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1、YCF正版可修改PPT（中职）办公软件应用第（中职）办公软件应用第8章教学课件章教学课件第第8 8章章 管理数据清单管理数据清单8 8.1 .1 创建与编辑数据清单创建与编辑数据清单8 8.2 .2 数据排序数据排序8 8.3 .3 数据筛选数据筛选8 8.4 .4 数据分类汇总数据分类汇总8 8.5 .5 数据合并计算数据合并计算8 8.6 .6 数据透视表数据透视表8.1.18.1.18.1.18.1.1创建与编辑数据清单准备工作创建与编辑数据清单准备工作创建与编辑数据清单准备工作创建与编辑数据清单准备工作1.1.1.1.将数据清单用作数据库将数据清单用作数据库将数据清单用作数据库将数据清
2、单用作数据库在执行数据操作时，例如查询、排序或汇总数据，在执行数据操作时，例如查询、排序或汇总数据，在执行数据操作时，例如查询、排序或汇总数据，在执行数据操作时，例如查询、排序或汇总数据，Excel 2003Excel 2003Excel 2003Excel 2003会自会自会自会自动将数据清单视作数据库，并使用下列数据清单元素来组织数据。动将数据清单视作数据库，并使用下列数据清单元素来组织数据。动将数据清单视作数据库，并使用下列数据清单元素来组织数据。动将数据清单视作数据库，并使用下列数据清单元素来组织数据。（1 1 1 1）数据清单中的列标志是数据库中的字段名称，比如）数据清单中的列标志是
3、数据库中的字段名称，比如）数据清单中的列标志是数据库中的字段名称，比如）数据清单中的列标志是数据库中的字段名称，比如“数据结数据结数据结数据结构构构构”就是一个字段名。就是一个字段名。就是一个字段名。就是一个字段名。（2 2 2 2）数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录，如）数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录，如）数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录，如）数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录，如图图图图8-18-18-18-1所示。所示。所示。所示。2.2.2.2.建立数据清单注意事项建立数据清单注意事项建立数据清单注意事项建立数据清单注意事项1 1 1 1）每张工作表只能使
4、用一个数据清单）每张工作表只能使用一个数据清单）每张工作表只能使用一个数据清单）每张工作表只能使用一个数据清单在一张工作表上只能建立一个数据清单。某些数据清单管理功能，在一张工作表上只能建立一个数据清单。某些数据清单管理功能，在一张工作表上只能建立一个数据清单。某些数据清单管理功能，在一张工作表上只能建立一个数据清单。某些数据清单管理功能，如筛选等，一次只能在一个数据清单中使用。如筛选等，一次只能在一个数据清单中使用。如筛选等，一次只能在一个数据清单中使用。如筛选等，一次只能在一个数据清单中使用。2 2 2 2）遵循将相似项置于同一列原则）遵循将相似项置于同一列原则）遵循将相似项置于同一列原则
5、）遵循将相似项置于同一列原则在设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相同含义的数据项。在设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相同含义的数据项。在设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相同含义的数据项。在设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相同含义的数据项。8 8.1 .1 创建与编辑数据清单创建与编辑数据清单下一页下一页返回返回3 3 3 3）使数据清单独立）使数据清单独立）使数据清单独立）使数据清单独立工作表的数据清单与其他数据间至少留出一个空列和一个空行。在工作表的数据清单与其他数据间至少留出一个空列和一个空行。在工作表的数据清单与其他数据间至少留出一个空列和一个空行。在工作表的数据清
6、单与其他数据间至少留出一个空列和一个空行。在进行排序、筛选或汇总等操作时，有利于进行排序、筛选或汇总等操作时，有利于进行排序、筛选或汇总等操作时，有利于进行排序、筛选或汇总等操作时，有利于Excel 2003Excel 2003Excel 2003Excel 2003检测和选定数据清检测和选定数据清检测和选定数据清检测和选定数据清单的范围。单的范围。单的范围。单的范围。8.1.28.1.28.1.28.1.2使用数据记录单为数据清单添加记录使用数据记录单为数据清单添加记录使用数据记录单为数据清单添加记录使用数据记录单为数据清单添加记录Excel 2003Excel 2003Excel 2003
