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1、XX酒店营销部档案管理工作规范程序：1、档案分类流程类别规范内容与要求行政类(1)公文往来：包括上级下达的各类公文及以市场营销部名义发出的有关文件、往 来的信函。(2)计划总结：包括酒店下达的及市场营销部制定的各类计划J,如市场营销计划、 促销计划、广告宣传计划等。(3)会议纪要：包括各类会议纪要、备忘录，如饭店总经理办公室会议纪要、各种 协调会议纪要、销售例会等。(4)批示批复：包括经酒店及上级有关部门批复的各类行文和上级转批下来的各类 批示等。(5)报表汇编：包括本部门使用的各类表格蓝本和需存档的各类报表，如夜审表、 预定流量表等。(6)信息资料：包括搜集到的各类信息、竞争饭店经营情况(价
2、格、出租率、客源 构成等)、旅游及商务市场的有关信息、国内外有参考价值的饭店宣传品、交通 信息、国内外与旅游商贸有关的杂志等。(7)员工工作档案：包括本部门各员工的简历、聘书或任命书、工作评估、培训记 录等。(8)协议合同：包括市场营销部对外签定的所有合同副本和合同汇总表。(9)其他：包括本部门拟订或推出的一些节目及其他项目中不能归类的内容。业务类(1)商务客户：包括国内外商社、航空公司、进出口公司、使领馆、驻华机构等， 可分为ABC三类客户进行编号。(2)旅游客户：包括国内外旅行社，可分为团队和散客两种，各自又可分为ABC三 类客户进行编号。(3)部、委、办客户：包括个政府机关组织等，可分为
3、AB两类客户进行编号。(4)长包房客户：每家公司编号，享受A类商务客户待遇。备考以上档案作为预订、客史、电脑统计、存档的统一编号。每份档案的开设应包括合同或 协议、客户资料表、客户用房统计表、访问活动计划、双方往来信件等。档案系统的每个条目第一页均应附上该条目的索引。2、档案管理工作流程项目规范内容与要求接收销售人员在平时工作中搜集到的有关公司、旅行社、通航的商业信息后，做 好详细记录，秘书将这些零星的信息加以汇总整理成市场动态、竞争对手情 况、建议设想等资料，同时接收汇总来自各个途径的各种档案。整理将接收到的档案进行分类、整理、编号，建立索引。归档将编好号的档案归档。随时补充客户档案，将最新
4、资料归入客户档案内，要 求记录整齐、清楚。定期清理过时和无用的资料。检查定期检查档案，检查和核对客户档案时，要注意有关资料特别是各种数据来源 的准确性和完整性。保管与利用所有档案都应放入专用的资料柜内，特别是需保密的档案柜要上锁。保管过程 中注意防霉、防蛀等工作。根据市场营销部的档案管理制度借阅档案，充分利用 档案的价值。移交每年底将所有档案进行整理，凡过时的和不涉及第二年使用的档案装订成册 后，移交酒店档案室保管。酒店宴会其他管理工作规范1 .结帐1）准备结帐：准备空白帐单、帐单夹、宴会订单。2）填写帐单：仔细看明宴会订单上各项内容的费用。将各项费用清楚地填写在帐单匕 并计算出正确的数目。仔
5、细检查一遍填写完毕的帐单，确保其准确性。3）请客人结帐： 宴会结束后，将填写的帐单、笔放在帐单夹内，递交客人核审并签字。 客人结帐时，不允许催促客人或暗示客人付小费。 待客人付完款后，要迅速为客人准备好收据，向客人致谢和征询客人对宴会的意 见。2 .宴会厅员工的工作分派1）排班： 每天由经理根据宴会的形式、人数及工作量，为每位员工安排出第二天的班次，并抄写在排班表上。 每位员工需按照排班表上的班次上班。2）分派工作： 每天上班后，由经理或领班根据宴会活动的不同需求，对每位员工做具体的工作安 排。 每位员工必须服从经理或领班的工作安排，并做好自己的工作。3）检杳工作：工作中经理或领班对每位员工的
6、工作质量随时进行检查。3 .宴会厅布巾的管理D由领位员每天对宴会厅使用的各种布巾进行清点，并分类登记。2）领位员每天都要根据宴会活动的需求，将各种布巾提前准备充足，特殊情况时要及 时告知经理。3）从布巾室取回的干净布巾，要按不同的规格，分类整齐地码放在布巾柜里。4）使用耐，领位员要进行控制，按需求使用不同规格的布巾。5）对特殊的布巾，要做特殊的保管。6）每次宴会活动结束后，领位员要及时将所有用过的布巾送到洗衣房进行清洗。4。宴会厅库房的管理D每天由专人对库房进行检查和整理，对各种口常用品和设备进行清点，并分类登 记。2）根据宴会活动要求，提前填写提货单，补充各种用品，保证宴会活动的使用。3）使用各种用品时，须由经理或领班严格按照需用的数量发放。4）每天由专人对库房进行清理，保持库房清洁、整齐，以便取放各种物品和设备时方 便省时。