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1、YCF正版可修改PPT(本科）Excel在会计和财务中的应用第二章教学课件第二章 EXCEL会计核算的初始准备工作第二章 Excel会计核算的初始准备工作利用Excel进行会计核算时，需要掌握会计科目的基础知识，了解会计核算的基本流程，区分手工做账与用Excel进行会计核算的异同，本章将在第一节中对此做介绍。在进行具体的证、账、表操作前，要做一些初始准备工作，主要包括会计科目表的建立和期初数据的录入。本章将在第二节和第三节结合引导案例(见课本)分别介绍具体的操作。01会计科目与会计核算流程02会计科目表的建立03期初余额的录入和试算平衡目录学习目标010203熟悉会计科目的分类了解科目编码的基
2、本规则掌握会计核算的工作流程04了解手工做账与计算机做账的联系和区别01第一节会计科目与会计核算流程（一）设置会计科目的意义会计要素是对会计对象进行的第一次分类，也是最基本的分类，并且是特指的大类，其目的是满足“报告”的需要，其提供的会计信息特征具有“概括性”。然而，会计信息使用者在决策过程中，除需要上述的概括性资料外，往往还需要详细的资料。例如，在掌握了企业拥有多少资产后，还需要知道都是些什么资产，企业的债务构成如何，所有者权益又是怎样组成的，等等。这样，按照会计要素分类提供的资料就不能满足会计信息使用者的需求。于是，就需要在会计要素的基础上进行再分类，以便分门别类地核算，提供所需的会计信息
3、。会计科目就是在会计对象划分为会计要素的基础上，按照会计要素的具体内容进一步分类，并以此为依据设置账户，分类地、连续地记录经济业务增减变动情况，再通过整理和汇总等方法，反映会计要素的增减变动及其结果，从而提供各种有用的数据和信息。一、一、会计科目的设置会计科目的设置第一节 会计科目与会计核算流程（二）会计科目表财政部于2006年10月颁布的企业会计准则应用指南，对企业应用的会计科目及其核算内容做出了规定，企业应按规定设置和使用会计科目。同时，企业在不违反会计准则中确认、计量和报告规定的前提下，可以根据实际情况自行增设、分拆、合并某些会计科目。企业会计准则应用指南中规定的会计科目如表2-3所示。
4、一、一、会计科目的设置会计科目的设置第一节 会计科目与会计核算流程（三）会计科目的科目代码一、一、会计科目的设置会计科目的设置1.会计科目表统一规定了会计科目的科目代码总分类科目采取“四位数制”编号：千位数码代表会计科目按会计要素区分的类别，百位数码代表每大类会计科目下的较为详细的类别，十位和个位数码一般代表会计科目的顺序号。为了便于增加和建立某些会计科目，科目编号留有空号，企业不应随意打乱重编。企业在填制会计凭证、登记账簿时，应当填列会计科目的名称，或者同时填列会计科目的名称和编号，不应只填科目编号不填科目名称。2.会计科目的科目代码要讲究科学性会计科目的科目代码一方面要能够起区分会计科目的
5、作用，另一方面要便于专业人员识别和计算机的输入。以千位数码代表会计科目按会计要素区分的类别，一般分为六个数码：“1”为资产类，“2”为负债类，“3”为共同类，“4”为所有者权益类，“5”为成本类，“6”为损益类。3.会计科目的编号在会计制度中有明确的规定在手工系统下，会计人员进行账务处理时，不得只有编号而无会计科目名称。在会计电算化系统中，应按会计制度的规定，在开始时设计“会计科目名称及编号表”，以便对电算化的会计处理进行审查和监督。第一节 会计科目与会计核算流程1.按经济内容分类会计科目按经济内容分类是主要的、基本的分类。制造业的会计科目按其所反映的经济内容，可以划分为六大类：资产类、负债类
6、、共同类、所有者权益类、成本类和损益类，其具体划分可参见会计科目表。二、二、会计科目的分类会计科目的分类第一节 会计科目与会计核算流程2.按提供核算指标的详细程度分类会计科目按提供核算指标的详细程度，可以分为总分类科目和明细分类科目。总分类科目也称总账科目或一级科目，是对会计要素具体内容进行总括分类的科目，它提供总括核算指标，由财政部统一制定颁布。明细分类科目也称明细科目、细目，是对总分类科目进一步分类的科目，它提供明细核算指标。明细分类科目的设置，除制度已有规定外，各单位可根据实际情况和经营管理的需要自行设置。二、二、会计科目的分类会计科目的分类第一节 会计科目与会计核算流程三、三、会计核算
