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1、学院财务票据审核管理暂行规定为进一步加强学校内部控制,强化票据审核管理,根据 会计法、会计基础工作规范和高等学校财务规则 及学校有关规定,结合我校实际情况,制定本规定。一、报销票据审核的管理要求(一)校内各部门报销的票据要求1 .从行政、事业单位或其它非营利性组织取得的收款 收据,必须带有财政部门或其它有权限机构的收据监制章, 并加盖收款单位财务专用章或发票专用章。2 .从公司、企业或其它营利性组织取得的发票,必须 是税务部门监制的,并加盖收款单位财务专用章或发票专用 章。3 .发票和收款收据载明的内容必须完整,填写字迹清 楚,大小写金额相符,且金额不得涂改。发票内容有错误的, 由开具发票单位
2、改正并在改正处加盖财务专用章;金额有错 误的,须由原出具单位重新开具。4 .因工作特殊需要,向自然人购买农副产品或接受服 务,需对方出具签字收款的收款证明,注明事由、数量、单 价、金额、收款人姓名、联系方式、地址并且要有经办人、 验收人,经费负责人同意后视同有效凭证办理报销,否则 视为无效票据财务不予报销。个人的小额零星劳务费或误工补贴(单个人员费用在50元 及以下的),须附上接受调查人员的姓名清单及其有效身份 证号码,并由调研负责人提供调研简要情况的书面说明,经 项目负责人和部门负责人审批后按规定报销。二、报销单据填写与票据粘贴(一)所有需要填写或签字的票据和凭证,一律用蓝黑 色钢(水)笔或
3、签字笔填写,字迹清楚,内容完整,大小写 金额相符,金额不能涂改。审核时,如果发票累计金额小于 报销金额的,由审核人员更改;如果发票累计金额大于报销 单金额,退回报销人,重新审批。(二)差旅费相关票据单独粘贴在“单据粘贴表”上, 与差旅费无关的单据,分类单独粘贴在相应的粘贴单上报销; 对于集中较多的票据按照内容进行分类,分为办公用品、电 话费、邮寄费、设备维修费、资料费、市内交通费、图书资 料版面费、实验材料费、设备购置费、业务招待费等,按照 类别分别粘贴在粘贴单上。(三)票据粘贴单必须使用财务处统一印制的“原始凭 证粘贴单”,不得使用其它纸张。粘贴单长宽应不超过记账 凭证。票据沿着粘贴单左侧鱼
4、鳞状均匀排开横向粘贴,避免 将票据贴出粘贴单外。对于比粘贴单大的票据或其他附件, 粘贴位置也应沿粘贴单左侧粘贴,超出部分可以按照粘贴单 大小折叠在粘贴范围之内。不得用订书针装订。对不按要求10 - 粘贴、汇总的凭证,财务人员有权拒绝受理。三、经办人、证明人、验收人签章(一)购置固定资产、低值易耗品等,除发票或报销单 上由经办人签字外,还应根据学院国有资产管理暂行办法 的规定,到相关部门办理验收、进仓手续,开具验收单、进 仓单。验收单、进仓单需经使用单位保管人员签字后与发票 或报销单一并作为报销凭证。(二)购买一般物品的,单据除经办人签字外,还需经 办人之外的证明人签字。(三)报销各种租车、包车
5、、招待等费用的,除经办人 签字外,还需经办人之外的证明人签字证明,审批领导不能 作为证明人或验收人,不得代签、替签。四、按审批权限审查签批(一)部门负责人在审批权限内审批。审批人审批时务 必注明费用列支项目,凡部门负责人签批时未列明开支项目 的,一律从单位预算包干经费或专项经费中列支。如遇部门 主要负责人无法审批的情况,可委托其他负责人代批,由部 门书面通知财务处。(二)分管校领导审批。需要分管校领导审批的费用, 应先由部门负责人审核后报分管领导审批,如遇分管领导无 法审批的,由校长审批。(三)基本建设、专项工程、固定资产处置等项目的审-11 - 批,按相应的管理办法执行。发票报销时需相关部门
6、签章, 不得有意拆分项目。财务收支由审核人员审核后,一律经财 务处负责人复核后方可支付。五、会计审核财务审核人应对发生的会计事项和相关会计材料的合 法性、合规性负审核职责,对未按规定履行审批程序,违反 采购相关规定,预算安排、合同、验收、决算、进仓等手续 不完备的财务收支,财务处有权不予受理,并按会计法 的相关规定履行职责。本规定从2022年n月1日起执行,未尽事项由财务处 负责解释。-12 -5 .从外单位取得的原始凭证如有遗失,必须满足以下 条件才可以报销:(1)出票单位复印原收据(发票)存根联或记帐联, 并加盖出票单位的财务专用章,由经办人、部门负责人签字 并经财务审核后作为报销的依据。
