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1、資訊管理的現況與未來資訊管理的現況與未來資訊管理的現況與未來資訊管理的現況與未來面對變動迅速，全球導向的潮流，任何想要成長的企業都可體認到資訊的關鍵角色。也無怪乎資訊引導型的企業型態成為企業革新的主要方向。如果要在未來競爭中脫穎而出，則企業電腦化以及管理的資訊化是必經途徑。而電腦化的最終之目標，則是在利用電腦化，以達資訊領先，創造競爭優勢的地步。為使個人或企業能很快的適應資訊時代的來臨，並做好資訊管理，提升經營品質，我們首先必須對資訊時代的特質要有所了解。其次，我們再從企業電腦化的作法上來看企業之因應之道，最後，再對企業隻經營組織與管理上的做法來看，如何在資訊時代中利用資訊科技創造企業之財富。
2、一、資訊時代的特質一、資訊時代的特質個新文明正在我們的生活中興起，這個新文明正以雷霆萬鈞之勢影醒著我們的生活，它為我們帶來了新的家庭形態，改變了我們的工作與生活方式，帶來新的經濟、新的政治鬥爭，更深深影響著企業經營的模式，這個新文明的時代我們稱之為資訊時代。而這個新文明的資訊時代有它的一些特殊的特質，下面我們將對這些文明的特質做一深入的探討。特質一：爆炸性的變動特質一：爆炸性的變動農業社會農業社會工業社會工業社會資訊社會資訊社會地主雇主個人以土地為生產工具 以機器為生產工具 以電腦為生產工具出賣勞力的時代出賣資金的資本主義時代 以智慧與技術為資本販賣勞務與代工的時代以大家庭為主的生活模式以小家
3、庭為主的生活模式 多樣化的家庭生活模式聚落式的群居生活城鄉式的居住模式 都會型的居住模式耳語的資訊傳播 有形的媒體資訊傳播 無形的網路資訊傳播 特質一：爆炸性的變動特質一：爆炸性的變動 爆炸性的變動農農土地土地地主地主工工資金資金雇主雇主資訊資訊資訊資訊個人個人網際網路網際網路知識知識超個人超個人(虛擬虛擬?)?)台灣的變化是世界第一快(四十年內)特質二：資訊時代企業環境的差異特質二：資訊時代企業環境的差異工業社會工業社會資訊社會資訊社會 網路時代網路時代重組織 重個人 重知識求安定 講求變化 求創新追求地位 講求工作意義講求成長與學習遵循制度 講是非 講是非 市場佔有率(需求滿足導向)創造市
4、場(需求創造導向)服務市場(客戶服務導向)管理導向 領導導向 組織合作金字塔型組織(Hierarchy)網狀組織(Network)虛擬組織(Agent-base)求量的突破 求質的提昇 求速度的時代特質三：經濟掛帥的無國境時代特質三：經濟掛帥的無國境時代(金融控制金融控制)1.科技應用發展的時代2.創造價值(知識經濟)的時代3.全面品質服務的時代4.關心地球生態的時代5.經營未來而不是管理過去(SIS vs.MIS)特質四：前瞻的拓荒者，思維模式的轉換者特質四：前瞻的拓荒者，思維模式的轉換者資訊時代的人大致上可以分為下列三大類：Paradigm Shifter(轉換者)、Paradigm Pi
5、oneer(拓荒者)、Paradigm Follower(追隨者)。而思維模式的意義即思維模式之改變往往會對我們的生活產生很大的變化。特質四：前瞻的拓荒者，思維模式的轉換者特質四：前瞻的拓荒者，思維模式的轉換者(1)Paradigm is a pattern,model,assumptions,and frame of reference.是一種看世界的方法，不是用視覺而是用知覺與 了解去詮釋並建立一個或定義一個範圍模式(2)Paradigm is a game and its rules.是一種遊戲及相關之規則 例如:貝多芬第九號交響曲與CD size的關係飛利 浦公司市雷射光碟的原始發明者