7、Excel 2003提供了一个方便的实用工具，即数据记录单。数据记录提供了一个方便的实用工具，即数据记录单。数据记录提供了一个方便的实用工具，即数据记录单。数据记录提供了一个方便的实用工具，即数据记录单。数据记录单是一个对话框，利用它可以很方便地在数据清单中输入、编辑或显示单是一个对话框，利用它可以很方便地在数据清单中输入、编辑或显示单是一个对话框，利用它可以很方便地在数据清单中输入、编辑或显示单是一个对话框，利用它可以很方便地在数据清单中输入、编辑或显示一行完整的信息或记录，也可以查找和删除记录。一行完整的信息或记录，也可以查找和删除记录。一行完整的信息或记录，也可以查找和删除记录。一行完整
8、的信息或记录，也可以查找和删除记录。在使用数据记录单向新的数据清单中添加记录时，数据清单每一列在使用数据记录单向新的数据清单中添加记录时，数据清单每一列在使用数据记录单向新的数据清单中添加记录时，数据清单每一列在使用数据记录单向新的数据清单中添加记录时，数据清单每一列的顶部必须具有列标。的顶部必须具有列标。的顶部必须具有列标。的顶部必须具有列标。Excel 2003Excel 2003Excel 2003Excel 2003使用这些列标创建记录单上的字段。使用这些列标创建记录单上的字段。使用这些列标创建记录单上的字段。使用这些列标创建记录单上的字段。1.1.1.1.添加记录添加记录添加记录添加
9、记录步骤步骤步骤步骤1 1 1 1：选定需要向其中添加记录的数据清单中的任一单元格。：选定需要向其中添加记录的数据清单中的任一单元格。：选定需要向其中添加记录的数据清单中的任一单元格。：选定需要向其中添加记录的数据清单中的任一单元格。步骤步骤步骤步骤2 2 2 2：单击：单击：单击：单击“数据数据数据数据”按钮，选择按钮，选择按钮，选择按钮，选择“记录单记录单记录单记录单”命令。命令。命令。命令。步骤步骤步骤步骤3 3 3 3：单击：单击：单击：单击“新建新建新建新建”按钮，如按钮，如按钮，如按钮，如图图图图8-28-28-28-2所示。所示。所示。所示。8 8.1 .1 创建与编辑数据清单创
10、建与编辑数据清单上一页上一页下一页下一页返回返回步骤步骤步骤步骤4 4 4 4：输入新记录所包含的信息。如果要移到下一字段，按：输入新记录所包含的信息。如果要移到下一字段，按：输入新记录所包含的信息。如果要移到下一字段，按：输入新记录所包含的信息。如果要移到下一字段，按TabTabTabTab键。键。键。键。如果要移到上一字段，按如果要移到上一字段，按如果要移到上一字段，按如果要移到上一字段，按Shift+TabShift+TabShift+TabShift+Tab键。键。键。键。步骤步骤步骤步骤5 5 5 5：所有字段中的数据输入完成后，按：所有字段中的数据输入完成后，按：所有字段中的数据输
11、入完成后，按：所有字段中的数据输入完成后，按EnterEnterEnterEnter键添加记录。键添加记录。键添加记录。键添加记录。步骤步骤步骤步骤6 6 6 6：单击：单击：单击：单击“关闭关闭关闭关闭”按钮完成新记录的添加并关闭记录单。按钮完成新记录的添加并关闭记录单。按钮完成新记录的添加并关闭记录单。按钮完成新记录的添加并关闭记录单。2.2.2.2.使用数据记录单在数据清单中修改记录使用数据记录单在数据清单中修改记录使用数据记录单在数据清单中修改记录使用数据记录单在数据清单中修改记录步骤步骤步骤步骤1 1 1 1：单击需要修改的数据清单中的单元格。：单击需要修改的数据清单中的单元格。：单
12、击需要修改的数据清单中的单元格。：单击需要修改的数据清单中的单元格。步骤步骤步骤步骤2 2 2 2：单击：单击：单击：单击“数据数据数据数据”按钮，选择按钮，选择按钮，选择按钮，选择“记录单记录单记录单记录单”命令。命令。命令。命令。步骤步骤步骤步骤3 3 3 3：单击：单击：单击：单击“上一条上一条上一条上一条”“”“”“”“下一条下一条下一条下一条”或或或或“条件条件条件条件”按钮找到需要修改按钮找到需要修改按钮找到需要修改按钮找到需要修改的记录。的记录。的记录。的记录。步骤步骤步骤步骤4 4 4 4：在记录中修改信息。：在记录中修改信息。：在记录中修改信息。：在记录中修改信息。步骤步骤步
13、骤步骤5 5 5 5：完成数据修改后，按：完成数据修改后，按：完成数据修改后，按：完成数据修改后，按EnterEnterEnterEnter键更新记录并移到下一条记录。键更新记录并移到下一条记录。键更新记录并移到下一条记录。键更新记录并移到下一条记录。步骤步骤步骤步骤6 6 6 6：修改结束后，单击：修改结束后，单击：修改结束后，单击：修改结束后，单击“关闭关闭关闭关闭”按钮更新数据清单记录并关闭按钮更新数据清单记录并关闭按钮更新数据清单记录并关闭按钮更新数据清单记录并关闭记录单。记录单。记录单。记录单。8 8.1 .1 创建与编辑数据清单创建与编辑数据清单上一页上一页下一页下一页返回返回3.
