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1、第二章 会计电算化基本要求第一节 会计电算化法规制度第二节 会计核算软件的基本要求第三节 会计电算化岗位及其权限的基本要求第四节 计算机替代手工记账的要求第五节 会计电算化档案的基本要求第一节 会计电算化法规制度一、会计法的基本规定二、会计电算化的法规体系一、会计法的基本规定1、会计法是1985年制定，1999年修订的。2、1999年10月31日修订的中华人民共和国会计法（以下简称会计法）对实行会计电算化的单位关于会计软件及其相关会计资料基本要求包括：第一：使用的会计软件应该达到符合财政部规定的会计软件的功能和基本要求（会计软件是会计电算化的重要手段和工具，会计软件是否符合国家规定的核算要求和
2、会计人员的习惯，是保证会计信息质量和正常会计工作秩序的前提）第二：用电子计算机生成的会计资料应当符合国家统一会计制度的要求。（尽管一个质量可靠的会计软件可以为生成合法、真实、准确、完整的会计数据提供前提条件，但由于技术上、设备上、操作人员水平上的原因，生成的会计数据仍有可能不符合国家统一会计制度的要求，很容易由于人为因素导致会计信息失真）二、会计电算化法规体系（常出选择）财政部是我国会计电算化工作的主管部门时间时间名称名称1989会计核算软件管理的几项规定1990关于会计核算软件评审问题的补充规定1994 会计核算软件基本功能规范（生产商）（最低要求）会计电算化管理办法（管理者）1996 会计
3、电算化工作规范（使用单位）会计基础工作规范（主要针对手工记账）1998 会计档案管理办法（针对手工记账）1999会计法第二节 会计核算软件的基本要求一、会计核算软件的基本要求二、会计数据输入功能的基本要求三、会计数据处理功能的基本要求四、会计数据输出功能的基本要求一、会计核算软件的基本要求（重点）一、会计核算软件的基本要求（重点）-符合规定1、会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的有关规定。2、会计核算软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间。5、会计核算软件应当符合GB/T19581-2004信息技术会计核算软件数据接口国家标准的要求。-对输入输出及操作权限的规定3、会计核算软
4、件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。4、会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。-不得出现的情形6、会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。-功能7、会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。8、单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。9、会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。二、会计数据输入功能的基本要求（一）会计核算软件的
5、数据输入形式（二）对初始数据输入的基本要求（三）对记账凭证输入的基本要求（四）对记账凭证的控制功能要求（五）对原始凭证输入的基本要求（一）会计核算软件的数据输入形式1、输入形式：手工输入、存储介质导入（如软盘导入）、其他业务系统传入（如工资模块）、网络传输。（选择）2、输入数据的种类：初始数据（期初数据）、记账凭证数据、原始凭证数据。（二）对初始数据输入的基本要求（初始化）对商品化通用会计软件来说，在会计账套正式启用之前，必须进行初始化设置。会计核算软件必须具备以下初始化功能。1、输入会计核算所必需的期初数据及有关资料。2、输入需要在本期进行对账的未达账项。3、选择会计核算方法。4、定义自动转
6、账凭证。5、明确操作人员的岗位分工情况，包括操作人员 登录名、密码、姓名、操作权限等。6、会计核算软件必须提供必要的方法对输入的初始数据 进行正确性校验。（试算平衡）7、会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方 法，必须符合国家统一会计制度的规定。【提示】初始化工作结束并经确认后，有关功能应当关闭，以防用户绕过正常账务处理程序直接对会计数据进行修改（三）对记账凭证输入的基本要求（选择、判断）1、会计核算软件必须提供输入记账凭证的功能，输入的内容包括：填制凭证的日期、凭证编号、业务摘要、会计科目名称或编号、金额、附件 张数。（多选）2、记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动
7、生成。3、会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制（四）对记账凭证的控制功能要求1、输入的记账凭证编号与已输入的记账凭证编号重复的，予以提示并拒绝保存。2、以编号方式输入会计科目的，自动显示该代码所对应的会计科目名称。3、借贷双方金额不平衡，或没有输入金额的，予以提示并拒绝保存。4、有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，予以提示并拒绝保存。5、正在输入的收款凭证借方科目或付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”的，予以提示并拒绝保存。6、会计核算软件应提供对已经输入尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能。7、对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能，防止同一
8、用户对同一张凭证同时具有输入、修改权和审核权。8、对同一张记账凭证，应分别对审核功能和输入修改功能的使用权限进行控制9、发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或补充登记法进行更正，红字可用负号“-”表示。10、采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式的机内记账凭证前，应当进行审核确认（五）对原始凭证输入的基本要求1、输入记账凭证的同时输入相应的原始凭证；输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等时，软件应当给予提示并拒绝通过；在对已经输入的记账凭证进行审核的同时，应对输入的所附原始凭证进行审核；输入的记账凭证通过审核或登账后