7、(2)遗失车船和飞机票,需说明遗失的原因及提供必 要的证明(如住宿发票、会议报到通知、一同出差人员的票 据、网购车票记录的截图、机票出售点证明或登机牌)经部 门负责人签注意见,财务部门审核同意后办理报销。6 .对报销手续不完备及下列不符合规定的发票(收据), 不得作为合法原始凭证,财务人员有权拒绝办理相关报销手 续。(1)未经税务机关监制的。(2)虽有税务机关监制章,但为定期换版已作废的。(3)行政事业性收费收据、性基金收据,未套印省票 据专用章的。(4)外单位自制的内部收据及在商店购买的收款收据, 不得作报销凭证。行业性发票(如订票费等)除外。(5)学校内部收费票据,未经学校财务处批准监制的
8、。(6)票据不完整、填写项目不齐全、内容不真实、字 迹不清楚、没有加盖填制单位财务专用章或发票专用章的。(7)发票(收据)内容有涂改、金额有错误的。(8)增值税专用发票填写有误的。(9)除增值税专用发票以外的其他发票(收据)填写 有误,未加盖出具单位财务专用章或发票专用章的。(10) 一式多联的原始凭证,报销联未经复写(或套印) 的。(11)增值税专用发票联和抵扣联未加盖发票专用章或 财务专用章的。(12)用于个人娱乐、消费的发票或者收据:如康体、 娱乐、健身中心开具的票据等。(二)报销票据须附的附件材料要求1 .在各大商场、超市购买物品,须提供内容详实的正 规税务发票,发票内容上出现“办公用
9、品”、“药品”、“文 具”、“耗材”、“文化用品、图书”等笼统字样的,应同 时附盖有票据开具单位财务(发票)专用章的购买物品明细 清单。2 .自制单据,如劳务酬金、奖学金、加班费、讲座费、 考务费等支出,使用学校统一印制的“花名册”或“领款凭 证。字迹清楚,内容完整,并有制表人、复核人和部门负 责人签字,领款人涉及多人多个项目,附花名册、工作量清 单及相关依据,有上级文件规定的按文件标准执行,无规定 的按合理标准确定,并说明理由。值班补贴应附值班签到表、 课酬补贴应附课程表。3 .出差人员的差旅费报销,凡没有附住宿发票的不得 报销伙食费和交通费补贴(当日来回往返除外);外出学习、 培训、考察等
10、报销必须附主办单位通知文件并附“学院出 差单” 按权限签字完整后,填制“差旅费报销单”,将出 差补助及相关费用内容填写齐全作为报销原始单据;进修费 报销须附相关合同及毕业证或加盖进修单位印章的成绩单 复印件;实习费报销须附实习计划书及学生名单;会议差旅 费须附会议通知;科研项目调研须经项目负责人审核同意, 并附上调研报告;因工作需要确需租车的,须附“出差租车 费用单”并经车队审核后办理报销。4 .各单位主持召开各种会议应事先编制“学院举办学 术会议申请表”或“会议费预算表”,经主管经费部门审核 后,按现行规定审批程序报批。会议费按会议类别报销,会 议费证明材料应包括:会议时间、地点、出席人员、
11、内容、 目的、费用标准、签到表、支付凭证等。会议费开支包括会 议房租费(含会议室租金)、伙食补助费、交通费、办公用 品费、文件印刷费、医药费等。各部门未经批准、无正当理 由到名胜古迹、旅游胜地组织非教学、科研及与学校党政管 理有关的会议,一律不允许列入年度预算,也不作为会议费 的报销范围列支,凡超出审批标准的会议费,不得报销。5 .校级公务招待费审批严格按照有关规定执行,各系、 各部门用本单位预算经费及创收开支的公务招待费按照审 批人负责的原则,由各单位负责人审批,并附上“公务接待 审批单”、菜单及发票。6 .车队燃油费报销须附“加油卡对账单明细”,在每 月固定充值额度内据实报销。车辆维修费报
12、销须附“学院车 队车辆维修申报审批单”及维修工料费清单。7 .维修材料即买即用的须附具体的“工料费清单”、 “维修地点清单”;库存备用的须附进仓单;日常维修之外 的维修须附相关维修批示。8 .教学经费开支严格按教务处相关文件执行,需附经 教务处审批后的调研方案。9 .物资采购、材料(工具)、设备配件采购发票须附 仓库保管员签字确认的“进仓单”办理报销手续。药品采购 发票须附“药品管理明细账清单”。10 .固定资产购置发票应附:(1)需采购项目应提供采购合同、采购验收报告书、 采购项目付款申请书、财政直接入账通知书;以招投标方式 采购的须提供中标通知书、部门设备购置申请表(设备购置 可行性论证报
