海尔集团公文管理规定.docx

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1、 海尔集团公文管理规定 海尔集团公文治理规定 第一条公文定义：指与政府职能部门、相关单位间传送的文件，以及内部各单位相互传送的各类文件(包括会议纪要)、制度标准(不含合同类文件)。 其次条公文种类主要有： 一、命令(令) 适用于依照有关制度和规定，宣布施行重大强制性执行行政措施;嘉奖有关单位及人员。 二、打算 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，变更或者撤销下级单位不适当的打算事项、人事任免。 三、公告 适用于向集团内外宣布重要事项或者打算事项。 四、通告 适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。 五、通知 适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理

2、和需要有关单位周知或者执行的事项、人事任免。 六、通报 适用于表彰先进，批判错误，传达重要精神或者反映重要状况。 七、报告 适用于向上级单位汇报工作，反映状况，答复上级单位的询问(包括审计报告)。 八、请示 适用于向上级单位恳求指示、批准。 九、批复 适用于答复下级单位的请示事项。 十、会议纪要 适用于记载、传达会议状况和议定事项,会议纪要在会议完毕后一个工作日内整理完毕，并分发相关领导及部门。 第三条公文处理的原则：快速、精确、安全、保密。 第四条公文处理的主要工作：包括发文、收文、传递、批示、承办、跟踪催办、归档等工作。 第五条公文协调处理部门：各级综合部。 第六条各级单位除综合部以外其他

3、部门不得对外正式行文。 第七条发文： 一、拟稿：根据专业化拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门会签。稿件需填写拟文稿纸作面页，按规定要求拟稿。 二、编号：公文字号格式和文种统一规定。 三、格式：公司内部全部公文需遵从广东珠江投资有限公司公文格式规定。 四、会签：公文的会签由发文单位负责人打算会签次序;不同单位联合发文由该等单位的共同主管领导打算会签次序;制度的颁发由发文单位及制度所涉及单位的共同主管领导打算会签次序。会签文件及其附件由综合部盖骑缝章后使用会签表进展会签。 五、签发权限：各单位间知会性公文，以及各单位对内发文，由该单位负责人签发;人事任免通知，按人事治

4、理权限签发;重要对外文件(如对政府函件)，由治理中心总经理或其授权人员签发;以筹建处名义发文，需经过筹建处总经理或其授权人员签发;以工程名义发文，由工程总经理或其授权人员签发。公文签发授权应将授权证明文件送本级综合部备案。 六、打印; 七、盖章：手续完备，由综合部盖章。 八、发文：综合部应对每份发文建立台帐，做好发文登记工作;由承办部门自行送达的文件，应在档案室办理登记、签收。 九、制度颁发必需经过会签程序，经负责审批领导签发后，由综合部门颁发，并送上一级单位备案。 十、凡上报公文需经协调处理批转的，不得直接送交上级单位，由综合部统一登记批转，上报集团公司文件统一由治理中心综合部门登记、传递。

5、 第八条收文： 一、登记：综合部收到文件后，对来文进展编号、备份(外单位来文)。 二、批转：综合部依据来文内容、性质在文件阅办表(见附件二)上提出拟办意见并确定公文紧急程度，送上级领导批示或批转其他单位承办。对需送多位领导批示的公文，一般应按领导排序由后向前传批。 三、收文工作应在4个工作小时内完成。 第九条传递：有关公文需经相关单位传阅，各单位应在4个工作小时内签阅完毕并送回综合部;对需送多位领导传阅的公文，一般应按领导排序由前向后递送。 第十条批示： 一、公文批示时，对有详细办理事项的，批示人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他批示人签阅视为同意;没有详细办理事项的，签阅表示阅知。 二、

6、批示人不能亲自批示(如开会、外出等)，由综合部负责电话联系，并依据电话记录代为签署意见，事后，由批示人补签。 三、“一般”公文应在8个工作小时内批示完毕;“紧急”类公文应在4个工作小时内批示完毕;“加急”公文应随到随批，必要时可以集体商榷。如承办事项简单，时限可适当延长，但不得超过规定时限的两倍。 第十一条承办：有关公文事项承办单位按上级公文规定或按领导批示确定;如有多个领导批示按级别最高的领导指示确定。 第十二条跟踪催办：综合部应对由其发出或接收的每份公文建立台帐，登记公文处理状况，并做好公文催办工作。 第十三条立卷及归档：各单位应对公文按编号进展分类登记，并将公文的编号、时间、内容、处理状

