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1、采购订单控制程序二级文件文件编号： 版本版次： 第 1 页编制部门：A/0 共 8 页采购部采购订单控制程序受控状态：分发号：编制审 核批准年 月日年月日年 月日2011 年 月日发布2011年月日实施采购订单控制程序文件编号： 版本版次： 第 2 页A/0共 8 页1. 目的二级文件编制部门：采购部为加强采购过程及对供应商进行控制，以期在买卖双方维持良好关系下，长期确保所需要的原物料、辅助性物料及固定资产， 以合理价格且适时、 适质、适量提供给本公司所需， 达成生产目标， 特制定本程序2. 适用范围本程序适用于公司所有的采购过程，以及过程作业中涉及有关单位的权责管理3. 定义3.1 市价采购
2、：产品的主要原材料受原材料价格市场波动较大的产品3.2 定价采购：采购单价不易偏离采购合同规定的调价标准的产品4. 职责4.1 采购部4.1.1 负责原材料、辅助材料、后勤物料、机器设备、设施等的采购；4.1.2 采购订单的下达与交期管理；4.1.3 供应商交货异常的沟通与协调，跟踪供应商对来料不良的整改进度；4.1.4 负责采购资料与文件档案的管理和保存。4.2 工程部4.2.1 负责制定原材料、辅助材料、外协件的规格、技术资料、技术标准；4.2.2 协助设施、设备的验收；4.2.3 产品品质争议之验证。4.3 品质部4.3.1 负责对原材料、辅助材料、委外加工件的来料品质检验；4.3.2
3、负责评估及考核供应商的品质状况、品质控制能力；4.3.3 提供品质管理相关的业务指导、提供相应的检验技术资料、记录表单。4.4 生管部：4.4.1 负责提出月物料需求计划；4.4.2 负责对生产性材料的请购；4.4.3 负责提出周物料需求计划，及物料进度的跟进及来料异常的协调处理采购订单控制程序文件编号：版本版次：A/0第 3页共 8 页4.5 物流部二级文件编制部门：采购部4.5.1 负责对生产辅助物料及非生产性材料的请购。4.5.2 负责对原材料、辅助材料、外协件、后勤物料、机器设备、设施等进行数量验收及入仓保管手续；4.5.3 负责按标识及可追溯性控制程序做好对主、辅材料、外协件的标识与
4、隔离；4.5.4 负责对生产性物料、非生产性物料的来料信息传达。5. 工作程序5.1 物料需求5.1.1 生产性用料5.1.1.1 生管部依据订单需求计划制订出月物料需求计划 5.1.1.2 生管部依据月物料需求计划针对欠料的产品提出请购单5.1.1.3 生管部依据周生产计划表排制订出周物料需求计划5.1.1.4 生管部依据周物料需求计划针对欠料的产品提出请购单5.1.1.5 所有生产性用料的请购经生管部负责人签核后送到采购部5.1.2 生产辅助材料5.1.2.1 物流部依据库存情况决定请购时间，并开具请购单 5.1.2.2 生产辅助材料的请购经物流部负责人签核后送到采购部5.1.3 固定资产
5、请购5.1.3.1 需求单位依实际需求提出固定资产申请评估，并相关负责人会签5.1.3.2 需求单位依固定资产申请评估报告审批结果提出固定资产请购单5.1.3.3 固定资产的请购单经需求单位负责人签核后送到采购部5.2 采购作业5.2.1 市价产品的采购作业（市价采购）5.2.1.1 采购人员依据请购单的信息，通知供应商进行报价5.2.1.2 供应商依据需求日的产品市场价格进行报价，并提出报价单5.2.1.3 采购人员依据历史采购的情况、 市场的行情变化等情况进一步复核供应商报价的合理性并确定采购目标价格。5.2.1.4 在供应商的报价条件不能满足要求时，采购人员应与供应商进行磋商，以使得双方
