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1、总账总账系统初始化业务处理流程账簿管理期末处理第1页/共23页总账系统初始化初始设置：在基础信息“财务”中进行设置会计科目凭证类别项目目录外币种类第2页/共23页总账系统初始化期初余额启用总账时，首先就是把手工账下的“期末余额”录入到软件中，作为软件的“期初余额”。如果是刚刚成立的公司，则不存在“期初余额”的录入问题。操作步骤：打开期初余额：总账设置期初余额在末级科目录入期初金额，累计发生第3页/共23页业务处理填制凭证提示：填制凭证前，要先设置“凭证类别”。此操作已在基础信息财务凭证类别处做了设置。步骤：用鼠标单击菜单【凭证】下的【填制凭证】，屏幕显示凭证画面用鼠标单击增加按钮或按F5键，增
2、加一张新凭证，这时光标定位在凭证类别上第4页/共23页填制凭证举例：例子：凭证类别为“收付转”分类方式，现金提取500元。摘要“现金提取”，借方“现金”科目500元，贷方“银行存款中国银行”科目500元。在总账中增加该凭证，并把“现金提取”作为“常用摘要”第5页/共23页现金提取凭证保存后凭证下方显示制单人第6页/共23页出纳签字公司一般都设置一个出纳人员，来负责“现金”和“银行存款”的收发统计。所有涉及到“现金”和“银行存款”科目的凭证一般要由出纳签字，借以登记“现金日记账”和“银行存款日记账”。步骤：点击总账-凭证-出纳签字选择查询条件双击凭证点击签字第7页/共23页出纳签字后凭证下方出纳
3、处显示出纳名称第8页/共23页审核凭证审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等、审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核，只有审核权的人才能使用本功能。步骤：点击总账-凭证-审核凭证选择查询条件打开凭证点击审核注意：审核人和制单人不能是同一人第9页/共23页凭证审核后凭证下方显示审核人名称第10页/共23页凭证查询步骤：总账凭证查询凭证选择查询条件 确认。如果这里的查询条件不完整，可以点击“辅助条件”进行条件过滤。第11页/共23页记账和反记账步骤：更换操作员为记账人进入总账凭证记账选择记账范围或下
4、一步记账账套启用月系统将自动试算期初余额是否平衡若平衡确定系统开始记账（把凭证上的数据登记到到总账、明细账、日记账等账簿中。注意：A、如果在总账的设置选项中，选择“出纳凭证必须经由出纳签字”，则出纳凭证没签字的时候，不允许记账。B、如果在总账的设置选项中，选择“未审核的凭证允许记账”，则凭证没审核，也允许记账。C、上月未结账本月不能记账。D、启用月的期初余额试算不平衡不能记账。E、凭证记账后，在填制凭证中看不到凭证了。即记账后的凭证只能在“查询凭证”中看到。如果记完账，发现凭证有错误，则需要取消记账取消记账。总账期末对账打开对账窗口Ctrl+HCtrl+H系统提示“恢复记账前状态被激活”确定退
5、出对账窗口总账桌面凭证恢复记账前状态恢复最近一次记账前状态或恢复某月初记账前状态确定录入账套主管密码确定第12页/共23页月末转账系统提供了六种月末转账凭证的类型。我们这里仅以“损益结转”为例做一下说明。何谓“期间损益结转”：在企业的经营活动中，每月会产生收入，也会发生费用。收入-费用=利润（即损益表的内容）。那账务上就要有个科目体现出每月的利润和“累计利润”，这个科目就是“本年利润”。月末把收入类科目和费用类科目（合称损益类科目）的发生数转入到“本年利润”的过程就是“期间损益结转”。第13页/共23页期间损益结转步骤1：定义“损益结转”：总账期末转账定义期间损益，进入“期间损益结转设置”界面
