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1、档 案 管 理 培 训 行政管理部2017年10月档案的定义档案的定义档案的定义档案的定义“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。完整记录作用的固化信息。”（冯惠玲档案学概论第二版）（冯惠玲档案学概论第二版）档案的特点档案的特点各种组织和个人在其各种组织和个人在其特定的社会活动中积特定的社会活动中积累而成。累而成。内容的记录方式和内容的记录方式和载体是多种多样的。载体是多种多样的。内容的记录方式内容的记录方式和载体是多种多和载体是多种多样的样的备查的文件备查的文件一旦遗失，
2、将一旦遗失，将难以或无法重难以或无法重新获得新获得长房物业管理有限公司档案的分类长房物业管理有限公司档案的分类长房物业管理有限公司档案的分类长房物业管理有限公司档案的分类 档档 案案 电子档案子档案 实物档案物档案 纸质档案档案文文书档案档案项目运目运营管理档案管理档案 合同档案合同档案业务类党群党群类行政行政类项目管理初始目管理初始资料料物物业项目目管理管理资料料详见档案分类归档明细表详见档案分类归档明细表 档案年度的划分档案年度的划分档案年度的划分档案年度的划分年度划分年度划分跨年度的文件放跨年度的文件放入办结的年度入办结的年度会议记录本，以该会议记录本，以该本最后一次会议记本最后一次会议
3、记录时间为准录时间为准落款日期落款日期几份文件作为一件，几份文件作为一件，“件件”的日期应以的日期应以装订时排在最前面的文件装订时排在最前面的文件 日期为准。特殊情况的几份文件，以最日期为准。特殊情况的几份文件，以最重要的或结论性的为准重要的或结论性的为准文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类法规政策性法规政策性文件材料文件材料保管期限保管期限
4、保管期限保管期限 永久永久永久永久永久永久 重要会议、举办重大活动等形重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料成的主要文件材料 关于重要问题的请示与上级机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等结、综合统计报表等下级单位报送的年度或年度以上下级单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料告等文件材料同级单位、下级单位关于一般性同级单位、下级单位关于一般性业务问题的来函、请示与公司的业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等文件材料复函、批复等文件材料上级单位和同级单位制发的非公司上级
5、单位和同级单位制发的非公司主管业务但要贯彻执行的文件材料主管业务但要贯彻执行的文件材料 属于公司主管业务的属于公司主管业务的一般性文件材料一般性文件材料职能活动中形成的职能活动中形成的重要业务文件材料重要业务文件材料保管的档案保管的档案中，除保管中，除保管期限为永久期限为永久的外，其余的外，其余的保管期限的保管期限均为定期均为定期（30年）年）档案管理档案管理档案管理档案管理职责职责的划分的划分的划分的划分总公司行政管理部职责：总公司行政管理部职责：负责公司档案管理指导及负责公司档案管理指导及督察工作督察工作各部门各部门/直管项目负责人职责：直管项目负责人职责：对其所属部门对其所属部门/直管项
6、目的档案管理工直管项目的档案管理工作负责，同时须指定专人为本部门作负责，同时须指定专人为本部门/直直管项目档案管理员，负责管理档案。管项目档案管理员，负责管理档案。档案管理员职责：档案管理员职责：1、接受总公司行政管理部的指导，负责本部门、接受总公司行政管理部的指导，负责本部门/直管项目的资料接收，并做好文件归档登记表及档案直管项目的资料接收，并做好文件归档登记表及档案电子台账的登记工作，如发现归档文件有瑕疵，应及时提醒文件提交人，若文件提交人不能完整的提交文件，电子台账的登记工作，如发现归档文件有瑕疵，应及时提醒文件提交人，若文件提交人不能完整的提交文件，应及时向本部门应及时向本部门/直管项
