《做一名出色的内勤.pptx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《做一名出色的内勤.pptx（75页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、1我们每天都在干什么？第1页/共75页2我来来往往，我匆匆忙忙我来来往往，我匆匆忙忙从家忙到公司，又从公司忙到家从家忙到公司，又从公司忙到家忙忙忙忙忙忙 盲盲盲盲盲盲盲得已经没有主张盲得已经没有主张盲得已经失去方向盲得已经失去方向忙得分不清欢喜和忧伤忙得分不清欢喜和忧伤忙得没有时间痛哭一场忙得没有时间痛哭一场我来来往往，我匆匆忙忙我来来往往，我匆匆忙忙可生活却还是原样可生活却还是原样内勤“忙”字歌第2页/共75页3因为我们不知道因为我们不知道因为我们不知道因为我们不知道究竟什么对我们最重要，究竟什么对我们最重要，究竟什么对我们最重要，究竟什么对我们最重要，所以每件事好像都很重要。所以每件事好像
2、都很重要。所以每件事好像都很重要。所以每件事好像都很重要。因为每件事好像都很重要因为每件事好像都很重要因为每件事好像都很重要因为每件事好像都很重要所以我们不得不每件事都做。所以我们不得不每件事都做。所以我们不得不每件事都做。所以我们不得不每件事都做。有些人看到我们每件事都做，有些人看到我们每件事都做，有些人看到我们每件事都做，有些人看到我们每件事都做，所以，他们期望我们什么都做。所以，他们期望我们什么都做。所以，他们期望我们什么都做。所以，他们期望我们什么都做。每件事都做让我们非常忙碌，每件事都做让我们非常忙碌，每件事都做让我们非常忙碌，每件事都做让我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，所以我
3、们没有时间去考虑，所以我们没有时间去考虑，所以我们没有时间去考虑，究竟什么对我们最重要。究竟什么对我们最重要。究竟什么对我们最重要。究竟什么对我们最重要。忙 人 的 告 白第3页/共75页4第一篇：快乐地工作第二篇：高效地工作第三篇：创造性地工作第4页/共75页5今天你正用哪张面孔面对工作？第5页/共75页6你属于哪一种人?一种人就是为了工作而工作，工作对于他来说只是意味着自然平淡的重复日子；另一种人是为了谋生而工作，工作对于他来说只是一种无可奈何的选择；还有一种人是为了体现自我价值而工作，工作对于他来说，就象足球场上球门，篮球场上篮环一样有吸引力，对工作执着追求而取得成功本身对他就是一种报酬
4、。第6页/共75页7 有强烈的进取心,有清晰的职涯规划第7页/共75页8树立主人翁责任感树立主人翁责任感聪明人任何时候都会把他所服务的公司当作自己的公司一般。这当然不是自欺欺人，而是聪明人知道，只有具备这样一种主人翁精神，他才能够最大限度地从工作中学习，才能够最大限度地受益，才能够最大限度地做到快乐工作。第8页/共75页9 愿意付出,勇于奉献第9页/共75页10 学会将压力转化成动力学会将压力转化成动力第10页/共75页11寻寻找找与与他他人人不不同同的的优优势势与其说他是一个天才经营者，不如说他是一个善于学习和总结的人。商业世界中，与其说是大鱼吃小鱼，快鱼吃慢鱼，不如说是聪明鱼吃愚笨鱼。而聪
5、明往往来源于不断的总结、学习和创新。工作能够有所学，有所长进，自然更容易做到快乐工作。第11页/共75页12为他人做嫁衣为他人做嫁衣第12页/共75页13第13页/共75页14 用积极心态面对挫折第14页/共75页15学会控制自己的情绪学会控制自己的情绪今天我要控制我的情绪,如果我的情绪不正常，这一天准会失败。如果我的情绪正常，这一天准会成功，所以我要控制我的情绪。生命卷轴第15页/共75页16如果我觉得沮丧，我就唱歌。如果我觉得悲伤，我就大笑。如果我觉得病了，我就加倍我的劳动。如果我觉得恐惧，我就向前冲去。如果我觉得不如别人，我就换件新衣裳。如果我觉得疑惑不定，我就提高我的声音。如果我觉得贫
