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1、书信写作基本格式(一)书估写作基本格式书信历史悠久，其格式也几经变化。今天，按通行的习惯，书 信格式主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、著名和 日期。1 .称呼也称“起首语”，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格 写起，后加“：”，冒号后不再写字。称呼和著名要对应，明确自 己和收信人的关系。(具体可参见第四编应酬称谀)称呼可 用姓名、称渭，还可加修饰语或宜接用修饰语作称呼。这里简要 说明几条细则：(1)给长辈的信。若是近亲，就只写称谓，不写名字，如“爸”、 “妈工“哥工“嫂”等；亲戚关系的，就写关系的称谓，如“姨妈”、 “姑妈”等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“赵阿姨二 “黄叔叔
2、”等。(2)给平辈的信。夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加 修饰语或宜接用修饰语，如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等；同学、 同乡、同事、朋友的信，可宜接用名字、昵称或加上“同学”、“同 志”，如“瑞生”、老纪”、“小邹1 “三毛”等。(3)给晚辈的信。一般直接写名字，如“乐毅”、“君平”、“阿明” 等；也可在名字后加上辈分称汹，如“李花侄女”等；亦可直接用 称误作称呼，如“孙女”、“儿子”等。(4)给师长的信，通常只写其性或其名，再加“老师”二字，如段 老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长，也可单 称“老师”、“师傅”。假如连名带姓，在信首宣称“孙松平老师”、“王 达夫
3、师傅、就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重 的师长，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”， 亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见，也有以职务相称的， 如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。(5)绐一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写“同志们”、 “诸位先生二“XX 等同志”等。给机关团体的信，可直接写机关团 体名称。如“XX委员会”、“XX公司”。致机关团体领导人的信， 可宜接用姓名，加上“同志”、“先生”或职务作称呼，亦可直接在 机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志二“总经理”、“厂 长”等。如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，
4、 也可一前一,后,尊长者在前o上述五种场合，有时还可按特殊对象，视情况加上“尊敬的”、 “敬爱的”、“亲爱的”等形容词，以表示敬重或亲密之情。当然， 这要用得适宜，如对好友称“尊敬的、反而显得见外，对无特殊 关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”，那就有失检点了。2 .正文正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对 收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。问候语最常见 的是“您好！ ”“近好！ ”依时令节气不同，也常有所变化，如“新年 好！ ”“春节愉快！ ”问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成 一段。问候语之后，常有几句启始语。如“久未见面，别来无恙。”“近 来一切可好？ ”“久
5、未通信，甚念！ ”之类。问候语要注急简洁、得 体。接下来便是正文的主要部分主体文，即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁， 也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分，动笔之前，就应该 成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信 中同时要谈几件事，更要注怠主次分明，有头有尾，详略得当， 最好是一件事一段落，不要混为一谈。3 .结尾正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书 信的结尾。习惯上，它被称做祝颂语或致敬语，这是对收信人的 一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱 用。 (可参见下节常用书信用语的“祝颂语”。)结尾的习