6、，但一般人卻認 為Sony才是原始的創作者。特質四：前瞻的拓荒者，思維模式的轉換者特質四：前瞻的拓荒者，思維模式的轉換者(4)Who change the paradigm?(Experts Professors)是誰改變了我們的思維模式?Ans:往往是一些無知的外行者(Innocent Outsider)(3)Thinking in space rather than in time.從空間中思考而非時間點上思考特質四：前瞻的拓荒者，思維模式的轉換者特質四：前瞻的拓荒者，思維模式的轉換者(5)思維模式的改變通常會帶來意想不到的成效。一般企業要脫離企業發展的困境，唯有其主事者 能改變其經營企業
7、之思維模式才會有所突破例如:一羽球頭製造企業 用兩個理念:不要繼續本行，不要脫離本行不要繼續本行，不要脫離本行。從羽球頭之碎屑中找到企業的衍生，轉而製造出 軟木看板之企業，進而挽救了該企業之生存。特質五：特質五：T T型人的概念型人的概念面對資訊時代的新文明，個人與企業經營者的對策:不段的創新國際化與國際心自我的超越現存事業的強化新事業的開拓要成為企業的領導者 Leader，而不要成為企業的管理者 Mannger二、企業電腦化之意義二、企業電腦化之意義企業電腦化的目的如下:1.改善管理制度，作業流程。2.提高資料準確性、時效性。3.節省資料處理人力、成本。4.保留各種歷史資料，提供迅速查詢。5
8、.避免舞弊勾結情事。6.提升公司對外形象。7.建立一個資訊領先的管理系統。電腦化對企業有何具體效益電腦化對企業有何具體效益?1.提供銷售分析表，增加公司收益。2.對於生產之功能以達到事先掌握，加速存貨週轉，以避免資金積壓之效益。3.有效控制製程進度，掌握生產狀況。4.利用電腦化作業管理工作進度，如期交貨，提高服務水準。5.藉物料需求之展開，彙總各料件之需求、提供採購部門做採購、倉庫部門做備料、生產部門做領料之依據。6.健全料帳管理，減少呆帳發生。7.利用電腦化作業做完善的財務管理，便於資金調度處理。8.固定資產管理電腦化，準確提列並歸屬折舊。9.人事出缺勤及薪資納入電腦，減輕總務人員每月結算之
9、負荷。企業的電腦化，可分成下列四種層次企業的電腦化，可分成下列四種層次:1.交易處理，每日經營活動資料的收集、處理及印表。2.作業控制，依預訂的程序、時間、數量，約束作業之執行。3.管理控制、提供綜合、分析資料、供給管理者規劃，預測參考。4.策略規劃，支援高階主管作業策略規劃、決策。企業電腦化需經哪些不同的發展階段企業電腦化需經哪些不同的發展階段?導入初期常是作業層次的電腦化，如會計、庫存系統。局部整合由作業層次進入管理控制，簡單的供銷結合系統屬之。可在管理上追求較大的成效。全面整合從營業、生產至財務完全整合，如此可達決策支援及通盤規劃的水準，並全面提昇公司的生產力。國內常見的幾個錯誤的電腦化
10、觀念國內常見的幾個錯誤的電腦化觀念:1.以手動作業的流程來分析電腦化的內涵，或依此進行表單合理化。2.先進行所謂的管理或制度合理化，再導入電腦化。例如在物料編號上下求功夫。3.分析部門的現有需求，以此指揮電腦化。殊不知資訊科技的引進，必然產生對原有工作、組織、人員，乃至於流程上根本的衝擊和改變。員工何以抗拒電腦化員工何以抗拒電腦化?1.覺得影響力、權力、地盤被侵犯。2.缺乏瞭解，害怕因此被淘汰、失業。3.改變可能帶來更大的工作壓力。4.既得利益被剝奪。5.需要再花工夫去學習新的一套工作方法。公司業務繁忙和電腦化衝突應如何取捨公司業務繁忙和電腦化衝突應如何取捨?中小企業之人力有限，業務為企業之根
