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1、总总 账账 系系 统统 V861 T2第1页/共45页授课安排：授课安排：第一部分:系统管理第二部分：总账日常操作第三部分:转帐及结帐上课时间：第2页/共45页使用前：使用前：我们要安排几种角色我们要安排几种角色,包括：系统管理员（负包括：系统管理员（负责对整个运行系统进行维护，管理）、账套主责对整个运行系统进行维护，管理）、账套主管（对一套账的整个账务处理负责，即该套账管（对一套账的整个账务处理负责，即该套账的主管会计）、审核、出纳等的主管会计）、审核、出纳等 我们要先对软件有一个总体认识我们要先对软件有一个总体认识，了解各系，了解各系统间数据关系，熟练掌握所用模块的基本操作统间数据关系，熟
2、练掌握所用模块的基本操作第3页/共45页总账与其它系统接口：总账与其它系统接口：总账系统属于财务管理系统的一部分，既可独立运行，也可同其他系统协同运转。与应收、应付系统、固定资产系统，薪资管理系统、成本管理系统、项目管理系统、网上银行、报账中心接口：接收其他系统生成的凭证。与UFO报表系统、合并报表、管理驾驶舱、专家财务分析、数据分析等系统的接口：提供财务数据生成财务报表及其他财务分析表。第4页/共45页总账系统功能：第5页/共45页总账操作基本流程：第6页/共45页总账操作基本流程：总账操作基本流程：一、启用总账模块：基本信息系统启用(只对所 购买模块启用)二、系统初始化设置：部门档案、客商
3、资料、会计科目设置、结算方式录入、期初余额录入三、日常处理：凭证制单、审核、记帐四、期末处理：转帐、结帐第7页/共45页第一次使用总账系统：1 以Admin身份进入2 操作员编号，姓名。3 帐套名称，启用时间，企业类别。4 帐套主管，权限，角色。第8页/共45页想一想：想一想：问题问题1 1：为什么建账套时，点：为什么建账套时，点“下一步下一步”没有反映？没有反映？新建账套的号码与已经存在的账套号重复。问题问题2 2：启用总账时，为什么看不到建立的操作员？：启用总账时，为什么看不到建立的操作员？授权时，是否先选择了账套，再选择操作员，然后才做 的授权操作,受权操作是否有总账的权限。问题问题3
4、3：第9页/共45页一：基本信息设置一：基本信息设置 会计科目：增加科目的明细科目和设置辅助核算 外币设置：设置外币和汇率 凭证类别：选择凭证类别 收付结算：财务结算方式的设置第10页/共45页一：基本信息设置一：基本信息设置v分类标准：根据本单位的具体情况进行划分，无统一的标准。v分类编码必须唯一v可以是汉字或英文字母，不能为空新增的分类的分类编码必须与编码原则中设定的编码级次结构相符v分类必须逐级增加。除了一级分类之外，新增的分类的分类编码必须有上级分类编码。v只能修改类别名称，类别编码不可修改。v已被其他基础档案调用的不可删除。第11页/共45页一：基本信息设置一：基本信息设置1、会计科
5、目：会计科目：在企业原有的会计科目基础上，应对以往的一些科目结构进行调整。对企业中往来单位、个人、部门、项目等的核算可通过设置为相应的辅助核算进行管理。总账系统中一共可设置十种辅助核算：包括部门、个人、客户、供应商、项目五种辅助核算以及部门客户、部门供应商、客户项目、供应商项目、部门项目及个人项目六种组合辅助核算。2 2、辅助核算目录：、辅助核算目录：科目设置成辅助核算后，还应设置相应的目录或档案。3 3、自定义项（可选择使用）：、自定义项（可选择使用）：在使用科目进行制单时，如果还有一些辅助信息希望能够灵活自由的录入，就是单据自定义项。4 4、外币设置：、外币设置：企业有外币业务，还应进行外
