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1、第第3章章 总账管理总账管理3.1 系统概述3.2 总账管理系统初始设置3.3 总账管理系统日常业务处理3.4 总账管理系统期末处理总账管理总账管理-系统概述系统概述l地位l会计信息系统的核心子系统会计信息系统的核心子系统l功能l初始设置初始设置l凭证管理凭证管理l出纳管理出纳管理l账簿管理账簿管理l辅助核算管理辅助核算管理l月末处理月末处理总账管理总账管理-数据关系数据关系l总账管理系统与其他系统的数据关系薪资管理薪资管理固定资产固定资产资金管理资金管理应收应付应收应付记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证总总 账账存货核算存货核算成本管理成本管理记账凭证记账凭证记
2、账凭证记账凭证其他费用其他费用 账证账证余额表余额表决策支持决策支持会计报表会计报表财务分析财务分析总账管理总账管理-业务处理流程业务处理流程l总账管理系统的应用流程总账日常业务处理总账日常业务处理框中所包含的框中所包含的项目已经在企项目已经在企业应用平台中业应用平台中设置完成设置完成总账管理总账管理-业务处理流程业务处理流程l总账管理系统的应用流程总账期末处理总账期末处理总账初始化总账初始化总账管理总账管理-业务处理流程业务处理流程l总账管理系统的应用流程开始下月业务开始下月业务总账日常业务处理总账日常业务处理总账管理总账管理-初始设置初始设置l控制参数设置l必要性l为了最大范围地满足不同企
3、业用户的信息化应用需求，总账作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合个性特点的应用模式。 l软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程。 l参数分类l凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、其他l选项设置-凭证总账管理总账管理- -初始设置初始设置总账管理总账管理- -初始设置初始设置l选项设置-凭证l制单控制l制单序时控制：该类凭证最后一张凭证日期=凭证日期=系统日期l支票控制两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方式设置了票据管理达成目的：对录入的支
4、票号提供登记或报销的功能l赤字控制控制对象：资金及往来科目或全部科目达成目的：填制凭证时，相关科目的最新余额出现负数时，系统给予提示l可以使用应收受控科目即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单总账管理总账管理- -初始设置初始设置l选项设置-凭证l凭证控制l现金流量科目必录现金流量项目填制凭证时使用了“在指定科目中被指定为现金流量的科目”系统要求指定现金流量项目及金额l自动填补凭证断号新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的凭证号l凭证录入时结算方式及票据号必录在填制凭证时如果使用了银行科目，则必须录入结算方式及票据号。 总账管理总账管理- -初始设置初始设置l选项设置-凭证
5、打印l合并凭证显示、打印l选择此项，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并显示，在明细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。凭证录入时结算方式及票据号必录l打印凭证页脚姓名l决定在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。总账管理总账管理- -初始设置初始设置l选项设置-权限l制单权限控制到科目l单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可以使用的科目为费用类科目和现金科目l制单权限控制到凭证类别 l限制某个操作员只能填制某个类别的凭证l操作员进行金额权限控制 l系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的
6、控制，例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。总账管理总账管理- -初始设置初始设置l选项设置-权限l凭证审核控制到操作员 l如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人填制的凭证，则应选择该选项。l出纳凭证必须经由出纳签字 l出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付的业务是企业需要重点关注的业务，如果选择该项，凭证处理流程为：填制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。l凭证必须经由主管会计签字 l如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据，则应选中该项。l允
7、许修改、作废他人填制的凭证 l如果制单人填制的凭证有误，该选项决定其他人员如审核人员发现凭证有误时是否允许修改或作废。 总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案设置-财务信息会计科目会计科目设置企业核算的科目目录设置企业核算的科目目录先设置科目编码方案先设置科目编码方案及外币及外币总账、工资、总账、工资、固定资产、应固定资产、应收、应付收、应付凭证类别凭证类别设置企业核算的凭证类型设置企业核算的凭证类型 总账、工资、总账、工资、固定资产、应固定资产、应收、应付收、应付外币外币设置企业用到的外币种类设置企业用到的外币种类及汇率及汇率 所有子系统所有子系统项目目录项目目录设置企业需要对其进行核