6、惯写法有两种：(1)在正文写完之后，紧接着写“此致”，转一行顶格或空两格写 “敬礼”。(2) 不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健 康，、“平安，等词，一定要另起一行空两格，不得是级在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你工“敬祝”，再空两格写上 “安好”、“健康”等。4.署名和日期在书信最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾 后的右方空半行的地方。如果是写给的亲属、朋友，可加上自己 的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写姓。如果是 写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。而在署名之后，有时 还视情加上“恭呈”、“谑上”等，以示尊敬。上述自称，都要和信
7、 首的称源相互吻合。日期一项，用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边。 有时写信人还加上自己的所在的地点，尤其是在旅途中写的信， 更应如此。(二)书信写得好不好，关键在正文写信的正文，要注急以下几点：(1 )说要说清楚明白。写信时，不管 目的是什么，都必须把话写得清楚明白。因为， 收信人不在你的身边，你不把话写得一清二楚，人家看了就会不 明不白，甚至发生误会。因此，写信时必须考虑好要写哪几件事 情，先写什么，后写什么，用简洁的语言把你要写的内容叙述得 清清楚楚。(2)书信感情要真早。写信就是和收信人交谈，只是交谈时，收信人不在面前，而是通过书面语言把要说的话写出来。说话要有感情，写信同样要
8、有感情。母子之间、师生之间、朋友之间写信时都要表示自己的一番真情。(3)语言要得体。写信时要注意写信人和收信人的关系。关系不同，用语要有 所不同。给长辈写信，要用敬语；给同辈写信，也要讲礼貌。一 般书信又分成给亲人的信，给老师的信、给同学朋友的信、给名 人的信、给领导的信。给亲人的信，是一般书信较常见的一种。 因为离别亲人，才必须给亲人写信，因此信中一般要写出对亲人 的电念之情，要向亲人表示问候。本书所选取登的给亲人的信， 在这方面都写得比较好。给老师的信，可以向老师表示谢意，可 以向老师汇报自己的收获，也可以向老师提意见。在向老师提意 见时，一定要态度诚恳，用词宛转，讲究礼貌。给同学朋友的信
9、， 可以交流情况，商量问题，委托办事，规劝指正，回忆友谊，表 示慰问总之，信的内容非常丰富。给同学朋友写信，要热情，讲礼 荻，即使是规劝指正，介绍经验等，也应晓之以理，施之以情， 措词委宛，语气亲切。给名人的信，一般要对这些有成就的人表 示崇敬、赞颂，但称颂褒奖名人，一定要掌握分寸，实事求是， 不要夸大过分。给领导的信，一般是提出建议，反映问题，要求 彝助等。写信时，一定要实事求是，不要提出不切实际的延议， 反映问题要准确，要预先进行调查研究。（三）专用书信专用书信就是具有专门用途的书信。专用书信，一般内容单一， 格式固定。有称呼、正文、结尾、著名、日期五个部分。但它常 用标明性质的标题，写在
10、第一行中间；正文内容简短，语言亲切、 热情。正文后面有“此致敬礼”等习惯用语。最后是署名，如果署 名是单位，还要加盖公章。专用书信种类较多，下面仅介绍表扬 信、感谢信、慰问信及倡议书。（1）表扬信。表扬信是表扬某个集体或个人的先进甩想和先进事迹的一种 书信。表扬信要写明写信表扬人是谁，表扬他的什么 事情，写表 扬信的人名或单位，写信的时间等等。写表扬信时，对被表扬人 （单位）的先进事迹和模范行为要写得其体，评言要有感情。这 样，能使受表扬人（单位）得到鼓舞，对其他人（单位）也有教 育作用。本书所选登的两封表扬信，一个写信表扬的是单位（居 委会计室，一个写信表扬的是个人，这两封信的格式、内容都达
11、 到了要求。（2）感谢信。感谢信是为了感谢某单位或某个人的关心、支持、帮助所写 的一种书信。感谢信的内容：主要应该写明在什么时候，因为什 么 事情，得到对方的哪些帮助，并表示感谢。感谢信要在第一行中 间写上“感谢信”三个字。其他的格式跟普 通书信相同。感谢信可以直接寄给对方，也可以贴在公共场所。(3)慰问信。慰问信是对某些单位或个人的突出工作，或遭到什么不幸表 示慰问、问候、致急而写的一种书信。慰问信的正文，应包括为 了什么事慰问对方，要怎样向对方学习，或支持、关心、帮助对 方。(4)倡仪书。倡议书是个人或单位为了倡导开展某项活动，而向有关的人 或有关方面发出的信。倡议书的内容主要有两部分：第一部分是写倡议的目的是什 么，语言要清楚明白，有关的人或者有关方面才会积极响应； 第 二部分是倡议什么。倡议书的内容要符合实际需要，实事求是地 指出，写具体，要求不要过高也不要过低。倡议书通过登载报刊， 或印发，或张贴公共场所让人们知道。(29)书估写作简单总结称呼顶格打冒号先向亲友问个好 正文段落里两格 一件一件不乱套 正文写完写祝福 健康快乐常祈祷 著名日期不颠倒 工整写在右下角