公司档案管理培训.pptx

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1、公司档案管理培训Logo here办公室办公室 13年年11月月档案管理工作内容档案管理的方式主要内容归档文件整理操作实务档案 是什么 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是一种无形资产它的无形价值在企业真正需要时则完全可以体现出来，能为企业的各项工作提供更好的服务。当档案的原始记录性或知识信息性能够满足某个方面的社会需求时就形成了档案的价值。档案的价值体现在：具有凭证和情报价值具有凭证和情报价值具有现实价值和长远价值具有现实价值和长远价值具有第一价值和第

2、二价值具有第一价值和第二价值价值一、档案具有凭证和情报价值一、档案具有凭证和情报价值 档案的凭证价值是档案不同于或优于其他各种资料的最基本的档案的凭证价值是档案不同于或优于其他各种资料的最基本的特点。档案是确凿的原始材料和历史记录，可以成为查考、研究、特点。档案是确凿的原始材料和历史记录，可以成为查考、研究、争辩和处理问题的依据，认定法律权利、义务与责任的证据。档案争辩和处理问题的依据，认定法律权利、义务与责任的证据。档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠、广泛的可供参考的特是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠、广泛的可供参考的特征，构成了档案的又一基本价值征，构成了档案的又一基本价值情

3、报价值。情报价值。在日常工作中，档案在企业工作中首先表现出来的就是它的凭在日常工作中，档案在企业工作中首先表现出来的就是它的凭证价值和情报价值。例如，我们有时在实际工作中必须查找某份文证价值和情报价值。例如，我们有时在实际工作中必须查找某份文件资料或者某张图片，以此作为依据来了解具体情况，都需要从原件资料或者某张图片，以此作为依据来了解具体情况，都需要从原始的档案资料中寻找相关凭证。有的文件资料上面的内容可直接使始的档案资料中寻找相关凭证。有的文件资料上面的内容可直接使用，有的仅作为参考依据。由此可见，档案在我们的工作中突显了用，有的仅作为参考依据。由此可见，档案在我们的工作中突显了其必不可少

4、的作用其必不可少的作用凭证价值和情报价值。凭证价值和情报价值。二、档案具有现实价值和长远价值二、档案具有现实价值和长远价值 现实价值是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。现实价值是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。长远价值是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长长远价值是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间里能够满足社会各方面的利用者需要的性质。的时间里能够满足社会各方面的利用者需要的性质。在企业中，各部门的工作不可缺少的就是与外界的沟通与联在企业中，各部门的工作不可缺少的就是与外界的沟通与联系，因此，文件的交流亦成为了企业对外联系的重要手段之一。各系

5、，因此，文件的交流亦成为了企业对外联系的重要手段之一。各部门之间或各部门与外单位之间的业务联系绝大部分都依赖于文件部门之间或各部门与外单位之间的业务联系绝大部分都依赖于文件资料的往来，这些往来所产生的文件资料，根据其重要价值与日后资料的往来，这些往来所产生的文件资料，根据其重要价值与日后可利用程度等，由档案人员整理归档存放，以作日后备查参考之用。可利用程度等，由档案人员整理归档存放，以作日后备查参考之用。档案的文件资料伴随着企业成长，并记载了企业发展过程中的所有档案的文件资料伴随着企业成长，并记载了企业发展过程中的所有点滴。所以说，档案的文件资料不仅成为现实工作的辅助工具，也点滴。所以说，档案

6、的文件资料不仅成为现实工作的辅助工具，也是对日后工作的开展具有指导性的意义。是对日后工作的开展具有指导性的意义。三、档案具有第一价值和第二价值三、档案具有第一价值和第二价值 档案的第一价值是指档案对于其形成者所具有的价值，其价档案的第一价值是指档案对于其形成者所具有的价值，其价值主体是档案形成者；第二价值是指档案对社会即除档案形成者之值主体是档案形成者；第二价值是指档案对社会即除档案形成者之外的其他利用者所具有的价值，其价值主体是非档案形成者。外的其他利用者所具有的价值，其价值主体是非档案形成者。档案的存在，对于形成者乃至利用者，都是一个重要资源的档案的存在，对于形成者乃至利用者，都是一个重要

