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1、第3章Word 2016 文字处理软件3.1 Word 2016简介3.1.1 Word 2016的启动和退出1.Word 2016的启动当用户安装了Office 2016之后，软件会在系统的“开始”菜单、桌面上创建快捷方式，因此，可以通过两种方式启动Word 2016。第一种：单击“开始”按钮，打开“开始”菜单，选择“所有程序”“Word 2016”选项，即可启动Word 2016，如图3-1所示。第二种：双击桌面上的“Word 2016”图标 ，即可启动Word 2016。图3-1选择“Word 2016”选项3.1 Word 2016简介3.1.1 Word 2016的启动和退出2.Wo
2、rd 2016的退出Word 2016的退出方法有以下两种。（1）如果不想保存文档，可直接单击窗口右上角的“关闭”按钮，在弹出的对话框（见图3-2）中单击“不保存”按钮，即可退出Word应用程序。（2）如果不想保存文档，也可以执行“文件”“关闭”命令，在弹出的对话框（见图3-2）中单击“不保存”按钮，即可退出Word应用程序。图3-2 单击“关闭”按钮后弹出的对话框3.1 Word 2016简介3.1.2 Word 2016的工作界面Word 2016提供了以选项卡和功能区为显示方式的窗口界面，操作更加人性化且方便。在“新建”窗口中单击“空白文档”图标，系统会自动建立一个新的空白文档，窗口如图
3、3-3所示。图3-3 Word 2016的窗口3.1 Word 2016简介3.1.2 Word 2016的工作界面Word 2016的窗口主要包括以下内容。（1）标题栏。标题栏位于窗口的最顶端，主要用于显示当前编辑文档的文件名和控制按钮（最小化、最大化/向下还原、关闭）。（2）快速访问工具栏。快速访问工具栏位于窗口顶端的左侧，其默认有“保存”“撤销”和“恢复”3个按钮，单击其右侧的下三角按钮，弹出“自定义快速访问工具栏”下拉列表，在其中选择相应的选项，即可设置快速访问工具栏中的工具，如图3-4所示。图3-4 设置快速访问工具栏中的工具3.1 Word 2016简介3.1.2 Word 201
4、6的工作界面Word 2016的窗口主要包括以下内容。（3）功能区。功能区位于窗口的上方。功能区由“开始”“插入”“设计”“布局”“引用”“邮件”“审阅”“视图”等选项卡组成，如图3-5图3-12所示。图3-5 “开始”选项卡图3-6“插入”选项卡图3-7“设计”选项卡3.1 Word 2016简介3.1.2 Word 2016的工作界面Word 2016的窗口主要包括以下内容。图3-8“布局”选项卡图3-9“引用”选项卡图3-10“邮件”选项卡3.1 Word 2016简介3.1.2 Word 2016的工作界面Word 2016的窗口主要包括以下内容。图3-11“审阅”选项卡图3-12“视
5、图”选项卡3.1 Word 2016简介3.1.2 Word 2016的工作界面Word 2016的窗口主要包括以下内容。每一个选项卡按命令功能的不同被分成若干命令组，命令在功能区中以按钮的形式显示出来。如果组中的命令功能较多，不能全部在功能区中显示出来，那么可以单击命令组的按钮 ，在弹出的相应的对话框中进行命令设置，如图313所示的“字体”对话框。在选项卡右侧的“告诉我您想要做什么”搜索框中快速输入想要查询的内容，也可通过系统获得帮助。图3-13“字体”对话框3.1 Word 2016简介3.1.2 Word 2016的工作界面（4）文档编辑区文档编辑区位于窗口的中央，用于文档的显示和编辑。
6、在文档编辑区中，如果输入的文档内容超过一页，则系统会自动出现垂直滚动条和水平滚动条，如果在编辑文档的过程中想知道编辑区的大小，则可选中“视图”选项卡下的“显示”命令组中的“标尺”复选框。（5）状态栏状态栏位于窗口的最底端左侧，用于显示编辑文档时光标所在的页码、整个文档的页数和字数、使用的语言等信息。3.1 Word 2016简介3.1.2 Word 2016的工作界面（6）视图切换区。视图切换区位于窗口最底端的右侧，用于文档视图的切换。Word 2016的视图模式有5种，包括:Word 2016的视图模式阅读视图页面视图Web版式视图大纲视图草稿3.1 Word 2016简介3.1.2 Wor
