《word常用操作方法与技巧.pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《word常用操作方法与技巧.pdf（17页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、编号：时间：知识宝库 34 页码：第1页 共17页 第 1 页 共 17 页 word 常用操作方法与技巧 现在是讲究效率的时代，尤其办公室工作也一样，那么，我们怎样才能在 word 中“加速”?word 常用操作方法与技巧有哪些一起来看看 word 常用操作方法与技巧,欢迎查阅!25 个实用 Word 操作技巧 1、快速选择词组 在中文词语(或英文单词)的任意一个字(或字母)上双击鼠标，可快速选中该词组。2、快速选取整个段落 当我们想要选择某个段落时，可在页面左侧双击鼠标，能够快速选取当前的整个段落。3、快速选择引号文本 将光标放在引号之间的文本上，然后双击鼠标，可以快速选中包括引号在内的引
2、号及文本内容。4、在 Word 页面任意位置即点即输 在 Word 页面的任意位置双击鼠标后，即可输入文本，而不用再敲空格。5、快速进入页眉页脚编辑状态 如果想为文档插入页眉页脚，最方便快捷的方法是：使用鼠标双击页眉、页脚区域，可以快速进入页眉页脚的编辑状态，然后插入需要编号：时间：知识宝库 34 页码：第2页 共17页 第 2 页 共 17 页 的页眉页脚。6、双击格式刷连续使用 在 Word 中使用格式刷时，如果想每次只要复制一次格式然后不断的继续使用格式刷，我们可以鼠标“双击”格式刷按钮，这样鼠标左边就会永远的出现一个小刷子，可以重复使用格式刷复制格式。若要取消可以再次单击“格式刷”按钮
3、。7、快速隐藏两页间空白区域 有时，为了便于查看文档，我们会将页面之间的空白区域隐藏。方法非常简单，只需将鼠标光标移动到两页间且光标变为上下箭头形状时双击，即可隐藏两页之间的空白。8、快速打开对话框 Word 中，双击横向标尺或竖向标尺的任意位置区域，可以快速打开”页面设置“对话框;双击标尺上的缩进滑块，可以快速打开”段落“对话框。此外，双击插入的文本框、图形或图片等对象，可以分别快速打开”设置文本框格式“、”设置自选图形格式“和”设置图片格式“对话框。9、快速切换窗口大小 调整 Word 窗口大小时，双击标题栏的任意位置区域，可以在窗口最大化和还原状态之间切换。10、快速退出 Word 绝大
4、多数人在退出 Word 时，通常都是点击界面右上角的 X 按钮关编号：时间：知识宝库 34 页码：第3页 共17页 第 3 页 共 17 页 闭软件。其实还可以双击标题栏最左边 Word 文档标记，快速退出Word。若窗口左侧没有 Word 文档标记，直接单击空白处，也可快速退出 Word。如果当前文档没有保存，则会弹出对话框以提示保存。11、剪切/粘贴 在 Word 中，如要快速剪贴和粘贴某些文本，我们最常用的方法是按【Ctrl+X】和【Ctrl+V】组合键。但是你知道吗?利用 Shift 和其他功能键组合同样能实现相同效果。选中某段文字后，按【Shift+Delete】组合键可将所选的文本
5、剪切到剪贴板中，再按【Shift+Insert】组合键可将被剪切的文本粘贴至当前光标处。12、代替鼠标右键 Word 中，按【Shift+F10】组合键可以代替鼠标右键。选择某个对象，然后按下【Shift+F10】组合键，即会在当前位置弹出执行了鼠标右键的菜单命令，此键堪称键盘侠的福音。13、插入空行 在 Word 表格中，【Shift】键还可以帮助我们快速插入空行，方法为：选择单元格，这里可根据需要插入的行数来选择，需要插入多少行，就选取多少行。然后按住【Shift】键，向下拖拽，即可插入空行。14、一键改变大小写 我们在制作 word 文档时，有时难免要输入英文。然而英文的大小写转换常是一
6、件让我们头痛的事，难道要一个个调整么?这时，只需编号：时间：知识宝库 34 页码：第4页 共17页 第 4 页 共 17 页 掌握【Shift+F3】快捷键就能提高效率了。首先选中需要调整的英文，按下【Shift+F3】组合键，即可将小写字母全部切换成大写字母(当然也可以将大写字母全部切换成小写字母)，再按一次，可以实现“仅将每个单词的首字母大写”。15、快速定位到上次编辑位置 编辑文档时，如果文档太长，需要来回转换。这时我们可以按下【Shift+F5】组合键，在最常使用的几个编辑位置来回切换。同样地，【Shift+F5】组合键能够快速返回到最近的一个编辑点。技巧提示：【Shift+F5】组合
7、键的作用是定位到 Word 最后三次编辑的位置，即 Word 会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下【Shift+F5】组合键，并在三次编辑位置之间循环,当然按一下【Shift+F5】组合就会定位到上一次编辑时的位置了 16、竖向选择文本 绝大多数人在 Word 中选择只会用鼠标拖拖拖.其实是有快捷键的。17、对齐表格上下的竖线 Alt 键除了用来竖向选择文本，最大功用在于微调。按住 Alt 键不放，再拖拽表格边线，就可以无级微调表格框线了。18、快速多级编号 写过论文的人都知道，给标题添加章节编号用手工输入是非常痛苦的。如果你会正确使用多级列表，排版会轻松很多。编号：时间：知识