11、本，當然以業務為先，可是高階主管應考慮保留適當人力比重，以進行電腦化，否則動輒犧牲電腦化，電腦化完成之日遙遙無期，企業之體質也難以根本提昇，絕非企業之福，如何取捨，中下階層不能判斷，所以高階經營者必須依策略需要來考量做規劃。電腦化失敗的原因有哪些電腦化失敗的原因有哪些?1.業務太忙，而將電腦化工作列為次要。2.自行開發耗時太久或有軟體規格、技術等問題，不能用。3.人員排斥，使電腦化不能有效推動。4.無專案負責人，效果不佳，或為繼續推行電腦化。5.電腦化工作獨賴一人，此人異動，電腦停擺。6.管理制度不合理，未能有效使用軟體。7.找軟體公司開發特至軟體，未能適時完成，或不適用。8.軟體未能履行所承
12、諾之品質、時效及收費。電腦化失敗的原因有哪些電腦化失敗的原因有哪些?9.軟體設計不良，無法繼續擴大整合，不堪需要。10.使用的套裝軟體，其作業功能不合企業需要。11.硬體擴充不易貨成本增加，而終止使用。12.電腦化後，管理問題仍多，標準化、合理化不足，電腦幫不上忙。13.電腦化多年，只少部份系統可用，多數系統未使用。14.電腦化已相當廣泛，但層次不夠高。15.沒有人願意再談電腦，電腦系統已完全停止使用。何謂電腦化十是何謂電腦化十是?1.電腦化是高階主管的職責，不可能授權。2.電腦化是管理專案，不是技術專案。3.電腦化過程的管理，不是任何人天生就會的。4.電腦化後的管理方式，是多數人沒有經驗的。
13、5.電腦化所需的軟體不是成功的關鍵，人才是重要點。6.電腦化的軟體不要自己設計開發，除非買不到。7.電腦化在硬體和軟體的投入才佔25%，人員和制度則佔75%。8.電腦化的效益大多是間接的，不易直接估算。9.電腦化是中長期投資，不是當期費用。10.電腦化是管理改善的一環，永遠做不完。何謂電腦化十誡何謂電腦化十誡?1.電腦化的工作不能只交給技術人員負責。2.不能只因要管理現況而轉為上電腦。3.高階主管不能不出全力支持。4.不能沒有電腦畫策略。5.不能先買硬體再考慮買軟體。6.不能只教操作方法。7.不能完全聽信電腦銷售人員的話。8.不能盜用軟體或砍殺軟體價格。9.不能急功近利。10.不能不堅持到底。
14、何謂電腦化十難何謂電腦化十難?1.電腦化策略和實際做法不一致，很難成功。2.公司成員不看未來需要，很難成功。3.管理現況都不願意更改，很難成功。4.只管個別部門而不管別人，很難成功。5.不管軟體的適用性與否，只重視信用名牌硬體，很難成功。6.電腦室主管只管制做軟體，很難成功。7.不注重進度、時間，很難成功。8.使用部門不肯投入、負責，很難成功。9.只問價格不看品質，很難成功。10.參加教育訓練的人數稀少，很難成功。如何選擇合適的電腦應用軟體如何選擇合適的電腦應用軟體?1.列出各家軟體產品之功能差異，重要的是:是否有所需之管理功能?功能太多未必適用。2.軟體是否可供客戶自行修改的能力，或提供部分
15、原始程式。3.軟體將來的成長性，以便更新版本狀況，及未來推出新版計劃。5.操作視窗功能，及保密管制功能。6.軟體的轉換性，在不同硬體上之通用性。操作手冊內容詳實，有助於自習，人員異動時，亦易於修改。如何評估應用軟體和套裝軟體的優劣如何評估應用軟體和套裝軟體的優劣?1.系統功能面之考慮:適用性:主要功能是否符合本行業之管理之特性?整合性:在廣度上，可否整合相關生產、財務及營業上各系統。在深度上:可否整合相關高階管理資訊系統?親和性:操作很容易，可否開視窗(windos)，及線上輔助說明。安全性:可否設定使用者密碼，做安全管制。系統彈性:可否滿足使用者在實務上，某種程度之改變彈性?介面處理:相關報