6、在全部文件编号：采购订单控制程序二级文件版本版次： 第 4页编制部门：A/0 共 8 页采购部条款上最终能达成一致。报采购部经理批准后，最终选择条件最优的供应商进行材料采购。5.2.1.5 若采购部经理觉得还有价格空间进行议价的，退回采购人员重新议价，确认达成一致的，经审批后进行采购订单的下达及维护。5.2.1.6 市价采购的报价单经采购经理签核后，采购人员依据报价单的信息申请建立在系统中建立核价档 , 并经财务部审批5.2.1.7 请购物料的核价档建立后，采购人员依据请购物料的品名与料号、数量、交货期，进行请购转采购作业，并开具采购合同单 5.2.1.8 采购合同单经采购部负责人签批后，发送
7、给供应商、物流部和请购部门 5.2.1.9 采购合同单下单前须经过采购部负责人对订单进行审批签名后，方能传真或通知供应商安排生产及具体送货手续。5.2.2 定价产品的采购作业（定价采购）5.2.2.1 采购人员依据请购物料的品名与料号、数量、交货期，进行请购转采购作业，并开具采购合同单5.2.2.2 采购合同单下单前须经过采购部负责人对订单进行审批签名后，方能传真或通知供应商安排生产及具体送货手续。5.2.2.3 若采购项目中有货到付款、 款到发货的， 在采购合同、订单发出后， 应填写付款申请单交采购部经理签名核准后交由财务部安排具体付款手续。5.2.4 关键元器件的采购5.2.4.1 在采购
8、关键元器件时，检索合格供应商名录 ，向名录上的合格供应商订购。5.2.4.2 没有经过认定的关键元器件供应商，根据其规定进行认定，完成认定后按一般采购程序实施关键元器件采购，并列入合格供应商名录 。5.2.4.3 关键元器件供应商的认定条件如下：5.2.4.3.1 通过国家相关关键元器件 CCC 认证的供应商或通过关键元器件 UL 认证的供应商；5.2.4.3.2 获得国家 CCC 认证机构或 UL 认证机构批准授权的相关关键元器件生产的供应商；5.2.4.3.3 符合我公司产品质量要求的供应商。5.2.5 固定资产的采购作业5.2.5.1 采购部依据请购单进行采购 ;5.2.5.2 采购回来
9、后的设施设备执行基础设施控制程序或监视和测量设备控制程序。文件编号：5.3 订单变更作业采购订单控制程序二级文件版本版次： 第 5页编制部门：A/0 共 8 页采购部5.3.1 物料需求部门依据需求变化提出订单变更申请5.3.2 采购部依据变更申请，从系统中调提出采购订单变更申请5.3.3 采购变更单经采购部负责人签核后方能传真或通知供应商调整采购订单需求5.3 交期管理5.3.1 订单进度管理5.3.1.1 采购人员依据采购合同单的交期进行管理5.3.1.2 采购人员依据生管部所发周物料需求计划的要求进行物料进度的跟进5.3.1.3 为确保供应商能按期、按数、按质交货，采购人员应对供应商的生
10、产进度进行跟进5.3.1.4 若供应商因特殊原因无法满足采购合同单所定的要求进行供货时，采购人员应及时与供应商沟通，并达成双方满意的结果同时将相关信息传递到生管部5.3.2 采购订单交期达成状况管理5.3.2.1 采购及时率目标为 95 ，并作 为采购部的关键管理 指标5.3.2.2 采购及时率各供应商准时（在订单交期之前交货）交货总数量*1+ 供应商提前交货总数量 *0.5+ 供应商延迟交货总数量 *0.1 / 当月交货总数量 *100 5.3.2.3 采购部各负责人均对采购及时率负责，并列入各采购员的中进行管理5.4 采购订单交货管理5.4.1 材料进厂后，仓管人员依采购合同单 、供应商送