6、。录入“本年利润”科目确定则所有损益类科目后都带出“本年利润”科目编码和名称。第14页/共23页期间损益结转步骤2：月末生成“期间损益结转”凭证：总账期末转账生成期间损益选择月份和结转的科目（一般全选），生成转账凭证。（如果之前的凭证没有记账，可以选择“包含未记账凭证）注意：1、定义是只用设置一次，每月生成即可；2、如果损益类科目本月有新增的明细科目，则需要重新设置。否则期间损益结转时，新增明细科目的数据转不出来。假定原来定义期间损益结账时，主营业务收入5101科目只有510101一个明细科目，如本月新增“510102”科目，则进入设置界面没有显示“3131本年利润”科目，则结转的时候，也转不
7、到“本年利润”中，对应的在“损益科目编码”栏中输入“3131”即可。第15页/共23页账表查询可以随时查看总账中的和辅助模块的账表数据，如余额表、总账、明细账。选择的时候可以“包含未记账凭证”。如果为了“出纳签字”，把“现金”指定为“现金总账科目”，把“银行存款”设置成了“银行总账科目”，则现金日记账和银行存款日记账总能到“现金管理”模块查询。不能在总账中查询。如果没有指定的话，直接通过明细账查询。支持金额式、数量金额式、外币金额式、外币数量式账页格式的查询。在查询的时候，通过账页格式下拉框，选择合适的账页格式查看。多栏账查询只能对有明细科目的科目进行定义和查询1、刻意选中某条记录，联查凭证，
8、也可以联查总账。第16页/共23页数量金额式账页格式1如把“原材料-主要材料”科目设置“数量金额式”，设置核算单位：吨第17页/共23页数量金额式账页格式2 填制凭证，如采购入库10吨，单价20元。原材料-主要材料金额200元，贷方现金200元，凭证保存后。第18页/共23页数量金额式账页格式3查询账表。默认的是“金额式”账页格式，选择“数量金额式”账页格式第19页/共23页多栏账查询举例1 查询多栏账 1、定义多栏账：总账账簿查询多栏账增加多栏账定义窗口选择核算科目自动编制带出该科目下的所有明细科目，双击“分析方式”选择“余额”点击“确定”所有的分析方式都变为“余额”。假定填制下列凭证借：物
9、资采购 100 借：现金 234 应交税金应交增值税进项税额 17 贷：主营业务收入 200 贷：银行存款中国银行 117 应交税金应交增值税销项税额 34第20页/共23页多栏账查询举例2分析方式：若选按金额分析，则系统只输出其分析方向上的发生额；若选按余额分析，则系统对其分析方向上的发生额按正数输出，其相反发生额按负数输出。如：应交税金科目为贷方分析，若选择金额方式，系统只输出其贷方发生额；若选择余额方式，系统将其借方发生额按负数输出，其贷方发生额按正数输出2、查询多栏账：定义完成后“确定”，在多栏账界面，选择“应付账款多栏账”，点击“”查询“(包含未记账凭证）。若选择按照金额分析，则进项
10、税额栏不会显示数据第21页/共23页结账和反结账步骤：总账期末结账选择结账月份对账系统自动进行账账核对对账完毕下一步查看结账报告下一步系统提示“通过月度工作检查”结账注意：A、已结账月份不能再填制凭证B、总账和明细账对账不平，不允许结账；总账和辅助账对账不平，允许结账。C、还有未记账凭证则不能结账D、其他系统（工资、固定资产、业务通、核算）匀己结账，总账才能结账。E、如果提示“为通过工作检查，不能结账”，要查看“上一步”，检查工作报告是否存在B、C、D的情况。取消结账：期末一结账一选择最后结账月份一Ctrl+Shift+F6Ctrl+Shift+F6一录入账套主管密码一确定 注：取消结账对新的月份的凭证没有影响。如取消4月份结账，5月份凭证还存在。这与工资、固定资产模块不同。第22页/共23页谢谢大家观赏！第23页/共23页