7、d 2016的工作界面（7）显示比例设置区。显示比例设置区位于窗口最底端的右侧，用于设置当前编辑文档的显示比例。单击“+”，可以放大显示比例；单击“-”，可以缩小显示比例；单击百分比数据，弹出“显示比例”对话框，在其中可具体设置显示比例，如图3-14所示。图3-14 显示比例的设置3.1 Word 2016简介3.1.3 Word 2016的基本功能Word 2016是一款功能强大的文档处理软件，它不仅提供了一整套的编写工具，还具有易于使用的用户界面，常用于制作和编辑各种文档。其主要功能如下。（1）创建具有专业水准的文档Word 2016的模板库和Microsoft Office Online
8、官方网站提供了新闻稿、年度报告、简历、求职信、报表设计、新年贺卡等各种模板。（2）制作出美观大方的各种办公文档Word 2016可以灵活地根据需要对文档中的字符、段落或页面格式进行单独设置，还可以在文档中插入图片、文本框和艺术字等对象，制作出图文并茂的各类文档。3.1 Word 2016简介3.1.3 Word 2016的基本功能（3）文档管理功能Word 2016丰富的审阅、批注和比较功能有助于快速收集和管理来自其他人的反馈信息。高级的数据集成可确保文档与重要的业务信息源保持连接。（4）网页制作功能使用Word 2016可直接链接到博客网站，创建包括图像、表格和高级文本格式设置功能的博客。（
9、5）邮件合并功能邮件合并是指将两个或两个以上的文档记录合并在一起，从而制作或打印出多篇不同的文档。使用Word 2016的“邮件合并”功能可以创建大量的套用信函，也可以完成其他类型的文档合并。3.2 文档的创建与编辑3.2.1 文档的基本操作文档的制作、编辑从创建新文档开始，一般来说，有以下4种创建新文档的方法。1.创建新文档（1）使用快捷菜单创建空白文档。在桌面空白处右击，在弹出的快捷菜单中执行“新建”“Microsoft Word文档”命令，即可新建一个空白Word文档（内容为空），如图3-15所示。新建Word文档后，可以对该文档重命名（注意不要修改文档扩展名）。双击该文档，可以启动Wo
10、rd，并在Word中打开该文档。图3-15 使用右键快捷菜单新建Word文档3.2 文档的创建与编辑3.2.1 文档的基本操作1.创建新文档（2）启动Word 2016的同时创建一个空白文档。执行“开始”“所有程序”Word 2016命令。使用该方法将启动Word，同时打开一个名为“文档1”的空白文档，用户可以直接在该窗口中输入内容并对其进行编辑和排版。图3-16“新建”窗格（3）在已打开的Word文档中创建空白文档。在已打开的Word文档中执行“文件”“新建”命令，然后在“新建”窗格中单击“空白文档”图标，即可创建一个新的空白文档，如图3-16所示。3.2 文档的创建与编辑3.2.1 文档的
11、基本操作1.创建新文档（4）使用模板建立文档。Word 2016除了有空白文档模板之外，还内置了新闻稿、书法字帖等多种模板，利用这些模板，可以创建具有一定专业格式的文档。3.2 文档的创建与编辑3.2.1 文档的基本操作2.打开已存在的文档编辑或查看一个已经存在的文档，用户必须首先打开它。打开文档可选用以下方法。（1）打开最近使用的文件。为了方便用户对前面工作的继续，系统会记住用户最近使用过的文件。执行“文件”“打开”“最近”命令，在展开的界面中会显示最近使用过的25个文档及最近位置，用户可以根据需要选择文档或文件位置打开相应的文档，如图3-17所示。图3-17 最近使用过的文件列表3.2 文
12、档的创建与编辑3.2.1 文档的基本操作2.打开已存在的文档（2）打开以前的文件。如果在“最近”面板的列表中没有找到想要打开的Word文档，在弹出的“打开”对话框中，用户可以选择任何Word文档，单击“打开”按钮。（3）打开Word 2010文档。在Word 2016中使用由以前版本创建的文档时，可以看到文档名称后面标识有“兼容模式”字样。为了使其能具有Word 2016文档的全部功能，用户需要把以前版本的文档转换成Word 2016文档。其具体操作方法为：执行“文件”“信息”命令，在打开的“信息”界面中单击“转换兼容模式”按钮，并在弹出的提示框中单击“确定”按钮完成转换操作。完成版本转换的W
