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1、贵州台金农业技术开发有限责任公司办公设备管理办公设备管理流程设计流程设计二零一二年十一月办公设备管理流程设计办公设备管理流程设计流程设计的目的流程结构设计办公设备管理流程设计目的目的1目的3逐步实现企业管理的规范化、标准化和程序化，提高企业的管理水平确保办公设备使用正常，提高行政办公效率，确保企业生产经营活动的正常开展目的2明确职责分工，梳理、规范各项操作步骤，有效管理和使用企业的办公设备，延长办公设备的使用寿命降低办公设备的采购、使用、保养、维护等费用，减少浪费和损失，从而降低企业办公费用和经营成本目的4办公设备管理流程结构设计办公设备管理流程结构设计办公办公设备设备管理管理流程流程设计设计
2、关键节点工作执行标准办公设备日常管理流程办公设备采购管理流程办公设备维修管理流程办公设备报废管理流程关键事项与考核指标流程执行工具流程执行工具关键节点工作执行标准关键事项与考核指标关键节点工作执行标准流程执行工具关键事项与考核指标总流程子流程办公设备日常管理流程与工作标准办公设备日常管理流程与工作标准l办公设备日常管理流程图l办公设备日常管理工作标准l流程关键事项与考核说明主办部门行政部各职能部门审批行政人员流程名称办公设备日常管理流程总经理行政经理办公设备使用登记审核开始1、编制库存、使用中及需采购办公设备统计登记表4、检查统计办公设备运行情况配合6、办公设备使用情况登记、归档结束3、进入办
3、公设备采购流程编修部门签发人签发日期维修/报废？采购？是否2、办公设备建档各部门统计使用中及需采购的办公设备5、进入维修/报废流程是否办公设备检查维护办公设备登记与建档办公设备办公设备日常管理工作标准日常管理工作标准l办公设备登记与建档l办公设备检查维护l办公设备使用登记办公设备登记与建档办公设备登记与建档u汇总各部门提交的使用中及需采购办公设备统计表u盘点办公设备库存u编制库存、使用中及需采购办公设备设计登记表u将统计资料提交行政经理审核u执行工具l办公设备统计表l库存、使用中及需采购办公设备统计登记表l办公设备管理制度l档案管理制度办公设备检查维护办公设备检查维护u办公设备采购流程参照“办
4、公设备采购管理流程与工作标准”u到各部门检查办公设备运行情况u统计办公设备的损坏情况u办公设备维修流程参照“办公设备维修管理流程与工作标准”u办公设备报废流程参照“办公设备报废管理流程与工作标准”u执行工具执行工具l办公设备采购申请表l办公设备维修申请单l办公设备报废申请表办公设备使用登记办公设备使用登记l根据办公设备统计登记表、办公设备运行情况统计等资料，对办公设备的使用部门、种类、名称、数量等信息进行登记l将各类登记表及申请表进行编号、归档u执行工具执行工具l办公用品台账l办公用品领用传票l办公用品领用登记表l实际用品登记表 l办公设备统计登记办公设备统计登记l办公设备建档办公设备建档l办
5、公设备运行情况检查统计办公设备运行情况检查统计l办公设备使用情况登记、归档办公设备使用情况登记、归档流程关键事项与考核说明流程关键事项与考核说明 办公设备统计登记办公设备统计登记及时率，目标值为100%办公设备统计准确率，目标值为100%办公设备建档办公设备建档及时率，目标值为100%办公设备建档规范性，建档工作规范，建档标准统一，档案文件易于查找办公设备运行情况检查统计办公设备运行情况检查及时率，目标值100%办公设备运行情况统计准确率，目标值为100%办公设备使用情况登记、归档登记及时率，目标值为100%登记记录归档及时率，目标值为100%办公设备采购办公设备采购管理流程与工作标准管理流程
6、与工作标准l办公用品申购管理流程图l办公用品申购管理工作标准l流程关键事项与考核说明主办部门行政部办公设备采购申请财务部行政人员流程名称办公设备采购管理流程总经理行政经理办公设备采购开始3、核准费用预算1、统计办公设备采购需求结束编修部门签发人签发日期7、办公设备入库登记办公设备验收入库2、编制办公设备采购申请表审核办公设备采购管理流程图办公设备采购管理流程图4、采购所需办公设备审核审批审批6、办公设备检查验收5、配合办公设备采购管理工作标准办公设备采购管理工作标准v办公设备采购申请v办公设备采购v办公设备验收入库办公设备采购申请u行政人员根据各部门办公设备需求表，统计办公设备采购需求u编制办
7、公设备采购需求表u根据办公设备采购需求表，编制办公设备采购申请表u将检查无误的办公设备采购申请表提交行政经理审核、总经理审批u执行工具执行工具l企业内部采购管理制度l办公设备采购需求表l办公设备采购申请表u财务部核准需采购办公设备的数量、单价和总预算等u将核准的费用预算提交总经理审批u行政人员根据预算及企业相关采购安排，将采购任务交予相关部门或人u财务部配合相关采购人员核对和支付货款u相关采购部门或人员配合进行办公设备的采购u执行工具l办公设备采购申请表l企业内部采购管理制度l办公设备预算表办公设备采购办公设备采购办公设备验收入库办公设备验收入库u检查所采购办公设备的质量，及时发现质量问题u对