6、穷，我就想想将来的财富。如果我觉得无法胜任，我就想想我过去的成就。如果我觉得无足轻重，我就想想我的目标。今天我要控制我的情绪。第16页/共75页17“每一个早晨醒来时，我心中都充满着希望！”让我们每天这样说！第17页/共75页18第一篇：快乐地工作第二篇：高效地工作第三篇：创造性地工作第18页/共75页19 正确地做事与做正确的事q“正确地做事”强调的是最佳工作方法，其结果是更快的朝目标靠近。q“做正确的事”强调的是工作的准确定位和最终效果，其结果是更加确保自己坚实地朝目标迈进。q在企业里员工严格按照标准和规范操作，他是在正确地做事；如果他的产品没有买主，没有市场，那么他是在做不正确的事。第1
7、9页/共75页20q做正确的事是解决做什么和不做什么的问题。是一个战略问题。同时也是一个方向问题。q正确地做事是解决工作方法（如何做的问题）。是一个执行问题。q正确地做事，更要做正确的事，不仅仅是一个重要的工作方法，更是一种重要的管理思想，同时也是做事的文化。第20页/共75页21q故事一：一个人想吃苹果，所以他搬来了梯子并靠在树上准备爬上树摘苹果，但当他爬上树时他才发现他的梯子靠错了地方，他爬上的是一棵梨树。做正确的事，比什么都重要第21页/共75页22q一个广泛传播的案例：我们走进一个丛林，开始清除矮灌木。当我们费尽千辛万苦、好不容易清除完这一片灌木丛，直起腰来，准备享受一下完成了一项艰苦
8、任务后的乐趣时，却猛然发现，需要清除的不是这片灌木丛，而是旁边的那一片。启示：有多少人在工作中就同那些砍伐矮灌木的工人，常常只是埋头砍伐，甚至没有意识到要砍的是不是那片丛林。第22页/共75页23 1、如何才能做正确的事?q传达和接受正确的任务在军队里，下级接受任务时，要求大声重复上级下达任务的内容，以防止对任务理解错误。很多时候我们做了不正确的事是因为未能准确理解或全面掌握上级的任务要求。在下达和接受任务时，上级和下级应进行有效的沟通，上级的安排应详尽，下级应澄清自己所有的疑惑，并向上级重复任务的内容和要求，同时做好记录。第23页/共75页242、如何才能正确地做事?第24页/共75页25q
9、实现目标是所有工作的价值体现,是工作的核心。q目标是指引我们做正确的事的指南针,没有目标就会像无头的苍蝇,不知道会飞向何方q高效人士有一个共同的特征,那就是在工作之前他就知道应该达到一个什么样的目的，并在做任何事情时都确保对实现目标有贡献。始终都应心怀最终目标确保在做正确的事第25页/共75页26养成良好的行为模式和工作习惯确保采用最佳的工作方法，我们要正确的做事行为模式包括思考问题的思维模式、合理安排时间的方法、安排生活的方式等，培养一种好的行为模式是每个人工作高效的根本。第26页/共75页27高效工作法则 之快速学习、快速提高q如果停止学习，任何一个人的知识都不会确保他永远适应社会的发展。
10、知识更新周期人类寿命周期时代发展知识更新速度的加快与人类寿命的延长的矛盾，导致不会再有“一技在身，走遍天下”的现象发生，唯有不断的学习和提高才是永不变的真理。第27页/共75页28高效工作法则 之快速学习、快速提高q提高很重要，快速提高更重要。时代发展知识和能力水平社会平均水平A企业或人员B企业或人员第28页/共75页29高效工作法则 之快速学习、快速提高q总结过去并形成文件，是学习的基础眼睫毛型学习曲线高效能学习曲线能力水平能力水平学习周期第29页/共75页30高效工作法则 之快速学习、快速提高q最佳的学习方式是从实践和工作中学习 PDCA循环工作法监视和测量评估实践水平C分析和总结工作方法
11、的不足A严格执行文件的规定D根据对实践情况的总结和理论研究制定工作方法P严格执行文件的规定D理论层面实践层面第30页/共75页313、高效工作能力训练q工作秩序条理化（办公现场5S）整理办公桌、公文包，使与工作无关的东西为零整顿你的工作文件、工具等，使寻找东西的时间为零确保办公现场整洁，令人赏心悦目，确保总有好心情培养职业素养q精心策划工作方法，使工作方法多样化同时并行；结合；重新排列；穿插；代替；创新；标准化第31页/共75页32q工作内容简明化 最容易不过的是忙碌，最难的是有成效的工作。而将繁杂的工作间明化是防止忙乱，事半功倍的法宝。三思而后行 为了是工作内容简明化，在开始每项工作之前应针