7、流程会计核算流程（一）手工记账的会计核算流程（1）根据原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证。（2）根据收款凭证和付款凭证逐笔登记库存现金日记账和银行存款日记账。（3）根据记账凭证和原始凭证或原始凭证汇总表逐笔登记各种明细账。（4）根据记账凭证逐笔登记总账。（5）月终，将库存现金日记账、银行存款日记账的余额及各种明细账余额的合计数，分别与总账中有关账户的余额核对相符。（6）月终，根据账簿编制会计报表。第一节 会计科目与会计核算流程（二）会计软件记账的会计核算流程目前常用的用友和金蝶等会计软件虽然界面有一定差异，但核算流程都包括系统初始化、日常处理和期末处理，如图2-2所示。三、三、会计核算流程会
8、计核算流程第一节 会计科目与会计核算流程1.系统初始化系统级初始化是设置会计软件所公用的数据、参数和系统公用基础信息，其初始化的内容涉及多个模块的运行，不特定专属于某个模块。系统级初始化内容主要包括以下几点：（1）创建账套并设置相关信息（账套管理）。（2）增加操作员并设置权限（基础设置）。（3）设置系统公用基础信息（基础设置）。三、三、会计核算流程会计核算流程第一节 会计科目与会计核算流程模块级初始化是设置特定模块运行过程中所需要的参数、数据和本模块的基础信息，以保证模块按照企业的要求正常运行。模块级初始化内容主要包括以下几点：（1）设置系统控制参数（基础设置）。（2）设置基础信息（基础设置）
9、。（3）录入初始数据（初始化）。三、三、会计核算流程会计核算流程第一节 会计科目与会计核算流程2.日常处理日常处理是指在每个会计期间内，企业日常运营过程中重复、频繁发生的业务处理过程。日常处理的特点是日常业务频繁发生，需要输入的数据量大；日常业务在每个会计期间内重复发生，所涉及金额不尽相同。三、三、会计核算流程会计核算流程第一节 会计科目与会计核算流程3.期末处理期末处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务。期末处理主要包括成本及费用的计提、分摊，期末结转业务，以及试算平衡、对账和结账等工作。期末处理有较为固定的处理流程，但业务可以由计算机自动完成。三、三、会计核算流程会计核算流程第一节
10、 会计科目与会计核算流程（三）Excel记账的会计核算流程使用Excel进行会计核算时，录入会计凭证形成凭证表后，可通过分类汇总、数据透视表或函数产生相应的日记账、分类账和总账，并通过公式快速生成报表；会计凭证表生成后，可根据需要随时查询相关数据。三、三、会计核算流程会计核算流程第一节 会计科目与会计核算流程利用Excel进行账务处理主要包括以下几个过程（见图2-3）：（1）熟悉经济业务，做好准备工作。这主要包括制作会计科目表及登记期初余额等工作。（2）编制会计凭证表。根据实际发生的经济业务制作会计凭证表。（3）生成科目余额表。利用数据透视表功能或SUMIF函数生成科目汇总表，再形成科目余额表
11、。（4）生成会计报表。根据科目余额表生成资产负债表、利润表和现金流量表等报表。三、三、会计核算流程会计核算流程第一节 会计科目与会计核算流程02第二节会计科目表的建立学习目标010203学会调用“记录单”命令，能够借助“记录单”修改、删除和查询会计科目掌握拆分窗口和冻结窗格的方法学会保护工作表的操作，并在Excel中制作会计科目期初余额表一、新建并打开“大华玩具有限公司”工作簿启动Microsoft Excel 新建一个工作簿，将工作簿命名为“大华玩具有限公司”，将Sheet1重命名为“会计科目表”并保存。第二节 会计科目表的建立1.设计并输入项目名称（1）选中单元格A2输入“科目代码”、单元
12、格B2输入“总账科目”、单元格C2输入“明细科目”。（2）选择A1：C1区域，合并居中，输入“会计科目表”。二、二、设计会计科目表设计会计科目表第二节 会计科目表的建立2.设置记录单Excel 2007及以上版本并没有“数据记录单”选项，需要通过自定义方式将数据列表命令取出后才可以执行。在Excel 2013中，设置记录单的步骤如下：（1）单击“文件”选项卡，再单击“选项”选项打开“Excel选项”对话框，选择“自定义功能区”选项，单击“新建组”按钮，如图2-4所示。（2）在“Excel选项”对话框的“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“所有命令”选项，然后在其下的列表框中选择“记录单”选项
