《试论电算化会计档案的特点与管理.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《试论电算化会计档案的特点与管理.doc（18页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、 试论电算化会计档案的特点与管理(1) 内容提要: 电算化会计档案管理具有不同于人工会计的许多特点。最主要的是用计算机代替了人工记帐，同时还有现代化载体，软硬件环境，系列化资料等要求。从而，导致电算化会计的档案管理，必须提高会计人员的思想素质和计算机操作技能，完善各项管理制度以及硬件设施建设。 关键词：电算化；会计档案；特点；管理 计算机在会计领域的普及和应用，使得企事业单位的会计核算系统越来越多地被计算机所取代，会计电算化成为会计工作的开展方向，成为促进会计根底工作标准化和现代化的一种重要手段。 一、会计电算化下会计档案管理的特点 会计电算化是指用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及局部
2、替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。电算化会计档案管理有如下特点： 现代化载体。根据1999年1月1日起施行的?会计档案管理方法?规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，这就使得电算化会计档案拥有了双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。 软硬件环境。由于不具备传统会计档案的直观可视性，电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视；电子档案易被修改；电子档案的保存，受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等
3、因素的影响。 系列化资料。这是由电算化操作流程及电算化信息系统维护要求带来的会计档案涉及范围的新特点。除了要保存会计档案的电子数据，还要保存能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，然后才能借助计算机进行会计核算。 计算机技能。电算化会计系统对人员的素质与系统平安操作提出了新需要。电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识，才能顺利实现电算化。 二、电算化会计档案的管理内容 为了更有效地做好电算化会计档案工作，我们必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作。 1、档案的收集。所
4、谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内如一个会计年度，把计算机系统中的所有会计数据拷贝备份存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。 除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售与维护公司的名称、地址、 与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。 2、档案的保存。由于电算
5、化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的消灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丧失，造成无法挽救的损失。 此外，还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被调阅
6、或者产生某些预料外的错误。因此，会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本，二者的一致性是非常必要的。 3、档案的利用。即电算化会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况：所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅或数据恢复功能进行调阅即可；所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。 共2页: 1 2 下一页 试论电算化会计档案的
7、特点与管理(2) 三、电算化会计档案管理的方法 一完善硬件设施建设 提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的平安防护功能，如有联网，注意进行定期的补丁维护，防止因电脑平安或网络平安，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。 针对电算化会计档案受质量、温度、湿度、磁场等因素的影响较大，易受破坏的特点。在管理时应注意如下问题：在选用保存会计档案的存贮介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质；对存放在存贮介质上的会计
8、档案应写好保护字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所：对存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点；对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换；对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。 针对电算化会计档案易修改且不留痕迹这一特点，在进行管理时应对硬盘上的会计档案，采取相应的平安保密措施，防止对会计档案进行修改。 二完善各项管理制度 1建立电算化会计档案的归档制度：会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保存副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照