8、设置企业需要对其进行核算和管理的对象、目录算和管理的对象、目录可将存货、成本对象、可将存货、成本对象、现金流量直接作为核现金流量直接作为核算的项目目录算的项目目录所有子系统所有子系统总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-外币2。选择固定汇率，输入汇率1。输入外币基本信息，确认总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-凭证类型类别字类别字类别名称类别名称限制类型限制类型限制科目限制科目备注备注收收收款凭证收款凭证借方必有借方必有1001,1002设定限制类型和限制科设定限制类型和限制科目的含义在于可以让计目的含义在于可以让计算机自动判断用户输入算机自动判断用户输入
9、的内容是否与选择的凭的内容是否与选择的凭证类别相符。证类别相符。付付付款凭证付款凭证贷方必有贷方必有1001,1002转转转账凭证转账凭证凭证必无凭证必无1001,1002填制凭证时选择错误的凭证类型系统弹出相应的提示信息l会计科目体系设计的原则总账管理总账管理-初始设置初始设置管理费用明细表管理费用明细表部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费 1010项项合计合计企管办 财务部 采购部 销售部 生产部 10个 合计 l会计科目-满足报表的编制要求总账管理总账管理-初始设置初始设置管理费用明细表管理费用明细表部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费总经理办 财
10、务部 人事部 采购部 销售部 10个 合计 管理费用明细表管理费用明细表-手工账科目设计及报表生成手工账科目设计及报表生成总账管理总账管理-初始设置初始设置管理费用明细表管理费用明细表部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费企管办 财务部 采购部 销售部 生产部 10个 合计 管理费用明细表管理费用明细表-计算机账科目设计及报表生成计算机账科目设计及报表生成总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-新增会计科目总账管理总账管理-初始设置初始设置总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-指定会计科目只有指定了“现金总账科目”和“银行总账科目”，才能进行
11、出纳签字，查询现金日记账和银行日记账。总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-项目目录l增加项目大类总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-项目目录l定义项目级次总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-项目目录l选择项目核算科目总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-项目目录l进行项目分类定义总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-项目目录l增加项目档案l基础档案设置-收付结算结算方结算方式式资金收付业务中用资金收付业务中用到的结算方式。到的结算方式。 总账、应收、总账、应收、应付应付付款条付款条件件设置企业与往来
12、单设置企业与往来单位协议规定的收、位协议规定的收、付款折扣优惠方法付款折扣优惠方法 应收、应付应收、应付开户银开户银行行设置企业在收付结设置企业在收付结算中对应的开户银算中对应的开户银行信息行信息 应收、应付应收、应付总账管理总账管理-初始设置初始设置总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-收付结算-结算方式在填制凭证时，使用设置了“票据管理”的结算方式时，系统要求登记支票登记簿（未事先登记）或支票报销功能（前面已登记）总账管理总账管理-初始设置初始设置l数据权限设置-数据权限控制设置选择对“部门”进行数据权限控制总账管理总账管理-初始设置初始设置l数据权限设置设置用户“田晓宾”可以
13、对“销售一部”的数据进行“查询和录入”总账管理总账管理- -初始设置初始设置l准备期初数据l为什么？l很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信息管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目前为止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期初数据，才能保持业务的完整性。总账管理总账管理- -初始设置初始设置l总账期初余额准备l准备总账各科目的期初数据l年初建账准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选择2007年1月启用总账系统，则只需要整理该企业2006年12月末各账户的期末余额作为2007年1月初的期初余额，因为本年没有累
14、计数据发生，因此月初余额同时也是2007年年初余额。l年中建账准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生数据。例如，某企业2006年8月开始启用总账系统，那么，应将该企业2006年7月末各科目的期末余额及1-7月的累计发生额整理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额。总账管理总账管理- -初始设置初始设置l总账期初余额准备l准备辅助账各科目的期初数据l如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助项目的期初余额。l如何准备？l应收账款按客户整理l应付账款按供应商整理l个人往来按职员整理总账管理