14、3.3.3.使用数据记录单在数据清单中查找记录使用数据记录单在数据清单中查找记录使用数据记录单在数据清单中查找记录使用数据记录单在数据清单中查找记录1 1 1 1）移动记录）移动记录）移动记录）移动记录用户如果要每次移动一个记录，使用对话框中的滚动条。用户如果要每次移动一个记录，使用对话框中的滚动条。用户如果要每次移动一个记录，使用对话框中的滚动条。用户如果要每次移动一个记录，使用对话框中的滚动条。用户如果要每次移动用户如果要每次移动用户如果要每次移动用户如果要每次移动10101010个记录，在箭头之间单击滚动条。个记录，在箭头之间单击滚动条。个记录，在箭头之间单击滚动条。个记录，在箭头之间单
15、击滚动条。用户如果要移动到数据清单的下一个记录，单击用户如果要移动到数据清单的下一个记录，单击用户如果要移动到数据清单的下一个记录，单击用户如果要移动到数据清单的下一个记录，单击“下一条下一条下一条下一条”按钮。按钮。按钮。按钮。用户如果要移动到数据清单的上一个记录，单击用户如果要移动到数据清单的上一个记录，单击用户如果要移动到数据清单的上一个记录，单击用户如果要移动到数据清单的上一个记录，单击“上一条上一条上一条上一条”按钮。按钮。按钮。按钮。2 2 2 2）查找记录）查找记录）查找记录）查找记录步骤步骤步骤步骤1 1 1 1：选定数据清单中的单元格。：选定数据清单中的单元格。：选定数据清单
16、中的单元格。：选定数据清单中的单元格。步骤步骤步骤步骤2 2 2 2：单击：单击：单击：单击“条件条件条件条件”按钮，字段中的数据变为空白。按钮，字段中的数据变为空白。按钮，字段中的数据变为空白。按钮，字段中的数据变为空白。步骤步骤步骤步骤3 3 3 3：根据需要在字段中输入条件。例如查找：根据需要在字段中输入条件。例如查找：根据需要在字段中输入条件。例如查找：根据需要在字段中输入条件。例如查找“数据库数据库数据库数据库”课程不课程不课程不课程不及格的记录，应在及格的记录，应在及格的记录，应在及格的记录，应在“数据库数据库数据库数据库”文本框中输入文本框中输入文本框中输入文本框中输入60606
17、060，如，如，如，如图图图图8-38-38-38-3所示。所示。所示。所示。步骤步骤步骤步骤4 4 4 4：按回车键，该对话框中将显示与指定条件相匹配的记录。：按回车键，该对话框中将显示与指定条件相匹配的记录。：按回车键，该对话框中将显示与指定条件相匹配的记录。：按回车键，该对话框中将显示与指定条件相匹配的记录。单击单击单击单击“下一条下一条下一条下一条”或或或或“上一条上一条上一条上一条”按钮，查看其他满足条件的记录。按钮，查看其他满足条件的记录。按钮，查看其他满足条件的记录。按钮，查看其他满足条件的记录。8 8.1 .1 创建与编辑数据清单创建与编辑数据清单上一页上一页下一页下一页返回返
18、回步骤步骤步骤步骤5 5 5 5：单击：单击：单击：单击“关闭关闭关闭关闭”按钮可退出查询。按钮可退出查询。按钮可退出查询。按钮可退出查询。4.4.4.4.使用数据记录单从数据清单中删除记录使用数据记录单从数据清单中删除记录使用数据记录单从数据清单中删除记录使用数据记录单从数据清单中删除记录步骤步骤步骤步骤1 1 1 1：选定数据清单中的任意一个单元格。：选定数据清单中的任意一个单元格。：选定数据清单中的任意一个单元格。：选定数据清单中的任意一个单元格。步骤步骤步骤步骤2 2 2 2：单击：单击：单击：单击“数据数据数据数据”按钮，选择按钮，选择按钮，选择按钮，选择“记录单记录单记录单记录单”
19、命令。命令。命令。命令。步骤步骤步骤步骤3 3 3 3：找到需要删除的记录。：找到需要删除的记录。：找到需要删除的记录。：找到需要删除的记录。步骤步骤步骤步骤4 4 4 4：单击：单击：单击：单击“删除删除删除删除”按钮。按钮。按钮。按钮。8 8.1 .1 创建与编辑数据清单创建与编辑数据清单上一页上一页返回返回数据清单中的数据一般都是随机录入的，为了使数据清单中的数据数据清单中的数据一般都是随机录入的，为了使数据清单中的数据数据清单中的数据一般都是随机录入的，为了使数据清单中的数据数据清单中的数据一般都是随机录入的，为了使数据清单中的数据更直观、一目了然，更直观、一目了然，更直观、一目了然，
