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1、科技查新工作规范 一、工作内容 科技查新（以下简称查新）是针对某一特定的研究课题，通过计算机检索和手工检索等手段查出国内外公开发表的与该课题相关的文献；再对查出的文献与被查课题进行对比分析；最后根据分析结果对被查课题的“新颖性”进行判定。“查新”的结果是为被查课题出具一份“查新报告”。二、工作依据 1、科技查新规范（教育部）2.科技查新规范（科技部）三、业务流程 四、工作要求 1 委托查新咨询项目的受理 1.1委托查新项目由本查新站的查新人员负责接洽及受理。1.2受理委托项目时，承接人员必须对以下两方面进行判断：待查新项目是否属于查新范围；查新项目所属专业是否属于本查新站承担查新业务的受理范围
2、。对不属于本查新站受理专业范围的，应告知委托者可选择的相关专业查新站。有下列情况之一时，承接人必须拒绝接受查新委托：委托查新项目不属本站查新专业范围；查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料；经三次交谈，查新委托人仍不能明确列出查新项目的查新点；查新委托人要求的交付报告时间过短，以致难以保证查新质量。2 查新委托受理程序 2.1 指导查新委托人填写查新委托书，同时提醒委托人认真阅读查新用户须知。2.2 检查委托人所填写查新委托书相关内容是否全面、确当。2.3 请委托者提交能详细描述项目的技术资料，如项目的技术背景资料、项目总结报告、成果申请表或研制报告、所发表相关文献等，初步审查委托者提交的
3、资料是否完善，是否符合查新要求。2.4与查新委托者认真交谈，听取查新委托人关于查新项目的情况介绍，了解项目的技术背景、研究内容、研究方法以及技术特点，了解用户所掌握的该项目与同类研究的不同之处，初步判断查新项目的新颖点。2.5与查新委托人确认查新要求、查新范围、查新咨询报告提交时间、查新费用等。2.6 与查新委托人订立查新合同。3 查新咨询工作的实施 3.1检索准备 在检索前，查新员要做好以下几项准备工作：3.1.1 认真、仔细地阅读查新项目的资料、分析查新委托人提出的查新点与查新要求，了解查新项目的科学技术特点。3.1.2 明确检索目的。3.1.3 根据检索目的初步确定查证主题的特指程度和学
4、科范围的专指程度，选取能准确反映查新项目核心内容的主题概念及相应检索词。3.1.4 确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围。3.2确定检索年限 文献检索的年限应视查新项目类别、研究领域的发展情况而定，一般原则可参考：3.2.1 科研立项类查新：从查新之日前推 10 年到 15 年；3.2.2 成果鉴定类查新：从查新之日前推 15 年；3.2.3 报奖类查新：从查新之日前推 15 年；3.2.4 技术转化和开发及其他类查新：从查新之日前推 15 年到 20 年。3.3确定检索范围和检索工具 3.3.1基本原则 确定检索范围和选择检索工具时应遵循以下基本原则：检索词的确定和联机检索策略的制定
5、应当以机检为主，手检为辅，力求查全、查准，保证质量。检索词选择要考虑能够表达检索概念的所有不同的词，如：同义词、隐含词、替代词、缩写词、以及检索词的英、美不同拼写法等。中文数据库因各数据收录范围有所侧重、主题词标引不规范、检索点较少、检索功能较弱，所以所有涉及委托项目的中文数据库均必须检索，且应放宽检索范围，通过人工判断对文献进行筛选，以防漏检。查新咨询除利用数据库外，必要时还需补充查找与查新项目内容相关的主要现刊，以防漏检。此外，查新员还应当注意利用相关工具书如手册、产品目录、年鉴等。查新员检索出有关题录或文摘后，与委托人提供的技术资料进行对比分析，作出正确判断，密切相关文献必须查找原文，复
6、印件应作为查新咨询报告的附件。3.3.2选择外文数据库时的注意事项 委托查新项目研究内容或应用范围涉及到多学科时，相关学科的文献数据库必须列入检索范围。委托查新项目为应用研究或开发研究时，应考虑检索专利、会议文献和成果公报等。委托查新项目为产品类查新时，应考虑利用 Internet搜索引擎查找网上是否有同样产品说明。委托查新项目若要与国外某国的情况进行对比时，应考虑检索该国编制的文献检索工具。综合性检索数据库应与专业性检索工具相结合。4 撰写查新报告 查新报告是查新站用书面形式就查新事物及其检索结果向查新委托人所做的正式陈述。查新员所出具查新报告内容应当符合查新合同的要求，应如实地反映检索情况