7、资源的来源。档案记载的是企业长久发展以来形成的所有历史记录，包括来源。档案记载的是企业长久发展以来形成的所有历史记录，包括相关的文字记录，数据，图表等比较形态的资料。这些资料都可以相关的文字记录，数据，图表等比较形态的资料。这些资料都可以作为历来工作的历史凭证。在企业工作中，很多时候牵涉到需要利作为历来工作的历史凭证。在企业工作中，很多时候牵涉到需要利用某份文件或者是某张图片等去协助完成某项具体工作，这时候，用某份文件或者是某张图片等去协助完成某项具体工作，这时候，档案的重要价值作用尤为突出。档案的重要价值作用尤为突出。在实际工作中，管理者应该如何做好档案管理工作，才能发挥其最大效用，使企业档

8、案工作更加规范化、系统化以及标准化呢？档案管理方面的培训放到提高自身档案管理方面的培训放到提高自身知识水平的日程中去（了解、清楚、知识水平的日程中去（了解、清楚、操作、档案存在意义）操作、档案存在意义）专业的档案管理人员（细心、淡泊、专业的档案管理人员（细心、淡泊、诚恳）诚恳）公司和部门角度协助做好档案工作公司和部门角度协助做好档案工作（部门人员配合，不缺失、齐全完整）（部门人员配合，不缺失、齐全完整）档案管理干什么项目资料合同往来票据会议记录电子文档采购合同其 它技术资料招投标资料往来文件合同同时建立索引档案放哪儿容易分类容易分类 易于保密易于保密保护性好保护性好 检索简便检索简便1抽屉式直

9、立档案2开放式横向档案开放式横向档案整齐划一整齐划一便于取阅便于取阅易于查找易于查找保密性一般保密性一般3穿孔式活页夹穿孔式活页夹容易损毁容易损毁有顺序性有顺序性保密性差保密性差容易保存容易保存标准统一标准统一便于存取便于存取长期保存长期保存保护性好保护性好4档案盒档案盒20归档文件整理操作实务归档文件整理操作实务 u 档案分类、编号方法档案分类、编号方法u 文件归档整理方法文件归档整理方法u 归档范围表的使用说明归档范围表的使用说明21档案分类、编号方法档案分类、编号方法一、基本概念一、基本概念1、档案分类档案分类是指根据归档文件的内容性质、形成规律及相互是指根据归档文件的内容性质、形成规律

10、及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对归档文件进行分门别类，从而使库藏的方法，对归档文件进行分门别类，从而使库藏的全部档案文件成为一个条理化的具有一定从属的全部档案文件成为一个条理化的具有一定从属 关系和平行关系的库藏系统。关系和平行关系的库藏系统。222、类目体系 类目是档案分类的构成要素，分为类目是档案分类的构成要素，分为类列类列和和类类系系两个要素。类列是指在不同分类层次上具两个要素。类列是指在不同分类层次上具有平行关系的类与类之间所构成的体系，其有平行关系的类与类之间所构成的体系，其逻辑规则是不能互相交叉；类系是指某一大逻辑

11、规则是不能互相交叉；类系是指某一大类从总到分所构成的具有包类从总到分所构成的具有包 含和被包含关系含和被包含关系的类的系统，其逻辑规则是上位类包含下位的类的系统，其逻辑规则是上位类包含下位类，下位类被上位类所包含。类，下位类被上位类所包含。23企业档案分类方案企业档案分类方案类列类系一类四类三类二类ABC1234243、分类原则分类原则 遵循文件的来源特性遵循文件的来源特性 保证类目体系的严整性保证类目体系的严整性 保证类目体系的可包容性保证类目体系的可包容性 维护类目体系相对稳定性维护类目体系相对稳定性254、类号、类号类号是类目的标识符号，用以表示类目类号是类目的标识符号，用以表示类目在分

