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1、设备档案整理设备档案整理方法讲义方法讲义乌鲁木齐市档案局乌鲁木齐市档案局 胡芸胡芸一、归档范围及保管期限一、归档范围及保管期限 1、机关、事业单位：办公设备、电梯、车、机关、事业单位：办公设备、电梯、车辆等采购申请与批复、协议书、合同来往辆等采购申请与批复、协议书、合同来往函电（或招标、中标方面的材料）；开箱函电（或招标、中标方面的材料）；开箱的随机文件材料（包括说明书、图册、合的随机文件材料（包括说明书、图册、合格证、装箱单、安装规程、发票复印件等）。格证、装箱单、安装规程、发票复印件等）。一、归档范围及保管期限一、归档范围及保管期限 2 2、企业：、企业：、企业：、企业：自制设备的归档材料
2、（包括设备的设计、研制、自制设备的归档材料（包括设备的设计、研制、试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备在安装、使用、维护检修、改造过程中形成的备在安装、使用、维护检修、改造过程中形成的文件材料）。文件材料）。购置设备的归档材料（包括购置申请报告、批购置设备的归档材料（包括购置申请报告、批复、订购协议、合同等购置文件、开箱随机文件、复、订购协议、合同等购置文件、开箱随机文件、线路安装、保养、维修及使用后形成的文件材料）线路安装、保养、维修及使用后形成的文件材料）。一、归档范围及保管期限一、归档范围及保管期限3、保管期限：、保管期限：以办公设备和交
3、通设备为主的单位以办公设备和交通设备为主的单位（如机关、团体、街道、管理性的企业（如机关、团体、街道、管理性的企业和事业单位等），这些设备档案的保管和事业单位等），这些设备档案的保管期限一般以期限一般以“短期短期”为主；为主；机关保管期限 序序号号类目名称类目名称 保管期保管期限限1 1申请报告、计划、请示与复。申请报告、计划、请示与复。申请报告、计划、请示与复。申请报告、计划、请示与复。短期短期短期短期 2 2上级或主管领导批复和准购批示。上级或主管领导批复和准购批示。上级或主管领导批复和准购批示。上级或主管领导批复和准购批示。短期短期短期短期 3 3进口设备过程中有关的技术商务文件。进口设
4、备过程中有关的技术商务文件。进口设备过程中有关的技术商务文件。进口设备过程中有关的技术商务文件。长长长长期期期期 4 4开箱记录及装箱单。开箱记录及装箱单。开箱记录及装箱单。开箱记录及装箱单。短期短期短期短期 5 5安装、安装、安装、安装、调试记录调试记录调试记录调试记录和双方和双方和双方和双方签签签签字移交文件保字移交文件保字移交文件保字移交文件保单单单单。短期短期短期短期 6 6验收、报告及材料。验收、报告及材料。验收、报告及材料。验收、报告及材料。短期短期短期短期 7 7索赔来往函件及结果文件。索赔来往函件及结果文件。索赔来往函件及结果文件。索赔来往函件及结果文件。长长长长期期期期 8
5、8设备说明书及全套随机文件材料。设备说明书及全套随机文件材料。设备说明书及全套随机文件材料。设备说明书及全套随机文件材料。短期短期短期短期 9 9使用、检修、故障事故记录（设备履书）使用、检修、故障事故记录（设备履书）使用、检修、故障事故记录（设备履书）使用、检修、故障事故记录（设备履书）短期短期短期短期 1010重大事故的调查分析及处理意见。重大事故的调查分析及处理意见。重大事故的调查分析及处理意见。重大事故的调查分析及处理意见。短期短期短期短期 1111技技技技术术术术改造和开改造和开改造和开改造和开发过发过发过发过程形成的技程形成的技程形成的技程形成的技术术术术文件材料。文件材料。文件材
6、料。文件材料。长长长长期期期期 国有企业保管期限序序号号 类目名称类目名称类目名称类目名称 保管期限保管期限 1 1自制自制自制自制设备设备设备设备、仪仪仪仪器的申器的申器的申器的申请报请报请报请报告、告、告、告、计计计计划、划、划、划、批复和任批复和任批复和任批复和任务书务书务书务书；设计设计设计设计方案、方案、方案、方案、设计说设计说设计说设计说明明明明书书书书、设计图设计图设计图设计图、设计设计设计设计中的中的中的中的计计计计算数据等。算数据等。算数据等。算数据等。长长期期 2 2引引引引进设备进设备进设备进设备的申的申的申的申请报请报请报请报告及批复、合同、告及批复、合同、告及批复、合