6、币及汇率的设置。如果使用当日汇率，则应将其输入到浮动汇率中，若使用月初汇率，则应将其输入到固定汇率中。第12页/共45页一：基本信息设置一：基本信息设置5 5、期初余额：、期初余额：在开始使用时，应先将各账户的此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚。若有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额。6 6、结算方式：、结算方式：常用的收付款结算方式，如支票、商业汇票、银行本票等。7 7、银行对账期初（可选择使用）：、银行对账期初（可选择使用）：如果要使用系统提供的银行对账功能，应先对银行日记账与银行对账单进行勾对，计算出最新余额调节表，并将尚未勾对的银行日记账与银行对账单整理出来，以便录入
7、银行对账期初。8 8、凭证类别：、凭证类别：在开始日常业务处理前，应在系统中设置凭证类别，可根据需要进行。第13页/共45页想一想：想一想：问题问题1 1：为什么不能增加明细科目？：为什么不能增加明细科目？1）在建账过程中，没有在“分类编码方案”中 设置科目级次 2）明细科目的编码原则不符合在“分类编码方 案”中设置的原则问题问题2 2：什么是指定科目？：什么是指定科目？即把现金指定为现金总账科目，银行存款指定为银行存款总账科目。如需使用现金流量表，还要指定现金流量科目第14页/共45页1.期初余额：建账月份的月初余额 年初建账 年初余额=期初余额 年中建账 年初余额+累计借方-累计贷方=期初
8、余额=月初余额 2.录入余额时注意科目所在行的不同颜色显示 白色：表示末级科目，可直接录入余额 灰色：表示非末级科目，不必输入余额，由明细科目录入后自动累加 黄色：表示科目挂了辅助核算，双击单元格进入明细余额的录入二：期初及选项二：期初及选项-期初期初第15页/共45页注意事项注意事项1 1、有辅助核算的会计科目：1）必须先在会计科目设置中设置辅助核算；2）期初余额在辅助项中录入，累计额直接录入；2 2、数量、外币核算科目：1）必须先录入本币余额，再录入数量、外币；2）外币金额不能根据汇率自动计算，必须手工录入；3 3、红字余额，用负数录入；4 4、调整余额方向时，只能调整一级科目，且本科目或
9、其 下级科目尚未录入期初余额；5 5、录入期初余额后，必须先试算(手工试算年初)，再对账；6 6、期初余额试算不平衡，不能记账；7 7、已经记过账，则不能再录入、修改期初余额。第16页/共45页想一想：想一想：问题问题1 1 如果是如果是6 6月份建账，还需要把月份建账，还需要把6 6月份月份 以前的业务逐笔录入吗？以前的业务逐笔录入吗？答：不需要，只要把1-6月份的累计发生 额录入借贷方累计栏即可。问题问题2 2 为什么录入外币金额，不能自动算为什么录入外币金额，不能自动算 出本币金额？出本币金额？答：期初余额是应该是采用上个月底的汇率 计算的，而计算机中没有上个月的汇率 设置，所以只能通过
10、手工录入。第17页/共45页想一想：想一想：问题问题3 3 如果应收账款出现贷方余额，是不是应如果应收账款出现贷方余额，是不是应 该把应收账款的方向改为贷方，然后录入？该把应收账款的方向改为贷方，然后录入？答：科目的方向是以性质为标准的，而不应该以 余额方向为标准，出现这种情况时，应收账款的方向还是借方，但录入余额时，要用负数。问题问题4 4 进项税是借方余额，应交税金是进项税是借方余额，应交税金是 贷方余额，那么应该怎样设置？贷方余额，那么应该怎样设置？答：调整方向时，必须以一级科目为标准，应交税金的性质是贷方，所以进项税也应该 是贷方，但金额以负数录入。第18页/共45页二：期初及选项二：
11、期初及选项-选项选项第19页/共45页根据企业具体情况根据企业具体情况选择总账处理流程选择总账处理流程对于财务核算简单的企业经济业务比较简单的小型企业，可以只使用总账系统，按照制单审核记账查账结账的业务流程进行业务处理。对于财务核算较复杂的企业企业核算业务较复杂，可以使用各种辅助核算进行管理。可选择出纳签字，金额权限控制，预算控制等。第20页/共45页l对于往来业务较多的企业总账+往来模式u能查询供应商往来和客户往来辅助账。u可以录入客户（供应商）辅助核算科目的期初辅助数据；制单时，可以使用客户（供应商）辅助核算科目；u月末结账时，不必判断应收（应付）系统是否已经结账；u应收（应付）系统只有科