12、类体系中的位置和排在分类体系中的位置和排 列顺序。本细列顺序。本细则按照代码制进行类号标识。则按照代码制进行类号标识。例：例：“1.1.1”265、档号档号档号即档案号。档号即档案号。按照国家档案行业的有关规定，档号一般按照国家档案行业的有关规定，档号一般由分类由分类 号、文件顺序号和相关特征号组合号、文件顺序号和相关特征号组合而成。档案号是归档文件保存单元而成。档案号是归档文件保存单元 的唯一的唯一标识，用以管理和检索库存档案。标识，用以管理和检索库存档案。272、常用分类方法常用分类方法职能分类职能分类时间分类时间分类作者分类作者分类专题分类专题分类项目分类项目分类型号分类型号分类区域分类

13、区域分类专业分类专业分类外形或文种分类外形或文种分类职能分类方适用于一级类目的区分；其他分类方法则适用于二级以下类目的划分283、一级类目的划分一级类目的划分公司的档案根据企业活动职能性质划分公司的档案根据企业活动职能性质划分为十个大类：为十个大类：党群工党群工 作档案、行政管理档案、经营管作档案、行政管理档案、经营管理档案、人事档案、会计档案、生产理档案、人事档案、会计档案、生产 管管理档案、基本建设档案、生产（建设、理档案、基本建设档案、生产（建设、业务）技术档案、设备仪器档案、科研业务）技术档案、设备仪器档案、科研开发档案。开发档案。294、二级以下类目的划分二级以下类目的划分各大类或按

14、照工作内容分工、或按照管理对象特各大类或按照工作内容分工、或按照管理对象特点，或按照文件类型，或按照所属专业的有关标点，或按照文件类型，或按照所属专业的有关标准，或按照文件往来规律进行二级以下类目的划准，或按照文件往来规律进行二级以下类目的划分。适当进行三级类目的划分。各类技术、业务、分。适当进行三级类目的划分。各类技术、业务、科技对象等档案的具体分类，在下属单位根据实科技对象等档案的具体分类，在下属单位根据实际情况细化际情况细化30二级类目设置党群工作档案类目设置党群工作档案类目设置 党群工作档案按工作内容设置：党务工作、组织工作、党群工作档案按工作内容设置：党务工作、组织工作、宣传工作、统

15、宣传工作、统 战工作、纪检工作、工会工作、共青团工战工作、纪检工作、工会工作、共青团工作七个二级类目。作七个二级类目。行政管理档案类目设置行政管理档案类目设置 行政管理档案按工作内容设置行政事务、法纪监察、审行政管理档案按工作内容设置行政事务、法纪监察、审计工作、人事管理、医疗卫生和后勤福利、外事工作、计工作、人事管理、医疗卫生和后勤福利、外事工作、法律事务七个二级类法律事务七个二级类 目。目。经营管理档案类目设置经营管理档案类目设置 经营管理档案按管理职能设置经营决策、计划管理、财经营管理档案按管理职能设置经营决策、计划管理、财务管理、投资管理、资产管理、企业管理、风险管理、务管理、投资管理

16、、资产管理、企业管理、风险管理、合同管理八个二级类目。合同管理八个二级类目。31二级类目设置会计档案类目设置会计档案类目设置 会计档案类按文件形式（名称）设置凭证类、账簿类、会计档案类按文件形式（名称）设置凭证类、账簿类、报表类和其报表类和其 他类四个二级类目。对每个二级类目的复分他类四个二级类目。对每个二级类目的复分参照国家档案局颁发的参照国家档案局颁发的会会 计档案管理办法计档案管理办法中的有关中的有关款项，结合各单位的情况，自行设置三级类目。款项，结合各单位的情况，自行设置三级类目。人事档案类目设置人事档案类目设置 人事档案按照员工属性设置为在职员工档案、退休员工人事档案按照员工属性设置