11、货单等通知品质部 IQC 人员进行对原材料的检验工作。5.4.2 品质部 IQC 人员接到通知后，应立即对来料产品按进行检验。5.4.3 研发阶段物料的来料，由研发工程师或技术人员会同品质部IQC 人员对物料进行检验，并按记录控制程序进行对来料产品做好质量记录。同时开具来料检验报告给物流部仓管人员安排数量验收工作。5.4.4 仓管人员依经检验合格的来料检验报告 ，采购合同单、供应商送货单等对物料的名称、规格型号、数量进行核对。核对确认后，办理进仓手续、并进行归类标识，按标识和可追溯性控制程序执行。5.4.5 经检验不合格的，按不合格控制程序执行，并通知采购部进行退货处理。品质部于物料检验异常具
12、体情况即时开具 来料不良处理联络书 到采购部，由采购人员向供应商反馈来料质量、采购订单控制程序二级文件文件编号： 版本版次： 第 6 页编制部门：A/0 共 8 页采购部环境不良信息。5.5 采购订单异常处理5.5.1 请购项目变更5.5.1.1 若请购项目尚未转采购作业，由请购人在请购单上签字并注明取消原因5.5.1.2 若请购单已转采购作业且供应商未生产， 由采购人员直接与供应商沟通经供应商同意后取消采购订单5.5.1.3 若请购需求已下单给供应商且供应商已生产出产品，由采购人员与供应商沟通实物的处理方案，并报采购部经理审批5.5.2 紧急采购：采购人员接紧急采购的订单后，应立即与供应商沟
13、通订单交期，并沟通结果通知物料需求部门5.5.3 采购订单交期延误的处理5.5.3.1 因供应商来料不良而影响生产进度时，采购人员依据采购合同单规定进行与供应商沟通处理5.5.3.2 因供应商来料不良需要进行返工处理时， 因此产生产筛选挑选费用由采购人员与供应商沟通，若供应商愿意承担挑选费用，则通知生产管部进行返工安排5.5.3.3 采购部负责将返工费用以书面的方式通知供应商并要求确认回签5.5.3.4 采购员依据供应商回签的联络函作为扣款的依据，通知财务扣款5.6 月结对帐5.6.1 会计期间：每月 1 日至每月的最后一日5.6.2 采购月结对帐期间遵循会计期间进行5.6.3 次月一日与物流
14、部确认上月收货物料是否全部入库，并从系统中倒出上月的供应商交货记录5.6.4 采购人员通知供应商应于每月 5 日前发出上月的月结对帐单5.6.5 采购人员依据供应商的月结对帐单及公司的系统交货记录进行核对，无误后开具付款申请单交采购部经理审核若有差异应与供应商沟通并查找问题之原因5.6.6 月结对帐单核对完成后交财务部进行应付立帐6. 相关文件6.1 记录控制程序采购订单控制程序文件编号：版本版次：A/0第 7页共 8 页6.2 标识和可追溯性控制程序6.3 不合格控制程序6.4 基础设施控制程序6.5 监视和测量设备控制程序7. 相关记录二级文件编制部门：采购部记录名称记录编号保存期限月物料
15、需求计划二年周生产计划表二年请购单周物料需求计划二年二年零件确认报告三年合格供应商名录三年供应商评估表采购合同单三年三年付款申请单三年来料检验报告三年来料不良处理联络书三年月结对帐单三年8. 流程图文件编号：采购订单控制程序版本版次：A/0第 8页共 8 页二级文件编制部门：采购部采购部生物管部物流部品质部财务部相关表单物料需求计划物料需求计划表请购单请购单物料请购单物料采购计划物料采购计划表采购申请采购单审批采购合同材料订购物料进度控制表Apmq380交期管制Apmr001Cpmr201检验来料不良改善联络书入库与标识入库单资料归档审批付款作业入 库 单 供应商送货单付款申请单发 票 支付证明单采购订单控制程序二级文件文件编号： 版本版次： 第 9 页编制部门：A/0 共 8 页采购部