7、目负责人反映。直管项目负责人反映。2、依照本办法的规定对档案进行分类、立卷、归档、保管、借阅工作。、依照本办法的规定对档案进行分类、立卷、归档、保管、借阅工作。3、依照本办法附件档案分类归档明细表的要求，对相关需要保存电子档的文件进行扫描存档。、依照本办法附件档案分类归档明细表的要求，对相关需要保存电子档的文件进行扫描存档。文件归档流程文件归档流程 总公司各部门总公司各部门/直管项目移交档案管理员存档的文件，必须在文件归档登记表直管项目移交档案管理员存档的文件，必须在文件归档登记表中详细填写好文件内容，若存档的文件有其他情况需要说明，送交人必须在备注中详细填写好文件内容，若存档的文件有其他情况
8、需要说明，送交人必须在备注栏中注明需要说明的情况。送交人确认文件归档登记表登记内容与存档文件无栏中注明需要说明的情况。送交人确认文件归档登记表登记内容与存档文件无误后，交由部门误后，交由部门/直管项目负责人审核，部门直管项目负责人审核，部门/直管项目负责人确认无误后，在文直管项目负责人确认无误后，在文件归档登记表中签名，由部门件归档登记表中签名，由部门/直管项目负责人交档案管理员，档案管理员确认无直管项目负责人交档案管理员，档案管理员确认无误后，在文件归档登记表中签名确认后方可存档。若档案以后发生遗失或损毁误后，在文件归档登记表中签名确认后方可存档。若档案以后发生遗失或损毁的，以文件归档登记表
9、内容做为责任划分的依据，文件归档登记表遗失或的，以文件归档登记表内容做为责任划分的依据，文件归档登记表遗失或损毁的，由档案管理员负全责。损毁的，由档案管理员负全责。附件：文件归档登记表文件归档登记表文件归档流程文件归档流程档案借阅规定 档案借阅严格履行手续档案借阅严格履行手续,由档案管理员负责办理，并做好档案借阅登记。由档案管理员负责办理，并做好档案借阅登记。公司内部员工借阅档案由借阅人提交档案外借流程，总公司行政管理部根据档案公司内部员工借阅档案由借阅人提交档案外借流程，总公司行政管理部根据档案 重要程度选择审批节点，由总公司分管领导审批后借阅。重要程度选择审批节点，由总公司分管领导审批后借
10、阅。外单位借阅档案由借阅人提出申请，经公司分管领导审批后，由档案管理员办理外单位借阅档案由借阅人提出申请，经公司分管领导审批后，由档案管理员办理 借阅和归还档案时，档案管理员必须当面核实，确保账实相符，并及时放回原位借阅和归还档案时，档案管理员必须当面核实，确保账实相符，并及时放回原位 各直管项目档案借阅参照物业服务中心档案借阅制度执行。各直管项目档案借阅参照物业服务中心档案借阅制度执行。附件：文件借阅登记表附件：文件借阅登记表 长房物业档案长房物业档案/资料外借申请表资料外借申请表12345档案借阅档案借阅档案销毁档案管理人档案管理人对须销毁的档案编造档案销毁清册登记表对须销毁的档案编造档案
11、销毁清册登记表并提交档案资料销毁审批表并提交档案资料销毁审批表总公司行政管理部审核总公司行政管理部审核档案内容涉及部门档案内容涉及部门/直管项目负责人审核直管项目负责人审核公司领导及总经理审批公司领导及总经理审批档案管理人按规定流程销毁，行政管理部指定两人以上监销。档案管理人按规定流程销毁，行政管理部指定两人以上监销。档案销毁保密规定保密规定保密规定保密规定 公司人员如须接触、使用档案，必须遵守中华人民共和国档案法、湖南公司人员如须接触、使用档案，必须遵守中华人民共和国档案法、湖南省档案管理条例、中华人民共和国保守国家秘密法和保密守则，注意保省档案管理条例、中华人民共和国保守国家秘密法和保密守
12、则，注意保守秘密，严防档案丢失或泄密。守秘密，严防档案丢失或泄密。借用、保管档案资料，必须严格办理手续，在使用中要保持其完整，不得借用、保管档案资料，必须严格办理手续，在使用中要保持其完整，不得损坏、丢失，否则将根据公司相关规定追究责任。使用完毕立即归还。损坏、丢失，否则将根据公司相关规定追究责任。使用完毕立即归还。不得向亲友和无关人员泄露档案室藏密级档案内容、存放位置及保安措施。不得向亲友和无关人员泄露档案室藏密级档案内容、存放位置及保安措施。处罚措施处罚措施 有下列情形之一的，给予档案管理员或当事人扣月度绩效有下列情形之一的，给予档案管理员或当事人扣月度绩效5 5分的处罚；如果由此而分的处
13、罚；如果由此而产生重大经济损失或责任的，依据产生的后果同时追究责任人的民事责任。产生重大经济损失或责任的，依据产生的后果同时追究责任人的民事责任。1 1、档案管理员不按规定整理档案的；、档案管理员不按规定整理档案的；2 2、档案管理员没有做档案电子台账或档案电子台账内容不全的；、档案管理员没有做档案电子台账或档案电子台账内容不全的；3 3、档案管理员没有文件归档登记表或文件归档登记表内容不规范的；、档案管理员没有文件归档登记表或文件归档登记表内容不规范的；4、档案管理员对已经整理好的档案没有制作归档文件目录或归档文件目录、档案管理员对已经整理好的档案没有制作归档文件目录或归档文件目录内容不规范