12、对工作提出以下6六方面的问题对工作进行分析和检查，以寻找简明化的工作方法。为什么做这项工作？这项工作对公司总体目标的实现有什么重要意义？是根据习惯去做的吗？是否可以不做？这件工作的关键点在什么地方？做了之后，将出现什么过去没有的新效果？如果必须要做这项工作，那么应在那里完成这项工作？既然可以边听音乐就可轻松完成，还有必要坐在办公室冥思苦想吗？什么时候做这件事情呢？是在一天中精力最好的时间来做呢？还是在路途中就可完成？第32页/共75页33q工作内容简明化谁干这件事情好呢？是自己干，还是安排别人去干？还需要哪些人的支持和配合这件事情的最好做法是什么？是抓住主要矛盾而迎刃而解，收到事半功倍的效果？
13、还是应采取最佳方法而提高效率？q流程图是分析工作环节安排科学性的有效工具q通过以上问题对工作进行分析和检查后，再采取如下步骤：删减：省去不必要的工作优化工作顺序：使工作顺序合理，干起来得心应手合并：两件或两件以上的事情能够合起来做的时候就合起来做标准化：预先顶好一项工作的程序，增强工作预见性。第33页/共75页344、高效地管理时间有人问撒切尔夫人，你每天日理万机又是怎样将所有的工作处理得井井有条的，撒切尔夫人说：“其实没什么诀窍，我只是将每天应做的工作列出来，然后一条条划去而已”！第34页/共75页35几种重要而有效的图表建议：请准备一个随身携带的笔记本，以记录下列内容作息时间表v根据公司作
14、息时间并结合自己的特点列出自己的作息时间表，将每天的24小时进行合理的安排v安排时间之原则:吃饭的时间吃饭;睡觉的时间睡觉;休闲的时间休闲；工作的时间工作v科学利用时间之原则：合理利用自己的生物钟工作计划表：每天晚上总结一天的工作，并根据轻重缓急按顺序列出明天的主要工作任务备忘社交活动表：提前安排好重要的社交活动备忘，防止与工作任务的冲突创新想法表：随时记下自己灵光一现的好想法和号创意，并定期总结。第35页/共75页36典型的浪费时间案例在网络上漫无目的的漫游或聊天没事在办公室闲聊在饮水机前逗留，聊些七姑八婆的事情打电话就可解决的事情，却以冗长的信代之，或非要亲自跑一趟阅读那些和工作没有关系的
15、报刊杂志吃饭时间过长讲话没有重点会议开得没完没了事情一拖再拖决策优柔寡断总是在寻找东西第36页/共75页37大石头小沙子水第37页/共75页38I+重要性一二三四U+紧迫性重要又紧急重要不紧急紧急不重要不重要不紧急工具：区分时间的重要性和紧迫性工具：区分时间的重要性和紧迫性重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。紧迫的事情不一定是重要的事情。第38页/共75页39紧急紧急 重要重要 不重要不重要 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动重要重要与与紧要紧要之区别之区别从容人
16、无用人 危机 急迫的问题 有期限压力的计划压力人 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动无聊人不紧急不紧急第39页/共75页40当你在家时，同时发生下面几件事，你会先做哪一件？请依次选择一下 10秒钟完成孩子哭了！水龙头在哗哗的流水！电话在响！有人在敲门！突然大雨滂沱，而外面还晾着衣服！内急！生活小测试第40页/共75页41看看你的人生主次看看你的人生主次孩子哭了！水龙头在哗哗的流水！电话在响！有人在敲门！突然大雨滂沱，而外面还晾着衣服！收衣服内急！家庭金钱事业朋友父母性第41页/共75页42重要不紧急 变为（待会做）时间管理4D原则（马上就做）（别去做了
17、）重 要 紧 迫紧急不重要授权别人去做重要又紧急不重要不紧急第42页/共75页43订定每日工作计划 详细地计划今天下午或是明天早上的工作。详细地计划今天下午或是明天早上的工作。工作计划工作计划-为每天的为每天的2-32-3件件事项留出完整的事项留出完整的时间时间第43页/共75页44避免分散注意力避免分散注意力 你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将有助于在短时间内达到要的成果。有助于在短时间内达到要的成果。第44页/共75页45确定优先顺序确定优先