17、为在职员工档案、退休员工档案、离岗员工档案、死亡员工档案、其他档案、离岗员工档案、死亡员工档案、其他 5 个二级类个二级类目，各类中按姓名组织目，各类中按姓名组织 案卷。案卷。32二级类目设置生产管理档案类目设置生产管理档案类目设置 生产管理档案按管理职能设置安全管理、科技管理、能生产管理档案按管理职能设置安全管理、科技管理、能源管理、环境保护、标准化管理、档案信息管理六个二源管理、环境保护、标准化管理、档案信息管理六个二级类目。级类目。基本建设档案类目设置基本建设档案类目设置基本建设档案类根据建设项目的使用性质，设置综合类、基本建设档案类根据建设项目的使用性质，设置综合类、行政办公类、生产类

18、、辅助类、生活类等五个二级类。行政办公类、生产类、辅助类、生活类等五个二级类。在生产（建设、业务）技术类档案、设备仪器类档在生产（建设、业务）技术类档案、设备仪器类档案和科研开发类档案的二级类目划分，由下属单位案和科研开发类档案的二级类目划分，由下属单位根据所属行业标准或特点，进行细化。根据所属行业标准或特点，进行细化。335、三级类目划分三级类目划分在各管理类档案的二级类目之下，可以依据在各管理类档案的二级类目之下，可以依据文件的往来特点，根据实际需要设置文件的往来特点，根据实际需要设置收文类、收文类、发文类和内部签报及批复类发文类和内部签报及批复类等三级类目。等三级类目。各技术类档案可以根

19、据所属行业标准、专业各技术类档案可以根据所属行业标准、专业特征、工作程序特征等标准进行细化。特征、工作程序特征等标准进行细化。分类的一般方法有：34三、分类号、档号编制方法三、分类号、档号编制方法l分类号。分类号。本分类细则采用代码制分类标识法。本分类细则采用代码制分类标识法。一级类目使用一级类目使用 0-9 标识，二级类目标识，二级类目使用使用 0.0-9.9 标识、三级类目使用标识、三级类目使用 0.0.0-9.9.9 标识，依此类推。没标识，依此类推。没有标注出来的数码标识为空号，留有标注出来的数码标识为空号，留作今后类目扩展使用。各级类目标作今后类目扩展使用。各级类目标识之间用识之间用

20、“.”隔开。隔开。l档号编制方法档号编制方法1、档号以“件”为单元进行标识的，档号编制的规则为六段号码制，即：档号=机构代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+件号（文件顺序号）各号段之间以“-”隔开。XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX 机构代码载体类型代码分类号代码件号年度保管期限代码362、档号以“卷”为单元进行标识的，档号编制的规则为六段号码制，即：档号=机构代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+案卷号 XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX 机构代码案卷号年度保管期限代码载体类型代码分类号代码37分类表中的一级类目应该原则遵循。公分类表

21、中的一级类目应该原则遵循。公司可以根据自己的实际需要，调整和细司可以根据自己的实际需要，调整和细化分类表中的二级以下类目，如果确实化分类表中的二级以下类目，如果确实需要增加一级类目的，需要报集团公司需要增加一级类目的，需要报集团公司和地产中心档案部门备案。和地产中心档案部门备案。公司档案分类表使用说明公司档案分类表使用说明38公司文件归档整理方法公司文件归档整理方法一、基本概念（术语定义）一、基本概念（术语定义）1、归档：指产业园公司所属各单位（部门）将属于归档归档：指产业园公司所属各单位（部门）将属于归档范围的公司文件，按照公司档案管理的有关规定，移范围的公司文件，按照公司档案管理的有关规定

22、，移交给公司或本单位档案管理机构集中保存的过程，是交给公司或本单位档案管理机构集中保存的过程，是文件转化为档案的必要手续。文件转化为档案的必要手续。2、归档文件：是指各单位在企业活动中形成、办理完毕归档文件：是指各单位在企业活动中形成、办理完毕并符合归档范围，作为档案归档保存的各种载体形式并符合归档范围，作为档案归档保存的各种载体形式的文件材料。的文件材料。393、归档时间：是指应当归档的文件向档案室移交的时归档时间：是指应当归档的文件向档案室移交的时间。不同种类的文件材料，根据其形成的具体情况有间。不同种类的文件材料，根据其形成的具体情况有不同的要求。不同的要求。4、归档文件整理：是指将零散

