原则简洁(conciseness)就是用最简练的语言来表达意思。在财经函电中，简洁意味着高效率和低消耗。要做到言简意赅，就应该避免啰嗦的表达和重复。四、财经函电的写作原则 3.体谅原则体谅(consideration)即为对方着想。作为写信人，我们常常自以为别人都会对我们的产品和问题感兴趣，而实际上，这种“为自己着想”的态度并不对。体谅意味着“为对方着想”而不是“为自己着想”。四、财经函电的写作原则 4.完整原则完整(completeness)是指一份财经函电应该完整地包含所有必要的信息。在信件被发出前仔细地审核所表达信息的完整性是最基本的要求。四、财经函电
6、的写作原则 5.具体原则要做到具体(concreteness)，就要确保信函中的信息明确、清晰、不含糊其词，而且要包含必要的细节和具体的信息。四、财经函电的写作原则 6.正确原则正确(correctness)不仅仅是指语法的正确、标点符号和拼写的正确，而且也包括标准的语言，合适的表述。四、财经函电的写作原则 7.礼貌原则礼貌(courtesy)是书写财经函电的基本原则。但是，财经函电中的礼貌不仅仅是指对“谢谢”和“请您”之类词语的恰当运用，一封周到的信件应该客气、宽容而机敏。第二节01商 务 信 函第二节 商 务 信 函商务信函在现代经济生活中的作用越来越被重视。随着现代经济生活节奏的加快和电
7、子网络技术的发展，传统的商务信函在某些方面已经有了很大的改变。在日常商务往来中，常用的商务信函主要有询问函（询盘，邀请发盘）及其复函、销售函、订购函、催款函、投诉函、索赔函、理赔函等。这些文书也经常在国际贸易业务的磋商环节中使用。一、询问函及其复函（一）询问函的概念询问函是指交易的一方打算购买或出售某种商品，向对方询问买卖该商品的有关交易条件，或者就该项交易提出带有保留条件的建议。向对方询问价格或者提供价格表在通常的交易中并非必不可少，其作用仅仅是向对方询问成交的可能性，也就是在寻找买主或者卖主。一、询问函及其复函（二）询问函的表现形式我国政府采购法规没有对询问的内容和形式做出明确的规定。所以
8、，口头或书面形式均可。但是，对于重大事项，影响到投标决策、关系到标书制作等问题时，还是采用书面形式为好，即采用函的形式。询问函可由买方发出，也可由卖方发出（寄送价目单等）。目前，国际贸易业务采用传真和电子邮件形式的询问函较为普遍。随着信息网络技术的发展，利用电子邮件和商务网络进行询问已成趋势。按照中华人民共和国合同法的规定，寄送的价目单、招标公告、拍卖公告、招股说明书和商业广告等都属于此类。这里只涉及以书信形式表现的询问函。其他的形式将在后文叙述。一、询问函及其复函（三）询问函的特点（1）询问函行文方向具有多向性：既可平行，又可以上行、下行，但大多是平行文。（2）询问函适用范围广泛，使用灵活方
9、便：既可用于相互商洽工作、询问答复问题，又可用于向主管部门请求批准事项及主管部门审批或答复事项。（3）询问函一般较短小，内容单一，语言简洁明了，有公文“轻骑兵”的称誉。一、询问函及其复函（四）询问函的结构询问函一般由标题、正文和结语三部分组成。（1）标题。询问函的标题写法参见第二章关于“函”的标题写法。（2）正文。去函的正文开头，一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、背景、缘由。事项部分应采用叙述和说明的写作方法，是什么就写什么，要简明扼要。要求部分可多可少，如果事项很简单，可同事项写在一段，一气呵成；如果事项较复杂或要求较多，往往单列一段甚至分条列项写。不论是哪一种内容、对哪一级，要求的语气都应是谦和的。一、询问函及其复函正文有以下两种写法：第一种写法是直接提出问题，语言要明确，目的要清楚。如果是买方向卖方索要相关资料的说明，则需要清楚说明；否则，可能得不到需要的资料。第二种写法又分两种情况。一种是新客户向供应商发出询问函，可以简单地说明写信的缘由，如在报纸上或广告中获悉对方商店的名称或通过朋友推荐等。