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1、图书情报工作第49卷第3期2005年3月查新报告格式规范化昀实证分析对科技查新手册中21个查新报告案例的剖析马景娣 刘 琼 缪家鼎浙江大学图书馆杭州310027摘要对由谢新洲、滕跃主编的科技查新手册中21个查新报告案例进行剖析；对照科技查新规范，讨论查新报告中的项目名称、查新目的、科学技术要点和查新点、查新要求、文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论、附件清单8个栏目的规范及准确填写方法，指出科技查新手册的查新报告案例存在一些值得探讨的问题。关键词科技查新手册查新报告规范化分类号G2527Demonstration Analysis of Format Standardization of
2、 Novelty Search ReportsCase Analysis of 2 1 Novelty Search Repoas in Handbook of Novelty SearchMa Jingdi Liu Qiong Miao JiadingLibrary of Zhejiang University，Hangzhou 3 10027AbstractAccording to Standards of Novelty Search，21 novehy search reports in Handbook of Novelty Search have been analyzedBase
3、d on the analyses，the paper discusses format standardizations on filling item names，retrieval purposes，research main points，novelty points，novelty requests，retrieval ranges，retrieval strategies，retrieval results，conclusion and attachments in the noveltysearch reportKeywordsscience novelty search nov
4、elty search report standardization2004年2月，科学技术文献出版社出版了由谢新洲、滕跃主编的科技查新手册(以下简称手册)1 J。作为长期从事科技查新工作的人员，我们对书中的20多个较具实力的科技查新机构提供的21个查新报告全文案例(以下简称案例)进行了认真学习研究，希望从中得到教益，以进一步提高我们的工作水平和工作质量。通观这21个查新报告案例，内容大多简洁、明了，检索词、检索策略、数据库选择恰当，检索结果描述清楚，查新结论客观、公正、准确；但也有些查新报告出现了少量不该有的错误和提法。为此，我们从查新报告规范化和优化的角度，就查新报告的各部分进行分析讨论，
5、提出一些看法。1查新项目名称查新报告的查新项目名称部分分为中文和外文两栏。手册的21个案例中，除1个系国外查新案例和1个系国内查新案例外，其余均为国内外查新案例。按理，除国内查新可不填写英文项目名称外，其他均应填写中英文项目名称，但统计发现，竟有13即7个案例仅填写了中文名称，未收稿日期：20040625 修回日期：20040806填写英文名称。我们认为，查新项目的英文名称是选择外文检索词和拟定外文检索策略的重要依据，不填写英文名称也会影响查新报告的完整性，查新人员对此应给予重视。国内查新可酌情填写“略”字，但国外查新则应填写项目的英文名称。2查新目的21个查新案例的查新目的分为三类：申报科技
6、立项的4个；科技成果鉴定的12个；申报科技奖励的5个，这些数据可能也反映了目前科技查新的实际情况。据我们了解，目前规定需立项查新的除数量相对较少的国家“863”项目申请、国家“973”项目申请、国家创新基金申请以及部分省、市重点、重大项目及创新基金申请等(包括科技成果中少部分报奖成果)外，查新数量较大的是科技成果和新产品鉴定。但是，科技查新的一个很重要的目的和作用是为了保证立项项目科技内容的高起点和原创性，防止研究内容的重复，优化配置人力资源和财力、物力资源，从这一点来看，科技查新应从立项开始，立项、鉴定、报奖的查新比例应从大到87万方数据UBRARY AND INFoRMATIoN SERV