23、、无序的文件有序化的归档文件整理：是指将零散、无序的文件有序化的过程。过程。具体是将归档文件以件为单位进行装订（或组具体是将归档文件以件为单位进行装订（或组成案卷装订）、按照一定的联系将归档文件装入档案成案卷装订）、按照一定的联系将归档文件装入档案盒、进行盒内排列、加盖归档章、编制盒内目录和填盒、进行盒内排列、加盖归档章、编制盒内目录和填写备考表等几项系统整理的工作。写备考表等几项系统整理的工作。40文件归档整理文件归档整理 5、档案盒：是一组具有有机联系的归档文档案盒：是一组具有有机联系的归档文件的最小存放单元。对不同种类的文件材料，件的最小存放单元。对不同种类的文件材料，装盒方式有所不同。

24、装盒方式有所不同。6、编目，是指以档案盒内的归档文件为对编目，是指以档案盒内的归档文件为对象，通过编制盒内文件目录，固定盒内文件象，通过编制盒内文件目录，固定盒内文件整理的成果，揭示盒内文件的内容和成整理的成果，揭示盒内文件的内容和成 份。份。41二、归档工作管理二、归档工作管理1、归档工作管理的内容 归档范围：归档范围：确定文件确定文件的价值，决的价值，决定文件是否定文件是否向档案转化向档案转化归档时间：归档时间：根据科技根据科技活动特别，活动特别，确定文件何确定文件何时归档时归档归档要求：归档要求：明确便于明确便于长远和安全长远和安全保存档案的保存档案的措施措施归档份数：归档份数：根据归档

25、根据归档文件重要性文件重要性确定原件与确定原件与复制件数量复制件数量归档手续：归档手续：明确归档明确归档文件的移文件的移交手续交手续425、归档程序归档程序（1）兼职档案员在归档材料整理完毕后填写）兼职档案员在归档材料整理完毕后填写文件移交登记表文件移交登记表一式两份，随同归档材一式两份，随同归档材料移交本单位档案管理人员。料移交本单位档案管理人员。（2）专职档案管理人员清点文件材料移交情况，）专职档案管理人员清点文件材料移交情况，核对之后在核对之后在文件移交登记表文件移交登记表签字确认，签字确认，正式签收。正式签收。文件移交登记表文件移交登记表一式两份，一式两份，一份归档，一份交由兼职档案管

26、理人员保存。一份归档，一份交由兼职档案管理人员保存。43三、整理工作管理三、整理工作管理整理原则整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同 价值，便于保管和利用。价值，便于保管和利用。整理要求整理要求（1）归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模）归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模 糊或易退变的文件应予以复制。糊或易退变的文件应予以复制。（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应 符合档案保护要求。符合档案保护要求。（3）有公司文号的文件归

27、档时，必须归有公司领导在发文稿）有公司文号的文件归档时，必须归有公司领导在发文稿纸上签发的定稿和盖有公章的正本。纸上签发的定稿和盖有公章的正本。446、归档文件编目归档文件编目（1）、归档文件应逐件编目。归档文件目录设序号、归档文件应逐件编目。归档文件目录设序号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。序号：文件在档案盒内的顺序号。序号：文件在档案盒内的顺序号。文号：文件的发文字号。文号：文件的发文字号。责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。或署名者。题名：文件标题。没有标题或标题不

28、规范的，可自拟题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加标题，外加“”号。号。日期：文件的形成时间，以日期：文件的形成时间，以 8 8 位阿拉伯数字标注年月位阿拉伯数字标注年月日，如日，如 2010081620100816。456、归档文件编目归档文件编目 页数：每一件归档文件的页面总数。文件中凡有图页数：每一件归档文件的页面总数。文件中凡有图文的页面均为一页。文的页面均为一页。备注：注释文件需说明的情况。备注：注释文件需说明的情况。（2）归档文件的档案盒目录应装订成册并编制封）归档文件的档案盒目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置年度、保管期限、面。归档文件目录封面设置

