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1、WPS Office 高级应用与设计第9章第9章数据处理与分析在WPS表格中除了直接向工作表中输入数据外，还可以导入外部数据源，如文本文件、Access数据库等形成数据列表，提高了输入速度扩大了数据的获取来源，实现在WPS表格中对其他软件生成的数据进行处理与分析。9.1 9.1 导入外部数据导入外部数据在WPS表格中除了直接向工作表中输入数据外，还可以导入外部数据源，如文本文件、Access数据库等形成数据列表，提高了输入速度扩大了数据的获取来源，实现在WPS表格中对其他软件生成的数据进行处理与分析。将“学生档案.txt”文本文件导入“成绩”工作簿“Sheet1”工作表中，结果如图所示。操作方
2、法详见教材。9.1.1 9.1.1 导入文本文件导入文本文件分列显示是将一个单元格中的内容根据指定条件分割成多个单独的列。例如在图中A列内容包含学号姓名，需要将A列(1列)分成2列（“学号”列和“姓名”列）显示，方法如下：9.1.2 9.1.2 分列显示分列显示 方法一：智能分列方法一：智能分列步骤1：首先在A列右侧插入一个新列，选定B列并右键单击，弹出的快捷菜单中单击“插入”命令，则在A列右侧插入一个新列。步骤2：选定需要分列的数据列(A列)，打开“数据”选项卡，单击“分列”下拉按钮，打开的下拉列表中单击“智能分列”命令，弹出“智能分列结果”对话框，将鼠标指针指向1列和2列之间的边框线，当边
3、框线变为虚线且鼠标指针变为橡皮擦形状时，单击虚线（1列和2列的分列线）取消分列，将1列和2列合并为一列，单击“完成”按钮，则将(A列)分为A、B两列。9.1.2 9.1.2 分列显示分列显示步骤3：调整A、B列单元格分别为学号、姓名，如图所示。9.1.2 9.1.2 分列显示分列显示 方法二：分列方法二：分列步骤1：首先在A列右侧插入一个新列。选定B列并右键单击，弹出的快捷菜单中单击“插入”命令，则在A列右侧插入一个新列。步骤2：选择需要分列的数据列(A列)，打开“数据”选项卡，单击“分列”按钮，弹出“文本分列向导”对话框。9.1.2 9.1.2 分列显示分列显示合并计算是将多个区域的值合并到
4、一个新的区域中。合并计算的区域值可以是同一工作表中多个区域值，也可以是同一工作簿不同工作表中的区域值，或者是不同工作簿中的区域值。例如在图中，使用合并计算功能求各部门3个季度奖金总和，操作步骤详见教材：9.1.3 9.1.3 合并计算合并计算排序是将工作表中的某个或某几个字段按一定顺序将数据排列，使无序数据变成有序数据。排序的字段名通常称为关键字，排序有升序和降序2种方式。表9-1列出了各类数据升序排序规则。注意：隐藏的行列不参与排序，如果要对隐藏的行列进行排序，首先取消行列的隐藏。9.2 9.2 数据排序数据排序单个字段排序是对工作表中的某一列数据排序，方法有2种。方法方法1 1：选定该列数
5、据中的任意一个单元格，单击“数据”选项卡中的升序或降序按钮，该列数据自动完成升序或降序排序。方法方法2 2：选定该列数据中的任意一个单元格，单击“开始”选项卡中的“排序”下拉按钮，打开如图所示下拉列表，从中选择升序或降序，自动完成升序或降序排序。9.2.1 9.2.1 单个字段排序单个字段排序多个字段排序是指对多列数据同时设置多个排序条件，当排序值相同时，参考下一个排序条件进行排序。【例9-1】对图所示的数据列表按“基本工资”升序排序，“基本工资”有相同数据时，按“岗位津贴”升序排序，若前两项数据都相同，再按“姓名”笔画升序排序操作步骤详见教材。9.2.2 9.2.2 多个字段排序多个字段排序