16、表資料檔可否傳至PC，以辦公室整合軟體作業?文件手冊:相關系統作業文件內容是否詳實、齊全及助於學習。如何評估應用軟體和套裝軟體的優劣如何評估應用軟體和套裝軟體的優劣?2.廠商支援及維護能力:支援能力:該供應廠商對該產品是否可提供所需要之支援服務?後續維護:原開發廠商是否有新版本之更新計畫?廠商信譽:該廠商信譽再業界是否優良可靠?3.產品環境之考慮:成熟度:是否已有相當之客戶數?客戶愈多，表示該產品可信賴度愈高。轉換性:將來硬體升級時，軟體是否可搭派硬體作業系統及環境升級?如何評估套裝軟體之價格如何評估套裝軟體之價格選購套裝軟體以功能需求是否能滿足實際需要為考量點，而功能多寡與價格本身友直接關係
17、。因此，必須深入瞭解系統功能及未來建置與導入所產生支付顧問專家的成本等因素，防能確保評估費用之客觀性。套裝軟體之價格為一採購之原因，應以是否能夠符合作業實際需求為首要因素。套裝軟體依功能特性可區分為工具軟體(如office等)與應用軟體(如MRP、生產系統等)二大類。工具軟體使用普遍性高，費用低。應用類軟體必須與管理制度配合，且必須注意使用後導入之工作，故費用必然較高。此二者成本結構不同，費用上役無法相提並論。據瞭解產業界電腦化失敗案例很多，了解套裝軟體價格與運用特性常識主要原因。實際上應將應用套裝軟體處理功能範圍加以界定，並考量建置時所需支出之其他成本，二者綜合評估，較能準確估算費用之狀況。
18、套裝軟體的導入成功率不高，關鍵因素為何套裝軟體的導入成功率不高，關鍵因素為何?軟體產品的消費觀念和傳統產品完全不同，如 果軟體供應商也只是交付產品，而不提後續服務，消費者只以為軟體在手就不必額外投入心力、時間，即可享受，這當然種下失敗之禍因。資訊科技的引入、運用，非常需要消費者的大力支持，並且要改變自己得習慣，引用較新管理觀念，採取較好的管理程序，才能有效發揮套裝軟體的功能。而供應商更應提供各種新觀念的教育，實施電腦化的輔導，及管理改善建議，而不只是訓練如何操作電腦，如此雙方才能獲得雙贏，購買無形知識的能力，和傳統採購觀念完全不同，也是企業現代化的重大挑戰。何謂整合性應用軟體何謂整合性應用軟體
19、?1.獨立型之系統 例如獨立之總帳系統或庫存管理系統。2.簡易整合型之系統 例如應收帳款所得之票據可轉會計系統，出貨自動轉應收帳款等。3.重點整合型之系統 例如將生產控制相關子系統，庫存管理、用料結構、製令管理、採購管理、委外管理、訂單管理及出貨管理系統作一整合。4.全面整合型之系統 例如將生產面、營銷面及財務面皆整合在一起，可自動依作業資訊系統資料產生電腦傳票，節省手動開立傳票之作業；可做生產自動規劃面，與控制面之整合等。整合性的軟體價值何在整合性的軟體價值何在?整合型系統就好比全線皆可通車之交通系統。不整合系統則只是陷於部分通車之交通系統。是以系統愈整合，愈可確保資料一致性，避免資料重複作
20、業，提昇資料正確性，並大幅簡化相關作業。此外，唯有提供經營管理階層(不僅事作業階層)人員的決策支援，公司的整體生產力和競爭力也才能真正的提昇。高階主管對資訊部門常有哪些抱怨高階主管對資訊部門常有哪些抱怨?1.不能對企業未來的資訊需求提出建言。2.不能把各使用部門當客戶對待。3.不能協調各部門，凝聚共識。4.未依企業策略來發產資訊系統。哪些客戶適宜進行管理導航作業哪些客戶適宜進行管理導航作業?對簽約前之企業而言，可經由模擬電腦上線後之管理模式，體會公司在管理上可能的改變及調適，並評估軟體之適用性，及該軟體公司之顧問能力。對新簽約企業而言，將可縮短系統上線的時間。因為若模擬過程所發現之問題，都經妥