7、况等输入电脑以便查证。 公文办理完毕后，应根据公文在形成过程中的相互联系、特征和保存价值等立卷，并保证归档公文的齐全、完整、能正确反映工作状况，便于保管和利用。 立卷后的公文应按公司档案治理制度要求移交公司档案治理部门，并把复印件送各会签单位。 公文处理状况应每季度汇总送治理中心综合部备案。内容包括发文、文件阅办(包括处理结果)等。 物业经理人： 篇2：X集团公司公文治理规定 X集团公司公文治理规定 1.总则 1.1为标准集团公司的文件治理，提高办文速度和发文质量，确保集团公司文件收发及传递的严厉、准时、有效，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。 1.2本规定适用于集团公司及下属

8、各公司，下属各公司可参照本规定制定细则方法。 2.治理职责 2.1集团公司各类文件由行政部归口治理。 2.2文件治理范围：公司上报下发的各种文件、函电、资料，上级来函、来电、来文，同级来函、来电、来文。 2.3文件治理内容：收文、发文、登记、分转、传阅、催办等。 3.收文的治理 3.1文件的签收 3.1.1凡来公司公启文件(除集团公司领导亲启的外)均由前台登记签收后交行政部机要员拆封。在签收和拆封时均要留意检查封口和邮戳。对于封口和邮票撕毁函件应查明缘由，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 3.1.2对上级机要部门发来的文件，要进展信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，假如其中一项

9、不对口，应马上报告上级机要部门，并登记过失文件的文号。 3.2文件的编号保管 3.2.1行政部机要员对上级来文拆封后应准时附上文件会签单进展传阅，并分类登记编号、保管。集团公司领导亲启文件须由公司承办或归档的，集团公司领导启封后，也应交行政部办理正常手续。 3.2.2集团公司外出人员开会带回的文件及资料应准时送交行政部机要员，按3.2.1方法进展处理，不得个人保存。 3.3文件的阅批与分转 3.3.1但凡正式文件均需由行政部负责人依据文件内容和性质阅签后，由机要员送承办部门阅办，重要文件应呈送集团公司领导亲自阅批后分转承办部门阅办。为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即办。 3.

10、3.2一般函、电、单据等，由行政部机要员直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。 3.3.3为加速文件运转，机要员应在当天将文件送到集团公司领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天(特别状况例外)。 3.4文件的传阅与催办 3.4.1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回住处或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不 得向外泄露内容。 3.4.2阅读文件应抓紧时间，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有集团公司领导的“批示或拟办意见”，行政部应责成有关部门和人员按文件所提要求和集

11、团公司领导批示办理有关事宜。 3.4.3阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丧失泄密。 3.4.4文件阅完后，应送交行政部机要员，切忌横传。 3.4.5行政部机要员对文件负有催办检查催促的责任，承办部门接到文件、函电应马上指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应根据有关保密规定，并征得行政部同意后，予以复印或摘抄，原件应准时归档周转。 4.发文治理 4.1发文的规定 4.1.1集团公司上报下发正式文件的权力集中于行政部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 4.1.2集团各部门需要向上反映汇报重要状况或向下安排布置重要工作要

12、求发文，应按正常发文程序，并将文件底稿交行政部审核。 4.1.3涉及两个以上集团公司领导分管范围的文件，须由总裁批准签发。其余文件均由分管领导批准签发，发文应报备总裁。 4.2.公文种类： 4.2.1打算：对重要事项或重大行动做出安排; 4.2.2通告：在肯定范围内公布应当遵守或者周知的事项; 4.2.3通知：批转下级、转发上级和不相隶属单位的文件;公布规章;传达要求下级办理和有关单位需要周知或共同执行的事项;员工职务任免和聘用等相关事宜; 4.2.4通报：表彰先进、批判错误，传达重要精神或者其它状况; 4.2.5报告：向上级有关单位汇报工作，反映状况，提出意见或者建议，答复上级领导的询问;

13、4.2.6请示：向上级领导恳求批示、批准审核; 4.2.7批复：答复下级单位请示事项; 4.2.8函：同级或不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等; 4.2.9会议纪要：记载和传达会议状况和议定事项。 4.3.公文格式 4.3.1公文一般由发文字号、隐秘等级、紧急程度、标题主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送单位等局部组成。 4.3.2发文字号：包括单位代字、年份、序号。凡以“集团公司”名义制发的文件，其发文字号统一由行政部按业务分工统一归口以“XXX(201X)X字X号”发文(从01开头编)。 各业务分类代字如下： 行政综合类办人力资源类人财务类财工程类地投资类投商贸国贸类商