15、总账管理-初始设置初始设置l总账期初余额录入l末级科目的余额可以直接输入。l非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。l科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。l科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接输入。总账管理总账管理-初始设置初始设置l总账与辅助账的关系科目名称科目名称方向方向币别币别/计量计量年初余额年初余额1-启用月累计启用月累计借方发生额借方发生额1-启用月累计启用月累计贷方发生额贷方发生额期初余额期初余额现金现金(1001) 借借7,2
16、56,157.39 7,254,000.00 14,195.89 应收账款应收账款(1131) 借借 60,000.00 20,000.00 157,600.00 日日 期期凭证号凭证号客客 户户摘摘 要要方向方向金额金额业务员业务员票票 号号票据日期票据日期2006-06-25华 宏 公华 宏 公司司期 初 数期 初 数据据借借99600孙健孙健2006-07-10昌新贸昌新贸易公司易公司期 初 数期 初 数据据借借 58000孙健孙健总账管理总账管理-初始设置初始设置l期初试算平衡l期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期初余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但不能进行记账处理。因为企业信
17、息化时，初始设置工作量大，占用时间比较长，为了不影响日常业务的正常进行，故允许在初始化工作未完成的情况下进行凭证的填制。l凭证一经记账，期初数据便不能再修改。总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理l填制凭证l凭证复核l凭证记帐l修改凭证l作废凭证l冲销凭证l凭证查询l凭证汇总l出纳管理l出纳签字l现金/银行日记账查询l资金日报l支票登记簿l银行对账总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-填制凭证l表头l凭证类别：满足设置凭证时的限制类型l凭证编号：按凭证类别按月自动顺序编号l凭证日期：默认登录系统时的业务日期l附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数l表体l摘要：每个
18、记录行都要有摘要l会计科目：必须选择末级科目l金额：保持借贷平衡，红字金额输入负数总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-填制凭证l业务特征：辅助核算-银行账要求输入辅助核算：结算方式票号总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-填制凭证l业务特征：辅助核算-银行账如果该结算方式设置了“票据管理”标志，需要进行“票号登记”总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-填制凭证l业务特征：辅助核算-外币系统自动带出汇率输入外币金额系统自动计算人民币总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-填制凭证l业务特征：辅助核算-数量输入数量和单价，系统自动计算
19、金额总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-填制凭证l业务特征：辅助核算-客户往来输入客户相关信息总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-填制凭证l业务特征：辅助核算-供应商往来输入供应商相关信息总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-填制凭证l业务特征：辅助核算-部门输入部门信息总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-填制凭证l业务特征：辅助核算-个人往来输入个人信息总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-填制凭证l业务特征：辅助核算-项目核算输入项目信息总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-凭证复核l出纳
20、签字l前提：在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”在会计科目指定科目中制定了现金总账科目和银行总账科目l出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后l主管签字l前提：在总账系统选项中选择了“凭证必须由主管签字”l审核凭证l是必须环节l制单人与审核人不能为同一人l可以单张审核也可以成批审核总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-凭证记账l前提l期初余额试算平衡l凭证已审核l上月已经结账l过程l选择记账范围l显示记账报告l自动记账l记账过程一旦中断系统可自动恢复总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-恢复记账l激活“恢复记账前状态”l在对账界面Ctrl+Hl取消
21、记账l“凭证”-“恢复记账前状态”恢复最近一次记账前状态恢复到月初状态（只有主管有权）l注意事项己结账月份的数据不能取消记账总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-修改凭证l修改方式l无痕迹修改对象：尚未审核和签字的凭证（已审核、签字的凭证需要取消审核、签字）在填制凭证中找到要修改的凭证直接修改l有痕迹修改对象：已记账凭证红字冲销法或补充更正法l修改内容l凭证类别和凭证号不能修改l能否修改他人填制的凭证取决于系统选项设置总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-作废/删除凭证l对象l未审核未签字凭证l规定l作废凭证不能修改、不能审核l应参与记账，否则月末无法结账l删除
