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1、 房地产公司档案管理程序(十五)_物业经理人 房地产公司档案治理程序（十五） 1目的和范围：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥当保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。 2职责： 2.1公司档案按统一领导、分级治理的方法进展组织治理，即图书档案室（隶属人力资源部）负责公司档案的总体治理，部门资料员负责本部门的立卷归档工作，图书档案室对各部室进展业务上的指导、监视和检查。 2.2鉴于财务档案的特别性，公司财务档案（包含各类合同）由财务计统部自管，图书档案室供应存放点。使用时，由财务计统部指定专人调档。
2、2.3鉴于人事档案的特别性，公司人事档案由人力资源部人力资源口自管，人力资源部经理指定专人按集中治理、严格保密的原则进展治理。 3流程： 3.1档案分类： 3.1.1文书档案：即在公司治理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。 3.1.2基建档案：即以竣工图为核心的在工程建立过程中形成的专业材料。 3.1.3财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。 3.1.4人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人根本状况、工作表现的个人资料。、 3.1.5经营销售档案：即公司房产经营销售活动中产生的具有保存和存查价值的历史记录，
3、如合同评审记录、商品房预售合同、客户档案、市场调研资料、楼盘宣传资料等。 3.1.6客户效劳档案：即公司在供应客户效劳过程中形成的具有保存和存查价值的历史记录，如客户投诉记录、处理方案、落实反应记录、客户满足度调查与分析记录等。 3.1.7对外联络档案：即公司在工程报批报建过程中形成的具有保存和存查价值的历史记录。如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。 3.1.8声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记录在特别载体上的并配有文字说明的历史记录。 3.2详细治理： 3.2.1立卷归档： A流程： B要求： a各部室向图书档案室移交档案时，均需附上移交清单一式
4、两份。移交时，交接双方据此进展清点签收，并各自保存一份。（移交清单即文件清单） b.各部室向图书档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，图书档案室不接收未经系统整理的零散文件。 c.文件在各部室保存阶段，要留意保持字迹清楚、份数完整，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。 d.各部室可依据实际工作需要保存文件，但向档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进展。 a）总经理室：会议纪要、董事会文件、诉讼文书、工程筹划与年度规划文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文件、大事记等； b)人力资源部：人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料（应聘
5、表、编制表、工资单、培训记录等）、内部刊物等； c)工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料（亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等）；其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制；文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等； d)财务计统部：财会档案见第三层次文件财务档案治理程序； e)审计核算部：决算资料、签价单、外送文件、外来文件等； f)经营销售部：合同评审记录、售楼合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等； g)设计研发部：工程地质勘察报告、方案设计图纸和说明、扩初设计图纸和说明、勘察设计报告及招标文件（标书、合同等）
6、、工程设计概算说明、各工程往来文件（传真、工作联系函等）、施工设计图纸和说明、设计变更、设计合同、外送文件、外来文件等。 h)对外联络部：联络函、活动规划、外送文件、外来文件等。 i)客户效劳部：客户投诉记录、处理方案、落实反应记录、客户满足度调查及分析记录等。 3.2.2整理上架： A.流程 B要求： a.卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间挨次依次排列，具有亲密联系的文件应依肯定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；基建档案的卷内排列挨次为文前图后。 b.不同保存价值的文件应分开组卷。 c.凡有文字局部的均应打上号码（采纳打号机，正面右上角，反面左上角）。 d.文
7、件材料装订前应剔除金属物。 e.图纸采纳手风琴式折叠法，规格为30cm21cm；装订边应加垫纸以使左右平坦并留意露出图标。 3.2.3保管： A.库房治理： a.库房应集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与库房治理无关的活动；库内档案必需按顺号上架，不得错架、乱架； b.除档案员外，非档案人员不得随便出入库房，确需进库的（如修理库房或设备等），则须有档案员伴随并相伴始终； c.库房设有中心空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备，档案员要定期检查，以确保以上设施的安全有效； d.随时留意库房温湿度的详细指数，务必使温度保持在140C200C，相对湿度50%65%； e.档案
8、入库前要进展严格的检疫工作，特殊留意检查易于生虫的部位；同时对档案必需进展定期的防疫检查，有规划、分期分批地对档案进展翻动； f.每月中旬定期对库房进展清扫擦拭，包括擦洗密集架、地面、门窗等，特殊是对一些小角落、缝隙要进展清洁消毒以防害虫滋生； g.档案员离开库房时应顺手锁门，并留意检查库房门窗的紧闭性； h.公司采纳移动式密集架作为档案装具。档案按部室存放，密集架的编号及档案的存放挨次为自门口起，从左自右，从上到下。 B.流淌中的安全防护： a.档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应准时放入库房或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所； b.未经许可，利用者不得将所借
9、档案转借他人，以防泄密； c.未经许可，利用者不得擅自拍照、抄录、复印； d.尽量削减档案原件在同一使用人手中 的滞留时间，以防因档案外借时间过长而消失的泄密现象。 3.2.4供应利用： A加强根底工作： a编制必要的全引名目和案卷名目，为档案用户供应必要的检索工具； b安装使用快捷便利的档案治理软件，提高查档效率； c开拓阅览室，向档案用户供应档案信息。 B开展查借效劳： a借阅： a）公司内部人员借阅档案的，须填写档案借阅登记表，阅毕准时归还；归还时，治理人员必需当面清点档案页数，之后再入库； b）非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管同意前方可借阅； c）借阅者必
10、需爱惜所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页； d）借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。 b借出： a）档案使用人如需借出档案，须填写档案借出登记表，并按规定于1周内归还，不能准时归还的，经档案员同意可办理续借手续；归还时，档案治理人员必需当面确认档案完整性前方可入库。 b）非公司人员若需借出档案，须持有关单位介绍信，并征得公司相关部门主管同意后，方可借出； c）借出人员须妥当保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有保密的完全责任。 c复印： a）档案使用人若需复印档案资料的，须经档案员同意； b）图纸资料若需借出复印的，须经档案员同意并严格掌握
11、复印份数。 3.2.5销毁： A流程： B要求： a预备销毁的档案材料在未批准前应单独保管； b批准销毁的档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销毁，严禁将需要销毁的档案作其他用途，更不允许出卖。 c档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负责。 4相关文件： 4.1RR集团档案治理方法之档案保管期限表 4.2RR集团人力资源治理体系之人事档案掌握程序 4.3财务档案治理制度 5相关表单： 5.1文件清单/移交清单（详细见文件治理程序） 5.2档案借阅登记表 5.3档案借出登记表 5.4档案销毁清册 编制： 日期：2023.4.22审核： 日期：2023.4.28批准： 日期：2023.4.30 /P