9、，与其对应的原始凭证不能直接进行修改。2、记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计核算软件自动生成记账凭证；会计核算软件应当提供对已经输入但未被审核的原始凭证进行修改和审核的功能；审核通过后，即可生成相应的记账凭证；记账凭证审核通过或者登账后，与其对应的原始凭证不能直接进行修改。3、在已经输入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登账以后，如果原始凭证确需修改，则会计核算软件应在留有痕迹的前提下，提供修改和对修改后的原始凭证与相应记账凭证是否相符进行校验的功能三、会计数据处理功能的基本要求（一）对会计核算软件记账功能的基本要求（二）对会计核算软件结账功能的基本要求（三）对会计核算软件
10、报表生成功能的基本要求（四）会计核算软件应具备的其他功能（一）对会计核算软件记账功能的基本要求 会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿（包括总账和明细账）的功能。账账 簿簿登账依据登账依据要要 求求总分类账审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表1、可以同时登记，也可以分别登记2、可以在同一功能模块中登记或者在不同功能模块中登记3、可以直接登记也可以成批登记4、登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额明 细 分 类账审核通过的机内记账凭证和机内原始凭证（二）对会计核算软件结账功能的基本要求1、会计核算软件应当提供按照规定的会计期间进行
11、结账的功能。2、结账前，应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部（含计算机自动生成的：折旧）登记入账，全部登记入账后才能结账。3、机内总分类账和明细账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账、处理总分类账的功能模块后结账。4、机内总分类账结账之前，应当与明细分类账进行核对，如果不一致，总分类不能结账。5、结账后，不能再输入上一会计期间的会计凭证。（三）对会计核算软件报表生成功能的基本要求1、会计核算软件应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能。2、提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和稽核关系等。3、根
12、据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。（四）会计核算软件应具备的其他处理功能1、应当提供自动进行银行对账的功能。根据机内银行存款余额调节表与输入的银行对账单及适当的手工辅助操作，自动生成银行存款余额调节表。2、应当具有确保会计数据安全保密，防止对数据和软件进行非法修改和删除的功能。如：加密存储和用户身份验证3、应当同时提供国家会计制度允许使用的多种会计核算方法，以便选择会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内必须有相应记录。四、会计数据输出功能的基本要求（一）屏幕查询的基本要求（二）打印输出的基本要求（三）输出数据的其他要求【注意】会计数据输出的形式1、包括屏
13、幕查询、打印、保存到存储介质（磁盘）、通过数据接口传输到其他业务以及利用网络传输2、磁盘输出多用于数据的备份或上报数据（尤其是会计报表）的输出3、网络传输多用于企业分支机构向总公司报账或报表输出4、查询和打印是会计数据输出的最基本形式（一）屏幕查询的基本要求1、查询机内各级会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和当前余额等项目。（总分都有）2、查询本期输入的记账凭证、原始凭证（含未记账凭证）3、查询本期和以前各期的总账和明细账。4、查询往来项目、到期票据的结算情况。5、查询本期和以前各期的会计报表。（二）打印输出的基本要求 1、应当提供打印输出原始凭证、记账凭证、日记
14、账、明细账、总账、会计报表的功能，格式和内容符合国家统一会计制度的规定。2、在总账和明细账的直接记账依据完全相同的情况下，总账可以用“总分类账户本期发生额、余额对照表”替代。3、在保证会计账簿清晰的条件下，打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。4、对于业务量较少的账户，提供会计账簿的满页打印输出功能。（三）其他要求1、根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能2、会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸磁盘或者软盘等存储介质上的强制备份功能。第三节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求一、会计岗位的划分二、电算化
15、岗位的职责三、电算化岗位的设置要求四、中小企业实行会计电算化的岗位设置一、会计岗位的划分会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位（一）基本会计岗位1、基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。2、各基本会计岗位与手工会计的各会计岗位相对应，基本会计岗位必须由持有会计证的会计人员上岗，未取得会计证的人员不得从事会计工作。3、基本会计工作岗位，既可以一人一岗，也可以一人多岗或者一岗多人，但应当符合内部牵制制度的要求。国家机关、国有企业、事业单位任用会计人员应当实行回避制度。（二）电算化会计岗位：是指直接管理、操作、维护计算机及会计核算软件的工作