9、有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。 2建立电算化会计档案的保管制度：根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘别离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。 3建立严格的借用手续制度：查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。 4建立电算化档案定期备份制度：电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质
10、，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。 5建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据，可较大范围共享；涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等，那么只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置，保证电子档案的平安性，减少人为修改的可能。 三提高会计人员素质 由于电算化会计，不仅仅是要实现传统会计的功能，更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能，所以必须相应增加专业
11、人才，加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好根底；同时电算化软件维护及系统平安的要求较高，这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才，维护日常运作，开发更合理、高效的软件。 四提高思想重视程度 实现会计电算化的企业单位，有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性，并催促有关制度的建立。现今不少实现会计电算化的企业单位，对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的经验，因此，应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。 电算化会计档案作为会计档案的一局部，它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。如果说传统形式的会计档案是电算化会计
12、档案的根底，那么电算化会计档案就是电算化独特的个性，它代表着未来会计标准化、现代化的开展方向，因此要充分发挥电算化会计的强大功能，必须做好电算化会计档案管理这一根底会计工作。 参考文献： 1张前。电算化环捷对会计档案的影响及管理要求J.交通财会，200110。 2部莉君，赵伟。会计电算化时会计的相关影响J.现代审计与会计，200112。 3支华。会计电算化下的会计档案管理工作J.财务与会计，20029 4赵希华。电算化会计档案的特点J.黑龙江档案，20043 5李新惠。电算化会计档案应注意的问题J.档案管理，20055 共2页: 上一页 1 2 试论电算化会计系统的内部控制 内部控制关系到企业
13、财产物资的平安完整、关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性。企业为实现既定的管理目标，必需建立起了一整套内部控制制度，以保证企业有序、健康地开展。企业在建立了电算化会计系统后，企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。由于使用了计算机，会计数据处理的速度加快了，会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高，减少了因疏忽大意及计算失误造成的过失。但是，也为企业的内部控制带来了许多前所未有的新问题，对企业内部控制制度造成了极大的冲击，使企业内部控制制度在新的环境下显得落后于形势了，由于电算化会计系统的特殊性，建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度就显得尤为重要。电算化会计系统对内部控
14、制的特殊要求主要表达在以下几方面：1计算机的使用改变了企业会计核算的环境企业使用计算机处理会计和财务数据后，企业的会计核算的环境发生了很大的变化，会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成，转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。会计部门不仅利用计算机完成根本的会计业务，还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动，如销售预测、人力资源规划等。随着远程通讯技术的开展，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作，原先应由会计人员处理的有关业务事项，现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成
15、；原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项，现在可能集中在一个部门甚至一个人完成。因此，要保证企业财产物资的平安完整、保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠、到达企业管理的目标，企业内部控制制度的建立和完善就显得更为重要，内部控制制度的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛，更加复杂。2电算化会计系统改变了会计凭证的形式在电算化会计系统中，会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化，各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化。原先反映会计和财务处理过程的各种原始凭证、记帐凭证、汇总表、分配表、工作底稿等作为根本会计资料的书面形式的资料减少了，有些