22、凭证l对作废凭证进行“整理”即可删除总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-冲销凭证l对象l已记账凭证l方式l手工编制l系统自动编制总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l凭证管理-查询凭证丰富的查询条件总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l出纳管理l现金/银行日记账/资金日报l支票登记簿l前提设置了银行账将结算方式设置为票据管理l支票领用l支票报销总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l出纳管理-现金日记账总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l出纳管理-支票登记簿总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l出纳管理l银行对账l录入银行对账期初数据l录入银行对
23、账单l银行对账自动对账手工对账l查询银行存款余额调节表l核销银行账l长期未达账审计总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l银行对账-输入银行对账期初总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l银行对账-自动对账总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l出纳管理l银行对账l录入银行对账期初数据l录入银行对账单l银行对账自动对账手工对账l查询银行存款余额调节表l核销银行账l长期未达账审计总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l账簿查询l基本会计账簿查询l总账l发生额余额表采用计算机记账的单位，可用发生额余额表代替总账l明细账l序时账l日记账现金日记账和银行日记账在出纳管理中查询l多栏账先
24、定义，再查询总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l账簿查询-发生额余额表总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l账簿查询-原材料明细账总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l账簿查询-管理费用多栏账总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l账簿查询l辅助核算账簿查询l个人核算个人核算主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。个人核算可以提供个人往来明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。l部门核算部门核算主要为了考核部门收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较分析，便于部门考核。部门核算可以提供各级
25、部门的总账、明细账，以及对各部门收入与费用进行部门收支分析等功能。总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l账簿查询-个人往来两清总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l账簿查询-部门收支分析总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l账簿查询l辅助核算账簿查询l项目核算项目核算用于收入、成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细信息，以及项目计划执行报告等。l客户核算和供应商核算客户核算和供应商核算主要进行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。可以提供往来款的总账、明细账、催款单、对账单、往来账清理、账
26、龄分析报告等功能。如果用户启用了应收款管理系统和应付款管理系统的话，可以分别在这两个系统中对客户往来款和供应商往来款进行更为详细地核算与管理。总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l账簿查询-客户往来账龄分析总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理l账簿查询-项目统计分析总账管理总账管理-期末处理期末处理l自动转账l外部转账：其他系统向总账系统传递的凭证l工资：工资费用分配，相关费用计提l固定资产：固定资产增减变动、计提折旧l应收款管理：应收款发生、收回、坏账准备l应付款管理：应付款发生、支付l存货核算：采购入库、销售出库l内部转账：在总账系统内部通过设置凭证模板自动生成的凭证l费用的分
27、配、分摊和计提l税金的计算l成本费用的结转l期间损益的结转总账管理总账管理-期末处理期末处理l定义转账凭证l定义内容l凭证类别l摘要l会计科目l金额来源公式l生成转账凭证l自动转账凭证的生成顺序l相关凭证已经全部登记入账l自动转账生成的凭证仍需审核记账总账管理总账管理-期末处理期末处理l对账l总账与明细账核对l总账与辅助账核对l结账l结账前l检查本月业务是否已全部记账，有未记账凭证时不能结账。l检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账。实际上，上月未结账的话，本月也不能记账，只能填制、复核凭证。l核对总账与明细账、总账与辅助账，账账不符不能结账。l对科目余额进行试算平衡，试算结果不平衡将不能结账。l损益类账户是否已结转至本年利润。l当各子系统集成应用时，总账系统必须在其他各子系统结账后才能最后结账。l结账后l当月不能再填制凭证l将当月各账户发生额及余额转到下月作为期初余额