13、ord文档名称将取消“兼容模式”字样。3.2 文档的创建与编辑3.2.1 文档的基本操作3.输入文本在Word中打开文档后，文档中至少存在一个段落标记。将插入点定位到段落标记前，通过键盘可以向文档中输入文字。通过按Enter键，可以插入一个段落标记，重新开始一个段落。输入文本时注意以下事项。（1）对齐文本时不要用空格键，应该使用制表符、缩进等方式。（2）当输入行尾时，不要按Enter键，系统会自动换行。输入段落末尾时，应按Enter键产生一个硬回车，表示段落结束。如果需要换行但不换段，可以按Shift+Enter快捷键产生一个软回车。（3）如果需要强制换页，则可切换到“插入”选项卡，在“页面”
14、组中单击“分页”按钮或切换到“布局”选项卡，在“页面设置”组中单击“分隔符”下拉按钮，然后在弹出的下拉列表中选择“分页符”选项。3.2 文档的创建与编辑3.2.1 文档的基本操作3.输入文本（4）在输入的文本中间插入内容时，应将当前状态设置为插入，设置插入和改写状态按Insert键。（5）插入空行：在插入状态下，将插入点移到需要插入空行的位置，按Enter键，如果要在文档的开始插入空行，则将光标定位到文首，按Enter键。（6）删除空行：将光标移到空行处，按Delete键。3.2 文档的创建与编辑3.2.1 文档的基本操作4.文档的保存和保护（1）文档的保存。在Word 2016中所做的各种编
15、辑工作都是在内存工作区中进行的，如果不执行存盘操作，一旦切断电源或者发生其他故障，如意外断电、程序异常终止、死机等，就会导致文档的损坏或丢失（这里的工作包括输入文字、插入图片、修改对象格式等）。为了保护既有的劳动成果，应及时将当前只是存在于内存中的文档保存为磁盘文件。在Word 2016中还可以直接将文档保存为PDF、XPS、网页等多种类型。3.2 文档的创建与编辑3.2.1 文档的基本操作4.文档的保存和保护保存文档的方法如下。单击“快速访问工具栏”中的“保存”按钮 或执行“文件”“保存”命令。若是第一次保存，由于Word不知道该文档的名字和存储路径，将弹出“另存为”对话框，用户可设置文档名
16、和存储路径。文档保存类型一般选择“Word文档”。执行“文件”“另存为”命令，弹出“另存为”对话框，用户可选择存储路径，并在相应路径下以相应文档名存储该文档。这种方法可实现文档在资源管理器中的复制。保存完后，Word将返回文档编辑状态，并打开复制得到的文档。3.2 文档的创建与编辑3.2.1 文档的基本操作4.文档的保存和保护（2）文档的保护。文档编辑完成后，可以通过标记为最终状态、用密码进行加密等方法对文档设置保护，以防止无操作权限的人员随意打开或修改文档。按F12键打开“另存为”对话框，选择保存位置，设置保存名称，单击“工具”下拉按钮，在打开的下拉列表中选择“常规选项”选项，如图3-18所
17、示。图3-18 选择“常规选项”选项3.2 文档的创建与编辑3.2.1 文档的基本操作4.文档的保存和保护（2）文档的保护。打开“常规选项”对话框，选中“建议以只读方式打开文档”复选框，单击“确定”按钮，如图3-19所示，返回“另存为”对话框中单击“保存”按钮保存该设置。当打开该文档时，Word将先弹出提示对话框，单击“确定”按钮，将以只读方式打开保存的文档。图3-19 选中复选框3.2 文档的创建与编辑3.2.1 文档的基本操作4.文档的保存和保护（2）文档的保护。图3-20 选择“用密码进行加密”选项重新打开另存的文档，单击“文件”按钮，在“信息”界面中单击“保护文档”下拉按钮，在打开的下
18、拉列表中选择“用密码进行加密”选项，如图3-20所示。3.2 文档的创建与编辑3.2.1 文档的基本操作4.文档的保存和保护（2）文档的保护。图3-21 输入密码打开“加密文档”对话框，在“密码”文本框中输入“123456”，单击“确定”按钮，如图3-21所示。打开“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中输入“123456”，单击“确定”按钮，如图3-22所示，保存文档后，加密生效。图3-22 确认密码3.2 文档的创建与编辑3.2.2 文档视图图3-23 “视图”选项卡Word 2016提供了5种视图模式，即阅读视图、页面视图、Web版式视图、大纲视图和草稿。切换到“视图”选项卡，在“
19、视图”组中可以选择不同的视图模式，如图3-23所示。3.2 文档的创建与编辑3.2.2 文档视图1.阅读视图阅读视图是一种特殊查看模式，使在屏幕上阅读扫描文档更为方便。在激活后，阅读视图将显示当前文档并隐藏大多数屏幕元素，包括功能区等。图3-24所示为阅读视图模式。图3-24 阅读视图模式3.2 文档的创建与编辑3.2.2 文档视图2.页面视图页面视图用于显示文档所有内容在整个页面的分布状况和整个文档在每一页上的位置，并可对其进行编辑操作。图3-25所示为页面视图模式。图3-25 页面视图模式3.2 文档的创建与编辑3.2.2 文档视图3.Web版式视图Web版式视图专为浏览和编辑Web网页而