14、4.3.3紧急文件应当标明“特急”、“急件”。 4.3.4文件标题应精确简要地概括文件的主要内容，一般应当标明发文机关，并精确标明文件种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 4.3.5文件如有附件，应当附在正文之后，成文时间之前注明附件挨次和名称。 4.3.6文件除会议纪要外，应加盖公章。印章加盖应骑年压月。 4.3.7成文时间，以领导人签发的日期为准。 4.3.8文字从左至右横写、横排，使用简体字。 4.3.9文件用纸统一采纳A4型。 4.4行文规章 4.4.1各单位的行文关系，应依据相互间的隶属关系和职权范围确定，其中： 4.4.1.1“请示”应当一文一事，一般只写一个

15、主送单位，切勿多头主送。如需同时送其它单位，应当用抄送形式。 4.4.1.2“报告”中不得夹带请示事项。 4.4.2受双重领导的单位向上级机关请示，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。 4.4.3草拟公文应当做到： 4.4.3.1状况属实，观点明确，条理清晰，文字精练，书写工整，标点精确，篇幅力求简短。 4.4.3.2人名、地名、数字、引文精确。引用公文应领先引标题，后引发文字号。日期应当写详细的年、月、日。 4.4.3.3构造层次序数，第一层为“一”，其次层为“”，第三层为“1”，第四层为“”，第五层为“”。 4.4.3.4用词用字精确、标准。文内使用简称，一般应领先用全称，并注

16、明简称。 4.4.3.5公文中的数字，除成文时间，局部构造层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞颜色语句中作为词素的数字必需使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 4.5行文范围 4.5.1但凡以集团公司名义发出的文件、通知、打算、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。 4.5.2集团公司下发文件主要用于：4.5.2.1公布集团公司规章制度; 4.5.2.2转发上级文件或依据上级文件精神制订的集团公司文件; 4.5.2.3公布集团公司体制机构变动或干部任免事项; 4.5.2.4公布集团公司有关重要工作的打算; 4.5.2.5公布有关奖惩打算和通报; 4.5.2.6其他有关集

17、团公司的重大事项。 4.5.3集团公司上行文、外发文主要用于： 4.5.3.1对上级机关呈报工作规划、请示报告、处理打算; 4.5.3.2同兄弟单位联系有关公司投资开发工程、人事劳资、物资供给、科研、基建、经营治理等事宜。 4.6行文程序 4.6.1凡以“集团公司”名义制发的公文，其文稿由各有关部门草拟，经部门负责人审签(如与其它部门业务有关，还要进展会签)，交行政部复核、编号、制文，呈总裁或被授权分管领导签发。 4.6.2行政部仔细审核正文电子档，区分发文字号、主送抄送单位，并把握好发文正文一件事项(规定)一篇发文的原则性，形成正式的发文稿后，盖章，并按主送与抄送要求准时做好发送工作。 经签

18、发的文件，由行政部盖公章，进展登记，据以分发，并正文存档。 4.6.3对下属公司上传的各类请示类文件，按审签流程经集团公司领导审批后，由主办部门依据审批意见拟定回复函，可以“XXX20XX复(X)字XX号”制发(其中代字按4.3.2执行)。 集团主办部门将会签意见、回复函正式稿报送至集团公司行政部，经集团公司行政部审核无误盖章后，由集团主办部门准时作好主送与抄送工作。 4.6.4集团各部门因工作需要与其他职能部门、下属公司书面联系，达成工作事项，以提高工作效率的，由主办部门拟定联系函，经分管领导审批签字后再自行下发。 4.6.5审批文件，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其它人传阅

19、、会稿签名阅，应当视为同意。 4.6.6传递保密公文，必需实行专制措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输保密文件，必需采纳加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。 4.6.6以公司名义签发的事务性文件，由负责部门起草，集团分管领导审 核，总裁批准后签发。 4.6.7以部门名义签发的文件通常以函的形式由各相关部门起草，经部门负责人审核、分管领导批准后签发，并向总裁报备。 4.6.8集团公司全部对外行文必需采纳集团VIS标准版式，文字材料、报表等须另外加设封面，并在显著位置设置集团标识。 4.6.9在集团公司日常经营治理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等

20、事项，应按有关规定办理，经集团分管领导批准后，由主管部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件公布。 4.6.10凡各部门如开专题会议所作的打算，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用工作简讯发会议纪要。 4.6.11各部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查)，不用公司名义发文。 5.文件立卷、归档和销毁 5.1文件办完后，应当准时将文件正本和有关材料整理立卷。参按档案治理制度执行。 5.2各部门对本机构发出或签收的各类文件要有专人负责，实施分类治理、妥当保存、年终归档、适时销毁的原则。个人不得保存应当归档的文件。 5.3没有归档和存查价值的文件，经过鉴别和主