7、同、告及批复、合同、协议协议协议协议等等等等谈谈谈谈判判判判资资资资料、来往信函、料、来往信函、料、来往信函、料、来往信函、图纸图纸图纸图纸或或或或招招招招标标标标材料等：材料等：材料等：材料等：重要的重要的重要的重要的 长长期期 一般的一般的一般的一般的 短期短期 国有企业保管期限序号序号 类目名称类目名称类目名称类目名称 保管期保管期限限 3 3引引进设备进设备的随机的随机资资料清料清单单、装箱、装箱单单、出厂合格、出厂合格证证、验验收收单单；地基；地基安装安装图图、原理、原理图图、附件、附件图图；磁；磁盘盘和光和光盘盘（另存）；使用（另存）；使用维护说维护说明明书书等。等。长长期期 4
8、4安装安装调试调试运行运行记录记录和和检测报检测报告告 长长期期 5 5设备设备操作操作规规程和履程和履历历表表 长长期期 6 6大、中修大、中修记录记录，故障分析，故障分析处处理文理文件件 长长期期 7 7报废报废申申请请、鉴鉴定材料、批复（或定材料、批复（或处处理理结结果）果）短期短期 二、归档时间二、归档时间1、外购设备在投入使用之后，将开箱随机、外购设备在投入使用之后，将开箱随机文件材料交给本单位档案员归档立卷。文件材料交给本单位档案员归档立卷。2、自制设备在设备鉴定验收并交付使用后、自制设备在设备鉴定验收并交付使用后一个月内由主管部门系统整理后归档；一个月内由主管部门系统整理后归档；
9、3、维修方面的文件材料，维修结束后一个、维修方面的文件材料，维修结束后一个月内归档。月内归档。三、归档要求三、归档要求归档的设备文件材料归档的设备文件材料,必须完整，系统地反必须完整，系统地反映设备从设计制造或申购到改造的全过程，映设备从设计制造或申购到改造的全过程，文字及图样的表述与设备实体一致。相同文字及图样的表述与设备实体一致。相同型号的设备，只归档一套即可。型号的设备，只归档一套即可。四、整理方法四、整理方法1、组卷及卷内文件排列、组卷及卷内文件排列按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套）按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套）设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案设备可组成一卷
10、或若干卷。每一个案卷均由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内备考表组成。备考表组成。文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。译文的外文资料译文在前，原文在后。图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在后。后。四、整理方法四、整理方法2、编目、编目编页码：设备档案的卷内文件页码的编制有三种情况：编页码：设备档案的卷内文件页码的编制有三种情况：编页码：设备档案
11、的卷内文件页码的编制有三种情况：编页码：设备档案的卷内文件页码的编制有三种情况：卷内材料多数是单页或几页组成案卷的，用号码机将卷内材料多数是单页或几页组成案卷的，用号码机将卷内材料多数是单页或几页组成案卷的，用号码机将卷内材料多数是单页或几页组成案卷的，用号码机将页码打在文件材料正面的右下角、背面的左下角，页页码打在文件材料正面的右下角、背面的左下角，页页码打在文件材料正面的右下角、背面的左下角，页页码打在文件材料正面的右下角、背面的左下角，页号从号从号从号从“1”“1”开始。开始。开始。开始。几本为一卷，每本有统一页号的案卷，可以不用打页几本为一卷，每本有统一页号的案卷，可以不用打页几本为一