20、设计，它能够模仿Web浏览器来显示Word文档。图3-26所示为Web版式视图模式。图3-26 Web版式视图模式3.2 文档的创建与编辑3.2.2 文档视图4.大纲视图大纲视图是指用缩进文档标题的形式代表标题在文档结构中的级别。图3-27所示为大纲视图模式。图3-27 大纲视图模式3.2 文档的创建与编辑3.2.2 文档视图5.草稿草稿中取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素，仅显示标题和正文，是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。图3-28所示为草稿视图模式。图3-28 草稿视图模式3.2 文档的创建与编辑3.2.3 文档的格式转换默认情况下，当用户编辑完文档后保存时，Word 201
21、6会将文档保存为.docx格式，但有时因为其他一些原因，需要将文档保存为其他格式，这时可以通过Word 2016提供的另存为功能，将文档保存为其他格式。在Word 2016窗口中编辑完文档后，选择“文件”“另存为”选项，进入“另存为”界面，如图3-29所示。图3-29“另存为”界面3.2 文档的创建与编辑3.2.3 文档的格式转换单击“浏览”按钮，弹出“另存为”对话框，设置好保存位置和文件名后，在“保存类型”下拉列表框中可以选择要保存为的类型，如图3-30所示。设置完成后单击“保存”按钮即可，这样就实现了文档格式转换。如果是已经存在的文档，则可直接打开该文档，然后采用另存为其他文件类型的方法将
22、文档另存为其他类型的文件。图3-30“另存为”对话框3.2 文档的创建与编辑3.2.4 文档的编辑1.修改文本默认情况下，在文档中输入文本时是处于插入状态。在这种状态下，输入的文字出现在插入点所在位置，而该位置原有字符将依次向后移动。在输入文档时还有一种状态为改写，在这种状态下，输入的文字会依次替代原有插入点所在位置的字符，可实现文档的修改。改写状态的优点是即时覆盖无用的文字，节省文本空间，对于一些格式已经固定的文档，使用改写状态不会破坏已有格式，修改效率较高。插入与改写状态的切换可以通过按Insert键实现，或通过双击文档窗口中状态栏上的“改写”按钮来相互转换。当文本中出现错误或多余文字时，
23、可以使用键盘上的Delete键删除插入点光标后面的字符，或使用Backspace键删除插入点光标前面的字符。如果需要删除大段文字，则先选定需要删除的大段内容，然后按Delete键或Backspace键即可实现内容的删除。3.2 文档的创建与编辑3.2.4 文档的编辑2.选择文本对文档中的对象进行编辑，一般首先要选中它。对于文字，常用的选中方式是鼠标拖动，通常的方法是从起始位置开始按住鼠标左键，然后拖动到结束位置。也可以单击文档最左边的空白处，以选中一行文字（若拖动鼠标，可方便地选中一个段落）。图3-31展示了输入文字后，选中一行文字的状态。图3-31 输入文字并选中一行文字3.2 文档的创建与
24、编辑3.2.4 文档的编辑2.选择文本在Word 2016中还有一些特殊的文本选择方法，有时可以帮助用户更快地进行文本选择，具体如下。（1）选择单行文本：在某行左侧的文本选择区单击，即可选择整行，按住鼠标左键上下拖动可选择多行文本。（2）选择段落：在段落左侧的文本选择区双击，或者在段落中三击即可选择整段文本。（3）选择某 句：按 住Ctrl键 的 同 时单击某句中的文字，即可选择该句文本。（4）选择词语：双击某词语即可选择该词语。（5）选择大块文本：如果要选择的文本较长，可以先在起始位置单击，然后拖动滚动条显示结束位置，按住Shift键单击结束位置即可选择两次定位之间的所有文本。3.2 文档的
25、创建与编辑3.2.4 文档的编辑2.选择文本（6）选择矩形文本块：先在起始位置单击，然后按住Alt键向下拖动鼠标，即可选择矩形文本块。（7）选择整篇文档：在文本选择区三击。（8）选择格式相同的文本：首先选中要设置格式的第一个文本，然后切换到“开始”选项卡，在“编辑”组中单击“选择”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“选定所有格式类似的文本”选项。3.2 文档的创建与编辑3.2.4 文档的编辑2.选择文本除了可以使用鼠标选定文本外，Word 2016还提供了一整套利用键盘选择文本的方法。它们主要是通过Shift键、Ctrl键和方向键来实现的，常用快捷键及其功能如表3-1所示。表3-1 常用快捷键及