29、年度、保管期限、机构、主题等项目。机构、主题等项目。467、档案盒编目档案盒编目将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。盒封面、盒脊及备考表项目。（1）填写档案盒封面）填写档案盒封面 档案盒封面应标明公司名称。档案盒的外形尺寸为档案盒封面应标明公司名称。档案盒的外形尺寸为 310220mm，可根据需要选用盒脊厚度适合的档案盒。，可根据需要选用盒脊厚度适合的档案盒。档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊设置年度、保管期限、档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊设置年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构起止件号、盒号等必备

30、项，并可设置机构(问题问题)等选择项。等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文的件号，其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文的件号，中间用中间用“”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进档案室时，由专职档案人员按要求编制。移交进档案室时，由专职档案人员按要求编制。档案盒应采用无酸纸制作档案盒应采用无酸纸制作477、档案盒编目档案盒编目（2）备考表。备考表置于盒内文件之后，项）备考表。备考表置于盒内文件之后，项 目包括盒内文目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明：填写盒内

31、文件缺损、修改、补充、盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。装盒时间：归档文件整理完毕装盒的日期。装盒时间：归档文件整理完毕装盒的日期。将归档文件按室档号顺序装入档案盒，数量适度并填写档案盒封面、盒脊和备将归档文件按室档号顺序装入档案盒，数量适度并填写档案盒封面、盒脊和备考表。考表。注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜装入同一档案盒内注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜装入同一档案盒内

32、装盒装盒盒脊盒脊 年度年度保管期限保管期限机构（问题）机构（问题）起止件号起止件号盒号盒号20102010永久永久办公室办公室1-71-71 1装盒装盒归档文件装盒后，归档文件装盒后，上架排列应与本上架排列应与本单位归档文件分单位归档文件分类方案一致，盒类方案一致，盒脊朝外，便于实脊朝外，便于实体管理。体管理。排架排架要点 文书档案以件为单位整理要点文书档案以件为单位整理要点科技档案整理要点科技档案整理要点会计档案整理要点会计档案整理要点特殊载体档案整理要点特殊载体档案整理要点实物档案整理要点实物档案整理要点电子档案管理要点电子档案管理要点六项 文书档案以件为单位整理要点文书档案以件为单位整理

33、要点以以“件件”为单位整理的前提：为单位整理的前提：适应办公自动化环境下文件归档整理工作需要适应办公自动化环境下文件归档整理工作需要件，是指因某一事由而直接形成的单份文件的计量单件，是指因某一事由而直接形成的单份文件的计量单位位 形成形成 是自然的是自然的 形式形式 是单个独立成册的是单个独立成册的（实体上装订在一起，编目时体现为一条目录）效用效用 是独立可用的是独立可用的 是文件归档时的基本保管单位是文件归档时的基本保管单位按按“件件”装订装订一般情况：以自然形成的每份文件，为一件。一般情况：以自然形成的每份文件，为一件。特殊情况：特殊情况：正文与定稿，为一件；原件与复制件，正文与定稿，为一

34、件；原件与复制件，为一件；为一件；正文与附件，为一件；转发文与被转发文，为一件；正文与附件，为一件；转发文与被转发文，为一件；式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单（如每周安排、统计表）可以装订在一起作为一件（如每周安排、统计表）可以装订在一起作为一件;正文与文件会签单，为一件；正文与文件会签单，为一件；正文与发文稿纸，正文与发文稿纸，为一件；为一件；按按“件件”装订装订特殊情况：特殊情况：来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函），原则上各为一件，也可合为一件；函），原则上各为一件，也可合为一