13、，单击“添加”按钮。（3）最后单击“确定”按钮，“记录单”命令添加到Excel 2013的功能区中。二、二、设计会计科目表设计会计科目表第二节 会计科目表的建立1.通过“记录单”命令输入（1）在单元格A3、B3中分别输入“1001”“库存现金”。（2）选中单元格A4，选择“记录单”命令，在弹出的“会计科目表”对话框中有默认的已输入数据（“1001”“库存现金”），直接单击“新建”按钮；然后，在“会计科目表”对话框中输入“1002”“银行存款”，如图2-5所示。三、三、输入会计科目表中的具体数据输入会计科目表中的具体数据第二节 会计科目表的建立2.依次录入其他数据单击“新建”按钮，依次录入所需的
14、科目代码、总账科目和明细科目，结果如图26所示。三、三、输入会计科目表中的具体数据输入会计科目表中的具体数据第二节 会计科目表的建立1.通过“记录单”命令查询会计科目（1）单击会计科目表中任意单元格。（2）选择“记录单”命令打开“会计科目表”对话框。（3）单击“条件”按钮，输入要查询的会计科目，如“银行存款”，如图2-7所示。（4）单击“下一条”命令，即可查询到满足条件的记录。四、四、查询、修改和删除会计科目查询、修改和删除会计科目第二节 会计科目表的建立3.通过“记录单”命令删除会计科目（1）通过查询找到要删除的会计科目记录。（2）单击“删除”按钮。（3）“确定”后再单击“关闭”按钮即可删除
15、该会计科目。2.通过“记录单”命令修改会计科目（1）通过查询找到要修改的会计科目记录。（2）直接修改后单击“关闭”按钮即完成该会计科目的修改操作。四、四、查询、修改和删除会计科目查询、修改和删除会计科目第二节 会计科目表的建立五、五、修饰会计科目表修饰会计科目表1.美化会计科目表（1）调整列宽。鼠标指向列字母交界处，双击，自动调整各列宽度。（2）调整行高。鼠标指向第一、第二行交界处，向下拖动，调整第一行高度。（3）修饰表标题。选中单元格A1，右击鼠标，选择“设置单元格格式”命令，在弹出的对话框中对字体大小、颜色、底纹等进行修饰。（4）添加表格边框。拖动鼠标选择标题下的表格，右击，选择“设置单元
16、格格式”命令，在弹出的对话框中选择“边框”标签，单击“外边框”按钮和“内部”按钮进行设置，如图2-8所示。单击“确定”按钮，得到修饰后的表格，如图2-9所示。第二节 会计科目表的建立2.拆分窗口为了有效利用屏幕空间，Excel提供了拆分工作表窗口的功能。拆分工作表窗口是把工作表当前活动的窗口拆分成若干窗格，可以在一个文档窗口中查看工作表不同部分内容，具体操作如下：（1）选中分隔处的单元格A3。（2）在功能区选择“视图”选项卡，单击“窗口”选项组中的“拆分”按钮，如图2-10所示，即可将前两行的标题和表头部分与下面的各会计科目分割开来。（3）如果要取消拆分，可再单击“拆分”按钮或者在分割条的交点
17、处双击。五、五、修饰会计科目表修饰会计科目表第二节 会计科目表的建立3.冻结窗格为便于随时看到表格标题和表头，可使用Excel的冻结功能固定表格标题和表头位置，具体操作如下：（1）选中作为冻结点的单元格A3。（2）在功能区选择“视图”选项卡，单击“窗口”选项组中“冻结窗格”下拉按钮中的“冻结拆分窗格”按钮，如图2-11所示。（3）通过上述操作，即可将前两行的标题和表头部分固定下来，鼠标向下滚动查看时一直会显示。（4）取消冻结。在“窗口”选项组中单击“冻结窗格”下拉按钮中的“取消冻结窗格”按钮，即可取消冻结。五、五、修饰会计科目表修饰会计科目表第二节 会计科目表的建立1.保护工作表为了防止修改已
18、经完成的工作表，可通过以下操作对工作表进行保护：（1）单击“审阅”选项卡“更改”选项组中的“保护工作表”按钮，打开“保护工作表”对话框。（2）在该对话框中输入密码（密码可以是字母、数字和符号，字母要区分大小写，长度不超过255字符），单击“确定”按钮。（3）在弹出的“确认密码”对话框中，再次输入密码后单击“确定”按钮。（4）取消保护。单击“审阅”选项卡“更改”选项组中的“取消工作表保护”按钮，在弹出的“取消工作表保护”对话框中输入正确的密码，单击“确定”即可。2.保护工作簿选择“审阅更改保护工作簿”命令，其他步骤可参考上述保护工作表的方法进行操作。六、六、保护工作表和工作簿保护工作表和工作簿第