14、的；内容不规范的；处罚措施处罚措施有下列情形之一的，给予所属部门有下列情形之一的，给予所属部门/直管项目负责人扣月度绩效直管项目负责人扣月度绩效5 5分的处罚；如果由分的处罚；如果由此而产生重大经济损失或责任的，依据产生的后果同时追究责任人的民事责任。此而产生重大经济损失或责任的，依据产生的后果同时追究责任人的民事责任。1 1、部门、部门/直管项目负责人不指定档案管理员或提供档案存放条件或工作便利的；直管项目负责人不指定档案管理员或提供档案存放条件或工作便利的；2 2、部门、部门/直管项目负责人不定期检查档案管理员业务经办人的工作，导致档案管理直管项目负责人不定期检查档案管理员业务经办人的工作
15、，导致档案管理员工作失误的；员工作失误的；部门部门/直管项目负责人不定期检查业务经办人的工作，导致业务经办人不及时完整上直管项目负责人不定期检查业务经办人的工作，导致业务经办人不及时完整上交文件存档的。交文件存档的。处罚措施处罚措施有下列情形之一的，给予档案管理员或当事人扣月度绩效有下列情形之一的，给予档案管理员或当事人扣月度绩效1010分、所属部门分、所属部门/直管项目直管项目负责人扣月度绩效负责人扣月度绩效1010分的处罚；如果由此而产生重大经济损失或责任的，依据产生分的处罚；如果由此而产生重大经济损失或责任的，依据产生的后果同时追究责任人的民事责任的后果同时追究责任人的民事责任1 1、档
16、案管理员不按规定外借档案的档案管理人因管理不善保管的档案遗失或损毁的；、档案管理员不按规定外借档案的档案管理人因管理不善保管的档案遗失或损毁的；2 2、业务经办人不按时上交文件存档或存档文件不完整的；、业务经办人不按时上交文件存档或存档文件不完整的；3 3、档案管理员不按规定销毁档案，或没有编制销毁档案清册的；、档案管理员不按规定销毁档案，或没有编制销毁档案清册的；4 4、公司员工因个人失误丢失、损毁档案的；、公司员工因个人失误丢失、损毁档案的；5 5、公司员工故意泄露公司秘密的或违规复制、拍照、抽取、蓄意破坏档案的。、公司员工故意泄露公司秘密的或违规复制、拍照、抽取、蓄意破坏档案的。文件装订
17、文件装订1 1归档文件按归档文件按归档文件按归档文件按“件件件件”装订；装订；装订；装订；2 2、文件装订前后顺序要求：、文件装订前后顺序要求：、文件装订前后顺序要求：、文件装订前后顺序要求：（1 1）正本在前，定稿在后；）正本在前，定稿在后；）正本在前，定稿在后；）正本在前，定稿在后；（2 2）正文在前，附件在后；）正文在前，附件在后；）正文在前，附件在后；）正文在前，附件在后；（3 3）原件在前，复制件在后；）原件在前，复制件在后；）原件在前，复制件在后；）原件在前，复制件在后；（4 4）转发文在前，被转发文在后；）转发文在前，被转发文在后；）转发文在前，被转发文在后；）转发文在前，被转发
18、文在后；（5 5）复文在前，来复在后；）复文在前，来复在后；）复文在前，来复在后；）复文在前，来复在后；（6 6）汉文在前，少数民族文字在后；）汉文在前，少数民族文字在后；）汉文在前，少数民族文字在后；）汉文在前，少数民族文字在后；（7 7）不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，）不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，）不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，）不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；外文在后；外文在后；外文在后；（8 8）有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。）有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。）有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。）有文件处理的，文
19、件处理单在前，正文在后。文件装订 3 3、文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订、文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订、文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订、文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。装订时，一般用固体胶粘贴文件左上和利用。装订时，一般用固体胶粘贴文件左上和利用。装订时，一般用固体胶粘贴文件左上和利用。装订时，一般用固体胶粘贴文件左上角。对较厚（超过角。对较厚（超过角。对较厚（超过角。对较厚（超过3030张纸）的文件采用张纸）的文件采用张纸）的文件采用张纸）的文件采用“三孔三孔三孔三孔一线一线一线一线”的线装方法装订。的线装方法装订。的线装方法装订。的线装方法装订。归档文件卷内