12、目设置、制单、凭证查询等功能。总账+应收（应付）模式u客户（供应商）往来核算科目为应收（应付）受控科目。u期初余额录入时，客户（供应商）辅助核算的科目录入期初辅助数据。u制单时，不能使用客户（供应商）辅助核算科目。u月末结账时，要判断应收（应付）系统是否已经结账。u应收（应付）系统可以执行单据录入、核销、制单、查询等功能。根据企业具体情况根据企业具体情况选择总账处理流程选择总账处理流程第21页/共45页三：日常业务处理三：日常业务处理-制单制单填制凭证出纳签字主管签字主管审核 记账转帐结帐无先后顺序审核与制单不能为同一个操作 员转帐之后的凭证需要审核和记帐第22页/共45页在系统编号时：凭证一
13、旦保存，其凭证类别、凭证编号将不能再修改；在手工编号时：凭证一旦保存，其凭证类别不能再修改、凭证编号可修改。凭证是本总账处理的起点，也是所有查询数据的最主要的一个来源。日常业务处理首先从填制凭证开始。三：日常业务处理三：日常业务处理-制单制单第23页/共45页凭证快速录入技巧：凭证快速录入技巧：快捷键：F5 增加凭证 F4 调用常用凭证 F6 保存凭证 F2 参照 F11 原币,汇率,本币换算 空格空格：自动计算借贷方差额，“=”：借贷平衡 “-”：红蓝字切换 CTRL+L：只显示凭证金额栏的千位线三：日常业务处理三：日常业务处理-制单制单第24页/共45页1.必须先作废，再删除2.整理凭证就
14、是将作废的凭证删除3.是否整理凭证断号三：日常业务处理-删除凭证第25页/共45页问题1 为什么修改辅助核算项时，只有已存在的 辅助项内容，其他的项目看不到？答：先将原来的辅助核算项删除，再进行参照，就可以全部看见了。想一想：问题2 为什么不能修改凭证？答：已做“出纳签字”或“审核”的凭证，是不能修改的。第26页/共45页日常业务处理日常业务处理-出纳签出纳签字字 出纳凭证出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可通过本功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再
15、核对。已签字的凭证，不能被修改、删除，只能取消签字才能进行。取消签字只能由出纳人自己进行。企业可根据实际需要决定是否要对出纳凭证进行出纳签字管理，若不需要此功能，可在选项中取消出纳凭证必须经由出纳签字的设置。第27页/共45页日常业务处理日常业务处理-审核凭审核凭证证审核凭证审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等、审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。只有审核权的人才能使用本功能。审核人和制单人不能是同一个人。取消审核只能由审核人自己进行。凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后
16、才可以进行修改或删除。第28页/共45页想一想想一想:问题问题1 1 为什么在出纳签字时，提示为什么在出纳签字时，提示“没有符合条没有符合条 件的凭证件的凭证”？答:有两种情况：1）没有做指定科目；2）没有涉及现金、或银行存款的会计科目。问题2 在进行出纳签字、或凭证审核时，出现 的制单人、出纳、审核人如何选择？答：这是个查询的界面，在录入后，只把符合条件 的凭证选择出来。建议：除了选择月份外，其他的不要进行任何选择。第29页/共45页日常业务处理日常业务处理-凭证记账凭证记账 凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。记账过程采用向导方式，使记账