8、无质量问题的办公设备进行统计，确认数量、种类等信息u核对确认待入库办公设备的数量、种类，及时记录多购或少购的情况，并进行处理u登记办公设备实际入库数量、入库时间、入库经办人等信息u执行工具执行工具l办公设备采购申请表l办公设备验收报告l办公设备入库清单流程关键事项与考核说明流程关键事项与考核说明办公设备采购申请表编制办公设备采购安宫设备检查验收办公设备入库登记流程关键事项与考核说明流程关键事项与考核说明u办公设备采购申请表编制l申请表编制及时率，目标值为100%l申请表编制准确率，目标值为100%u办公设备采购l采购及时率，目标值为100%l采购按时完成率，目标值为100%u办公设备检查验收l
9、检查验收细致度，检查验收工作细致，能及时发现所采购办公设备存在的问题l验收及时率，目标值为100%u办公设备入库登记l入库登记及时率，目标值为100%l入库登记准确率，目标为准确、无差错办公设备维修管理流程与工作标准办公设备维修管理流程与工作标准v办公设备维修管理流程图v办公设备维修管理工作标准v流程关键事项与考核说明维修记录归档主办部门行政部设备维修鉴定行政人员维 修 公 司流程名称办公设备维修管理流程行政经理设备维修处理开始1、鉴定办公设备维修申请表2、填写办公设备维修申请表3、协调维修工作结束编修部门签发人签发日期4、联系维修机构接到办公设备维修申请表内部能维修？填写办公设备维修记录单5
10、、签字确认设备已维修6、设备维修记录归档审查是否进行维修调查、确认维修内容办公设备维修管理工作标准办公设备维修管理工作标准u设备维修鉴定u设备维修处理u维修记录归档设备维修鉴定设备维修鉴定u行政人员接到办公设备维修申请表后，结合实际情况对申请表进行鉴定u使用期内，凡经鉴定人为因素造成损坏的，由责任人承担相关费用u由于借用、私自转交造成损坏而无法确认责任人时，由领用人承担责任u部门公用设备损坏而无法确认责任人诗，由部门负责人承担责任u根据鉴定结果填写办公设备维修申请单u申请单内容包括维修设备名称、编号、所属部门、维修原因、责任人等v执行工具办公室被维修申请表办公设备维修申请单设备维修处理设备维修
11、处理u对于经行政经理审查确认可以进行内部维修的设备，七星阵人员应及时协调维修部门实施维修工作u对于经行政经理审查确认为需请外部专业维修机构进行维修的设备，行政人员应寻找相应的维修机构u联系维修机构，说明维修内容，确认维修时间等u内部维修工作完成后，行政人员在办公设备维修记录单上签名，并记录维修时间u外部维修工作完成后，行政人员应检查维修情况u维修人与检查人在办公设备维修记录单上共同确认签字，并填写维修日期及检查日期v执行工具执行工具办公设备维修管理制度办公设备维修记录单维修记录归档维修记录归档u检查各项维修记录的填写是否完整u对检查完毕的维修记录进行编号、存档v执行工具办公设备维修记录单档案管
12、理制度流程关键事项与考核说明流程关键事项与考核说明u办公设备维修申请表鉴定调查全面，对维修申请内容及责任人的调查全面责任人鉴定准确率，目标值为100%u办公设备维修申请单填写申请单填写及时率，目标值为100%申请单内容真实性，申请单所列事项内容真实、无虚假申清单所述内容清晰度，描述清晰、易懂u联系外部维修机构联系及时率，目标值为100%联系准确率，维修内容表述准确、维修时间安排合理u维修记录单检查与填写检查及时率，目标值为100%记录单填写及时率，目标值为100%记录单填写准确率，所填写的维修、检查时间、维修人，检查人等信息准确、无差错办公设备报废管理流程与工作标准办公设备报废管理流程与工作标
13、准办公设备报废管理流程图办公设备报废管理工作标准流程关键事项与考核说明主办部门行政部办公设备报废申请行政人员财务部流程名称办公设备报废管理流程图总经理办公设备注销开始2、办理报废手续3、办公设备报废处理结束编修部门签发人签发日期5、办公设备报废、注销记录存档报废注销记录归档1、填写办公设备报废申请单4、办理办公设备注销手续配合配合行政经理审核审批办公设备报废管理工作标准办公设备报废管理工作标准u办公设备报废申请u办公设备注销u报废注销记录归档l行政人员确认并核对需报废办公设备的名称、编号l填写办公设备报废申请表l将检查无误后的办公设备报废申请表提交行政经理审核、总经理审批l检查办公设备报销申请
14、表是否经主管领导审批l将通过审批的办公设备、报废申请表提交财务部l财务部配合行政人员办理办公设备报废手续u执行工具执行工具l办公设备报废申请表l企业内部申请审批制度办公设备报废申请办公设备报废申请l办公设备报废手续办理完毕后，行政人员将办公设备送往相关机构或地点进行报废处理l确认办公设备已进行报废处理l确认已报废的办公设备已向财务部办理注销手续u执行工具执行工具l办公设备报废申请表l办公设备注销表l办公设备管理制度办公设备注销办公设备注销报销注销记录归档报销注销记录归档检查各项资料的填写是否完整将办公设备报销申请代表、办公设备注销表等进行编号、存档u执行工具办公设备报废申请表办公设备注销表档案
15、管理制度流程关键事项与考核说明流程关键事项与考核说明l填写办公设备报废申请表l办公设备报废手续办理l办公设备注销手续办理l记录归档流程关键事项与考核说明流程关键事项与考核说明u填写办公设备报废申请表填写办公设备报废申请表l申请表填写及时率，目标值为100%l申请表内容完整性，申请单所列事项内容真实、完整l申请表内容准确率，目标值为100%u办公设备报废手续办理办公设备报废手续办理l手续办理及时率，目标值为100%l手续办理准确率。目标值为100%u办公设备注销手续办理办公设备注销手续办理l注销手续办理及时率，目标值为100%l注销手续准确度，注销手续清晰、准确，无错办或漏办情况u记录存档记录存档l存档及时率，目标值为100%l记录完整性，各项记录完整、无缺失