6、格式排序是指将字体颜色、单元格颜色或图标等作为排序的依据对数据进行排序，从而更加灵活的组织或查找所需的数据。【例9-2】对如图所示的成绩按下列要求进行排序：将黄色底纹填充的“程序设计基础”的成绩显示在成绩表的前面，然后再按“程序设计基础”的成绩从高到低进行排序。操作步骤详见教材。9.2.3 9.2.3 格式排序格式排序默认情况下，WPS表格对数值型数据（数字或日期）的大小、文本型数据的笔画大小和字母顺序进行排序，如果超出这些排序的范围，例如，某个公司设置了若干个职位，包括经理、职员、主任、科长等，要按照职位的高低顺序排序，WPS表格默认的排序规则无法完成，需要使用自定义序列进行排序。即首先按照
7、职位高低定义为一个序列，然后按照定义的序列进行排序。【例9-3】在图9-10所示的工作表中，按照“职位”高低的顺序排序表格。9.2.4 9.2.4 自定义排序自定义排序数据筛选是从数据清单中查找和分析符合特定条件的数据记录。数据清单经过筛选后，只显示符合条件的记录（行），而将不符合条件的记录（行）暂时隐藏起来。取消筛选后，隐藏的数据显示出来。筛选分为“自动筛选”、“自定义筛选”和“高级筛选”。9.3 9.3 数据筛选数据筛选自动筛选是筛选中最简单的方式，可以快速地显示出满足条件的记录。操作方法如下：步骤1：单击要筛选数据清单中的任一单元格。步骤2：打开“数据”选项卡，单击“自动筛选”按钮，或按
8、Ctrl+Shift+L组合键，此时在每个字段名右侧出现一个下拉按钮。步骤3：单击任意一个下拉按钮，即可打开相应的“筛选面板”，在“筛选面板”中提供了“排序”和“筛选”的具体选项和当前字段的所有值。数据类型不同，筛选选项也不同。9.3.1 9.3.1 自动筛选自动筛选步骤4：在“筛选面板”中设定筛选条件。筛选结束后，只显示符合条件的记录，同时，被筛选列的字段名右侧下拉按钮变为筛选按钮，表示此列已被筛选。同时，筛选结果的数据行行号颜色变为蓝色高亮显示。步骤5：若要对其他字段进行筛选，则在上一次筛选的基础上，按照步骤34进行再次筛选，实现多重嵌套筛选。9.3.1 9.3.1 自动筛选自动筛选另外，
9、在筛选面板中还提供了简单筛选分析功能，单击筛选面板左下角的“分析”按钮，弹出“筛选分析”任务窗格，快速的生成统计图表，如图所示。9.3.1 9.3.1 自动筛选自动筛选【例【例9-49-4】在图“销售清单”工作表中，筛选出5月手机类商品中的小米品牌销售记录。本例需要对“销售日期销售日期”、“商品类别商品类别”、“品牌品牌”进行3步筛选，操作步骤详见教材。9.3.1 9.3.1 自动筛选自动筛选如果筛选的条件比较复杂，可以使用自定义筛选功能筛选出所需的数据。【例9-5】在图“工资表”中，筛选出“实发工资”在10501200的记录。操作步骤如下：9.3.2 9.3.2 自定义筛选自定义筛选高级筛选
10、是指筛选出满足多个字段条件的记录，既可实现字段条件之间“或”关系的筛选，又可以实现“与”关系的筛选，是一种较复杂的筛选方式。通常分为3步进行：建立条件区域、确定筛选的数据区域和条件区域、设置存放筛选结果的区域。【例9-6】在图“期末成绩单”表中，筛选出“思修”分数大于85且“计算机网络”分数不小于85的记录。9.3.3 9.3.3 高级筛选高级筛选高级筛选和自动筛选的区域在于：前者需要建立筛选的条件区域，后者是对单一字段建立筛选条件，不需要建立筛选的条件区域。注意：注意：如果条件区域中的多个条件值在同一行上，表示条件之间是“与”的关系，筛选结果是几个条件同时成立时符合条件的记录；如果多个条件值