8、宝库 34 页码：第5页 共17页 第 5 页 共 17 页 19、文字转表格 一看到要做成 Excel，有人会把文字复制到 Excel 里，用分列、转置甚至是公式把文字处理成一列。但是其实你只需要一次替换就够了。20、表格跨页，标题行怎么重复到每一页?你干过复制标题行一页一页复制插入的傻事吗?其实光标点进表格以后，在表格工具栏-【布局】的最右侧有一个【重复标题行】按钮，快去试试。21、三步，PPT 立马变 Word 学生党、开会党，经常需要把课件、会议的 PPT 内容转成 Word 打印出来，操作需要频繁的复制粘贴，极度浪费时间和精力。接下来用三步，就可以节省 N 小时复制粘贴工作，在几秒的
9、时间内立马搞定。按 F12 键，打开“另存为”对话框，点击【保存类型】，选择【大纲/RTF 文件】，确定;然后使用 Word 打开即可。21、画示意图，怎么不一个个点选对齐?在 Word 里选择形状，要按着 Ctrl 一个个选，特别麻烦。其实只要在绘制形状之前先点击【新建绘图画布】，然后在画布中插入形状，就能像在 PPT 里一样，批量选中、修改和对齐了。22、每次画线条都要点插入?只要右键单击要插入的图形，选择【锁定绘图模式】，就可以反复插入这个形状。编号：时间：知识宝库 34 页码：第6页 共17页 第 6 页 共 17 页 23、填充序号 如果表格中有许多的客户信息、商品，通常需要对其排序
10、。此时，我们可以通 Word 项目符号和编号为在单元格中快速添加编号。操作方法：(1)选中需要填充序号的单元格，点击【开始】-【段落】-【编号】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“定义新编号格式”命令。(2)打开“定义新编号格式”对话框，在“编号格式”文本框删除原编号后的小圆点，在“编号样式”下拉列表框中选择需要的样式，点击“确定”按钮。此时，你会发现所选表格就会按照从上到下(或从左到右)的顺序开始自动填充序号了。实际的运用过程中，我们会遇到各种各样的序号，比如”第 1 名“、学号”2021001“等等情况。我们同样可以通过自动编号实现序号的自动填充，免去手输入的烦恼。24、填充文本 我们
11、在 Word 中使用表格时，经常需要在表格中输入许多相同的文本，如果手工输入这些相同文本的话，会比较麻烦。其实，使用 Word软件自带的“多级列表”功能，可以很轻松地让填充。操作方法：(1)首先按住 Ctrl 键选择要填充文本的多个单元格，然后点击【开始】-【段落】-【多级列表】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“定义新的多级列表”命令。编号：时间：知识宝库 34 页码：第7页 共17页 第 7 页 共 17 页 (2)级别选择“1”，编号格式输入你想要填充的内容，就大功告成了。25、填充颜色 为了让表格更美观且方便查看，我们常常需要对表格进行颜色填充，怎么操作呢?操作方法：首先选择需要填
12、充颜色的单元格，然后点击【表格工具】-【设计】-【底纹】按钮下方的下拉按钮，在弹出的菜单中选择需要的颜色即可。经典的 10 个 Word 使用技巧 1.快速定位光标位置 用 WPS 编辑文件时有一个特点，就是当你下次打开一 WPS 文件时，光标会自动定位到你上一次存盘时的位置。不过，Word 却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开 Word 文件后，如果按下 Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。小提示：其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置，即 Word 会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5 键，并在三次
13、编辑位置之间循环，当然按一下 Shift+F5 就会定位到上一次编辑时的位置了。2.快速插入当前日期或时间 有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按编号：时间：知识宝库 34 页码：第8页 共17页 第 8 页 共 17 页 Alt+Shift+D 键来插入系统日期，而按下 Alt+Shift+T 组合键则插入系统当前时间，很快!3.快速多次使用格式刷 Word 中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下 Esc 键即可关闭格式刷。4.快速打印多页表格标题 选中表格的主题