12、卷，每本有统一页号的案卷，可以不用打页几本为一卷，每本有统一页号的案卷，可以不用打页码，将每一份材料起止页号填在卷内文件目录各份材码，将每一份材料起止页号填在卷内文件目录各份材码，将每一份材料起止页号填在卷内文件目录各份材码，将每一份材料起止页号填在卷内文件目录各份材料的页号栏。料的页号栏。料的页号栏。料的页号栏。单份独立材料为一卷（说明书、图册等），每份有统单份独立材料为一卷（说明书、图册等），每份有统单份独立材料为一卷（说明书、图册等），每份有统单份独立材料为一卷（说明书、图册等），每份有统一页号的可以不用另外打页码。一页号的可以不用另外打页码。一页号的可以不用另外打页码。一页号的可以不用
13、另外打页码。页号更改时页号更改时页号更改时页号更改时“划改划改划改划改”或或或或“盖改盖改盖改盖改”，不要用涂改液。，不要用涂改液。，不要用涂改液。，不要用涂改液。四、整理方法四、整理方法卷内目录和编制卷内目录和编制卷内目录和编制卷内目录和编制将归档的案卷内文件材料填写卷内目录将归档的案卷内文件材料填写卷内目录将归档的案卷内文件材料填写卷内目录将归档的案卷内文件材料填写卷内目录。卷内目录卷内目录卷内目录卷内目录 档号：档号：档号：档号：C1C1 序序序序号号号号 科技文件材料题名科技文件材料题名科技文件材料题名科技文件材料题名 责任者责任者责任者责任者 文件文件文件文件日期日期日期日期 文文文
14、文件件件件编编编编号号号号 页页页页次次次次 备备备备注注注注 1 1SAMSUNG20SAMSUNG20用户指南用户指南用户指南用户指南三星电三星电三星电三星电子公司子公司子公司子公司2003.07.2003.07.23230010012 2四、整理方法四、整理方法 卷内文件目录必须用森蓝文档管理软件进卷内文件目录必须用森蓝文档管理软件进行著录管理，并打印一式二份，一份随卷行著录管理，并打印一式二份，一份随卷内文件材料一同装订组卷，一份与科技档内文件材料一同装订组卷，一份与科技档案分类目录一起装订成检索目录。案分类目录一起装订成检索目录。四、整理方法四、整理方法分类与编号分类与编号机关设备档
15、案代号：机关设备档案代号：“C”档号的编制：机关设备档案可不设二级类目，档号的编制：机关设备档案可不设二级类目，直接在一级类目下每台设备编号归档，如：直接在一级类目下每台设备编号归档，如：C1n 案卷顺序号案卷顺序号 设备档案代号设备档案代号 每台设备案卷号按时间顺序编一个流水号每台设备案卷号按时间顺序编一个流水号,满三位数断号。满三位数断号。四、整理方法四、整理方法 企业设备档案代号：企业设备档案代号：“1”档号的编制：相对来讲，企业的设备档案档号的编制：相对来讲，企业的设备档案复杂一些，需要按照设备的复杂一些，需要按照设备的“性质性质”分一级分一级属类，每个一级属类再按照设备型号分二属类，
16、每个一级属类再按照设备型号分二级属类，二级属类下按阶段材料组卷，如级属类，二级属类下按阶段材料组卷，如：1.1专用设备专用设备1.1.1 CXXXX车床车床1.1.2 XXXXXXXX1.2通用设备通用设备1.2.1 XXXXXXXX11.2.2 XXXXXXXX2四、整理方法四、整理方法案卷封面、卷内备考表的编制案卷封面、卷内备考表的编制案卷封面、卷内备考表的编制案卷封面、卷内备考表的编制 案卷封面的编制案卷封面的编制案卷封面的编制案卷封面的编制案卷题名案卷题名案卷题名案卷题名 要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。要求简明、准确揭示卷内科技文件
17、材料的内容。要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。结构：案卷题名结构：案卷题名结构：案卷题名结构：案卷题名=项目名称项目名称项目名称项目名称+内容特征内容特征内容特征内容特征+文件文件文件文件名称名称名称名称 例：例：例：例：SAMSUNGSAMSUNG牌牌牌牌06ST06ST笔记本电脑的用户指南、笔记本电脑的用户指南、笔记本电脑的用户指南、笔记本电脑的用户指南、修证书修证书修证书修证书立卷单位立卷单位立卷单位立卷单位 填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。