26、其功能3.2 文档的创建与编辑3.2.4 文档的编辑3.移动文本移动文本即剪切文本，在文本编辑过程中，为了重新组织文档结构，经常需要将某些文本从一个位置移动到另一个位置。既可以在当前页内移动文本，也可以从某一页移动到另一页，甚至可以从一个文档移动到另一个文档。移动文本可以使用鼠标进行，也可以使用键盘进行。3.2 文档的创建与编辑3.2.4 文档的编辑3.移动文本（1）用鼠标移动文本。用鼠标移动文本是最常用的操作方法，适合于移动距离较小的情况，操作步骤如下。选定要移动的内容。将鼠标指针移到被选中的文本上，此时鼠标指针变为形状。按下鼠标左键不放并拖动鼠标，将选定内容移到目的位置。释放鼠标左键，此时
27、选定的内容即被移动到指定位置。3.2 文档的创建与编辑3.2.4 文档的编辑3.移动文本（2）使用剪贴板移动文本。剪贴板是一个公用临时存储区，所有“剪切”或“复制”的项目都将自动置于“Office剪贴板”中。它可实现程序间的信息交换。剪贴板可以收集在Office文档或其他程序中复制的文字和图形，最多24项。切换到“开始”选项卡，在“剪贴板”组中单击右下角的对话框启动器按钮，可以显示剪贴板任务窗格，从中选择须粘贴的对象，将其粘贴到当前文档中。从剪贴板任务窗格粘贴不会影响队列本身，若要将某个项目从剪贴板移除，可右击该项目并在弹出的快捷菜单中执行“删除”命令。3.2 文档的创建与编辑3.2.4 文档
28、的编辑3.移动文本（2）使用剪贴板移动文本。操作步骤如下。选中要移动的正文。切换到“开始”选项卡，在“剪贴板”组中单击“剪切”按钮或按Ctrl+X快捷键。将插入点移到目标位置。切换到“开始”选项卡，在“剪贴板”组中单击“粘贴”按钮或按Ctrl+V快捷键，即可将指定内容移动到目标位置。3.2 文档的创建与编辑3.2.4 文档的编辑4.复制文本在文本编辑过程中，复制也是常用功能之一。复制文本既可以使用鼠标操作，也可以用键盘来操作。复制的方法有以下几种。（1）使用鼠标拖动。选取要复制的文本。按住Ctrl键，同时按住鼠标左键不放，鼠标指针右下角出现“+”符号。拖动鼠标到目的位置再释放鼠标，所选内容即被
29、复制到指定的位置。3.2 文档的创建与编辑3.2.4 文档的编辑4.复制文本（2）使用快捷方式。操作步骤如下。选取需要复制的文本。按Ctrl+C快捷键。将插入点定位到到目标位置。按Ctrl+V快捷键，即可将指定内容移动到目标位置。3.2 文档的创建与编辑3.2.4 文档的编辑4.复制文本（3）使用剪贴板。复制文字先选定文本，然后切换到“开始”选项卡，在“剪贴板”组中单击“复制”按钮，或者在选定的文本上右击，从弹出的快捷菜单中选择“复制”选项，完成复制操作。先选定文本，然后切换到“开始”选项卡，在“剪贴板”组中单击“剪切”按钮，或者在选定的文本上右击，从弹出的快捷菜单中选择“剪切”选项，完成剪切
30、操作。剪切文字粘贴文字粘贴操作用于将剪贴板上的内容插入文档中插入点所在的位置。复制或剪切文本后，将光标定位到插入内容的位置，然后切换到“开始”选项卡，在“剪贴板”组中单击“粘贴”按钮，或者在插入点处右击，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”选项，完成粘贴操作。3.2 文档的创建与编辑3.2.4 文档的编辑4.复制文本（3）使用剪贴板。常用的粘贴方式有如下3种。a.保留源格式：使目标位置文本的格式与原位置文本的格式相同。b.合并格式：使目标位置文本的格式采用当前目标位置的文本格式。c.只保留文本：在目标位置上放置无格式的文本。3.2 文档的创建与编辑3.2.4 文档的编辑5.删除文本删除文本可先选定要
31、删除的内容，然后进行以下键盘操作。（1）按Delete键：删除光标右侧的一个字符。（4）按Ctrl+Delete组合键：删除光标右侧的一句话或一个英文单词。（2）按Backspace键：删除光标左侧的一个字符。（3）按Ctrl+Backspace组合键：删除光标左侧的一句话或一个英文单词。3.2 文档的创建与编辑3.2.4 文档的编辑6.撤销、恢复和重复操作在文档编辑的过程中难免会出现误操作。例如，在删除某些内容时，可能出现操作不当删除了一些不该删除的内容。此时，可以利用Word提供的撤销功能，来取消上次的删除操作，恢复文本内容。撤销最近的一次误操作可以直接单击“快速访问工具栏”中的“撤销键入