20、更直观、一目了然，Excel 2003Excel 2003Excel 2003Excel 2003提供了几种对工作表区域的数据进行排提供了几种对工作表区域的数据进行排提供了几种对工作表区域的数据进行排提供了几种对工作表区域的数据进行排序的方式，即按一般升序、降序的方式或按自定义的数据序列进行排序。序的方式，即按一般升序、降序的方式或按自定义的数据序列进行排序。序的方式，即按一般升序、降序的方式或按自定义的数据序列进行排序。序的方式，即按一般升序、降序的方式或按自定义的数据序列进行排序。1.1.1.1.默认排序默认排序默认排序默认排序Excel 2003Excel 2003Excel 2003E
21、xcel 2003在默认升序排序时，遵循如下规则。在默认升序排序时，遵循如下规则。在默认升序排序时，遵循如下规则。在默认升序排序时，遵循如下规则。（1 1 1 1）数值从最小的负数到最大的正数排序。）数值从最小的负数到最大的正数排序。）数值从最小的负数到最大的正数排序。）数值从最小的负数到最大的正数排序。（2 2 2 2）字母、数字、文本按从左到右的顺序逐字符进行排序。）字母、数字、文本按从左到右的顺序逐字符进行排序。）字母、数字、文本按从左到右的顺序逐字符进行排序。）字母、数字、文本按从左到右的顺序逐字符进行排序。（3 3 3 3）在逻辑值中，）在逻辑值中，）在逻辑值中，）在逻辑值中，FAL
22、SEFALSEFALSEFALSE排在排在排在排在TRUETRUETRUETRUE之前。之前。之前。之前。（4 4 4 4）所有错误值（如）所有错误值（如）所有错误值（如）所有错误值（如#NUM!#NUM!#NUM!#NUM!和和和和#REF!#REF!#REF!#REF!）的优先级相同。）的优先级相同。）的优先级相同。）的优先级相同。（5 5 5 5）空白单元格总是放在最后。（空白单元格是空单元格，它不）空白单元格总是放在最后。（空白单元格是空单元格，它不）空白单元格总是放在最后。（空白单元格是空单元格，它不）空白单元格总是放在最后。（空白单元格是空单元格，它不同于包含一个或多个空格字符的单
23、元格。）同于包含一个或多个空格字符的单元格。）同于包含一个或多个空格字符的单元格。）同于包含一个或多个空格字符的单元格。）在在在在Excel 2003Excel 2003Excel 2003Excel 2003中排序时可以指定是否区分大小写。如果区分大小写，中排序时可以指定是否区分大小写。如果区分大小写，中排序时可以指定是否区分大小写。如果区分大小写，中排序时可以指定是否区分大小写。如果区分大小写，在升序时，小写字母排列在大写字母之前。对汉字的排序，既可以设置在升序时，小写字母排列在大写字母之前。对汉字的排序，既可以设置在升序时，小写字母排列在大写字母之前。对汉字的排序，既可以设置在升序时，小
24、写字母排列在大写字母之前。对汉字的排序，既可以设置根据汉语拼音的字母排序，也可以设置为根据汉字的笔画排序。根据汉语拼音的字母排序，也可以设置为根据汉字的笔画排序。根据汉语拼音的字母排序，也可以设置为根据汉字的笔画排序。根据汉语拼音的字母排序，也可以设置为根据汉字的笔画排序。8 8.2 .2 数据排序数据排序下一页下一页返回返回2.2.2.2.根据列中的内容对行进行排序根据列中的内容对行进行排序根据列中的内容对行进行排序根据列中的内容对行进行排序步骤步骤步骤步骤1 1 1 1：在需要排序的数据清单中单击任意一个单元格。：在需要排序的数据清单中单击任意一个单元格。：在需要排序的数据清单中单击任意一
25、个单元格。：在需要排序的数据清单中单击任意一个单元格。步骤步骤步骤步骤2 2 2 2：单击：单击：单击：单击“数据数据数据数据”按钮，选择按钮，选择按钮，选择按钮，选择“排序排序排序排序”命令，弹出命令，弹出命令，弹出命令，弹出“排序排序排序排序”对对对对话框，如话框，如话框，如话框，如图图图图8-48-48-48-4所示。所示。所示。所示。步骤步骤步骤步骤3 3 3 3：在：在：在：在“主要关键字主要关键字主要关键字主要关键字”下拉列表中，选择需要排序的列，在下拉列表中，选择需要排序的列，在下拉列表中，选择需要排序的列，在下拉列表中，选择需要排序的列，在“次要关键字次要关键字次要关键字次要关