21、管领导批准，可以定期销毁。销毁隐秘文件，应当进展登记，由二人监视，保证不丧失、不漏销。 6.附则 6.1本规定由集团公司行政部负责解释。 6.2本规定自公布之日起施行。 篇3：仁和物业行政治理规章制度：公文治理规定 仁和物业行政治理规章制度：公文治理规定 三、公文治理规定 为标准文件分类、编号、拟制、审批、用印、收发处理工作，特制定本规定。 第一条 职责： 1. 总经理负责全部文件审批。 2. 行政人事部经理负责公司文件格式及内容的审核，用印治理。 3. 行政人事部主管负责公司文件格式及内容的批阅。 4. 行政人事部助理负责公司文件收发及归档。 5. 部门经理负责本部门文件的拟制与审核。 6.

22、 治理处经理负责治理处文件复核。 7. 治理处客服助理负责治理处文件的打印及文号的治理工作。 其次条 程序要点 1. 公文格式 1.1 公文种类： A) 按国家行政公文处理方法有关规定要求，常用行政文书包括：命令、令，打算，公告、通告，通知，通报，议案，请示，批复，意见，函，会议纪要; B) 依据物业治理特点，可引入以下文件类别： 上行文：请示，报告，总结; 下行文：批复，打算，通知，通告，通报; 平行文：函，会议纪要。 1.2 文件标题： A) 行政发文统一使用以上文件类别，字间距要适当，以清楚、美观为原则; B) 公司内部文件统一使用带公司名称的信笺纸打印(对外文件除外)。 C) 标题统一

23、使用二号黑体字，放在公司名称横线以下，文号上方居中位置。 1.3 发文字号。简称文号，包括机关代字、年号和挨次号三项内容： A) 依据发文挨次及发文时间对文件编号; B) 物业治理公司文号作为以下统一规定： 发文文号： XX(字)XX发 XXXXXXXX XXX号 文件序号(每年由001开头编号) 发文日期，前四位为年份 公司 公司及治理处简称 如：仁和(字)物发20XX0930016号，是指仁和物业治理有限公司2022年9月30日所发的公司第16个文件;国土(字)物管发20XX0506026号，是指国土家园物业治理处2022年5月6日所发的治理处第26号文件。 C) 文号统一使用小4号楷体字

24、，放在文件标题下一行的居中位置; D) 公司文号由行政人事部助理统一治理，治理处文号由治理处效劳助理统一治理; E) 发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。 1.4 隐秘等级和紧急程度，用来确定公文发送方式及办理速度： A) 一般文件不加注明; B) 隐秘文件必需在文件的左上角位置注明“隐秘”字样; C) 急件必需在文件的左上角位置注明“急件”字样; D) 为示区分，一般用红色字体进展标注，统一使用2号宋体字。 1.5 主送机关。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的机关： A) 应放在文号下方，正文之上，专行顶格，结尾用“冒号”; B) 主送机关不止一个时，要按其机关级别的凹凸

25、、职权范围大小依次排列，中间用“顿号”隔开; C) 依据文件内容量，一般选择使用4号或小4号楷体字。 1.6 正文是文件的主体局部。文件制发的目的和依据，叙述什么事情，解决什么问题以及方法和要求，都要在正文中阐述清晰： A) 正文文字一律至左而右横排; B) 要合理的划分段落、正确使用标点符号，每段开头空两个字; C) 正文字体与主送机关保持全都; D)页面设置实行统一格式：页面距一般统一掌握为2厘米，页眉页脚掌握为1厘米。 1.7 附件通常指随正文发出的补充说明材料： A) 假如该文件有附件的，应在正文之下、机关落款的左上侧，专行空两格注明“附件：XXX”字样;假如附件较多，还须编上序号1、

26、2、3末尾用分号，最终一个附件用句号完毕;文件无附件的，无须注明; B) 要写明附件的全称; C) 附件字体与正文一样。 1.8 落款指发文单位全称或标准化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名(前面冠以职务身份)署名： A) 落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相当于书信中具名的位置; B) 假如正文恰好占满全页，落款必需放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行“(此页无正文)”字样; C) 落款字体与正文一样。 1.9 日期： A) 一般应写发文日期; B) 会议通过的文件应写会议通过的日期; C) 重要的文件应写签发的日期; D) 日期的字体与正文一样，放在落款下面正下方位置。