32、”按钮 或按Ctrl+Z快捷键来恢复操作前的文本，如图3-32所示。撤销多次误操作则需要单击“撤销键入”按钮旁的下三角按钮，查看最近进行的可撤销操作列表，选择要撤销的操作。“恢复键入”按钮功能用于恢复被撤销的操作，其操作方法与撤销操作类似。用户执行一次撤销操作后，“快速访问工具栏”中原来“撤销键入”按钮旁边就会出现“恢复键入”按钮 ，用户可以单击此按钮或按Ctrl+Y快捷键进行恢复操作，如图3-33所示。3.2 文档的创建与编辑3.2.4 文档的编辑6.撤销、恢复和重复操作另外，“快速访问工具栏”中的“重复键入”按钮 可以让用户在文档编辑中重复执行最后的编辑操作。例如，重复输入文本、重复插入图
33、片、重复设置格式等，如图3-34所示。图3-32“撤销键入”按钮图3-33“恢复键入”按钮图3-34“重复键入”按钮3.2 文档的创建与编辑3.2.4 文档的编辑6.撤销、恢复和重复操作部分快捷键：虽然使用鼠标操作比较方便，但如果记住一些快捷键，那么有时可以帮助我们快速操作，无需寻找相关的命令。上述一些操作也可以用表3-2列出的快捷键来实现。表3-2 快捷键及其对应的功能3.2 文档的创建与编辑3.2.5 查找与替换对于篇幅比较长的文档，如果某处需要修改，而用户又忘记了位置，这时可以使用“查找”功能进行处理。此外，还可以使用“查找”功能在文档中查找特定的文本（甚至是带特定格式的特定文本），避免
34、了人工查找的烦琐，特别是在查找范围较大时更是这样，甚至还可以将文档中特定的文本替换为其他文本。单击“开始”选项卡“编辑”组中的“替换”按钮，弹出“查找和替换”对话框，切换到“查找”选项卡，在“查找内容”下拉列表文本框中输入要查找的内容，单击“查找下一处”按钮，Word就会找到这个内容，并以淡蓝色背景显示出来。对于大批量需要替换的文本，我们可以使用“替换”功能进行处理。单击“开始”选项卡“编辑”组中的“替换”按钮，弹出“查找和替换”对话框，默认打开“替换”选项卡，在“查找内容”下拉列表文本框中输入要被替换的内容，在“替换为”下拉列表文本框中输入替换的内容，单击“全部替换”按钮，即可完成文本的替换
35、。3.2 文档的创建与编辑3.2.5 查找与替换以下例子可将文档（见图3-31）第2段和第3段中的“云计算”替换为四号字“Cloud Computing”。（1）同时选中第2段和第3段。（2）切换到“开始”选项卡，在“编辑”组中单击“替换”按钮。（3）在弹出的“查找和替换”对话框中，默认打开“替换”选项卡，单击“更多”按钮，展开对话框。（4）将“查找内容”设置为“云计算”，将“替换为”设置为“Cloud Computing”。（5）选中“Cloud Computing”，单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“字体”选项，然后在弹出的“替换字体”对话框中，设置字号为“四号”，单击“确定”按钮，返
36、回“查找和替换”对话框，如图3-35所示。3.2 文档的创建与编辑3.2.5 查找与替换以下例子可将文档（见图3-31）第2段和第3段中的“云计算”替换为四号字“Cloud Computing”。（1）同时选中第2段和第3段。（2）切换到“开始”选项卡，在“编辑”组中单击“替换”按钮。（3）在弹出的“查找和替换”对话框中，默认打开“替换”选项卡，单击“更多”按钮，展开对话框。（4）将“查找内容”设置为“云计算”，将“替换为”设置为“Cloud Computing”。（5）选中“Cloud Computing”，单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“字体”选项，然后在弹出的“替换字体”对话框中，
37、设置字号为“四号”，单击“确定”按钮，返回“查找和替换”对话框，如图3-35所示。3.2 文档的创建与编辑3.2.5 查找与替换（6）单击“全部替换”按钮，在弹出的对话框中单击“是”按钮，Word将替换文档中所有要替换的字符，单击“确定”按钮，再单击“关闭”按钮关闭“查找和替换”对话框。替换后的文档效果如图3-36所示。图3-35“查找和替换”对话框图3-36 替换后的文档效果3.3 文档的排版3.3.1 设置字体字符格式化用于设置文本的外观，可供设置的内容非常丰富，主要内容包括字体、大小、粗体、倾斜、下划线、上标、下标、颜色、边框、底纹等。对字符格式的设置主要有以下两种方法。12（1）“开始