7、和检索结果，尽量避免在“检索结果”一栏中使用定性词语。4.1查新报告具体内容 4.1.1 查新报告编号，查新项目名称，查新委托人姓名，查新委托日期，查新机构的名称、地址、邮政编码、电话、传真和电子信箱，查新员和审核员姓名，查新完成日期。4.1.2 查新目的、查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求、文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论、查新员与审核员声明。4.1.3 查新委托人要求提供的其他内容。4 2 查新报告基本要求 4.2.1查新报告必须采用科学技术部规定的格式；内容符合查新合同的要求；提交的时间和方式符合查新合同双方的约定。4.2.2 查新报告应当采用描述性写法，使用规范化术语，
8、文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准和规范要求；不得使用含义不清、模棱两可的词句；应当包含足够的信息，使得查新报告的使用者能够正确理解。4.2.3 查新报告中的任何科学技术特点描述、每一个结论，都应以客观事实和文献为依据，完全符合实际，不包含任何个人的主观判断和偏见。4.2.4“文献检索范围及检索策略”应当列出查新员对查新项目进行分析后所确定的检索系统、数据库、年限、检索词等。4.2.5“检索结果”应当反映出通过对所检数据库和工具书命中的相关文献情况及对相关文献的主要论点进行对比分析的客观情况。检索结果应当包括下列内容：对所检数据库和工具书命中的相关文献情况进行简单描述；依据检出文献的相关
9、程度分国内、国外两种情况分别依次列出；对所列出主要相关文献逐篇进行简要描述（一般可用原文中的摘要或者利用原文中的摘要进行抽提），对于密切相关文献，可节录部分原文并提供原文的复印件作为附录。4.2.6 查新结论应当客观、工整、准确、清晰地反映查新项目的真实情况，不得误导。查新结论应当包括下列内容：相关文献检出情况；检索结果与查新项目的各查新点的比较分析；对查新项目新颖性的判断结论。4.2.7查新员应当根据查新项目的查新点，将检索结果分为密切相关文献和一般相关文献。4.2.8 检索附件包括密切相关文献的题目、出处极其原文复制件；一般相关文献的题目、出处及其文摘。4.2.9有效的查新报告应当具有查新
10、员和审核员的签字，加盖查新机构的科技查新专用章，同时对查新报告的每一页进行跨页盖章。5 查新报告的审核 查新人员在完成检索及草拟好查新咨询报告后，应将全部检索材料和查新报告初稿送交具有高级技术职称审核人审核，审核员须审查：5.1 查新员所进行的查新程序是否规范；5.2 查新员确定的数据库及检索范围是否合适；5.3 选择的检索词及分类栏目是否恰当；5.4 检出的文献是否为同类研究文献；可比文献是否恰当；5.5 查新员收集到的相关文献是否齐全；5.6 对提出的文献判断是否正确；5.7 查新结论是否客观和准确；5.8 查新咨询报告是否规范。审查完毕，向查新员提出审查意见，供补充修改。经审核不合格的查
11、新报告，应查明原因和责任，如责任在委托人则应收费重查；如责任在查新人员，则免费重查；因工作敷衍塞责而造成查新不实的，应给予批评，直至暂停其查新资格。6 材料归档 6.1查新档案内容 每一项查新项目的档案均应包括保存两种形式：书面材料形式和电子版本形式。内容包括：查新委托单、查新合同、查新报告（包括附件）、查新项目的主要科学技术资料、查新人员的工作记录等。6.2查新档案管理 每一项查新项目的档案由该项目的查新员负责收集、整理。查新完成之后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管员，档案保管员按照要求逐一清点、登记，双方签字确认。电子版本的查新报告及材料也同时由查新员发送给档案保管员，档案保管员负责保存。附注：1 科技查新规范（教育部）http:/