11、在不同行上，表示条件之间是“或”的关系，筛选时只要某个记录满足其中任何一个条件，该记录就会出现在筛选结果中，如图所示。9.3.3 9.3.3 高级筛选高级筛选分类汇总是指将数据清单先按某个字段进行分类（排序），把字段值相同的记录归为一类，然后再对分类后的数据按类别进行求和、求平均值、计数等汇总运算。使用分类汇总功能，可快速有效地分析数据。9.4 9.4 数据分类汇总数据分类汇总插入分类汇总分2步进行：第1步，对指定字段分类；第2步，按分类结果汇总，并且把汇总的结果以“分类汇总”和“总计”的形式显示出来。【例9-7】在图所示的数据清单中，按“产品名称”计算每一种产品的总“销售量”和总“销售额”。
12、操作步骤详见教材。9.4.1 9.4.1 插入分类汇总插入分类汇总分类汇总后自动创建行的分级显示。在图9-36所示的分类汇总结果中，左侧是分级显示符号，各符号含义如下：按钮：分级显示按钮，显示“1”、“2”、“3”级汇总结果。单击某一编号，隐藏下一级别的明细数据，例如，单击编号“2”，隐藏第3级别明细数据，只显示1、2级明细数据，如图9-37所示。单击最低级别编号“3”，显示所有明细数据。若删除汇总，单击已进行分类汇总数据区域中的任意一个单元格，打开“数据”选项卡，单击“分类汇总”按钮，弹出的对话框中单击“全部删除”按钮。9.4.1 9.4.1 插入分类汇总插入分类汇总分级显示可以快速的显示摘
13、要行、摘要列或每组明细数据。创建分级显示既可以通过分类汇总功能自动形成分级显示，也可以手动为数据列表创建分级显示。分类汇总创建的是行的分级显示，如果同时创建行和列的分级显示，可利用WPS表格创建组功能实现。在一个工作表中最多可创建8级显示。9.4.2 9.4.2 创建分级显示创建分级显示9.4.2 9.4.2 创建分级显示创建分级显示建立分级显示前原始数据列表 同时创建了行和列的分级显示效果例如，在图示的工作表中，按照“产品名称”为数据列表创建行和列的分级显示，结果如图所示，创建方法如下。9.4.3 9.4.3 插入嵌套分类汇总插入嵌套分类汇总嵌套分类汇总是指在已经建立的一个分类汇总工作表中再
14、创建一个分类汇总，两次分类汇总的字段不同，其他项可以相同或不同。在建立嵌套分类汇总前先对工作表中需要进行分类汇总的字段进行多关键字排序，排序的关键字按照多级分类汇总的级别分为主要关键字、次要关键字。若嵌套n次分类汇总 就需要进行n次分类汇总操作，第2次汇总在第1次汇总的结果上进行，第3次汇总在第2次汇总的结果上进行，依次类推。9.4.3 9.4.3 插入嵌套分类汇总插入嵌套分类汇总【例9-8】在图所示的工作表中，分别按照“产品名称”和“销售方式”对“销售量”和“销售额”求和。本例需要进行2次分类汇总，第1次分类汇总按照“产品名称”对“销售量”和“销售额”求和；第2次分类汇总按照“销售方式”对“
15、销售量”和“销售额”求和。操作步骤如下。9.4.3 9.4.3 插入嵌套分类汇总插入嵌套分类汇总对于多级分类汇总，需要考虑“级别”。在上例中，“产品名称”这一级高于“销售方式”这一级，即“产品名称”是一个大类，而“销售方式”是一个小类。多级分类汇总进行嵌套时，应该是“先大类，再小类”。所以第1次分类汇总按“产品名称”汇总，第2次分类汇总按“销售方式”汇总。同时，在“分类汇总”对话框中取消选中“替换当前分类汇总”复选框，否则新创建的分类汇总将替换已存在的分类汇总。此外，选择“每组数据分页”复选框，可使每个分类汇总自动分页。数据透视表是一种可以从源数据列表中快速提取并汇总大量数据的交互式表格。使用