26、键字”和和和和“第三关键字第三关键字第三关键字第三关键字”中设置其他字段作为排序依据。排序时中设置其他字段作为排序依据。排序时中设置其他字段作为排序依据。排序时中设置其他字段作为排序依据。排序时首先按照首先按照首先按照首先按照“主要关键字主要关键字主要关键字主要关键字”进行排序，如果设置了进行排序，如果设置了进行排序，如果设置了进行排序，如果设置了“次要关键字次要关键字次要关键字次要关键字”和和和和“第第第第三关键字三关键字三关键字三关键字”则在则在则在则在“主要关键字主要关键字主要关键字主要关键字”相同的记录中再按相同的记录中再按相同的记录中再按相同的记录中再按“次要关键字次要关键字次要关键
27、字次要关键字”排序，排序，排序，排序，“主要关键字主要关键字主要关键字主要关键字”和和和和“次要关键字次要关键字次要关键字次要关键字”都相同的记录再按都相同的记录再按都相同的记录再按都相同的记录再按“第三关键字第三关键字第三关键字第三关键字”排排排排序。序。序。序。步骤步骤步骤步骤4 4 4 4：设置排序的方式：递增或递减。：设置排序的方式：递增或递减。：设置排序的方式：递增或递减。：设置排序的方式：递增或递减。步骤步骤步骤步骤5 5 5 5：在当前数据清单中可以选择：在当前数据清单中可以选择：在当前数据清单中可以选择：在当前数据清单中可以选择“有标题行有标题行有标题行有标题行”单选按钮，或者
28、单选按钮，或者单选按钮，或者单选按钮，或者选择选择选择选择“无标题行无标题行无标题行无标题行”单选按钮。单选按钮。单选按钮。单选按钮。步骤步骤步骤步骤6 6 6 6：单击：单击：单击：单击“确定确定确定确定”按钮。按钮。按钮。按钮。8 8.2 .2 数据排序数据排序上一页上一页下一页下一页返回返回3.3.3.3.自定义序列排序自定义序列排序自定义序列排序自定义序列排序步骤步骤步骤步骤1 1 1 1：在所要排序的数据清单中，单击任意单元格。：在所要排序的数据清单中，单击任意单元格。：在所要排序的数据清单中，单击任意单元格。：在所要排序的数据清单中，单击任意单元格。步骤步骤步骤步骤2 2 2 2：
29、单击：单击：单击：单击“数据数据数据数据”按钮，选择按钮，选择按钮，选择按钮，选择“排序排序排序排序”命令，弹出命令，弹出命令，弹出命令，弹出“排序排序排序排序”对对对对话框。话框。话框。话框。步骤步骤步骤步骤3 3 3 3：单击：单击：单击：单击“选项选项选项选项”按钮，弹出按钮，弹出按钮，弹出按钮，弹出“排序选项对话框排序选项对话框排序选项对话框排序选项对话框”。步骤步骤步骤步骤4 4 4 4：在：在：在：在“方向方向方向方向”选项区域中，选择选项区域中，选择选项区域中，选择选项区域中，选择“按列排序按列排序按列排序按列排序”或或或或“按行排序按行排序按行排序按行排序”单选按钮，如单选按钮
30、，如单选按钮，如单选按钮，如图图图图8-58-58-58-5所示。所示。所示。所示。步骤步骤步骤步骤5 5 5 5：在：在：在：在“方法方法方法方法”选项区域中，选择选项区域中，选择选项区域中，选择选项区域中，选择“字母排序字母排序字母排序字母排序”或或或或“笔画排序笔画排序笔画排序笔画排序”单选按钮，以确定文本的排序依据。单选按钮，以确定文本的排序依据。单选按钮，以确定文本的排序依据。单选按钮，以确定文本的排序依据。步骤步骤步骤步骤6 6 6 6：单击：单击：单击：单击“确定确定确定确定”按钮，返回按钮，返回按钮，返回按钮，返回“排序排序排序排序”对话框。对话框。对话框。对话框。步骤步骤步骤
31、步骤7 7 7 7：排序选项确定后，单击：排序选项确定后，单击：排序选项确定后，单击：排序选项确定后，单击“确定确定确定确定”按钮，完成操作。按钮，完成操作。按钮，完成操作。按钮，完成操作。8 8.2 .2 数据排序数据排序上一页上一页下一页下一页返回返回4.4.4.4.排序数据的恢复排序数据的恢复排序数据的恢复排序数据的恢复数据清单内的数据经过多次排序后，用户如果要将其恢复成原来的数据清单内的数据经过多次排序后，用户如果要将其恢复成原来的数据清单内的数据经过多次排序后，用户如果要将其恢复成原来的数据清单内的数据经过多次排序后，用户如果要将其恢复成原来的排列次序，可以在数据清单未排序前添加一个