20、目录归档文件卷内目录一式二份，一份放入档案盒，一份用于编制检索工具，按归档文件卷内目录一式二份，一份放入档案盒，一份用于编制检索工具，按年度装订成册，同时要保存电子档。年度装订成册，同时要保存电子档。用铅笔在左上角标注序号档案盒脊背及备考表25cm4cmWY14:长房物业全宗号长房物业全宗号档案制作部门档案制作部门档案类别档案类别一级科目一级科目二级科目二级科目盒号盒号集团资料室存档使用集团资料室存档使用的是纸质档案盒，如的是纸质档案盒，如我们使用的是塑料档我们使用的是塑料档案盒，可适当缩小档案盒，可适当缩小档案盒脊案盒脊背背的宽度的宽度首先确认归档的文件是否需要扫描首先确认归档的文件是否需要
21、扫描 扫描归档文件扫描归档文件 按照归档文件目录将文件的序号加入电子扫描件文按照归档文件目录将文件的序号加入电子扫描件文件名中件名中 建立专用的文件夹，按归档文件目录的顺序存放电子扫描件建立专用的文件夹，按归档文件目录的顺序存放电子扫描件文件的扫描文件的扫描文件的扫描文件的扫描如何填写归档章1 1）全宗号：不填。全宗号：不填。2 2）机构或问题：行政、党群、业务。机构或问题：行政、党群、业务。3 3）年度：要求以）年度：要求以4 4位阿拉伯数字标注公元纪年，填写文件分类所属年度。位阿拉伯数字标注公元纪年，填写文件分类所属年度。4 4）保管期限：填写归档文件具体的保管期限，即）保管期限：填写归档
22、文件具体的保管期限，即“永久永久”、“定期定期”。5 5）室编件号：在同一期限内按文件排列顺序从）室编件号：在同一期限内按文件排列顺序从“1”“1”开始流水标注件号。开始流水标注件号。6 6）馆编件号：不填。）馆编件号：不填。201220121717行政行政永久永久档案盒整理完成后，档案盒中每个文件都要加盖归档章，归档章应加盖在每份归档档案盒整理完成后，档案盒中每个文件都要加盖归档章，归档章应加盖在每份归档文件首页上方居中的空白位置。如没有空白或不便盖章时，也可将收发文签移至首文件首页上方居中的空白位置。如没有空白或不便盖章时，也可将收发文签移至首页或在首页前附空白纸盖章。页或在首页前附空白纸
23、盖章。档案保管档案保管档案保管档案保管档案管理员负责档案管理员负责所属部门所属部门/项目项目档案保管工作档案保管工作EIP系统形成的电系统形成的电子档案要建立双备子档案要建立双备份制度，即纸质文份制度，即纸质文档和电子文档备份档和电子文档备份重要的文件、照片、视频等除在电脑重要的文件、照片、视频等除在电脑重要的文件、照片、视频等除在电脑重要的文件、照片、视频等除在电脑上储存外，还需将相关资料拷贝到磁上储存外，还需将相关资料拷贝到磁上储存外，还需将相关资料拷贝到磁上储存外，还需将相关资料拷贝到磁盘（或光盘）上，以防设备故障或遭盘（或光盘）上，以防设备故障或遭盘（或光盘）上，以防设备故障或遭盘（或
24、光盘）上，以防设备故障或遭病毒破坏造成数据丢失病毒破坏造成数据丢失病毒破坏造成数据丢失病毒破坏造成数据丢失根据档案分根据档案分类归档明档明细表，表，重要的文件重要的文件资料，除档案主料，除档案主责部部门外，外，还必必须实行多重保管行多重保管原原则，在相关，在相关业务部部门或公司或公司行政管理部档案室保管存档行政管理部档案室保管存档特特特特别别重要的文件重要的文件重要的文件重要的文件资资料（如工程技料（如工程技料（如工程技料（如工程技术类术类等永久性档案），除等永久性档案），除等永久性档案），除等永久性档案），除进进行行行行纸质纸质文档存文档存文档存文档存档及档及档及档及电电子文档子文档子文档子文档备备份存档外，份存档外，份存档外，份存档外，还应还应将其将其将其将其原件存入集原件存入集原件存入集原件存入集团团档案室（档案室（档案室（档案室（时时代国代国代国代国际际1313楼）楼）楼）楼），以，以，以，以备损备损坏或坏或坏或坏或丢丢失失失失项目运目运营管理档案中如安全管理档案中如安全生生产、项目退目退盘等重要等重要资料料必必须交原件由公司存档，先交原件由公司存档，先由由项目提交相关目提交相关业务部部门审核后，再由相关核后，再由相关业务部部门移移交至行政管理部存档交至行政管理部存档