14、行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。5.快速将文本提升为标题 首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按 Alt+Shift+键，可把文本提升为标题，且样式为标题 1，再连续按 Alt+Shift+键，可将标题 1 降低为标题 2、标题 3标题 9。6.快速改变文本字号 Word 的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为 5磅到 72 磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。
15、其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：先在 Word 中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改变您的字体大小。编号：时间：知识宝库 34 页码：第9页 共17页 第 9 页 共 17 页 而且这个技巧在 Excel 和 WPS2000/Office 中同样适用。小提示：其实，小编还有两种快速更改 Word 文本字号的方法：(1)选中文字后，按下 Ctrl+Shift+键，以 10 磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下 Ctrl+Shift+键，则以 10 磅为一级快速减少所选定文字字号;(2)选中文字后，按 Ctrl+键逐磅增大所选文字，按 Ct
16、rl+键逐磅缩小所选文字。7.快速设置上下标注 首先选中需要做上标文字，然后按下组合键 Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态;按 Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。小提示：详见本刊前期Word XP 中神奇的 Ctrl 键一文，掌握一些快捷按键对快速、高效操作 Word 很有借鉴意义。8.快速取消自动编号 虽然 Word 中的自动编号功能较强大，但是据笔者试用，发现自动编号命令常常出现错乱现象。其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。(1)当 Word 为其自动加上编号时，您只要按下 Ctrl+Z 键反悔操作，此时自动编号会消失，
17、而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了;(2)选择“工具”“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列编号：时间：知识宝库 34 页码：第10页 共17页 第 10 页 共 17 页 表”复选框(如图 1)，最后单击“确定”按钮完成即可;9.快速选择字体 为了达到快速选择字体的目的，我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。首先右击 Word 工具栏，选择“自定义“命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，并移动光标条到类别栏中的“字体”项，看到平时经常使用的字体，把它拖到工具栏成为按钮，以后要快速选
18、择字体，只要先选中文本，再按下工具栏上字体按钮即可，省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。10.快速去除 Word 页眉下横线 快速去除 Word 页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：一是可以将横线颜色设置成“白色”;二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”;第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它;最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。Word 实用快速操作技巧 快速打印多页表格标题 选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页
19、的。快速将文本提升为标题 首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按 Alt+Shift+键，可把文本提升为标题，且样式为标题 1，再连续按 Alt+Shift+键，可将标编号：时间：知识宝库 34 页码：第11页 共17页 第 11 页 共 17 页 题 1 降低为标题 2、标题 3标题 9。快速开关任务窗格 Word 任务窗格通常采用以下两种方法打开：一是选中“视图”菜单下的“任务窗格”。二是用鼠标右键单击工具栏，选中快捷菜单中的“任务窗格”。如果您经常使用任务窗格，可以给它指定一个快捷键，从而提高其操作速度，具体做法是：单击 Word“工具”菜单中的“自定义”命令，打开“自定义”对话框中的