7、ICE小才更为合理。在这方面，科研管理部门可加以规范、调控。3科学技术要点和查新点手册第二部分第二章对科学技术要点和查新点做了明确的解释并提出了要求。一般来说，科学技术要点反映查新项目研究工作的概貌，包括立项背景、需要攻克的技术难点和解决方案、主要技术性能和参数、应用情况等，而查新点则反映研究工作中具有新颖性的研究内容。一般来说，它是科学技术要点中的一部分内容，科技查新就是从文献角度查证查新点是否具有新颖性的工作。有些案例，填写的科学技术要点和查新点的内容能充分反映对它们的不同要求，使查新工作能顺利和有的放矢地进行，如案例9、12、15和18。有些案例，只填写几条有关科技研究的内容，在查新点和
8、查新要求栏目中仅简单地提出查找国内外有无研究的文献报道我们认为这样做不太妥当。查新点是开展查新工作的主要依据，应很具体、清晰地表述，即使重复也应慎重地再予以确认。查新点反映项目研究中的创新内容，查新委托人应非常慎重地填写。查新点在科技查新以后，有的被肯定，但未见文献报道；有的被部分否定或全部否定，文献中已有部分报道或已有报道，这应该是正常的，但有些查新点是否应列人值得探讨。如案例21“冰箱节能阀的研究”中，查新点1和2所列示的节能阀及其功能的相关内容实际早已有文献报道，查新委托人的创新点在于设计了一个两位四通阀，即用一个阀门代替两个以上的阀门，查新点应集中到这一新结构才更为合理。对该项成果，我
9、们认为查新点只需列写其中的第三点。另外，在计算机广泛应用的今天，把计算机科学技术应用于极地科学研究作为一个查新点似乎也不尽合理(案例19的查新点1)。查新过程中查新员如果发现科学技术要点和查新点不尽合理，应建议查新委托人作修改，使之符合相应要求。4查新要求根据科技部发布的科技查新规范2 J，可用四种方式表述对科技查新的要求。在21个案例中，有16个要求查证国内外有无相同或类似研究，少量的要求作对比分析或对新颖性作出判断，也有提出两种或三种要求的，但一般均符合科技查新规范。仅案例20所提出的查新要求为：给出相关专利名称、专利号及其摘要，这样的查新要求既不符合科技查新规范，也无法看出文献所查范围为
10、国内还是国内外，甚至无法确定委托人是要求进行查新还是仅要求检索相关文献而无需查新结论。88V0149，No3，March，2005根据科技查新规范中“完成查新报告”的第二点规定，即“对检索得到的文献，根据查新项目的科学技术要点，分为密切相关文献和一般相关文献，并将相关文献与查新项目的科学技术要点进行比较，确定查新项目的新颖性，草拟查新报告”，我们认为，查新人员对检索到的文献进行删选，与查新点进行对比分析，并确定查新内容是否具有新颖性，只要同时满足这三个要求，就没有必要满足查新委托人对查新工作内容提出的其他要求。实际上，根据科技管理部门对项目查新文献范围的不同要求，可分为查新(指所有公开发表的文
11、献)或专利查新(仅检索国内外专利，如国家“863”项目申请)；按范围，又分为国内、国外或国内外查新。在操作过程中，由于国内查新仅查中文文献数据库，忽略了国内出版的英文期刊和国内作者在国外发表的文献，因此国内查新实际上是中文文献查新，鉴于这一情况，建议对较重要的科研项目做国内外查新。有一个案例，对一部分查新点要求做国内查新，对另一部分要求做国外查新，我们认为，对要求做国外查新的这部分查新点应做国内外查新，不然难以做出在世界范围内具有新颖性的判断。有一个案例要求做国内外查新，报告实际上只做了国内查新。我们估计有可能是查新委托人根据情况作了改变，但查新员在写报告时未作相应修改，造成所完成工作与要求不
12、符的情况。另外，查新员和审核员都应该注意避免一字之差造成不必要的错误。5 文献检索范围及检索策略通常把这部分工作分解为确定检索词、检索式(检索策略)和检索范围三部分。确定检索词是指确定与查新点相关的关键词以及相应的同义词、替代词、缩写词、化学物质登记号和英美不同拼写法等，只有这样才能防止文献的漏检。利用关键词构造检索式的目的在于获取密切相关文献和一般相关文献，防止无关文献进入。从逻辑关系来看，应先列出检索词再列出检索式，不应直接列出检索式。但在21个案例中，有6个未列出检索词而直接列出了检索式。在构造检索式时，理应使用逻辑算符、位置算符和各种限定算符以限定各检索词之间的关系，在21个案例中，绝
