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1、医院档案管理规定第一章总则第一条 为了贯彻执行党和国家有关档案工作的精神 及档案法的有关规定，切实加强我院档案工作的管理， 提高院档案工作的总体水平，更好地为医疗、科研、教学等 工作服务，特制定本办法。第二条 档案工作是全院各项工作的重要组成部分，档 案室应健全各类档案的管理制度。医院档案工作明确由一名 分管院长领导，医院办公室负责抓具体工作，把档案工作纳 入本单位的工作计划和管理中，并把档案工作作为有关人员 考核职责范围。第三条本办法所指的档案是指院各部门和个人在工 作和活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、 图表、图纸、声像、照片及其他各种方式和载体的文件材料。 包括：（-）文
2、书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计 档案；（二）照片、录音、录像等音像档案；（三）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体 档案；（四）印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实 物档案；（五）其他档案。第二章档案的归档第四条 院办公室（档案室）负责主管全院的档案工作 及档案的接收、保管和利用，并对全院各部门的档案实行监 督和指导。各部门必须有专人负责兼管各种档案材料的收集、 整理、归档工作。第五条各科室兼职档案员，平时要严格按文书处理制 度做好本部门文件材料的收集工作，根据文件类目分别组卷。第六条 全院收发文，由院办兼职档案员负责分类、组 卷、归档。第七条 临时科室或己撤消的科室所形
3、成的文件材料 应于机构撤消前，做好本科室文件材料的整理工作，及时移 交院档案室保存，任何人不得带入其他单位或科室。第八条立卷应以年度一一问题（或组织机构）整理归卷, 并结合文件材料保存价值，把具有相同特征、相同保管期限、 联系密切的文件材料组合在一起。第九条 各科室归档的文件材料中，应将每份文件的正 文与附件、印件与定稿、请示与批复、计划和总结、多种文 字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。第十条 同一人物、同一事件、同一项工作、同一个会 议、同一项活动等形成的文件材料组合在一起；上级机关颁 发的指导性、依据性文件与本院贯彻、执行该文件所形成的 文件材料组合在一起；同一事件涉及到上级、下级
4、、院外有 关承办单位的来往文件材料应集合组合在一起。第十一条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但 按教学年度形成的文件，放在当年年末立卷；跨年度的请示 与批复，放在复文年立卷；没有复文的请示，放在请示年立 卷；跨年度规划、计划，放在针对的第一年立卷；跨年度的 总结、报告，放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件， 放在会议开幕年立卷。第十二条 专题性、成套性文件材料（如科研、基建、设 备档案文件材料），按项目、阶段、部件结构等分别组卷。第十三条 卷内文件排列，即文件之间的内在联系及时 间的先后次序进行排列。上级指导性文件在前，本院贯彻执 行的文件材料在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件
5、 在后；印件在前，定稿在后；计划在前，总结在后；文字材 料在前，图样在后。第十四条 组成的案卷应避免过厚或过薄，一般不超过 200页。当同一问题的文件材料过多时，可分成若干卷；当 问题单一，文件材料过少，且不便归类时可组成薄卷。第十五条 卷内文件材料要按排列顺序依次编写页号 或件号。第十六条 填写文件卷内目录必须按规定格式逐一填 写，文件题名不得随意更改和简化；卷内文件目录放在案卷 首页。第十七条 卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。 必须填写立卷人，检查人的姓名和时间。第三章档案的保管和利用第十八条档案接收后，要及时根据各类档案的特点进 行分类、编号，以便保管和利用，并做好各种检索工具和编
6、 研工作，以便快速、准确地利用。第十九条 档案的借阅应严格按照有关规定办理。借阅 一定要办理借阅登记手续；外单位人员持单位介绍信并经本 院主管领导同意才能借阅，但不能出借。第二十条档案的保管要有专用库房和配备必要的设 备，保证库房温湿度，备有防盗、防火、防潮、防尘、防光、 防虫等六防措施，定期检查，确保档案的安全。第二十一条档案的销毁必须经专业鉴定后编制清册, 并经有关领导批准，指定专人监销。第六章档案人员的职责第二十二条 档案工作人员应忠于职守、遵守纪律、严 守机密，确认档案的安全，不得随意谈论涉及档案的内容, 不准将档案带到公共场所，不得随意销毁档案。第二十三条档案工作人员应当熟悉机关工作，具备档 案管理、信息管理等相关知识背景，并定期参加业务培训I。 不具备前述知识背景的档案工作人员，应当经过相关专业知 识和技能培训。第二十四条档案工作人员调离岗位或退休的，应当在 离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国 家有关保密法律法规执行。第八章附则第二十五条 本细则由医院办公室（档案室）负责解释。