16、甚至消失了。由于电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行，每一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被局部地取消了，原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一局部变为由计算机自动完成了。原来书面形式的各类会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上，因此，电算化会计系统的内部控制与手工会计系统的内部控制制度有着很大的不同，控制的重点由对人的控制为主转变为对人、机控制为主的，控制的程序也应当与计算机处理程序相一致。3计算机的使用提高了控制舞弊、犯罪的难度随着计算机使用范围的扩大，利用计算机进行的贪污、
17、舞弊、诈骗等犯罪活动也有所增加，由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时甚至能不留痕迹地篡改，数据库技术的提高使数据高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据。计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性，发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大，计算机舞弊和犯罪造成的危害和损失可能比手工会计系统更大，因此，电算化会计系统的内部控制不仅难度大、复杂，而且还要有各种控制的计算机技术手段。由此可见，计算时机计系统的内部控制制度与手工会计系统的内部控制制度相比拟，计算时机计系统的内部控制是范围大、控制程序复杂的综合性控制，是控制的重点为职能部门
18、和计算机数据处理部门并重的全面控制，是人工控制和计算机自动控制相结合的多方位控制。随着计算机在会计工作中的普遍应用，管理部门对由计算机产生的各种数据、报表等会计信息的依赖越来越大，这些会计信息的产生只有在严格的控制下，才能保证其可靠性和准确性。同时也只有在严格的控制下，才能预防和减少计算机犯罪的可能性。计算时机计系统的内部控制制度，从计算时机计系统的建立和运行过程来看，可分为对系统开发和实施的系统开展控制、对计算时机计系统各个部门的管理控制、对计算时机计系统日常运行过程的日常控制。一、系统开发、开展控制计算时机计系统的系统开发、开展控制包括开发前的可行性研究、资本预算、经济效益评估等工作，开发
19、过程中系统分析、系统设计、系统实施等工作，以及对现有系统的评估、企业开展需求，系统更新的可行性研究，更新方案的决策等工作。系统开发、开展控制的主要内容一般包括以下几方面。一授权和领导认可计算时机计系统的开发和开展必需经过有关领导的认可和授权，这关系到系统开发、开展、更新等工程的成败。计算时机计系统的开发工程一般投资金额都比拟大，对企业整体管理目标的影响也比拟大，往往需要对原有的管理体制进行较大的改革，是牵一发动全身的重大举措，因此必需得到授权和领导认可。计算时机计系统的开展和更新是对原有计算时机计系统进行重大改良，同样对会对企业管理体制造成较大的影响，同时对现有计算时机计系统的任何改动都可能危
20、及整个系统的平安可靠，因此也必需得到授权和领导认可。而且领导的授权和认可也有利于保证系统开发和开展的物资和资金的需要。二符合标准和标准计算时机计系统的开发和开展工程，不管是自行组织开发还是购置商品化软件，都必需遵循国家有关机关和部门制订的标准和标准。其中包括符合标准和标准的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程图、系统各功能模块的设计等等。目前我国已经公布的有关国家标准和标准主要由财政部1994年公布执行的?会计电算化管理方法?、?会计核算软件根本功能标准?、?会计电算化工作标准?、?商品化会计核算软件评审规那么?等，各地也公布各种地方标准，如上海市财政局公布的?上海
21、市会计电算化实施方法?等地方性标准。按标准和标准开发和开展计算时机计系统可以使企业计算时机计系统更加可靠、更加完善，有利于对系统的维护和进一步的开展、更新。三人员培训计算时机计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训，提高这些人员对系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性。外购的商品化软件应要求软件制作公司提供足够的培训时机和时间。在系统运行前对有关人员进行的培训，不仅仅是系统的操作培训，还应包括让这些人员了解系统投入运行后新的内部控制制度、计算时机计系统运行后的新的凭证流转程序、计算时机计系统提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景等等。四系统转换新的计算时机计系统在投
22、入使用，替换原有的手工会计系统或旧的计算时机计系统，必需经过一定的转换程序。企业应在系统转换之际，采取有效的控制手段，作好各项转换的准备工作，如旧系统的结算、汇总，人员的重新配置、新系统需要的初始数据的平安导入等。新的计算时机计系统是否优于旧系统，还需要进一步接受实践的检验，因企业的具体情况不同，新的计算时机计系统不一定比旧的计算时机计系统更适合企业的经营特点，甚至购置或自行开发的计算时机计系统还不如手工会计系统更适合企业的经营特点。因此企业在系统转换之际，采用新旧系统并行运行一段时间，以便检验新的计算时机计系统。并行运行的时间一般至少为三个月。五程序修改控制企业经营活动变化及经营环境变化，可
23、能导致使用中的软件进行修改，计算时机计系统经过一段时期的使用也会发现一些需要进行修改的地方，因此，软件的修改是难以防止的。对会计软件进行修改必须经过周密方案和严格记录，修改正程的每一个环节都必须设置必要的控制，修改的原因和性质应有书面形式的报告，经批准后才能实施修改，计算时机计系统的操作人员不能参与软件的修改，所有与软件修改有关的记录都应该打印后存档。二、管理控制管理控制是指企业建立起一整套内部控制制度，以加强和完善对计算时机计系统涉及的各个部门和人员的管理和控制。管理控制包括组织机构的设置、责任划分、上机管理、档案管理、设备管理等等。一组织机构设置企业实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进