13、告),仓库保管员签收的入库单。(2)自行采购项目应由资产管理部门签署明确意见并 经分管领导同意。须提供使用单位固定资产购置申请;校内 立项审批,办公会议确定的项目还须附会议纪要;招投标(竞 争性谈判、单一来源、邀请招标、询价)文件资料;购物合 同(协议)文本;仓库保管员签收的入库单;预算、决算、 验收单。11 .国有资产处置,应提交的相关证明材料及文件:(1)国有资产处置申请文件,包括处置事由、处置方 式、责任人、资产构成及其数额等。(2) “学院固定资产处置申请单”。(3)拟处置资产的价值凭证及产权证明,如购货发票 或收据、记账凭证复印件和国有资产卡片、工程决算副本、 国有土地使用权证、房屋
14、所有权证、股权证等凭据的复印件 (加盖单位公章)。(4)根据处置方式的不同,申请国有资产处置,还应 分别提交以下材料:A、因单位撤销、合并、分立而申请无偿调拨移交资产 的,应提供撤销、合并、分立的批文;以及调入单位相关资 产的存量和需求情况。B、申请对外捐赠的,应提供接受捐赠单位出具的捐赠 事项对该单位财务状况和业务活动影响的分析报告。使用货 币资金对外捐赠的,还应提供货币资金的来源说明等。对外 捐赠只限于公益性捐赠和救济性捐赠。C、申请资产出售、出让、转让的,应提供出售、出让、 转让方案和出售、出让、转让合同草案。属于股权转让的, 还应提交股权转让可行性报告。D、申请资产置换的,应提供对方单
15、位拟用于置换资产 的基本情况说明、是否已被设置为担保物等;双方草签的置 换协议;对方单位的法人证书或营业执照的复印件(加盖单 位公章);对方单位近期的财务报告。E、申请资产报废的,应提供报废固定资产清单(包括 申请报废资产名称、数量、型号或规格、帐面原值、存放地 点、使用人和资产当前的技术状态等内容)、国家和省有关 资产使用期限的规定或技术鉴定报告。F、申请资产报损和核销的,应提供造成损失的具有法 律效力的外部证据或有效证明;社会中介机构出具的经济鉴 证报告;非正常损失责任事故的鉴定文件及对责任者的处理 文件;涉及索赔的,应有理赔情况说明和相应的理赔收入收 缴凭证复印件;因房屋拆除等原因需办理
16、资产核销手续的, 应提交相关职能部门的房屋拆除批复文件、建设项目拆建立 项文件、双方签定的房屋拆迁补偿协议;债务人已被依法宣 告破产、撤销、关闭,用债务人清算财产清偿后仍不能弥补 损失的,提供宣告破产的民事裁定书以及财产清算报告、注 销工商登记或吊销营业执照的证明、有关部门决定关闭的文 件;债务人死亡或者依法被宣告失踪、死亡的,提供其财产 或遗产不足清偿的法律文件;涉及仲裁或诉讼的,提供裁定 书或判决书。12 .新建、扩建、改建工程项目和金额20万元以上零修零建项目发票报销应提供:(1)第一次付款时必须提供招投标文件或询标纪要, 以便核对合同总价、承包单位是否与招投标文件一致;(2)合同文本(
17、包括补充协议);(3)施工单位编制并签章、监理单位审核同意签章的 工程费用汇总表;(4)施工单位编制并签章的工程款支付申请表;(5)监理单位审核同意并签章的工程款支付证书;(6)施工单位、监理单位、建设单位共同编制并审核 签字的“工程款支付证书”;(7)工程决算时还应提供工程决算书、审计报告、验 收单;(8)固定资产进仓单。13 . 20万元以下零星维修项目发票报销应提供:(1)校内立项审批,办公会议确定的项目还须附会议 纪要;(2)招投标文件或竞标或询价资料;(3)合同文本(包括补充协议);(4)施工单位编制签章经维修单位确认核准签字的工 程预算明细清单;(5)固定资产进仓单;(6)工程决算
18、时还应提供工程决算书、审计报告、验 收单。14 .含多项修理项目的修理发票,一般应提供维修单位 编制签章经被维修方确认的工程量计算清单。15 .执行合同、特批项目的付款必须提供合同、特批文 件。(三)报销票据的几点特殊说明1 .各类批件、合同必须提供原件报账,如需分次支付 的,首次报账提供原件,以后支付可使用复印件,但需经办 人员签字。2 .从国外取得的报销凭证,按业务发生当日汇率换算 成人民币。3 .教师超工作量、外聘教师兼课计划须经教务处审批。4 .暂付款本着“一单一结”的原则,前账不清后账不 借。5 .票据原则上超过两年不予以报销。6 .劳务费报销必须由当事人本人签名,(科研项目需 要零星支付的问卷调查误工补贴费用或劳务费用除外)经负 责人签批后由财务处直接将劳务费转入当事人的个人银行 卡;未转入当事人银行卡的劳务费报销需提供当事人的有效 身份证复印件,个人所得税按照税法规定执行,由财务处代 扣代缴。7 .因科研项目研究需要以现金形式支付给接受调查者