18、门。门。门。四、整理方法四、整理方法案卷封面、卷内备考表的编制案卷封面、卷内备考表的编制案卷封面的编制案卷封面的编制起止日期起止日期 可只填写起止年月可只填写起止年月 如：如：2000年年3月至月至2000年年8月或月或 2000.32000.8保管期限、密级保管期限、密级卷内备考表编制卷内备考表编制 案卷封面模式案卷封面模式C-1SAMSUNG牌牌06ST笔记笔记本电脑用户指南、修证书本电脑用户指南、修证书乌市档案局乌市档案局2004.3.31长期长期 卷内备考表模式卷内备考表模式张三张三四、整理方法四、整理方法3 3、装订入盒、装订入盒、装订入盒、装订入盒设备文件材料可分为装订和不装订两种
19、设备文件材料可分为装订和不装订两种:凡是几份文件材料组合成案卷的一般都要凡是几份文件材料组合成案卷的一般都要装订，采用装订，采用“三孔一线三孔一线”办法装订，装订前要办法装订，装订前要除掉材料上的金属物，按除掉材料上的金属物，按A4规格装订。如是规格装订。如是小册子、卡片形式的材料可自制纸袋装好，小册子、卡片形式的材料可自制纸袋装好，并在材料右上角盖上档号章。并在材料右上角盖上档号章。模式模式:全宗号全宗号全宗号全宗号档档档档 号号号号 5555C-1C-1四、整理方法四、整理方法 凡单本材料为一卷，材料本身有页码的可凡单本材料为一卷，材料本身有页码的可以不用装订，只在材料右上角上盖上档号以不
20、用装订，只在材料右上角上盖上档号章。章。将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒面不需要填写。只填写脊背的内容。面不需要填写。只填写脊背的内容。C-1四、整理方法四、整理方法4、科技档案分类目录及目录号编制科技档案分类目录及目录号编制 科技分类目录：按目录格式照实抄录，用科技分类目录：按目录格式照实抄录，用森蓝文档管理软件进行著录，打印一份与森蓝文档管理软件进行著录，打印一份与相应的卷内目录一起装订成检索目录。相应的卷内目录一起装订成检索目录。科技档案分类目录类别：类别：C C档案号档案号档案号档案号总登记总登记总登记总登记号号号号案卷题名案卷题名案卷题名案卷题
21、名页页页页数数数数份份份份数数数数立卷立卷立卷立卷单位单位单位单位起止起止起止起止时间时间时间时间保管保管保管保管期限期限期限期限密密密密级级级级变更变更变更变更情况情况情况情况C-1C-1SAMSUNGSAMSUNG牌牌牌牌06ST06ST笔记本笔记本笔记本笔记本电脑的用户指南、修证书电脑的用户指南、修证书电脑的用户指南、修证书电脑的用户指南、修证书99999 9乌市乌市乌市乌市档案档案档案档案局局局局2004.3.2004.3.3131长期长期长期长期四、整理方法四、整理方法 目录号编制：将已装订好的检索目录册编目录号编制：将已装订好的检索目录册编号，每册目录编一个目录号：号，每册目录编一
22、个目录号：C1n（机（机关适用）或关适用）或11n（企业适用），每满一（企业适用），每满一册断号。册断号。四、整理方法四、整理方法 目录夹封面和脊背编制目录夹封面和脊背编制全宗名全宗名全宗名全宗名称称称称 乌市档案局乌市档案局乌市档案局乌市档案局 全全全全 宗宗宗宗 号号号号 5555目目目目 录录录录 号号号号 C1 C1 案卷起止案卷起止案卷起止案卷起止号号号号 1 1 年年年年 度度度度 2004 2004 类类类类 别别别别 设备档案设备档案设备档案设备档案全宗号全宗号全宗号全宗号 5555目录号目录号目录号目录号 c1 c1 案卷起止号案卷起止号案卷起止号案卷起止号11年年年年 度度度度 2004 2004 类类类类 别别别别 设备类设备类设备类设备类目录夹封面目录夹封面目录夹脊背目录夹脊背演讲完毕，谢谢观看！