21、善解決後，對日後正式上線時，將不至於有大問題再發生。對目前使用軟體之情況不佳而欲改進之企業而言，管理導航的價值尤高。因為此方式可將真正問題加以標定，並經議題管理之方式，依其性質，提出真正的解決方案。電腦化能否一戰成功電腦化能否一戰成功?電腦化的最終目標在促進管理變革，並從而創造企業的資訊優勢並非單純的人工作業電腦化。這個最高的境界，是持續不段、無所謂終止過程。因此，不可能在短期內一戰成功。比較實際的佐法，是確立階段性的目標，逐步執行，分段達成。三、資訊管理的策略三、資訊管理的策略企業如何迎接資訊管理時代?1.從整體經營面來探討資訊科技所帶來的衝擊。2.致力於資訊科技在企業內的引進，並以創造提昇
22、競爭優勢為目標。3.著手建立一個合於資訊體系發展的內在環境，尤其是從企業主持人和管理經層的資訊教育下手。4.委外開發制度的建立(Outsourcing)5.資訊組織下放結構之建立(Downsizing)6.主從架構的建立(Client-Server)7.企業內外部網路之建立(Internet/Intranet)8.電子郵件的使用(Electronic Mail)9.電子商務的應用(Electronic Commercc;EC)10.採取行動，不要猶豫等待如何讓使用單位有效的利用管理資訊如何讓使用單位有效的利用管理資訊?1.在規劃階段就把使用單位納入，因此，資訊系統所提供的資料才能確實符合使用單
23、位的需求。2.資訊的提供應力求方便、即時並且正確。3.鼓勵使用單位從管理革新，提升經營績效的出發點，隨時提出新的資訊需求，形成資訊，提供部門與使用單位間良性的互動。企業的經營階層所需的管理資訊為何企業的經營階層所需的管理資訊為何?經營階層經營模式理財模式產能規劃併購/投資與決策整合產銷與採購之資金模擬年度財務預算自製/採購/租用決策專家系統企業的管理階層所需的資訊內容為何企業的管理階層所需的資訊內容為何?管理階層銷售分析銷售預測預算與成果控制庫存管理生產排程生產排程人力資源分析產品改良與品質管制企業的作業經層所需的資訊以協助工作之執行為主，包括了:企業之作業階段所需的資訊內容為何企業之作業階段
24、所需的資訊內容為何?作業階段成本結算應收應付人事薪資現金票據收付採購驗收接單出貨固定資產總帳會計何謂決策自動化何謂決策自動化?決策真能自動化嗎決策真能自動化嗎?1.以管理上決策理論所說管理就是做決策的觀點，決策自動化可是將企業之管理，利用電腦來達到自動化的境界。2.依決策的本質，可區分為兩大類。一為定型化決策，它可預先設定決策規劃，例如物料需求規劃(MRP)、自動產生會計傳票分錄、自動提列固定資產之折舊功能，諸如此類的作業資訊系統，皆是以一定的作業原理及程序在處理事物，故此部份可自動化。另一類之決策，可稱之為非定型化決策，該類決策因為決策之變數較多，且其特性屬難結構化，至目前我們尚無法掌握所有的決策要素與決策規則者，像生產排程、調薪決策、產品定價等功能，諸如此類的決策，並無所謂的最佳答案，我們也無法做到完全自動化，而只能做到某一程度的半自動化而已。因應資訊時代的創造財富之道因應資訊時代的創造財富之道了解資訊時代的特徵以後，企業應該如何面對這些變化，以下列出十項特點來提供參考，它們不但攸關企業獲利能力及全球競爭勝負，更是企業在面對二十一世紀資訊環境的生存關鍵。一、以資訊為主的生產條件二、以資訊為主的無形資產三、資訊化的分工化生產模式四、高附加價值的資訊化工作五、創新的資訊化員工六、小規模的資訊化經營七、高彈性的組織團隊八、系統整合九、基本建設十、加速度進展