18、顺序基本任务基本任务如果不去做，就无法有效发挥你的如果不去做，就无法有效发挥你的 作用的任务。作用的任务。你应当完成的任务你应当完成的任务一般指应最先完成的任务。一般指应最先完成的任务。你喜欢做的任务你喜欢做的任务在事先安排时间时，通常从在事先安排时间时，通常从 不会去做的事。不会去做的事。不甚重要的任务不甚重要的任务容易而有趣，通常首先会去做。容易而有趣，通常首先会去做。第45页/共75页46今日事今日毕今日事今日毕拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。应付拖延的招数：订定完成期限建立回馈制度安排人监督你趁早解决把工作划分为几个小部分现在就去做第46页/共75页47将阻碍减到最低将阻碍减到最低
19、通常造成时间浪费的环境因素有：电话信件会议等候访客紧急事件第47页/共75页48培养说培养说“不不”的能的能力力 如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出负荷时，你的工作品质势必会大受影响。NO！NO！NO！第48页/共75页49应付突发状况应付突发状况 应付突发状况，是时间管理上的一大技巧，当发现情况不对时，可以：重新商议在接下来的步骤中，把浪费的时间补回来缩小计划的涵盖面争取更多资源接受替代品提供诱因要求服从第49页/共75页50 把握时间，做时间的主宰把握时间，做时间的主宰把握命运，做更具价值的人把握命运，做更具价值的人第50页/共75页51q建议一：发现工作中的关键驱动因素任何一项工作
20、效果均受很多环节影响，但工作效果是由其中20%的环节决定的。（80/20原则）在处理问题时，天才和蠢才的区别就在于能否准确地把握其中的关键环节，即找到工作的重点。在完成任务时，人们总是想穷尽一切，反而使一切都没有做好。要想高效地完成任务，就要找出问题的关键所在，而找出问题的关键所在，关键又在于掌握大量的事实，并进行科学的统计和分析。5、高效工作的六大建议第51页/共75页52高效工作法则 之建议q建议二：甭想把整个海洋煮沸请记住：你没有能力把整个海洋煮沸！个人的知识、能力、精力是有限的，依靠和利用团队成员的知识、经验和能力共同完成项目是明智的选择，不要担心功劳被别人抢走。合作、合作、再合作，永
21、远都是合作！保持对工作的热情，并将这种热情注入别人体内，就必然出现合作的结果。第52页/共75页53高效工作法则 之建议q建议三：路要一步一步地走成功不是一夜之功你不可能把一切都做完先做好最基本的工作第53页/共75页54高效工作法则 之建议q建议四：不要去重新发明轮子多总结过去的经验学会检索资料善于利用已经取得的 成果第54页/共75页55高效工作法则 之建议q建议五：找到你自己的师傅三人行必有我师多向别人学习多向前辈学习在单位里找一个你尊敬的人拜为师傅，多和他交流，听取他的建议第55页/共75页56高效工作法则 之建议q建议六：保持自信很重要你每天你每天都有这都有这样的感样的感觉吗！觉吗！
22、第56页/共75页57第一篇：快乐地工作第二篇：高效地工作第三篇：创造性地工作第57页/共75页581、不一样才能当第一!2、态度决定高度!第58页/共75页59“任务”不等于“结果”第59页/共75页60买火车票的故事今年元旦，一家医疗设备公司要派10个人去青岛参加一个展会。每逢节日，铁路客运就非常紧张，旅游旺地更是如此。1月27号（预售的第一天）一大早，公司老板就派小刘去火车站买车票。过了很久，小刘满头大汗的回来了，说：“售票处人太多了，我挤了半天，排了3个小时才轮到我，但是窗口的所有火车票，包括软卧、硬卧、硬座都卖完了，没办法，我只好回来了。”老板听了欲言又止，最后还是忍不住将小刘训了一