35、件；会议记录和会议纪要，原则上各为一件；会议记录和会议纪要，原则上各为一件；一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话、新闻报道稿等文件各为一件；领导讲话、新闻报道稿等文件各为一件；归档前已自然成本（册）的会议记录本、各种簿册归档前已自然成本（册）的会议记录本、各种簿册（名册、图册等），按其固有的装订方式，每本（名册、图册等），按其固有的装订方式，每本（册）各为一件；（册）各为一件；重要文件须保留历次修改稿的，正文与历次修改稿重要文件须保留历次修改稿的，正文与历次修改稿各为一件；各为一件；装订前对文件的修整：装订前对文件的修整：整理归档文件

36、所使用的书写材料、纸张、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。装订材料应符合档案保护要求。例如不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、例如不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹等。红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹等。装订前的整修内容主要有：修裱、复制、装订前的整修内容主要有：修裱、复制、去除易锈金属物、大纸张折叠。去除易锈金属物、大纸张折叠。按按“件件”装订装订装订顺序装订顺序 正本在前，定稿在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；转发文在前，被转

37、发文在后；复文在前，来文在后；复文在前，来文在后；中文版本在前，其它文种版本在后；中文版本在前，其它文种版本在后；发文稿纸在前，正文在后；发文稿纸在前，正文在后；文件处理单在前，正文在后；文件处理单在前，正文在后；按按“件件”装订装订科技档案整理要点科技档案整理要点 分项目、组卷、排序分项目、组卷、排序 修整、编号修整、编号 编目（卷内目录、备考表）编目（卷内目录、备考表）装订、装盒装订、装盒 编制封面编制封面 编制案卷目录编制案卷目录 入库上架入库上架科技档案一般有科技档案一般有 产品、科研、基建、设备产品、科研、基建、设备 四大类。四大类。特点：具有特点：具有成套性成套性。方法：按项目形成

38、阶段组卷、排序方法：按项目形成阶段组卷、排序产品档案一般有：产品档案一般有：市场调研、立项；市场调研、立项；设计、产品标准；设计、产品标准；图纸、工艺；图纸、工艺；工装、包装；工装、包装；鉴定、检验；鉴定、检验；创优；创优；质量分析。质量分析。科研档案一般有：科研档案一般有：调研、申报立项、调研、申报立项、研究、试验、研究、试验、总结、鉴定、总结、鉴定、报奖、推广应用。报奖、推广应用。分项目、分项目、组卷、排序组卷、排序基建档案一般有：基建档案一般有：依据性文件（可行性研究、依据性文件（可行性研究、立项、审批）；立项、审批）；基础性文件（勘探、测绘、基础性文件（勘探、测绘、征迁、招投标）；征迁

39、、招投标）；设计文件、设计文件、施工文件、施工文件、监理文件；监理文件；竣工验收文件；竣工验收文件；评奖创优文件；评奖创优文件；使用维修改扩建文件。使用维修改扩建文件。设备档案一般有：设备档案一般有：随机文件；随机文件；合同发票（或复印件）合同发票（或复印件）开箱验收；开箱验收；安装调试；安装调试；使用维护、使用维护、更新改造。更新改造。分项目、分项目、组卷、排序组卷、排序 修整编号修整编号修整：去钉和折叠。修整：去钉和折叠。大于大于A4的图纸采用的图纸采用“手风琴手风琴”式折叠，使标题栏外露。式折叠，使标题栏外露。编目（卷内目录、备考表）、编目（卷内目录、备考表）、装盒装盒采用不装订方式的，

40、将卷内目录、归档文件材料、备考表依次采用不装订方式的，将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技挡案盒内保存。须每份文件材料上依次标注顺序号。装入科技挡案盒内保存。须每份文件材料上依次标注顺序号。会计档案整理要点会计档案整理要点会计档案的归档范围是会计核算材料，会计档案的归档范围是会计核算材料，即：会计凭证、会计账簿、财务报告及银行存款余即：会计凭证、会计账簿、财务报告及银行存款余额调节表、银行对账单等其他材料。额调节表、银行对账单等其他材料。本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度、财务政策等管理性文件材料，应纳入文书务制度、财务政策等