38、”选项卡的“字体”组中提供了常用的字符格式设置命令，可完成一般的字符排版，如图3-37所示。要设置文本格式，首先选中文本，再使用相应的命令。（2）在“开始”选项卡的“字体”组中单击对话框启动器按钮 ，可打开“字体”对话框，在该对话框中可对格式要求较高的文档进行详细设置，如图3-38所示。要设置文本格式，首先选中文本，再在“字体”对话框中进行设置。3.3 文档的排版3.3.1 设置字体图3-37 “字体”组图3-38“字体”对话框3.3 文档的排版3.3.2 设置段落段落格式化用于设置段落的外观，可供设置的内容非常丰富，主要内容包括段落中文本的对齐方式（左对齐、居中、右对齐、两端对齐、分散对齐）
39、、段前间距（设置段与上一段的距离）、段后间距（设置段与下一段的距离）、行距（设置段中行与行间的距离）、段落底纹、段落边框、项目符号、项目编号、段落缩进等。3.3 文档的排版3.3.2 设置段落1.设置对齐方式Word段落的对齐方式有“两端对齐”“左对齐”“居中”“右对齐”和“分散对齐”5种。Word默认的对齐格式是两端对齐。（1）对齐方式的特点。两端对齐：使文本按左、右边距对齐，并自动调整每一行的空格。左对齐：使文本向左对齐。居中：段落各行居中，一般用于标题或表格中的内容。右对齐：使文本向右对齐。分散对齐：使文本按左、右边距在一行中均匀分布。3.3 文档的排版3.3.2 设置段落1.设置对齐方
40、式（2）设置对齐方式的操作方法。方法一：选定需要设置对齐方式的段落，打开“段落”对话框，切换到“缩进和间距”选项卡，在“常规”选项组的“对齐方式”下拉列表中选定用户所需的对齐方式，单击“确定”按钮，如图3-39所示。图3-39“段落”对话框3.3 文档的排版3.3.2 设置段落1.设置对齐方式（2）设置对齐方式的操作方法。方法二：选定需要设置对齐方式的段落，在“开始”选项卡的“段落”组中单击相应的对齐方式按钮，如图3-40所示。段落的对齐效果如图3-41所示。图3-40“段落”组图3-41 段落的对齐效果3.3 文档的排版3.3.2 设置段落2.设置缩进方式（1）缩进方式。段落缩进是指段落文字
41、的边界相对于左、右页边距的距离。段落缩进有以下4种格式。左缩进：段落左侧边界与左页边距之间的距离。右缩进：段落右侧边界与右页边距之间的距离。首行缩进：段落首行第一个字符与左侧边界之间的距离。悬挂缩进：段落中除首行以外的其他各行与左侧边界之间的距离。3.3 文档的排版3.3.2 设置段落2.设置缩进方式（2）设置对齐方式的操作方法。通过标尺进行缩进。选定需要设置缩进方式的段落后，拖动水平标尺（横排文本时）或垂直标尺（纵排文本时）上的相应滑块到合适的位置；在拖动滑块的过程中，如果按住Alt键，可同时看到拖动的数值。在水平标尺上有3个缩进标记（其中悬挂缩进和左缩进为一个缩进标记），但可进行4种缩进设
42、置，即悬挂缩进、首行缩进、左缩进和右缩进，如图3-42所示。用鼠标拖动首行缩进标记，可以控制段落的第一行第一个字的起始位置；用鼠标拖动左缩进标记，可以控制段落第一行以外其他行的起始位置；用鼠标拖动右缩进标记，可以控制段落右缩进的位置。图3-42 缩进滑块3.3 文档的排版3.3.2 设置段落2.设置缩进方式（2）设置对齐方式的操作方法。通过“段落”对话框进行缩进。选定需要设置缩进方式的段落，打开“段落”对话框，切换到“缩进和间距”选项卡，在“缩进”选项组中设置相关的缩进值（见图3-43）后，单击“确定”按钮。图3-43 用对话框进行缩进设置3.3 文档的排版3.3.2 设置段落3.项目符号与编
43、号项目符号是放在文本前以添加强调效果的点或其他符号，“项目符号”能方便地以符号的方式表示具有并列关系的若干段，项目编号能方便地以数字的方式表示具有顺序关系的若干段，Word可以在键入的同时自动创建项目符号和编号列表，或者在文本的原有行中添加项目符号和编号，如图3-44所示。图3-44 项目符号与编号3.3 文档的排版3.3.2 设置段落3.项目符号与编号要得到图3-44所示的项目符号效果（“三个角色”），有以下两种方法。（1）方法一：输入“云计算产业链提供者”。选中“使用者提供者”。单击“段落”组中的“项目符号”下拉按钮。在弹出的下拉列表中选择“项目符号库”中的黑色圆圈。3.3 文档的排版3.