16、数据透视表汇总数据，可以方便地排列和汇总复杂数据，以便按照不同方式分析和组织数据，获取有价值的信息供研究和决策所用。下面通过实例说明如何创建数据透视表。9.5.1 9.5.1 创建数据透视表创建数据透视表【例9-9】根据图所示的“各公司销售统计表”内的数据建立数据透视表，设置“商品类别”为筛选项，“销售日期”字段为列标签，“销售渠道”和“分部”字段为行标签，“销量额”字段为求和汇总项，并在数据透视表中显示各销售渠道各分部第一季度各月的销量额情况。将创建完成的数据透视表放置在新工作表中，将工作表重命名为“透视表”。9.5.1 9.5.1 创建数据透视表创建数据透视表创建数据透视表后，如果数据源区
17、域的内容发生了变化，数据透视表中的内容也应该随之发生变化。方法：打开“分析”选项卡，单击“刷新”按钮，或按AltF5快捷键，当前数据透视表中的内容随数据源内容的变化而变化。若要刷新工作簿中的所有数据透视表，单击“数据”选项卡中的“全部刷新”按钮，或者在“分析”选项卡中单击“刷新”下拉按钮，打开的下拉列表中单击“全部刷新”命令，或按Ctrl+AltF5组合键，可同时刷新一个工作簿中的所有数据透视表。9.5.1 9.5.1 创建数据透视表创建数据透视表刷新数据透视表除了使用上述方法外，也可以设置数据透视表在打开时自动刷新。方法：打开“分析”选项卡，单击“选项”按钮，弹出“数据透视表选项”对话框，如
18、图9-57所示，切换到“数据”选项卡，选中“打开文件时刷新数据”复选框，单击“确定”按钮，则打开数据透视表所在的工作簿时自动刷新数据透视表。WPS表格中的数据透视表综合了数据排序、筛选、分类汇总等数据分析的优点，可灵活地改变分类汇总的方式，以多种不同方式展示数据的特征。建立数据表之后，通过鼠标拖动来调节字段的位置可以快速获取不同的统计结果，即表格具有动态性。9.5.1 9.5.1 创建数据透视表创建数据透视表创建数据透视表后，加入数据透视表中的筛选器、行、列字段名的右侧均会显示“筛选”下拉按钮，通过设置筛选条件可对数据进行筛选。下面以“透视表”工作表为例，筛选出分部为“北京总公司”2月24日“
19、计算机”的销量额。操作步骤详见教材。9.5.2 9.5.2 筛选数据透视表筛选数据透视表WPS表格中的切片器是一个常用的筛选工具，可以帮助用户快速筛选数据。切片器不能在普通表格中使用，只在智能表格和数据透视表中才可以使用。下面以数据透视表为例，说明使用切片器进行数据筛选的方法。【例9-10】利用切片器对图所示的透视表中的数据进行筛选，以便直观地显示各分部在不同日期的销售额情况。操作步骤详见教材。9.5.3 9.5.3 使用切片器筛选数据使用切片器筛选数据在数据透视表任务窗格的“筛选器”中添加字段后，数据透视表将显示相应字段的“筛选器”，如图所示。单击“筛选器”下拉按钮，弹出的列表框中选定一个或
20、多个数据项，数据透视表内容随之变化。9.5.4 9.5.4 显示报表筛选项显示报表筛选项通过“筛选器”得到的筛选结果显示在一个工作表中，如果希望筛选器中的每一项都显示在一个独立工作表中，则打开“分析”选项卡，单击“选项”按钮，打开的下拉列表中单击“显示报表选项”命令，弹出“显示报表筛选页”对话框，选择“商品类别”，单击“确定”按钮，如图所示，则按照选定的筛选项批量生成多个数据透视表。9.5.4 9.5.4 显示报表筛选项显示报表筛选项数据透视表创建完成后，若要显示某字段或数值区域单元格的明细数据，可通过下列方法快速显示明细数据。1.1.显示字段项目的明细数据显示字段项目的明细数据在图中，双击要