41、管理性文件材料，应纳入文书档案归档范围，不纳入会计档案归档范围。档案归档范围，不纳入会计档案归档范围。提示：会计档案的整理由财会部门完成，可由财会提示：会计档案的整理由财会部门完成，可由财会部门保管一定时间，期满后需向档案室移交。财会部门保管一定时间，期满后需向档案室移交。财会部门保管期间需向档案室提供会计档案目录。部门保管期间需向档案室提供会计档案目录。特殊载体档案整理要点特殊载体档案整理要点特殊载体档案按不同载体形式分成：特殊载体档案按不同载体形式分成：照片（底片）照片（底片）录音文件录音文件 录像带录像带 光盘光盘 计算机电子文件。计算机电子文件。分类：分类：一般是一般是“年度年度-问题

42、问题”分类法分类法 组卷：组卷：分年度混问题组卷，按照形成日期依次整理入分年度混问题组卷，按照形成日期依次整理入册册 照片编号：照片编号：“卷号卷号张号张号”编制说明：编制说明：一种是单张说明，一种是组合照片说明一种是单张说明，一种是组合照片说明 装册装册 编目：编目：卷内目录、封面、备考表、脊背等卷内目录、封面、备考表、脊背等照片档案整理照片档案整理一个录音文件、一盘录像带自然形成一个保管一个录音文件、一盘录像带自然形成一个保管单位，可形成时间先后分别进行排列编号，即单位，可形成时间先后分别进行排列编号，即录音档案一个流水号，录像档案一个流水号。录音档案一个流水号，录像档案一个流水号。要编写

43、文字说明，与录音文件（光盘）、录像要编写文字说明，与录音文件（光盘）、录像带一起保存。带一起保存。录音录像带整理；光盘整理录音录像带整理；光盘整理光盘是电子文件的主要存储形式，一张光盘即自然光盘是电子文件的主要存储形式，一张光盘即自然形成一个保管单位，每张光盘写好文字说明。形成一个保管单位，每张光盘写好文字说明。特殊载体档案保管有特殊的要求。特殊载体档案保管有特殊的要求。照片档案保管要求防光、防潮、防高温；照片档案保管要求防光、防潮、防高温；照片档案上架竖放，不应相叠平放；照片档案上架竖放，不应相叠平放；录音、录像档案要求防磁，录音（像）带、磁带分别单个放入录音、录像档案要求防磁，录音（像）带

44、、磁带分别单个放入塑料盒或专用存贮柜（防磁柜）平放，没有防磁柜的单位可放塑料盒或专用存贮柜（防磁柜）平放，没有防磁柜的单位可放在铁制档案箱或密集架上；在铁制档案箱或密集架上；光盘放入塑料盒或光盘档案册；光盘放入塑料盒或光盘档案册；不能放置樟脑丸等挥发性药物不能放置樟脑丸等挥发性药物上架入库上架入库 区分载体：区分载体：一般按种类分为一般按种类分为 证书、奖牌、奖杯证书、奖牌、奖杯 清洁修整清洁修整 分类排序：分类排序：按证书、奖牌、奖杯按证书、奖牌、奖杯分类，并给予分类，并给予1 1、2 2、3 3、4 4的代码（在总体分类方案中标明），同一类的实物档案的代码（在总体分类方案中标明），同一类的实物档案按时间顺序排列按时间顺序排列 贴标签：贴标签：贴在实物档案的背面或贴在底座上，标签上填写实贴在实物档案的背面或贴在底座上，标签上填写实物档案的档号，一般由实物档案代号、类别号、流水号构成。物档案的档号，一般由实物档案代号、类别号、流水号构成。编制目录编制目录 入库上架入库上架实物档案整理实物档案整理合理使用文件夹合理使用文件夹定期备份定期备份重要文件加密重要文件加密电子档案整理电子档案整理电脑其它盘电脑其它盘刻录光盘刻录光盘移动硬盘移动硬盘U盘盘存储介质存储介质借阅借阅档档案案一定一定要登记要登记