27、1.10盖章是发文机关对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，一般状况下文件都应加盖印章(单位经理署名除外)： A) 盖章应在公文打印校对完之后进展，由治理印章的工作人员经手并登记; B) 印章应盖在落款和年月日中间，即“骑年盖月”位置。 1.11公文文尾。指落款以下的页面局部，位于末页下端，包括：抄送机关、印刷机关、印刷时间和印刷份数等内容： A) 公文文尾与文件日期中间应有间隔，一般需用始终线分割以示区分; B) 公文文尾字体与正文一样，另行顶格; C) 抄送机关是帮助或协作主送机关执行任务或需要知道文件内容的机关。对上级机关的抄送叫抄报。先写抄报机关，再写抄送机关; D) 打印时间指打印

28、的时间，打印机关和打印时间排在一行，通常用两条黑色横线夹住，与版头摇相照应; E) 打印份数指的是打印的总份数，位于底线的偏右侧位置。 2. 发文办理。包括交拟、拟议、撰写、审核、签发、装订、盖印、发放等一系列工作： 2.1 交拟或拟议：经理将撰写文书的任务和意图明确详细交代给负责草拟文稿的详细部门或人员; A) 拟稿人员承受任务后，对所要撰写的文书进展酝酿和构思： 深入领悟意图，把握其精神实质; 留意提炼观点，选择材料; 安排文稿的构造、搭好文件的骨架; 假如对原交拟意图不清或需要有重大修正时，须征得交拟人同意，不行擅自作主。 2.2 撰写和审核(正规文件须打印，一般状况下，有治理部或效劳助

29、理负责打印，拟稿人进展校对)： A) 拟稿人在拟议得根底上，根据拟议得设计撰写文稿，撰写时应留意： 不与国家法律、法规相违反; 把握各种文书的特点、规律和写作方法; 坚持观点与材料相统一。 B) 交拟人对拟稿人的文件进展审核： 审查文稿内容，看其主旨是否符合交拟原意，是否违法; 所提的任务、措施或方法是否切实可行; 所规定的步骤和期限是否恰当; 主送和抄送单位规定的是否恰当; 文字中的引语、事例、数字以及专用术语是否正确。 C) 行政人事部主管和治理处经理审核文件以下内容： 文稿体式和格式是否完备、标准; 所用文种和名义是否恰当; 文件的密级和紧急程度是否恰当; 文件表达是否通顺、清楚、严密，

30、符合标准的，附上发文审批表交拟稿部门签署后报总经理审批;不符合的退回拟稿部门。 2.3 签发：总经理对签发的文件负有完全责任，应本着负责精神，认真阅读文稿，实事求是的拟写批语。同意签发的，注明“同意发文”字样后按正常手续办理;不同意的写出详细意见返还行政人事部或治理处重新撰写。 2.4 盖章和发放： A) 盖章部门治理人员依据总经理签准的意见加印： 总经理未签准的公文一律不能盖章; 盖章的份数严格根据文件要求印发的份数要求盖章; 须将盖章文件至少保存一份存档(对特别商定的按商定处理); 对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印章。 B) 发放。发放(装封和发送)工作要快速、精确、安全： 发文登记：由

31、文件治理人员将要发放的文件进展登记后，依据发放范围(包括：主送单位、抄报部门、抄送部门)填写发放记录; 采纳快捷方式发放文件，并落实收到状况; 将发放状况记录在发放记录中; 次年2月底将当年的发放记录与所发文件底稿移交档案室保管; 重要文件接收方需签收。 3. 收文办理。一般包括：收拆、登记、拟办、批办、承办、催办、归档等一系列工作。 3.1 收拆指文书的收进和拆封： A) 公司行政人事部或治理处客户效劳部为收拆工作的主要部门; B) 凡封套上写明给本机关或治理部收讫的文件由治理部拆封;写明由治理处或客户效劳部收讫的由客户效劳部拆封;写明为详细部门或详细人收讫的信，由收信部门/人拆封，拆封时应留意： 检查信封内文件是否齐全，发觉问题，要做出必要的记载和准时处理; 取净封内文件及附件，留意保持信封和文件的完好; 急件拆封后要马上登记分送，密件一般交由部门主管拆信。 3.2 登记： A) 凡重要、保密、有指导意义、要求承办、需要办复、有保存和查考价值、使用期限长的公文，都要登记; B) 以下文件无须进展登记： 各种无机密性的出版物 一般性的简报、资料; 告之性的广告; 事务性的便函等。 C) 文书治理人员将文件登记在收文记录内。 第三条 相关文件与记录 发放记录 收文记录 发文审批表