21、显示明细数据的字段项目单元格，如“南京总公司”，弹出“显示明细数据”对话框，在列表框中选择待要显示的明细数据所在的字段，例如“品牌”，单击“确定”按钮，数据透视表以“子字段项”的形式显示明细数据。9.5.5 9.5.5 显示明细数据显示明细数据 2.2.显示数值区域单元格明细数据显示数值区域单元格明细数据双击要显示明细数据的数值区域单元格或者在数值区域单元格中右键单击，弹出的快捷菜单中单击“显示详细信息”命令，则在新的工作表中以数据列表的形式显示该汇总值的明细数据，如图所示。9.5.5 9.5.5 显示明细数据显示明细数据 3.3.关闭显示明细数据功能关闭显示明细数据功能打开“分析”选项卡，单
22、击“选项”按钮，打开的下拉列表中单击“选项”命令，弹出“选项”对话框，切换到“数据”选项卡，取消选中“启用显示明细数据”复选框，如图所示。9.5.5 9.5.5 显示明细数据显示明细数据创建的数据透视表若要更换字段名或改变汇总方式显示其他数据信息，可通过“字段设置”命令来实现。【例9-11】在图所示的“透视表”工作表中，将字段“求和项：销量额”更改为“平均值项：销售额”。操作详见教材。9.5.6 9.5.6 设置字段名称及值设置字段名称及值创建数据透视表后，为了使数据透视表美观易读，可为其设置样式。步骤1：设置数据透视表样式选项。打开“销售统计”工作簿，在“透视表”工作表中，单击“设计”选项卡
23、，选中“镶边行”复选框，如图所示。9.5.7 9.5.7 设置透视表样式设置透视表样式步骤2：设置数据透视表样式。在“设计”选项卡中，单击数据透视表样式列表框右侧的“其他”下拉按钮，打开的下拉列表框中单击“数据透视表样式中等深浅10”，如图所示。9.5.7 9.5.7 设置透视表样式设置透视表样式步骤3：设置数据透视表布局。在“设计”选项卡中，单击“报表布局”下拉按钮，在打开的下拉列表中单击“以表格形式显示”，如图所示。9.5.7 9.5.7 设置透视表样式设置透视表样式步骤4：设置行和列禁用总计。在“设计”选项卡中，单击“总计”下拉按钮，在打开的下拉列表中单击“对行和列禁用”，如图所示。9.
24、5.7 9.5.7 设置透视表样式设置透视表样式步骤5：查看设置效果。在透视表工作表中可看到设置的样式和布局，如图所示。若单击“设计”选项卡中的“空行”按钮，在打开的下拉列表中单击“在每个项目后插入空行”，可在每个分组项之间添加一个空行，从而突出显示分组项。9.5.7 9.5.7 设置透视表样式设置透视表样式数据透视图是利用数据透视表中的数据制作的动态图表，其图表类型与前面的一般图表类型相似，主要有柱形图、条形图、折线图、饼图、面积图等。数据透视图可以看作是数据透视表和图表的结合，它以图形的形式表示数据透视表中的数据。下面以“销售统计”工作簿为例，说明创建数据透视图的方法，详见教材。9.5.8 9.5.8 创建数据透视图创建数据透视图若要删除已创建的数据透视表或数据透视图，可按如下方法进行操作。1 1删除数据透视表删除数据透视表步骤1：单击数据透视表数据区域中的任意一个单元格。步骤2：打开“分析”选项卡，单击“删除数据透视表”按钮即可。或者单击“选择”下拉按钮，打开的下拉列表中单击“整个数据透视表”命令，再按Delete键即可。2 2删除数据透视图删除数据透视图单击数据透视图中的任意位置，按Delete键。删除数据透视图并不会删除与其相关联的数据透视表。9.5.9 9.5.9 删除数据透视表或数据透视图删除数据透视表或数据透视图