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1、房地产档案管理程序（十五）房地产公司档案管理程序(十五)1.目的和范围：创建公司档案立卷、档案、整理、看管、利用、封存等程序，保证公司档案完备、齐全、高质，档案资源获得得当看管、有效率利用和持续补足。该程序适用于于以上环节所牵涉的有关部门及个人。2.职责：2.1公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即图书档案室(隶属人力资源部)负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门的立卷归档工作，图书档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。2.2鉴于财务档案的特殊性，公司财务档案(包含各类合同)由财务计统部自管，图书档案室提供存放点。使用时，由财务计统部指定专人调档。2.3鉴于人事档案的特
2、殊性，公司人事档案由人力资源部人力资源口自管，人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理。3.流程：3.1档案分类：3.1.1文书档案：即为在公司管理过程中产生的存有留存价值的弗发性内外部文件。3.1.2基础建设档案：即以完工图为核心的在工程建设过程中构成的专业材料。3.1.3财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。3.1.4人事档案：即为公司员工在实习、隋东亮、考核等人事活动中构成的充分反映个人基本情况、工作整体表现的个人资料。、3.1.5经营销售档案：即为公司房产经营销售活动中产生的具备留存和存查价值的历史记录，例如合约评审
3、记录、商品房预售合约、客户档案、市场调研资料、楼盘宣传资料等。3.1.6客户服务档案：即公司在提供客户服务过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录，如客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查与分析记录等。3.1.7对外联络档案：即为公司在项目按程序报建过程中构成的具备留存和存查价值的历史记录。例如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。3.1.8声像档案：即为在公司生产经营活动中构成的存有留存价值的、以音像或图象记录在特定载体上的并备有文字说明的历史记录。3.2具体内容管理：3.2.1立卷档案：A.流程：B.建议：a.各部室向图书档案室转交档案时，均需附上转交目录一式两份。
4、转交时，更替双方据此展开清点收件人，并各自留存一份。(转交目录即为文件目录)b.各部室向图书档案室转交档案时必须努力做到种类齐全、份数完备，图书档案室不发送未经系统整理的零散文件。c.文件在各部室留存阶段，必须特别注意维持字迹准确、份数完备，避免出现变质等。撷取件、圆珠笔书写件或传真件等均应当再次影印档案。d.各部室可以根据实际工作须要留存文件，但向档案室转交档案时，则应当按规定的档案范围展开。a)总经理室：会议纪要、董事会文件、诉讼文书、项目策划与年度计划文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文件、大事记等;b)人力资源部：人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料
5、(应聘表、编制表、工资单、培训记录等)、内部刊物等;c)工程材料部：前期文件、施工文件、完工文件、完工图和声像材料(亦即为内业资料、完工资料、设备说明书等);其中前期文件由工程部负责管理搜集，完工图由施工单位负责管理基本建设;文书如外送来文件、外来文件、有关人员上班拎回去的文件等;d)财务计统部：财会档案见到第三层次文件财务档案管理程序;e)审计工作核算部：财政预算资料、签下价单、外送来文件、外来文件等;f)经营销售部：合同评审记录、售楼合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等;g)设计研发部：工程地质勘察报告、方案设计图纸和表明、扩初设计图纸和表明、勘测设计报告