44、3.2 设置段落3.项目符号与编号要得到图3-44所示的项目符号效果（“三个角色”），有以下两种方法。（2）方法二：输入“云计算产业链使用者”。选中“使用者使用者”。单击“段落”组中的“项目符号”下拉按钮。在弹出的下拉列表中选择“项目符号库”中的黑色圆圈。按Enter键（换行并在新行应用黑色圆圈项目符号），输入“建设者”。按Enter键（换行并在新行应用黑色圆圈项目符号），输入“提供者”。3.3 文档的排版3.3.2 设置段落3.项目符号与编号在应用项目符号或编号的任意一段上右击，在弹出的快捷菜单中选择“调整列表缩进”选项，在弹出的对话框中即可调整项目符号（或编号）、文本的向右缩进大小，如图3
45、-45所示。图3-45 调整列表缩进3.3 文档的排版3.3.2 设置段落3.项目符号与编号还可通过单击“段落”组中的“项目符号”或“编号”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“定义新项目符号”选项或“定义新编号格式”选项，自定义项目符号（或编号），如图3-46所示。自定义的内容包括项目符号（或编号）的样式、大小、颜色、缩进等。定义了新项目符号（或编号）后，就可以使用它们。图3-46 自定义项目编号3.3 文档的排版3.3.2 设置段落3.项目符号与编号单击“段落”组中的“多级列表”按钮，可实现具有层次关系的若干段，如图3-47所示。要实现图示效果，可输入“分析应用”，选中“概要设计详细设计”，单
46、击“段落”组中的“增加缩进量”按钮，选中“分析应用”，单击“段落”组中的“多级列表”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的格式。当然，也可一边输入文字，一边实现多级列表，关键点是对“概要设计详细设计”增加缩进。图3-47 多级列表3.3 文档的排版3.3.2 设置段落4.边框和底纹（1）边框。在Word文档中可以对选定的文字、段落、页面、表格及单元格或图添加边框（涉及边框的颜色、粗细、线型等内容）和底纹，使其格式更丰富多彩。在“设计”选项卡的“页面背景”组中单击“页面边框”按钮，系统将弹出“边框和底纹”对话框，在该对话框中可以设置文字或段落的边框和底纹，还可以设置页面边框。针对图3-36所示的
47、文本，为第1段中的“云计算”设置实线框（应用于文字），为第2段设置虚线框（应用于段落），效果如图3-48所示。图3-48 文字边框和段落边框3.3 文档的排版3.3.2 设置段落4.边框和底纹（1）边框。“云计算”加框实现方法如下。a.选中第1段中的“云计算”文本。b.切换到“开始”选项卡，在“段落”组中单击“边框”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“边框和底纹”选项，如图3-49所示。图3-49 选择“边框和底纹”选项3.3 文档的排版3.3.2 设置段落4.边框和底纹（1）边框。c.弹出“边框和底纹”对话框，在“边框”选项卡的“设置”选项组中选择“方框”选项，在“样式”列表框中选择实线，在“
48、应用于”下拉列表中选择“文字”选项，如图3-50所示。图3-50 设置“云计算”文字边框3.3 文档的排版3.3.2 设置段落4.边框和底纹（1）边框。第2段虚线框设置实现方法如下。a.单击，使插入点位于第2段中（也可选中该段落）。b.切换到“开始”选项卡，在“段落”组中单击“边框”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“边框和底纹”选项。c.在弹出的“边框和底纹”对话框的“设置”选项组中选择“方框”选项，在“样式”列表框中选择虚线，在“应用于”下拉列表中选择“段落”选项。3.3 文档的排版3.3.2 设置段落4.边框和底纹（2）底纹。底纹是衬于文本下的填充色或图案，可以强调文本或美化文档。底纹可应
49、用于段落中的部分文字，也可应用于段落。在“开始”选项卡的“字体”组中提供了“字符底纹”按钮 和“以不同颜色突出显示文本”按钮 ，它们其实都是用于设置文字（应用于文字，而非段落）的底纹。“段落”组中的“边框和底纹”功能则可以用于设置更详细的底纹效果，并可选择应用对象（文字或段落）。针对图336所示的文本，为第1段中的“云计算”设置较浅的蓝色底纹（应用于文字），为第2段设置较深的蓝色底纹（应用于段落），如图3-51所示。图3-51 文字底纹和段落底纹3.3 文档的排版3.3.2 设置段落4.边框和底纹（2）底纹。“云计算”底纹设置方法如下。a.选中第1段中的“云计算”文本。b.切换到“开始”选项卡
50、，在“段落”组中单击“边框”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“边框和底纹”选项。c.在弹出的“边框和底纹”对话框中切换到“底纹”选项卡。d.将“填充”设置为较浅的蓝色，“应用于”设置为“文字”，如图3-52所示。e.单击“确定”按钮，关闭对话框。图3-52 “底纹”选项卡3.3 文档的排版3.3.2 设置段落4.边框和底纹（2）底纹。第2段底纹设置方法如下。a.将插入点置于第2段中，也可选中该段落。b.切换到“开始”选项卡，在“段落”中单击“边框”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“边框和底纹”选项。c.在弹出的“边框和底纹”对话框中切换到“底纹”选项卡。d.将“填充”设置为较深的蓝色，将“应用