32、空白列，并录入数值编号，排列次序，可以在数据清单未排序前添加一个空白列，并录入数值编号，排列次序，可以在数据清单未排序前添加一个空白列，并录入数值编号，排列次序，可以在数据清单未排序前添加一个空白列，并录入数值编号，然后用该列排序，这样就可以使排序的数据恢复成原来的排列次序，操然后用该列排序，这样就可以使排序的数据恢复成原来的排列次序，操然后用该列排序，这样就可以使排序的数据恢复成原来的排列次序，操然后用该列排序，这样就可以使排序的数据恢复成原来的排列次序，操作步骤如下。作步骤如下。作步骤如下。作步骤如下。步骤步骤步骤步骤1 1 1 1：在数据清单的最右侧添加一个空白列。：在数据清单的最右侧添
33、加一个空白列。：在数据清单的最右侧添加一个空白列。：在数据清单的最右侧添加一个空白列。步骤步骤步骤步骤2 2 2 2：在除标题行外的第一个单元格录入：在除标题行外的第一个单元格录入：在除标题行外的第一个单元格录入：在除标题行外的第一个单元格录入1 1 1 1。步骤步骤步骤步骤3 3 3 3：使用数据填充序列命令，将数据填充到数据清单的最后一：使用数据填充序列命令，将数据填充到数据清单的最后一：使用数据填充序列命令，将数据填充到数据清单的最后一：使用数据填充序列命令，将数据填充到数据清单的最后一个记录。个记录。个记录。个记录。步骤步骤步骤步骤4 4 4 4：对新添加的列进行排序，使数据清单恢复原
34、来的排列次序，：对新添加的列进行排序，使数据清单恢复原来的排列次序，：对新添加的列进行排序，使数据清单恢复原来的排列次序，：对新添加的列进行排序，使数据清单恢复原来的排列次序，如如如如图图图图8-68-68-68-6所示。所示。所示。所示。8 8.2 .2 数据排序数据排序上一页上一页返回返回筛选功能可以使筛选功能可以使筛选功能可以使筛选功能可以使Excel 2003Excel 2003Excel 2003Excel 2003只显示出符合用户设定的筛选条件的某只显示出符合用户设定的筛选条件的某只显示出符合用户设定的筛选条件的某只显示出符合用户设定的筛选条件的某一值或符合一组条件的行，而隐藏其他
35、行。在一值或符合一组条件的行，而隐藏其他行。在一值或符合一组条件的行，而隐藏其他行。在一值或符合一组条件的行，而隐藏其他行。在Excel 2003Excel 2003Excel 2003Excel 2003中提供了中提供了中提供了中提供了“自自自自动筛选动筛选动筛选动筛选”和和和和“高级筛选高级筛选高级筛选高级筛选”两个命令来筛选数据。一般情况下，用户利用两个命令来筛选数据。一般情况下，用户利用两个命令来筛选数据。一般情况下，用户利用两个命令来筛选数据。一般情况下，用户利用“自动筛选自动筛选自动筛选自动筛选”命令就能够完成大部分的筛选需要。不过，当用户需要利命令就能够完成大部分的筛选需要。不过
36、，当用户需要利命令就能够完成大部分的筛选需要。不过，当用户需要利命令就能够完成大部分的筛选需要。不过，当用户需要利用复杂的条件来筛选数据清单时，就必须使用用复杂的条件来筛选数据清单时，就必须使用用复杂的条件来筛选数据清单时，就必须使用用复杂的条件来筛选数据清单时，就必须使用“高级筛选高级筛选高级筛选高级筛选”命令才可以命令才可以命令才可以命令才可以完成。完成。完成。完成。对于数据清单，可以在条件区域中使用两类条件：一是对于单一的对于数据清单，可以在条件区域中使用两类条件：一是对于单一的对于数据清单，可以在条件区域中使用两类条件：一是对于单一的对于数据清单，可以在条件区域中使用两类条件：一是对于
37、单一的列，可以使用多重的比较条件来指定多于两个的比较条件，例如，显示列，可以使用多重的比较条件来指定多于两个的比较条件，例如，显示列，可以使用多重的比较条件来指定多于两个的比较条件，例如，显示列，可以使用多重的比较条件来指定多于两个的比较条件，例如，显示销售量大于销售量大于销售量大于销售量大于5 0005 0005 0005 000、10 00010 00010 00010 000或或或或50 00050 00050 00050 000的销售人员；二是当条件是计算的的销售人员；二是当条件是计算的的销售人员；二是当条件是计算的的销售人员；二是当条件是计算的结果或需要比较时，可以使用计算条件，例如
38、，若只显示总平均分大于结果或需要比较时，可以使用计算条件，例如，若只显示总平均分大于结果或需要比较时，可以使用计算条件，例如，若只显示总平均分大于结果或需要比较时，可以使用计算条件，例如，若只显示总平均分大于单元格单元格单元格单元格D3D3D3D3中的个人平均分的行，应输入中的个人平均分的行，应输入中的个人平均分的行，应输入中的个人平均分的行，应输入“平均分平均分平均分平均分$D$3”$D$3”$D$3”$D$3”（美元符号（美元符号（美元符号（美元符号表示单元格引用为绝对单元格引用）。表示单元格引用为绝对单元格引用）。表示单元格引用为绝对单元格引用）。表示单元格引用为绝对单元格引用）。8.3