13、大多数是这样做的，但有三个案例值得探讨。案例10“北京土壤二恶英污染及生物毒性评价技术系统研究”的科学技术内容及查新要点中均未涉及大豆，但其中英文的检索式分别为：二恶英。土壤t生物毒理*大豆dioxin?and soil and toxicity and soy我们利用相同检索式在该案例所述中外文数据库中均万方数据图书情报工作第49卷第3期2005年3月未检索到与案例相同的检索结果。案例17“消弧线圈自动调整系统”的检索式分列三行：消弧线圈+灭弧线圈自动m(调整+调谐+调节)信号*(注入+变频)这三个检索式看来不太合理，而合为一个检索式又未见其逻辑关系。案例20“微孔与介分子筛催化材料”的中文
14、检索策略为：微孔与介孔复合结构的分子筛；催化材料；钛硅或硅铝同样，该检索策略既未清楚表达所检内容，也不符合科技查新规范中的相应要求。一般来说，检索式是根据查新点来定的，一个检索式匹配一个查新点才有针对性。当然，根据具体情况，某一个查新点可能会需要多个检索式，也可能多个查新点内容交叉只需用一个较宽的检索式。但是，手册中的21个案例中，竟有一半以上只用了一个检索策略，似乎有值得探讨的余地。对检索范围的确定，一般是根据查新项目的学科分类选定相关的综合性数据库和相应的专业数据库。部分查新机构(如天津科技信息研究所、浙江大学图书馆)选择国外文献数据库是利用Dialog国际联机检索系统的数据库扫描预检功能
15、进行的，目的是了解相关文献的数据库分布，再做合理选定。这种方法可避免查新人员由于学科知识的片面和对数据库的了解不够而造成文献数据库选择的偏差。随着Intemet信息资源的日益增多和更新速度的加快，有部分案例增加了Yahoo!、Infoseek、中文雅虎、搜狐、中国科技网、上海科技网等网络搜索引擎和网站资源的检索，这是一个十分可喜的现象。据我们的经验，对新产品类的项目查新，网上信息十分有用，有时甚至直接影响课题研究内容的新颖性判断。部分案例进行产品查新时增加了对相关国内外知名厂商网站的检索，直接调取相关产品的最新性能指标信息，对查新点的分析对比也非常有用。21个案例中有少数案例将检索词进行编号，
16、然后利用编号组配检索式，也即检索式中只有编号和逻辑算符而无检索词。这种表达法会使查新报告阅读者不能直观、清楚地理解检索内容，建议直接用检索词组配检索式。6检索结果一般来说，利用检索策略获得的文献，可表述为：检得文献X篇，其中相关文献X X篇，密切相关文献X篇。检索结果所得文献太多时也可略去检得文献篇数的说明，因为它只有参考作用，并没有实际意义。从21个案例来看，大多采用了相关文献和密切相关文献这两个术语，检索结果也大多列举密切相关文献和相关文献，部分因相关文献太多只列写出密切相关文献，也有少数案例对检索结果不加说明而直接列出检索文献若干篇。我们认为，列出全部密切相关和主要相关文献比较恰当，因为
17、这样做可以较全面地反映与查新项目有关的文献情况，密切相关文献应提供文摘和全文，一般相关文献可根据情况仅列题录或题录文摘。案例检索结果表述形式可归纳为以下几种：仅列出相关文献题录和简介(文摘)；先列出所有(密切)相关文献题录，然后对文献内容进行归类表述，最后与查新点作对比分析，也有把这两部分合起来表述的；列出相关文献题录和文摘，并在每篇文献的文摘后作出与查新点的对比分析；先综述文献与查新点的对比分析结果，再列写文献的题录和文摘；先列出所有相关文献的题录和文摘，再与查新点作对比分析，给出对比结果。在21个案例中，属于类的有7个，属于类的有6个，属于类的有4个，属于类的有3个，属于类的有1个。科技查
18、新规范对检索结果栏目的要求是，只需填写文献检索情况和上述的内容，而从实践来看，似乎采用其他几种方式更为清楚、合理。在手册的22节检索结果部分的著述方式和案例中，以及在有的查新机构的查新工作实施细则中，都提出了在检索结果栏目中对检索结果进行分析的要求，我们认为是比较适当的。一般而言，分析结果可放在文献题影文摘的后面或前面，不宜在每篇文献后作对比分析，只有在密切相关文献很少的情况下，才宜对每篇文献作对比分析。在检索结果栏目中进行对比分析，有利于使查新结论写得简明扼要，一目了然。案例中相关文献的著录格式一般有两种：一种是按著录项目分项著录；另一种是按参考文献标准著录格式著录。后者把著录项目按次序排列
19、形成完整的文献数据，节省了著录空间。一般来说，查新报告的阅读者多为科技主管和评审专家，习惯参考文献的著录方式，因此，我们建议加以采用。案例中相关文献的介绍或文摘，一般都从数据库中直接套录。也有通过文献的对比分析，将文献中有用的数据和内容(如采用的研究方法、性能、数据等)补充到文摘中，提供必要的比对数据。少量的外文文献文摘直接采用外文，我们认为不妥，建议译成中文。有的案例在文献题录的作者名后加注作者单位，提供了研究单位的背景信息，值得提倡和推广。7查新结论21个案例提供的查新结论表述方式可归纳为下列五种：针对查新点(少数涉及科学技术要点)下结论，有的国内外分开表述，有的国内外一起表述；分文献检索