17、过程更加明确。1.记账向导一记账向导一：列示各期间的未记账凭证清单和其中的空号与已审核凭证编号2.记账向导二：记账向导二：显示记账报告，是经过合法性检验后的提示信息，例如此次要记账的凭证中，有些凭证没有审核或未经出纳签字，属于不能记账的凭证，根据提示修改后再记账。3.记账向导三：记账向导三：确认无误后，单击记账按钮，系统开始登录有关的总账和明细账第30页/共45页日常业务处理日常业务处理-凭证记账凭证记账恢复记账前状态：1.在期末对账界面，按下Ctrl+H键，激活【凭证】菜单中的【恢复记账前状态】功能 2.选择恢复方式第31页/共45页日常业务处理日常业务处理-凭证记账凭证记账1、自动登记总账
18、、明细账和所有辅助核算账 2、作废凭证如果不删除，则也应执行记账3、一个月内可执行多次记账工作注：不能记账处理原因：1）如为第一次执行记账，则一般原因为期初余额试算不平；2）上月末结账。3）未审核、未经出纳签字的凭证不能记账；第32页/共45页问题3 为什么不能记账？想一想:答：1）如果是第一次记账，但期初余额试算不平，则不能记账；2）上月末结账，本月不能记账。第33页/共45页日常业务处理日常业务处理-帐簿查询帐簿查询总账总账,明细账明细账,余额表余额表,多栏账多栏账,客商往来账客商往来账,账龄分析账龄分析,个人个人,部门部门,项目帐簿项目帐簿日记帐日记帐 第34页/共45页想一想想一想:问
19、题问题1 1 为什么不能在账薄中查看现金和银行存款明细账？为什么不能在账薄中查看现金和银行存款明细账？答:现金、银行存款科目的查询，需要 在出纳菜单下。第35页/共45页期末业务处理期末业务处理-转帐转帐转帐定义：转帐定义：转帐生成：转帐生成：第36页/共45页期末业务处理期末业务处理-转帐转帐自动转账：A：为了保证转账数据正确，在执行自动转账凭证生成前，必须保证所有相关的日常凭证均已记账；B：在汇兑损益生成前，应先录入月末调整汇率，再执行转账凭证生成C：转帐之后的凭证需审核和记帐第37页/共45页期间损益结转期间损益结转-注意事项注意事项事项一：先要进行转账定义后才能进行期间损益结转的凭证生
20、成事项二：执行转账生成操作前要求经济业务发生的凭证都要审核、记账处理.事项三：转帐生成的新凭证要进行后续处理（凭证审核、记账）事项四：如果第一个月进行期间损益的转账定义，以后月份又新增了损益类明细科目，应重新进行转账定义（先清除本年利润科目确定再重新输入本年利润的科目编码)第38页/共45页想一想想一想:问题问题1 1 汇兑损益凭证可以手工填制吗？汇兑损益凭证可以手工填制吗？答:现金、银行存款科目的查询，需要 在出纳菜单下。问题问题2 2 能否能否在期间损益结转时，把收入、在期间损益结转时，把收入、支出各做一张凭证。支出各做一张凭证。答：在类型处选择“收入”，全选后确认；再在类型处选择“支出”
21、，全选后确认。第39页/共45页期末业务处理-结帐 在手工会计处理中，都有结账的过程，在计算机会计处理中也应有这一过程，以符合会计制度的要求，总账系统月底需进行【结账】操作。第40页/共45页期末业务处理期末业务处理-结帐结帐1)本月有未审核凭证不能结帐2)本月有未记账凭证不能结账（作废凭证未记账也不能结账）3)上月未结账本月不能结账4)总账系统与其他系统对账不一致，不能结账5)其他子系统本月未结账第41页/共45页逆向操作：取消结帐 取消记帐取消审核取消出纳签字修改或删除凭证第42页/共45页取消结帐：1、只能取消最后一个结帐月份；2、以下步骤只能由账套主管执行；3、操作过程：1）期末-结帐 2）选择最后一个结帐月份；3）CTRL+SHIFT+F6。逆向操作第43页/共45页第44页/共45页感谢您的观看！第45页/共45页