24、行适当的调整，以适应计算时机计系统的要求。企业可以按会计数据的不同形态，划分为数据收集输入组、数据处理组和会计信息分析组等组室；也可以按会计岗位和工作职责划分为计算时机计主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审查、数据分析等岗位。组织机构的设置必须适合企业的实际规模，符合企业总体经营目标，并且，应按精简、合理的原那么对组织机构的设置进行本钱效益分析。二职责划分内部控制的关键之点就在于不相容职务的别离，计算时机计系统与手工会计系统一样，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务，都不能由一个人或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部门承当。在计算时机计系统中，不相容的职务主要有系统开发、开展的职
25、务与系统操作的职务；数据维护管理职务与电算审核职务；数据录入职务与审核记帐职务；系统操作的职务与系统档案管理职务等。企业为防止舞弊或欺诈，应建立一整套符合职责划分原那么的内部控制制度，同时，还应建立起职务轮换制度。三上机管理企业用于计算时机计系统的计算机应尽可能是专用的，企业应对计算机的使用建立一整套管理制度，以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。一般来讲，企业对用于计算时机计系统的计算机的上机管理措施应包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册、上机时间安排等，此外，会计软件也应该有完备的操作日志文件。四档案管理计算时机计系统有关的资料应及时存档，企业应建立起完善的档案
26、制度，加强档案管理。一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、平安可靠的档案保管设备等。除此之外，还应定期对所有档案进行备份的措施，并保管好这些备份。为防止档案被破坏，企业应制订出一旦档案被破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段。企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。五设备管理对于用于计算时机计系统的各种硬件设备，应当建立一套完备的管理制度以保证设备的完好，保证设备能够正常运行。硬件设备的管理包括对设备所处的环境进行的温度、湿度、防火、防雷击、防静电等的控制，也包括对人文环境的控制，如防止无关人
27、员进入计算机工作区域、防止设备被盗、防止设备用于其他方面等。三、日常控制日常控制是指企业计算时机计系统运行过程中的经常性控制。日常控制包括经济业务发生控制、数据输入控制、数据通讯控制、数据处理控制、数据输出控制和数据储存控制等。一业务发生控制业务发生控制又称程序检查，主要目的是采用相应的控制程序，甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。在经济业务发生是，通过计算机的控制程序，对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制，如表示业务发生的有关字符、代码等是否有效，操作口令是否准确，经济业务是否超出了合理的数量、价格等的变动范围。企业还应建立有效的控制制度以保证计算机的控制程序能正常
28、运行。二数据输入控制由于计算机处理数据的能力很强，处理速度非常快，如果输入的数据不准确，处理结果就会出现过失，在数据输入时如果存在哪怕是很小的错误数据，一旦输入计算机就可能导致错误的扩大化，影响整个计算时机计系统的正常运行。因此，企业应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进行严格的控制，保证数据输入的准确性。数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权，并经有关的内部控制部门检查；其次，应采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验，如总数控制校验、平衡校验、数据类型校验、重复输入校验等。三数据通讯控制数据通讯控制是企业为了防止数据在传输过程中发生错误、丧失、泄密等事故的发生而采取的内部
29、控制措施。企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、平安、可靠。如将大量的经济业务划分成小批量传输，数据传输时应顺序编码，传输时要有发送和接收的标识，收到被传输的数据时要有肯定确认的信息反应，每批数据传输时要有时间、日期记号等等。四数据处理控制数据处理控制是指对计算时机计系统进行数据处理的有效性和可靠性进行的控制。数据处理控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制包括数字的核对、对字段、记录的长度检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检查等。文件检查包括检查文件长度、检查文件的标识、检查文件是否被感染病毒等。五数据输出控制数据输出控制是企业为了保证输出信息的准确、可靠而采取的各种
30、控制措施。输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据相一致，输出数据是否完整，输出数据是否能满足使用部门的需要，数据的发送对象、份数应有明确的规定，要建立标准化的报告编号、收发、保管工作等。六数据存储和检索控制为了确保计算时机计系统产生的数据和信息被适当地储存，便于调用、更新和检索，企业应当对储存数据的各种磁盘或光盘作好必要的标号，文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明，对整个修改更新过程都应作好登记，计算时机计系统应具有必要的自动记录能力，以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查。主要参考文献P H Bassert Computerised Accounts(third edition) NCC Blackwell 1994 England