20、情况、相关文献内容对比、查新结论三段表述；分文献检索情况、查新结论二段表述；分相关文献对比、查新结论二段表述；分科89万方数据L【BRARY AND INFoRMATIoN SERVICE学技术要点、查新结论二段表述。21个案例中，属类的有8个，属类的6个，属类的3个，属类的3个，属类的1个。我们认为，文献检索情况应列入检索结果栏目中，而不需在查新结论中重复；查新结论中也不必对项目的科学技术要点和查新点进行重复或作概述。查新结论可根据两种情况作不同表述，即已在检索结果栏目中作分析对比的，直接针对查新点下结论；在检索结果中仅作文献介绍的，应先作分析对比再给出结论。有的案例由于查新点表述得过于笼统
21、或不充分，因此查新结论除针对查新点外，还扩展到科学技术要点的部分内容，我们认为应重视查新点的填写、修改、补充，当出现查新点表述不准确或不充分时，应建议查新委托人修改、补充查新点，使其充分反映查新项目的创新性研究内容。拟写查新结论时，一般应分国内外情况对各查新点作出明确结论，即肯定、部分否定或全部否定。对密切相关文献进行对比分析时，要对文献发表时间的先后、具体内容、性能、数据、方法作慎密的分析。案例21“冰箱节能阀的研究”的查新结论，否定了查新点1、2的内容，而肯定了1、2所述功能“集中在一个两位四通阀中实现”的创新工作，是一个很好的案例。案例3“我国莱姆病的发现与研究”的查新结论中说，“国内外
22、有关于在我国进行莱姆病调查及等方面的文献及专利，但均晚于查新申请人课题组的报道”，肯定了V0149，No3，March，2005委托查新课题组的首创性，这样的结论也表述得比较恰当。8附件清单根据科技查新规范，检索附件应包括密切相关文献的题目、出处、原文复印件以及一般相关文献的题目、出处及其文摘。但是有6个案例在附件清单一栏中完全空白，不知是查新人员疏忽未填写，还是未提供附件。有1个案例填写了“参见检索结果”，有1个案例填写了“检索结果附件1份”，也有填写国内检索结果、国外检索结果各1份、各页、篇的，这些案例可能都未提供密切相关文献全文。全部案例中写明提供密切相关文献、相关文献、专利全文复印件的
23、只有6个，占总案例的13，似乎不很理想。建议查新人员对附件栏目也要认真填写，并自检是否按科技查新规范提供了必要的附件。在这一栏中，可填写“附件1：国内文献检索结果1份，页；附件2：国外文献检索结果1份，页；附件3：密切相关文献全文复印件(或打印件)篇”。凡提供全文的文献，应在检索结果栏目中的相应文献文摘后注明。参考文献：1谢新洲，滕跃科技查新手册北京：科学技术文献出版社，2004作者简介马景娣，女，1965年生，副研究馆员，硕士研究生，发表论文30余篇，出版著作2部。刘 琼，女，1973年生，馆员，硕士研究生，发表论文10余篇。缪家鼎，男，1933年生，教授，发表论文近百篇。(上接第107页)
24、中，多处援引相关法律中有利于图书馆发展的条款。这说明在美国各州，有关图书馆的相关法律比较完善，彼此相互印证、辅助。图书馆的发展仅靠一部图书馆法是远远不够的，需要各级政府从建立完善的图书馆法律体系，营造良性的法律环境角度出发，在制定图书馆法的同时，注意添加、修改相关法律，如审计法、税法、行政法等。6 结语目前，解决我国图书馆经费问题不仅要通过扩充经费渠道、合理分配、科学使用等途径，还要靠有力的经费监督机制和完善的经费监督体系。伴随着我国财政制度的完善，图书馆捐赠和投资机制的建立、健全，图书馆经费监督机制在图书馆管理中的作用将愈加凸显。作者简介王蕾，女，1981年生，硕士研究生，发表论文4篇。90
25、参考文献：1宫占凤美国图书馆管理模式研究情报杂志，2002(8)：81832彭文纯高校图书馆经费管理的现状及建议高校图书馆工作，2002(1)：45463杨卫东浅议我国图书馆的经费管理山东图书馆季刊，1997(3)：31334郭彦新美国图书馆见闻及启示晋图学刊，2001(3)：71745赵怀生未来图书馆经费规定的思考河南图书馆学刊，2003(1)：62656刘锦山图书馆馆长年度报告2003一0818http：wwwchinalibsnet200308187 California State Library Laws20030725http：www1ibrarYcagovlawsindexcfm8 Idaho Library Laws2003一0723http：www1n orgislpubsidliblawhtm万方数据