6、及招标文件(标书、合约等)、工程设计概算表明、各项目往来文件(或电子邮件、工作联系函等)、施工设计图纸和表明、设计变更、设计合约、外送来文件、外来文件等。h)对外联络部：联络函、活动计划、外送来文件、外来文件等。i)客户服务部：客户举报记录、处置方案、全面落实意见反馈记录、客户满意度调查及分析记录等。3.2.2整理开卖：A.流程B.建议：a.卷内文件的排序应当条理系统。文书档案按时间顺序依次排序，具备密切联系的文件应依一定的次序排序在一起，即为批准在前、呈报在后;正件在前、附件在后;基础建设档案的卷内排序顺序为文前图后。b.相同留存价值的文件应当分离组卷。c.凡存有文字部分的均应当踢上号码(使
7、用打号机，负面右上角，背面左上角)。d.文件材料印刷前要剔出金属物。e.图纸使用手风琴式卷曲法，规格为30cm21cm;印刷边纽韦尔角垫纸以并使左右平坦并特别注意遮住图标。3.2.3看管：A.库房管理：a.库房应当分散布置、合为一区，不堆满与档案资料毫无关系的物品，不专门从事与库房管理毫无关系的活动;库内档案必须按顺号开卖，严禁错架、乱架;b.除档案员外，非档案人员不得随意出入库房，确需进库的(如维修库房或设备等)，则须有档案员陪同并相伴始终;c.库房设有中央空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备，档案员要定期检查，以确保以上设施的安全有效;d.随时特别注意库房温湿度的具体内容指数，务必并
8、使温度维持在140C200C，相对湿度50%65%;e.档案入库前要展开严苛的检疫工作，特别注意检查不易生虫的部位;同时对档案必须展开定期的防疫检查，存有计划、分期分批地对档案展开擦拭;f.每月中旬定期对库房展开打扫冲洗，包含擦拭密集架、地面、门窗等，特别就是对一些大角落、缝隙必须展开洁净消毒以免害虫滋长;g.档案员返回库房时应随手锁门，并特别注意检查库房门窗的紧锁性;h.公司使用移动式密集架做为档案装具。档案按部室放置，密集架的编号及档案的放置顺序为自门口起至，从左自右，从上到下。B.流动中的安全防水：a.档案在库房外未被采用时，不容许长时间铺放到桌子上，而应当及时放进库房或专用的柜子中关好
9、，更不许擅自带往规定的采用场所;b.未经许可，利用者严禁将所筹钱档案借用他人，以防泄密;c.未经许可，利用者严禁擅自偷拍、抄写、影印;d.尽量减少档案原件在同一采用人手中的撤离时间，以免因档案租借时间过长而发生的泄露现象。3.2.4提供更多利用：A.强化基础工作：a.基本建设必要的全引目录和案卷目录，为档案用户提供更多必要的检索工具;b.加装采用便捷便捷的档案管理软件，提升查档效率;c.开拓阅览室，向档案用户提供更多档案信息。B.积极开展查借服务：a.借书：a)公司内部人员借书档案的，须核对档案借书登记表，千字及时交还;交还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库;b)非公司人员借书档案的
10、，可持有关单位介绍信，并经公司有关部门主管同意后方可以借书;c)借书者必须爱惜所查询的档案，严禁在档案上录入、勾划、圈点或搞其他各种标记;严禁撕下档案内页;d)借书者严禁在阅览室抽烟、大声嬉笑。b.借给：a)档案采用人例如须要借给档案，须核对档案借给登记表，并按规定于1周内交还，无法及时交还的，经档案员同意可以办理续借手续;交还时，档案管理人员必须当面证实档案完整性后方可以入库。b)非公司人员若需借给档案，可持有关单位介绍信，并请示公司有关部门主管同意后，方可借给;c)借给人员须得当看管不好档案，严禁遗失、推拉、抛弃、录入、借用，并应负保密的全然责任。c.影印：a)档案采用人若需影印档案资料的
11、，须经档案员同意;b)图纸资料若需借给影印的，须经档案员同意并严格控制影印份数。3.2.5封存：A.流程：B.建议：a.准备工作封存的档案材料在未批准前要单独看管;b.核准封存的档案另悉造纸厂并作原料或用碎纸机封存，不得将须要封存的档案并作其他用途，更不容许收买。c.档案封存时，须存有两人以上监销，并在封存清册上盖章当众负责管理。4.有关文件：4.1RR集团档案管理办法之档案看管期限表4.2RR集团人力资源管理体系之人事档案控制程序4.3财务档案管理制度5.有关表单：5.1文件目录/转交目录(具体内容见到文件管理程序)5.2档案借书登记表5.3档案借给登记表5.4档案封存清册基本建设：日期：20*.4.22审查：日期：20*.4.28核准：日期：20*.4.30