39、.18.3.18.3.18.3.1自动筛选自动筛选自动筛选自动筛选 1.1.1.1.自动筛选自动筛选自动筛选自动筛选如果要执行自动筛选操作，在数据清单中必须有列标记，其操作步如果要执行自动筛选操作，在数据清单中必须有列标记，其操作步如果要执行自动筛选操作，在数据清单中必须有列标记，其操作步如果要执行自动筛选操作，在数据清单中必须有列标记，其操作步骤如下。骤如下。骤如下。骤如下。8 8.3 .3 数据筛选数据筛选下一页下一页返回返回步骤步骤步骤步骤1 1 1 1：在要筛选的数据清单中选定任意单元格。：在要筛选的数据清单中选定任意单元格。：在要筛选的数据清单中选定任意单元格。：在要筛选的数据清单中
40、选定任意单元格。步骤步骤步骤步骤2 2 2 2：单击：单击：单击：单击“数据数据数据数据”按钮，选择按钮，选择按钮，选择按钮，选择“筛选筛选筛选筛选”命令，在子菜单中选择命令，在子菜单中选择命令，在子菜单中选择命令，在子菜单中选择“自动筛选自动筛选自动筛选自动筛选”命令。命令。命令。命令。步骤步骤步骤步骤3 3 3 3：在数据清单中每一个列标记的旁边插入下拉按钮，如：在数据清单中每一个列标记的旁边插入下拉按钮，如：在数据清单中每一个列标记的旁边插入下拉按钮，如：在数据清单中每一个列标记的旁边插入下拉按钮，如图图图图8-78-78-78-7所示。所示。所示。所示。步骤步骤步骤步骤4 4 4 4：
41、单击包含想显示的数据列中的下拉按钮，就可以看到一个：单击包含想显示的数据列中的下拉按钮，就可以看到一个：单击包含想显示的数据列中的下拉按钮，就可以看到一个：单击包含想显示的数据列中的下拉按钮，就可以看到一个下拉列表，如下拉列表，如下拉列表，如下拉列表，如图图图图8-88-88-88-8所示。所示。所示。所示。步骤步骤步骤步骤5 5 5 5：选择要显示的选项，在工作表中就可以看到筛选后的结果，：选择要显示的选项，在工作表中就可以看到筛选后的结果，：选择要显示的选项，在工作表中就可以看到筛选后的结果，：选择要显示的选项，在工作表中就可以看到筛选后的结果，如如如如图图图图8-98-98-98-9所示
42、。所示。所示。所示。2.2.2.2.自定义自动筛选自定义自动筛选自定义自动筛选自定义自动筛选如果进行更复杂的筛选，可以通过使用筛选字段下拉列表中的如果进行更复杂的筛选，可以通过使用筛选字段下拉列表中的如果进行更复杂的筛选，可以通过使用筛选字段下拉列表中的如果进行更复杂的筛选，可以通过使用筛选字段下拉列表中的“自自自自定义定义定义定义”选项来实现条件筛选所需要的数据。筛选符合一个条件的记录，选项来实现条件筛选所需要的数据。筛选符合一个条件的记录，选项来实现条件筛选所需要的数据。筛选符合一个条件的记录，选项来实现条件筛选所需要的数据。筛选符合一个条件的记录，可以按照以下步骤执行。可以按照以下步骤执
43、行。可以按照以下步骤执行。可以按照以下步骤执行。8 8.3 .3 数据筛选数据筛选上一页上一页下一页下一页返回返回步骤步骤步骤步骤1 1 1 1：选定要筛选的数据清单中任意单元格。：选定要筛选的数据清单中任意单元格。：选定要筛选的数据清单中任意单元格。：选定要筛选的数据清单中任意单元格。步骤步骤步骤步骤2 2 2 2：单击：单击：单击：单击“数据数据数据数据”按钮，选择按钮，选择按钮，选择按钮，选择“筛选筛选筛选筛选”命令，在子菜单中选择命令，在子菜单中选择命令，在子菜单中选择命令，在子菜单中选择“自动筛选自动筛选自动筛选自动筛选”命令。命令。命令。命令。步骤步骤步骤步骤3 3 3 3：在数据
44、清单中每一个列标记的旁边插入下拉按钮。单击想：在数据清单中每一个列标记的旁边插入下拉按钮。单击想：在数据清单中每一个列标记的旁边插入下拉按钮。单击想：在数据清单中每一个列标记的旁边插入下拉按钮。单击想显示的数据列中的下拉按钮，可以看到一个下拉列表。显示的数据列中的下拉按钮，可以看到一个下拉列表。显示的数据列中的下拉按钮，可以看到一个下拉列表。显示的数据列中的下拉按钮，可以看到一个下拉列表。步骤步骤步骤步骤4 4 4 4：选择：选择：选择：选择“自定义自定义自定义自定义”选项，出现一个选项，出现一个选项，出现一个选项，出现一个“自定义自动筛选方式自定义自动筛选方式自定义自动筛选方式自定义自动筛选