20、任意一个选项卡。单击“键盘”按钮打开“自定义键盘”对话框。选中对话框左边“命令”列表中的“编辑”，在右边找到名为“ViewTaskPane”的命令。用鼠标单击“请按新快捷键”框，根据需要按键盘上的键或其组合(如 Alt+M)。完成后单击对话框中的“指定”按钮，再将打开的对话框全部关闭。此后按设置好的快捷键(如Alt+M)，Word 任务窗格即可快速打开，再按一次即可将其关闭。快速选中多处文本 Word 增加了选中多处文本的两种方法：一是可以选中具有相同格式的多处文本，操作方法是打开“样式和格式”任务窗格，选中作为样本的文字。任务窗格的“所选文字的格式”下即可显示当前文本的格式，鼠标将其选中后其
21、右边显示一个下拉按钮。用它打开菜单单击其中的“选择所有_实例”，则文档中应用这种格式的文本均被选中。也可以用鼠标右键单击所选中的文本，选择快捷菜单中的“选择格式相似的文本”命令，则文档中使用该格式的文本全部被选中。二是可以选中具有相同内容的多处文本，它的操作方法是：选中作为内容样本的文编号：时间：知识宝库 34 页码：第12页 共17页 第 12 页 共 17 页 字，按 Ctrl+C 将其放入剪贴板。单击“编辑”菜单中的“查找”命令打开对话框，选中“查找”选项卡中的“突出显示所有在该范围找到的项目”。然后用鼠标单击“查找内容”框，按 Ctrl+V 将内容样本放入其中。单击“查找全部”按钮，选
22、项卡中显示“找到_个与此条件匹配的项”(_是数字)，并将所有符合条件的内容选中。字数统计 Word 中新增了一个“字数统计”工具栏，它可以快速统计出文档中的字符、行、页、段落等的数目。如果您需要控制文档的长度，它可以为您提供很多帮助。打开“字数统计”工具栏的方法是：鼠标右键单击工具栏，选择快捷菜单中的“字数统计”即可。如果你要对文档中的某项指标(如“行”)进行统计，可以单击工具栏中间的下拉箭头，从菜单中选择“行”或字符、页、段落等。稍等片刻，工具栏就会显示出文档的行数。如果单击工具栏中的“重新计数”按钮，再打开下列表，可以查看文档中所有指标的具体数目。如果您对文档进行了修改，只要“字数统计”工
23、具栏是打开的，按 Alt+C“重新计数”按钮的快捷键，新的统计结果就会显示在工具栏中。快速关闭 Word 如果您用 Word 打开了多个文档，一旦有急事需要离开，逐个关闭文档就显得非常麻烦。此时您可以采用以下技巧快速关闭 Word：如果您的文档全部在任务栏显示，可以按住 Shift 键单击“文件”菜单中的“退出”命令，则打开的全部文档连同 Word 会全部关闭。就是说按编号：时间：知识宝库 34 页码：第13页 共17页 第 13 页 共 17 页 住 Shift 键以后，“文件”菜单中的“退出”命令变成了“全部退出”命令。你也可以让多个 Word 文档占用一个任务栏图标，这样可以利用任务栏图
24、标快速关闭文档和程序。具体操作方法是：单击“工具”菜单中的“选项”命令打开“选项”对话框，取消“视图”选项卡中的“任务栏中的窗口”复选项。“确定”以后，多个文档只占用一个任务栏图标。此时您只要用鼠标右键单击任务栏上的 Word 图标，选择快捷菜单中的“关闭”命令;或者单击 Word“文件”菜单中的“退出”命令，就可以快速关闭所有文档和程序了。恢复 Word Word 能在发生错误时将当前文件存盘，最大限度的防止用户丢失文件。具体操作方法是：如果正在使用的 Word 停止响应，应该立即打 开“开 始 程 序 MicrosoftOffice 工 具”菜 单，单 击 其 中 的“MicrosoftO
25、ffice应用程序恢复”命令。选中对话框中停止响应的Word，若想恢复当前打开的文件，可以单击“恢复应用程序”或“重新启动应用程序”按钮。如果想关闭已经停止响应的程序，并且放弃对文件中最新更改的部分，可以单击“结束应用程序”按钮。快速去除 Word 页眉下横线 快速去除 Word 页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：一是可以将横线颜色设置成“白色”;二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”;第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它;最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。编号：时间：知识宝库 34 页码：第14页 共17页 第 14 页 共 17 页
26、修复文档 为了挽救因死机、停电等故障丢失的文档，Word 新增了修复文档功能。如果发生了死机、停电等故障，下一次打开程序时，当时处理的文档会显示在“文档恢复”任务窗格中。用户可以按以下原则保留文件：假如文件标题中含有红色的“已修复”字样，则该文件要比含有“原始文件”字样的文件包含更多有用信息。如果您要查看系统对文件的修复情况，应当选中“文档恢复”窗格中的文件名，单击右边的下拉按钮，选择菜单中的“显示修复”命令即可。您可以选择菜单中的“另存为”命令，将修复后的文件保存到其他位置。如果您选择“关闭”，则弹出一个对话框，让您选择“删除”还是“保存”。快速发送文档 Word 的“常用”工具栏均带有一个
