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1、http:/ 深圳市共进电子有限公司会议&沟通小常识http:/ 深圳市共进电子有限公司电子邮件电子邮件,电话及会议沟通电话及会议沟通电话的使用电话的使用1.关于电话机2.给外部打电话，与外部开电话会议3.同维内部电话开会开会1.提前准备2.目标一致，达成共识3.Open Item的跟踪电子邮件的使用电子邮件的使用电子邮件往来的一般原则与外部的往来与公司内部团队的往来开开 会会电子子邮件的使用件的使用电话的使用的使用http:/ 深圳市共进电子有限公司电子子邮件件的使用的使用充分利用有利资源来协助你的工作！充分利用有利资源来协助你的工作！Part12.与外部门/外公司的往来1.电子邮件往来的一
2、般原则E-mail3.与公司内部团队的往来http:/ 深圳市共进电子有限公司邮件往来一般原则邮件往来一般原则n 准确称呼准确称呼 一般可使用Name,Dear all,Team,Dears,某某工,等 建议慎用Folks,Guys,People,Boys,Girls 禁用侮辱性称呼n始终当有礼貌的人始终当有礼貌的人n尽量使用简单易懂的句子，邮件内容尽量要短尽量使用简单易懂的句子，邮件内容尽量要短n合理使用合理使用“Looks Seems Probably Mayben重要事务要在标题备注重要程度重要事务要在标题备注重要程度 如:重要ISSUE,重要通知等n原则上务必注意不要把内部的争论扩散到
3、其他部门原则上务必注意不要把内部的争论扩散到其他部门http:/ 深圳市共进电子有限公司邮件往来一般原则（续）n谨慎使用谨慎使用“转发转发”/“回复回复 必要时删掉“转发”部分，或使用“新建邮件”慎用“全部回复,n 准确把握准确把握 发送名单发送名单 “接收”的对象是谁?“抄送”的对象是谁?把握发送名单发送名单的次序，准确传递信息 n不要用不要用“邮件邮件”传送过大的文件传送过大的文件.邮件的容量是有限的,超容量就会导致邮箱不能正常收发邮件。必要情况下可以共享给对方 http:/ 深圳市共进电子有限公司与外部门与外部门/外公司之间的往来外公司之间的往来n就问题请教外部门就问题请教外部门/外公司
4、外公司 1.1.首先必须找对首先必须找对Owner.Owner.2.2.如是初次打交道，最好先自我介绍如是初次打交道，最好先自我介绍.3.3.紧急情况下紧急情况下 必须让对方明白事情的紧急程度必须让对方明白事情的紧急程度,同时也别忘了表示谢意同时也别忘了表示谢意.如没有得到及时答复，第二个邮件，你应该说如没有得到及时答复，第二个邮件，你应该说:对于对于xxxx事现在有进展吗事现在有进展吗?我好象还没有收到你的邮件我好象还没有收到你的邮件.或打电话或打电话http:/ 深圳市共进电子有限公司与外部门与外部门/外公司往来（续）外公司往来（续）n邮件回复邮件回复 在回复前在回复前 确保你已充分了解问
5、题的关键所在确保你已充分了解问题的关键所在,有没有合理的解决方法有没有合理的解决方法?就复杂问题分段阐述就复杂问题分段阐述 尽量预先提出将来可能会发生的问题尽量预先提出将来可能会发生的问题.http:/ 深圳市共进电子有限公司与公司内部与公司内部/部门内部往来部门内部往来n把握沟通优先级 1.面对面沟通 2.电话沟通 3.邮件 沟通n 不要使用邮件来争论问题，尤其是涉及到很多人时n 当一个邮件需发给很多人时，要和你的直接上级或Manager商量 http:/ 深圳市共进电子有限公司共同讨论共同讨论,寻找方案寻找方案,达成共识达成共识,解决问题解决问题.开开 会会Part2Meeting 1.提
6、前准备 2,目标一致,达成共识 3.Open Item的跟踪http:/ 深圳市共进电子有限公司开会开会提前准备提前准备 议题,工作内容,资料 提前单独讨论 注意时间，地点的选择目标一致，达成共识目标一致，达成共识 涉及工作任务的分配 先列出所有工作内容 仔细分析谁有最好的资源,条件来做这些事 不要一上来就说“不”不要轻易把“Human Resource”作为不接受任务分配的原因之一 就有争议问题,可以会后讨论，即单独和各个负责TEAM 工作，分别达成共识http:/ 深圳市共进电子有限公司开会开会(续续)以正确的心态对待开会以正确的心态对待开会.会议是一种面对面的有效沟通模式.通过会议可以解
7、决一些难以决策的问题.可以表彰,也可以批评.揭露事情的不利方面,找到正确的方案.确定目标与方向确定目标与方向 通过会议共同讨论,确定目标与方向.指定相关Owner.会后加强执行力,从而达到目标.Open item跟踪跟踪 会后加强执行力,持续跟踪直到达到目标.http:/ 深圳市共进电子有限公司通过一种设备用语言进行沟通通过一种设备用语言进行沟通,方便方便,清楚清楚,快速快速!电话的使用的使用Part3Phone 1.关于电话机 2.给外部门/外公司打电话,与外部门/外公司开电话议 3.同维内部电话http:/ 深圳市共进电子有限公司电话的使用电话的使用电话机的使用电话机的使用 1.优先使用内线电话给外部门给外部门/外公司打电话，或与外部门外公司打电话，或与外部门/外公司开电话会议外公司开电话会议 1.打电话前，了解议题的背景 2.必要时书面列出你的议题 3.介绍你自己 4.如你无把握理解全部内容，5.请对方复述或你复述一次来确认 6.就自己要提的问题而言，要主导谈话 7.对于紧急case发完 邮件 最好通过电话确认一次.http:/ 深圳市共进电子有限公司电话的使用电话的使用同维内部电话同维内部电话 提起电话，呼出对方名字 接听电话,用语礼貌,和气 避免聊天电话 私人电话，控制音量http:/ 深圳市共进电子有限公司THE END!