45、方式”对话框，如对话框，如对话框，如对话框，如图图图图8-108-108-108-10所示。所示。所示。所示。步骤步骤步骤步骤5 5 5 5：单击第一个文本框旁边的下拉按钮，然后选定要使用的比：单击第一个文本框旁边的下拉按钮，然后选定要使用的比：单击第一个文本框旁边的下拉按钮，然后选定要使用的比：单击第一个文本框旁边的下拉按钮，然后选定要使用的比较运算符。单击第二个文本框旁边的下拉按钮，然后选定要使用的数值。较运算符。单击第二个文本框旁边的下拉按钮，然后选定要使用的数值。较运算符。单击第二个文本框旁边的下拉按钮，然后选定要使用的数值。较运算符。单击第二个文本框旁边的下拉按钮，然后选定要使用的数
46、值。在本例中设定的条件为：所有在本例中设定的条件为：所有在本例中设定的条件为：所有在本例中设定的条件为：所有“销售数量销售数量销售数量销售数量20”20”20”20”的记录。单击的记录。单击的记录。单击的记录。单击“确定确定确定确定”按钮，就可以看到如按钮，就可以看到如按钮，就可以看到如按钮，就可以看到如图图图图8-118-118-118-11所示的筛选结果。所示的筛选结果。所示的筛选结果。所示的筛选结果。8.3.28.3.28.3.28.3.2高级筛选高级筛选高级筛选高级筛选使用使用使用使用“自动筛选自动筛选自动筛选自动筛选”命令查找合乎要求的记录，既方便又快速，但该命令查找合乎要求的记录，
47、既方便又快速，但该命令查找合乎要求的记录，既方便又快速，但该命令查找合乎要求的记录，既方便又快速，但该命令的查找条件不能太复杂；如果要执行较复杂的查找，就必须使用命令的查找条件不能太复杂；如果要执行较复杂的查找，就必须使用命令的查找条件不能太复杂；如果要执行较复杂的查找，就必须使用命令的查找条件不能太复杂；如果要执行较复杂的查找，就必须使用“高级筛选高级筛选高级筛选高级筛选”命令。命令。命令。命令。8 8.3 .3 数据筛选数据筛选上一页上一页下一页下一页返回返回1.1.1.1.建立高级筛选条件区建立高级筛选条件区建立高级筛选条件区建立高级筛选条件区使用使用使用使用“高级筛选高级筛选高级筛选高
48、级筛选”命令前，必须为其指定一个条件区域，以便显示命令前，必须为其指定一个条件区域，以便显示命令前，必须为其指定一个条件区域，以便显示命令前，必须为其指定一个条件区域，以便显示出符合条件的行。可以定义几个条件（称为多重条件）来选择符合所有出符合条件的行。可以定义几个条件（称为多重条件）来选择符合所有出符合条件的行。可以定义几个条件（称为多重条件）来选择符合所有出符合条件的行。可以定义几个条件（称为多重条件）来选择符合所有条件的行，或显示符合一组或另一组条件的行。条件的行，或显示符合一组或另一组条件的行。条件的行，或显示符合一组或另一组条件的行。条件的行，或显示符合一组或另一组条件的行。对于设定
49、条件区域的基本步骤，无论是输入比较条件还是使用计算对于设定条件区域的基本步骤，无论是输入比较条件还是使用计算对于设定条件区域的基本步骤，无论是输入比较条件还是使用计算对于设定条件区域的基本步骤，无论是输入比较条件还是使用计算条件都是相同的。可以使用以下的步骤来建立条件区域。条件都是相同的。可以使用以下的步骤来建立条件区域。条件都是相同的。可以使用以下的步骤来建立条件区域。条件都是相同的。可以使用以下的步骤来建立条件区域。步骤步骤步骤步骤1 1 1 1：在数据清单的前方插入几个空行。：在数据清单的前方插入几个空行。：在数据清单的前方插入几个空行。：在数据清单的前方插入几个空行。步骤步骤步骤步骤2
50、 2 2 2：在首行选定单元格中输入字段名称，例如：在首行选定单元格中输入字段名称，例如：在首行选定单元格中输入字段名称，例如：在首行选定单元格中输入字段名称，例如“销售数量销售数量销售数量销售数量”。步骤步骤步骤步骤3 3 3 3：在其下方的单元格中输入条件，例：在其下方的单元格中输入条件，例：在其下方的单元格中输入条件，例：在其下方的单元格中输入条件，例“=10”=10”=10”=10”，如，如，如，如图图图图8-128-128-128-12所所所所示。示。示。示。步骤步骤步骤步骤4 4 4 4：在数据清单中选定任意单元格，单击：在数据清单中选定任意单元格，单击：在数据清单中选定任意单元格