27、“电子邮件”按钮。单击它可以在当前窗口显示“发送副本”工具栏，其界面与 OutlookExpress 很相似，您只要输入收件人的 E-mail 地址和主题等，就可以将当前文档作为E-mail 正文发送，单击“附件”按钮还可以添加更多的文件。显示过宽文档 在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全。这可怎么办，总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧!这时我们可以重新调整行的宽度，使其适合文档窗口的大小。如果使用的是普通视图或大纲视图，可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“视图”选项卡，然后选中“窗口内自动换行”复选框即可。我们也可以通过改变显编号：时间：知识宝库 34 页码：第15
28、页 共17页 第 15 页 共 17 页 示比例使文字适于普通视图或页面视图中的文档窗口。这时我们可以单击“视图”菜单中的“显示比例”命令，然后选择“页宽”选项即可。我们还可以切换到 Web 版式视图中，使文字自动换行。改变文档的缺省目录 所有 Office 文档的缺省目录是 C 盘下的 MyDocuments 文件夹，根据工作需要，我们可以很方便地改变它。单击“工具”菜单，选择“选项”命令，单击“文件位置”选项卡，会显示一列选项和它们当前存储的目录。在“文件类型”列表中选中文档，单击“更改”按钮，进入“更改位置”对话框。单击“查找范围”框中的向下箭头，选中想要的文件夹即可。关闭语法错误标记
29、在键入时 Word 可以对我们键入的文字进行拼写和语法检查，在页面上可以看到红红绿绿的波浪线。如果你觉得这些线太影响视觉效果，可以将其隐藏。在状态栏上的“拼写和语法状态”图标上单击鼠标右键，选择“隐藏语法错误”项，语法检查出来的错误标记就全都不见了。如果要详细设定，可以在右键菜单中选择“选项”，在“选项”对话框中单击“拼写和语法”选项卡，在这里我们可以详细设定拼写和语法的属性。另有妙用的 Ctrl+Z 大家都知道，Ctrl+Z 的作用是撤消上一个操作，能使我们在编写文档过程中可以及时取消所进行的误操作，或是恢复到以前的某一步。但你知道吗，Ctrl+Z 还有特殊的作用。先举一个例子，在没有改变编
30、号：时间：知识宝库 34 页码：第16页 共17页 第 16 页 共 17 页 Word 缺省设置的情况下，在空行中输入：“1、计算机基础”，系统会自动将其变为项目编号的形式，并在下一行添加了“2、”字样。这时如果按 BackSpace 键，可以删除第二行中的项目编号，并不能消除第一行中的项目编号形式，也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了，不可选。这时，Ctrl+Z 就发挥作用了。我们在输入“1、计算机基础”敲回车后，顺手按一下 Ctrl+Z，一切都 OK 了，第一行还是原来的样子，一点也没变。原来系统有“自动更正”的功能，可以按照一些约定将键入的内容自动更正。比如我们输入“1、计算机
31、基础”并敲回车后，系统做了两件事，先是换到下一行，然后将这两行变为自动编号的形式。我们按了一下 Ctrl+Z，刚好取消了第二个操作，就像什么事都没发生一样，系统“自动更正”的内容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更改，这里就不再细说了。大家可以根据此原理去发现Ctrl+Z 的更多妙用。控制转换的字体 有时打开别人传来的文档，发现里面含有自己计算机中尚未安装的字体。如果打开的文档中包含这样的字体，Word 会将字体替换为机器中已安装的字体。如何来控制要替换的字体呢?我们可以这样做：单击“工具栏”菜单中的“选项”命令，再单击“兼容性”选项卡。单击“字体替换”按钮。在“字体替换”下，在“文档所
32、缺字体”中选择所缺少的字体名称。在“字体替换”列表框中，选择用以替换的另一种字体，再单击两次“确定”，系统就会按要求进行字体的转换。编号：时间：知识宝库 34 页码：第17页 共17页 第 17 页 共 17 页 将样式传给其他文档 某一文档中创建了几种样式后，如果想在其他文档中也使用这几个样式，可以用下面的方法。打开一个包含这些样式的文档，选择“格式”菜单中的“样式”命令，在“样式”对话框中选择“管理器”按钮。在“管理器”对话框中，打开的文档中的一列样式会显示在左边，Normal.dot模板中的样式显示在右边。选择左边的样式，单击“复制”按钮，就将其添加到了右侧的列表中。单击“关闭”按钮。下次我们就可以从Normal.dot 文档中使用这些格式了。