16、岗位岗位名称岗位名称任职资格任职资格可否兼任可否兼任电算主管电算主管会计主管兼任会计主管兼任软件操作软件操作初级水平初级水平基本会计岗位会计兼任基本会计岗位会计兼任审核记账审核记账初级水平初级水平主管会计兼任主管会计兼任电算维护电算维护中级水平中级水平不能兼任不能兼任电算审查电算审查中级水平中级水平会计稽核人员兼任会计稽核人员兼任数据分析数据分析中级水平中级水平主管会计兼任主管会计兼任会计档案保管会计档案保管软件开发软件开发二、电算化岗位的职责1、电算主管。负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理工作经验。电算化主管可由会计主管兼任。（1）
17、电算主管负责电算化系统的日常管理工作。（2）协调电算化系统各类人员之间的工作关系，制定岗位责任与经济责任的考核制度，负责对电算化系统各类人员的工作质量进行考评以及提出任免意见。（3）负责计算机输出账表、凭证的数据正确性和及时性检查工作。（4）建立电算化系统各种资源（硬件资源和软件资源）的调用、修改和更新的审批制度并监督执行。（5）完善企业管理制度，充分发挥电算化的优势，提出单位会计工作的改进意见。2、软件操作。负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据的处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训水平。3、审核记账负责对输入计算机的会
18、计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，以保证凭证的合法性、正确性和完整性，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿和报表进行确认。该岗位要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训水平，可由主管会计兼任。4、电算维护负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。该位岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。5、电算审查负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。审查人员要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，该岗位可由会计稽核人员兼任。6、数据分析 负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中
19、级知识培训水平。该岗位也可由主管会计兼任。7、会计档案保管 负责存档数据软盘、程序软盘、输出的账表、凭证和各种会计档案资料的保管工作，做好软盘、数据及资料的安全保密工作。8、软件开发由本单位人员进行会计软件开发的单位，还可设立软件开发岗，主要负责本单位会计软件的开发和软件维护工作。三、电算化岗位的设置要求1、实施会计电算化的过程中，各单位可以根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要，对会计岗位的划分进行调整和设立必要的工作岗位。2、基本会计岗位和电算化会计岗位，可在符合内部控制制度的前提下交叉设置；3、基本会计岗位与手工会计岗位相对应，必须由持有会计证的人员担任，可以一人一岗、一人多岗或者一岗
20、多人，但应当符合内部控制制度的要求。4、软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。软件开发人员不能进行软件操作；电算维护人员不对会计数据进行操作。出纳和记账审核不应是同一个；5、设置时间：会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。6、谁来设置：电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。四、中小企业实行会计电算化后的岗位设置较小单位电算化岗位的设立，可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员担任操作员和电算维护员，还应单独设置出纳员岗位。第四节 计算机替代手工记账的要求一
21、、替代手工记账的任务和条件二、替代手工账的过程一、替代手工记账的任务和条件（一）替代手工记账是会计电算化的含义1、广义：替代手工账是指将各种基本的会计数据输入计算机，采用电子计算机设备和会计软件对输入计算机的会计数据进行处理（计算、分类、汇总、转存等），生成会计信息并存储在磁性或光盘等介质上，根据需要输出各种会计凭证、账簿、报表，即采用电子计算机替代手工记账、算账、报账这一过程2、狭义：替代手工账是指从手工会计数据处理方式向计算机会计数据处理方式的过渡阶段，即脱离手工会计核算工作的过程。因此可以说，替代手工账只是会计核算电算化工作的“初级阶段”，是一个单位会计电算化工作的起点。（二）替代手工账
22、的基本条件1、配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备（1）必须配有足够的专门或主要用于会计核算的计算机或计算机终端。（硬件：单机系统、网络系统；）（2）软件：达到财政部会计软件核算功能规范要求；软件取得方式：商品化通用软件、定点开发会计软件、通用软件与定点开发会计软件相结合。（3）模块：可以先运行账务处理模块，同时考虑今后与其他子系统的衔接。各单位可根据需要，逐步采用从商品化通用软件到通用会计软件与定点开发会计软件相结合的方式。2、配备相应的会计电算化工作人员（1）要求上机操作人员具备会计电算化初级以上的专业知识和操作技能，并取得财政部门核发的电算化培训合格证书（2）会计电算化岗位培训主要有
23、三种形式-财政部门组织开展的会计人员继续教育-软件公司提供的针对购买的会计核算软件的培训-单位根据开展会计电算化工作的需要，自行组织会计电算化培训 3、建立健全严格的内部管理制度（1）严格的操作管理制度（2）严格的硬件、软件管理制度（3）严格的会计档案管理制度 二、替代手工账的过程（一）整理手工会计业务数据（二）建立会计账户体系并确定编码（三）规范各类账证表格式和会计核算方法与过程（四）会计核算软件初始化（五）计算机与手工并行（一）整理手工会计业务数据1、重新核对各类凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符；2、整理各账户余额；年初建账，只需整理各账户期初余额；年中某月建账，还须整理出以前各月各账