23、顿。小刘感到很是委屈，心想，我辛苦了一早上，的确是没票了，为什么还要怨我？1、老板为什么会批评小刘？2、如果你是小刘，老板派你去火车站去买票，请问你会怎么做？第60页/共75页61小张怎么做的？老板又派小张去火车站看看，小张过了好长一段时间才回来，他的回答是：火车票确实卖完了，我调查了其他一些方法，请老板决策:1.买高价票，每张要多花100元，现有15张2.如果找关系，我有一个朋友在火车站派出所，可将10人送上车，但晚上没地方休息3.可以中途转火车，北京到济南有X趟，出发时间：XX；到达时间：XX；济南去青岛有X趟，出发时间：XX；到达时间：XX；4.如果可以坐飞机，XX日有X班飞机，时间分别
24、是.5.如果可以坐汽车，包车费用是XXX元；豪华大巴每天有X次，时间分别是.，票价XX元第61页/共75页62老板会重用谁？买车票是“任务”到青岛是“结果”第62页/共75页63分管总经理要通知所有银保客户经理召开一次重要会议，如果你是秘书，你通常会怎么做？讨论：第63页/共75页641段2段3段4段5段6段7段8段9段发通知用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。抓落实发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。重检查发通知，落实到人后，第二天在会前分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在
25、会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。勤准备发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。细准备发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的呀，否则就不会对经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。做记录发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。发纪录会后整理好会议记录（录
26、音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。定责任将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。做流程把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何能人的会议服务体系！看看九段秘书如何做结果？完成任务完成任务获得结果获得结果你是几段秘书你是几段秘书？第64页/共75页65结果训练之二：用外包思维分析结果与任务刘总让小李把一份重要的合同文件送到温州第65页/共75页66因为种种原因没按时送到！堵
27、车失盗雷雨交加第66页/共75页67 如果你是老板，如果你是老板，你会怎样处理你会怎样处理?？会扣小李工资吗？第67页/共75页68如果是快递公司呢？为什么快递员没赏钱，员工却要拿辛苦费上班不是拿工资的理由为企业提供结果才是得到报酬的原因1、文件送到付钱2、文件没送到不付钱！为什么同样的事情发生在不同人的身上，处理却不一样？第68页/共75页69结果的本质是商业交换商业最简单的就是交换，等价交换企业用优良产品和优质服务和客户进行交换员工拿结果来和企业进行交换结果结果薪酬薪酬第69页/共75页70做任务是陷阱，做结果是馅饼公司员工做任务，形成不公平交换，公司在这名员工身上形成负债；当多数人都在做
28、任务时，公司就会衰退甚至倒闭。个人不被认可、丧失斗志、意志消沉：郁闷任务第70页/共75页71温水里的青蛙青蛙如何做才能生存下来？温水是偶然，沸水是必然。结论：不做结果，就会丧失了做结果的能力第71页/共75页72有什么样的结果，你就有什么样的人生！你想怎么做，你就怎么做。你怎么做，你就有什么样的结果。有什么样的结果，你就有什么样的人生！有人打赌，如果把全世界的财富均分，十年后，贫富差距依然会像今天这么大。你相信吗？如果你相信的话，那就请每天早晨醒来的时候，面对镜子大声对自己喊：我要结果！我要改变任人摆布的人生！第72页/共75页73快乐地工作高效地工作创造性地工作在平凡中感受精彩！第73页/共75页74谢谢大家!第74页/共75页75感谢您的观看！第75页/共75页