19、二节 会计科目表的建立03第三节期初余额的录入和试算平衡学习目标010203学会使用SUM函数进行汇总能准确运用IF函数会制作期初余额表1.在工作簿中新建“期初余额表”（1）打开本章第二节中新建的“大华玩具有限公司”工作簿。（2）直接单击工作表区域下方工作表标签Sheet1（已重命名为“会计科目表”）右侧的“新工作表”按钮，将新工作表重命名为“期初余额表”。一、一、录入期初余额录入期初余额第三节 期初余额的录入和试算平衡2.设计“期初余额表”（1）在“期初余额表”工作表中选中单元格A1，并输入“期初余额表”。（2）选中单元格A2、B2、C2、D2、E2、F2、G2，并分别输入“科目代码”“总账
20、科目”“明细科目”“单位”“数量”“单价”“期初余额”。（3）选中单元格G3、I3，分别输入“借方余额”“贷方余额”。（4）选中单元格G4、H4、I4、J4，分别输入“总账余额”“明细账余额”“总账余额”“明细账余额”。结果如图2-13所示。一、一、录入期初余额录入期初余额第三节 期初余额的录入和试算平衡3.修饰“期初余额表”（1）对表头内容合并居中并调整行高。选择A1：J1区域，单击“开始”选项卡中“对齐方式”选项组中的“合并后居中”按钮，如图2-14所示。（2）鼠标指向行序号1、2之间，出现时向下拖动，增加第一行高度。（3）选择A2：A4、B2：B4、C2：C4、D2：D4、E2：E4、F
21、2：F4等区域后单击“合并后居中”按钮。（4）选中合并后居中的单元格A2，单击“开始”选项卡中“对齐方式”选项组中“垂直居中”按钮。（5）对合并后居中的单元格B2、C2、D2、E2、F2按上述步骤垂直居中。结果如图2-15所示。一、一、录入期初余额录入期初余额第三节 期初余额的录入和试算平衡4.复制“会计科目表”中的数据（1）单击“会计科目表”工作表标签，切换到“会计科目表”工作表。（2）拖动鼠标选中A3：C80区域后复制。（3）单击“期初余额表”工作表标签，切换到“期初余额表”工作表。（4）在单元格A5处选择性粘贴。一、一、录入期初余额录入期初余额第三节 期初余额的录入和试算平衡5.拆分窗口
22、、冻结窗格（1）单击单元格A5。（2）功能区切换到“视图”选项卡。（3）单击“窗口”选项组的“拆分”按钮，然后在“冻结窗格”下拉按钮中选择“冻结折分窗格”。（4）冻结拆分窗格后结果如图2-16所示。一、一、录入期初余额录入期初余额第三节 期初余额的录入和试算平衡6.设置数字区域为“会计专用”（1）选择E列至J列。（2）右击后，选择“设置单元格格式”命令，如图2-17所示。（3）在弹出的“设置单元格格式”对话框中选择“数字”标签下的“会计专用”命令。（4）小数位数设为“2”，货币符号选“无”后确定，如图2-18所示。一、一、录入期初余额录入期初余额第三节 期初余额的录入和试算平衡1.设计合计所在
23、行（1）选择A83：F83区域。（2）单击“合并后居中”按钮。（3）输入“合计”。二、二、期初余额试算平衡期初余额试算平衡第三节 期初余额的录入和试算平衡2.自动求和（1）拖动选择G5：G82区域，单击“开始”选项卡功能区的自动求和按钮，如图2-20所示。（2）按照上述方法依次求出H、I、J列的合计数。二、二、期初余额试算平衡期初余额试算平衡第三节 期初余额的录入和试算平衡3.自动提示试算平衡结果（1）分别选择“A84：F84”“A85：F85”“G84：J84”“G85：J85”四个区域后单击“合并后居中”按钮。（2）在“A84：F84”“A85：F85”区域分别输入“总账试算结果”“明细账
24、试算结果”。（3）选中单元格G84，输入公式“=IF(G83=I83,试算平衡,试算不平衡)”。（4）选中单元格G85，输入公式“=IF(H83=J83,试算平衡,试算不平衡)”，回车后结果如图2-21所示。二、二、期初余额试算平衡期初余额试算平衡第三节 期初余额的录入和试算平衡1.调整列宽、行高（1）调整列宽。鼠标指向各列字母交界处双击即可。（2）调整行高。鼠标指向行序号交界处拖动调整各行的高度，并将第一行字体加大加粗。2.加内外边框（1）拖动鼠标选择A2：J85区域。（2）右击选择“设置单元格格式”命令。（3）在“设置单元格格式”对话框中选择“边框”标签，单击内外边框按钮。三、三、进一步美化试算平衡表进一步美化试算平衡表第三节 期初余额的录入和试算平衡3.加底纹填充区分（1）按住Ctrl键，同时选择总账科目借方G列和贷方I列，右击选择填充颜色按钮，选择添加一种底纹颜色。（2）按住Ctrl键，同时选择明细科目借方H列和贷方J列，右击选择填充颜色按钮，选择添加另一种底纹颜色。结果如图2-22所示。（3）将暂时不需用的行列隐藏后得到期初余额表，如图2-23所示。三、三、进一步美化试算平衡表进一步美化试算平衡表第三节 期初余额的录入和试算平衡谢谢观看