24、户的发生额。3、清理往来账户和银行账户。【往来账管理方法】第一种：将往来账户涉及的单位或个人作为往来账户的明细科目；第二种：将往来单位或个人作为辅助账，单独核算和管理。（二）建立会计账户体系并确定编码1、会计账户体系是会计核算系统的基础，整个会计系统都是围绕会计账户体系建立的。【注意】建立会计账户体系 应从一级科目开始，逐级向下设置明细级科目。2、设置会计科目原则（1）符合财政部和有关管理部门的规定。（2）满足本单位会计核算与管理的要求。（3）满足会计报表的要求，凡是报表所用的数据，如果需要从账务处理系统中取数，必须设立相应的科目。（4）要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。（5）要
25、保持科目的相对稳定性。（6）要考虑与子系统的衔接。凡是与其他各子系统有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理系统中设为最底层科目。3、会计科目编码：（1）一级科目按照财政部的规定设置，明细科目的编码应当按照单位核算的需要设置（设置编码规则）。（2）本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码（三）规范各类账证表格式和会计核算方法与过程 1、会计账务处理的流程基本不变 2、部分会计资料的格式要重新设计 3、需要按会计软件的要求统一规定和设置记账凭证的格式 4、要求预先确定各项工作的数据传递次序 5、要求重新确定各种会计核算方法：如折旧方法（四）会计软件初始化 1、会计软件初始化是
26、确定会计软件核算规则与输入基础数据的过程，即根据使用单位的业务性质和特点，对会计软件进行的具体限定以及输入基础数据等一系列准备正作，用来完成将通用会计软件转化为适合本单位实际情况的专用会计软件，以及从手工处理方式转换成会计电算化方式的过程。2、初始化工作需分功能模块分别进行，所以每个模块的初始化内容也有所不同。（五）计算机与手工并行 1、时间：最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的会计时期。2、主辅：试运行阶段，应以会计人员为主，计算机人员为辅。3、档案：计算机与手工并行工作期间，可采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记
27、手工账簿。4、人工与计算机数据对比要进行的工作：（1）检验各种核算方法；（2）检查会计科目体系的有效性（正确性和完整性）；满足四要求：核算、报表、管理、会计制度要求。（3）考查操作规范及熟练程度（准确性）；（4）纠正会计核算软件程序错误或业务处理错误。第五节 会计电算化档案的基本要求一、会计档案内容二、会计档案的打印及保存三、电子会计档案的保存四、制定与实施档案管理制度五、安全和保密措施一、会计档案的内容1、会计数据：（1）包括会计凭证（原始和记账凭证）、会计账簿、会计报表 （包括报表格式和计算公式）；（2）会计软件系统开发过程或会计电算化系统实施过程中的各种开发实施资料；（3）其他会计资料。
28、2、以磁性介质存储在计算机中的会计数据（含磁盘和光盘）和计算机打印出的书面形式的会计数据。3、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管。（1）对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。（2）软件系统在保管过程中要注意版本升级管理。【提示】电算化档案资料内容多于传统手工会计核算。与手工档案的三方面区别：形式、存储介质、内容。二、会计档案的打印及保存会计档案管理办法第十二条“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、
29、国家档案局备案。”（一）需要打印 1、现金日记账和银行日记账要求每天打印输出，做到日清月结；2、明细账要求每年打印一次或在需要时进行打印；3、会计电算化后，在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般用“总分类科目余额、发生额对照表”替代，“总分类科目余额、发生额对照表”一般要求每月打印一次；4、会计报表每月打印一次进行保管。5、一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印；6、记账凭证两种方式：手工填制记账凭证和机制记账凭证。（二）可以不打印 1、具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局
30、备案。2、采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案的保存期限与打印输出的书面形式的会计账簿、报表相同。三、电子会计档案的保存（一）签章1、打印输出的账表，必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管。（非单位负责人和档案管理员）2、记账凭证上应有输入人员、审核人员和会计主管人员的签名或盖章。（二）保管期限会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案保管期限应按照会计档案管理办法的规定执行。（与手工相同）四、制定与实施档案管理制度1、存档的手续：打印输出的账表，必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管。2、各种安全和保密措施。3、档案管理员的岗位责任制度。4、档案分类管理办法。5、档案使用的各种审批手续。6、各类文档的保管期限及销毁手续。会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案保管期限应按照会计档案管理办法规定执行。五、安全和保密措施五、安全和保密措施 1、对会计电算化档案管理要做到防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。2、采用磁性介质保存会计档案的，要定期检查，定期复制。3、各种会计资料，未经相应审批手续，不得外借和拿出单位。经批准同意借阅的会计资料，应履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。4、存放在磁介质上的会计资料归还时要注意检查、防止病毒。