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1、 1/11 信息化平台上精细、规范、高效的管理模式 广州工程技术职业学院CRP数字化校园管理平台 调研报告 5 月 31 日,郭萍、李楷、刘明江及中国电信仙桃分公司危常木总经理、陈洪涛经理组成数字化校园建设调研五人小组，前往广州工程技术职业学院，就“CRP”系统-一一数字化校园管理平台进行学习调研。我们通过交流、观看 CRP系统管理功效的展示、与信息中心软件技术人员在软硬件方面的详细咨询，与该院学生工作处负责人、后勤管理的校区办公室负责人、与负责标准化流程的督导处负责人，与教务处教务员及老师们的个别交流及实地考察、具体了解了 CRP系统的基本情况、CRP系统的具体应用，实际运行中的硬件条件，师
2、生使用中遇到的问题等等。现将调研的目的、意义以及 CRP系统的基本情况和我们的一些思考、建议向学院领导作一个简要的汇报。一、调研的目的、意义 数字化校园可以改善各层面的信息传递途径、增强彼此间的了解，拓展信息的来源，提高学校的自动化、高效化、便捷化。目前，学院已进入建设发展的关键时期，更需要搭建一个数字化的校园管理平台，通一过这个基础性平台，为推进学院科学发展服务。广州工程枝术职业学院拥有 1万多学生，近 800名老师、共 8 2/11 个校区、人员分散、管理难度大。他们通过使用 CRP数字化校园管理平台使学院管理高效、规范、透明。本次调研从技术和操作层面进行的具体的实施性考察。通过调研进一步
3、明确校园数字化建设的必要性和重要性，学习广州工程职院在数字化校园建设方面的经验做法，为建立的数字化校园管理系统提供帮助与借鉴，明确 CRP系统移植的可操作性及技术层面的相关问题。二、CRP 系统的基本情况 1、CRP系统的基本认识 CRP数字化校园管理平台是广州工程技术职业学院通过十年时间自行设计、自主研发的，CRP即“校园资源计划”，它是一个以教学为核心的新型的数字化系统，内含全面覆盖学院管理的，整合了80 多个功能模块(软件系统)的、互联互通的数字化校园管理平台。以员工绩效考核，透明化及精细化管理理念为基础，它以学生为本、体现人性化关怀教育理念为核心，它以网络为纽带，以标准化体系为流程总线
4、，系统之间相互联动，数据共享，从而形成一个指令、多个系统同时响应，多个任务功能模块同时联动的系统工作特征。整个系统使学校通体透明，真实可见，深可见底，宽则无边。第一、透明的学校更加真实。传统的管理者仅凭感官认识学校，但由于人感官的局限性，管理者头脑中的学校，事实上存有许多“盲区”或灰色地带。而“CRP”系统的数据全部在工作中产生，通过系统处理呈现在管理者面前，是 3/11 学院面貌的真实反映，管理者据此所作的决策、判断因而更具客观性。第二、透明的学校更加可控。“透明”的关键在于数据的完整，因此透明的学校首先必须是全面数据化的学校，各层级的管理者可通过对数据的观察和分析，实现对校园有效监控和指挥
5、，不至于待问题累积发生质变时束手无策。第三、透明的学校更加公平。透明的学校意味着它的公开程度很高，在透明和公开面前，师生们既可以合理、平等地享用学校的所有资源，又能同时接受同样的规范和约束。第四、透明的学校更加自主。学院为每位教工建立了动态的个人业绩提示平台，无需领导提醒，每位教工均能明确自身的改进目标和努力方向。同样，在学生的电子档案中，学院明列不能毕业的九条戒律，如有学生不慎触及，系统会适时弹出提醒，限期改进，确保每个毕业生都是合格的学生。在透明的管理环境下，全体师生对学校的目标、规则、计划、动向以及对自身的问题和差距了然于胸，管理成为了无需管理的管理，管理的形态发生了根本的改变。第五、透
6、明的学校更加节约。这里说的节约，一是杜绝浪费，二是尽可能充分地利用有限的资源。学院开发和应用“CRP”系统，逻辑起点就是校园资源的有效整合和充分使用，如教室以及设备的使用程度如何，图书资料的借阅率 4/11 有多高，财务运作是否有效规范等，全部臵于公众眼前。通过监督防止了浪费的发生，同时各部门可根据资源的使用情况和工作需要提出需求，提高资源的利用率。第六、透明的学校更加高效。在一所透明的学校里，部门之间的信息边界被打破，学校变得扁平无界，信息流转不再受时空阻隔，办事更加方便快捷。学校任何一位师生，只要手上有一台电脑，或者一部智能手机，无论何时何地，都可按照授权随意提取数据，了解掌握学院的相关实
7、时情况，而且可以确保其取得的数据的唯一性和客观可靠性。第七、透明的学校更加安全。校园越是透明，越是没有管理死角，校园的安全系数就越高。学院将校园划分为若干单元，每个单元分别设立信息采集人，负责采集区域内有关“安全”、“设施”、“环境”方面的“危险源”，每日定时将巡查的信息录入上报，系统自动将信息汇总、分析、分类并送达有关管理部门，管理部门及时处理、排除安全隐患。透明的校园不仅能及时发现和解决问题，更重要的是可以根据现状预见未来，防患于未然，变被动为主动，有效保障校园安全。2、CRP系统的四大特点 第一、源头唯一。CRP系统的数据采集于源头，数据信息全部在工作过程中产生、随用随采、从而保障了数据
8、的真实性、准确性和可靠性。5/11 第二、实时采集。CRP系统每时每刻都在为各个功能模式加工源头信息，从而保障系统数据的动态化和实时性、让学院能在第一时间掌握到最新办学状态数据信息。第三、共同维扩。CRP系统是一个整合所有信息化资源的管理系统、是一个互相关联、共同协同工作的、密不可分的整体。第四、信息共享。CRP系统中，源头产生的信息在各子系统之间循环流动，消除了信息“孤岛”现象。3、CRP系统的主要特色 本次调研我们对CRP数字化校园管理平台的基本情况做了详细的了解，充分认识了CRP系统以信息技术为手段，构建功能完备的校园管理体系的管理特色。第一、准确实时的三大数据监控平台。指挥与监控 系统
9、。这个系统供中层以上领导实时查询数据用，可以及时准确地了解学院当前有关人、财、物的数据；清楚各部门及员工的工作表现；跟踪学院各环节出现的事件及问题。包括：基本情况、行政工作、管理服务、教学运行、资金财产、绩效考核、学生就业及其他情况共八个方面的汇总及明细的数据。“人才培养工作数据监控系统”。该系统是对全面工作作定期 6/11 检查的检测仪。它从办学基本条件、领导作用、师资队伍、课程建设、实践教学、特色专业建设、教学管理、社会评价及特色培养等九大方面定期检查运行状态、该平台还可作为人才培养工作过程中各种材料存放的平台。动态专业电子书。它从专业建设的角度，分“设计篇”、“实施篇”及“效果篇”三个部
10、分来细化监控的数据。其中，“设计篇”为专业负责人在专业建设过程中进行专业定位、工作任务、课程设臵、教学条件要求、培养模式和专业建设设想奠定坚实的基础。“实施篇”要求专业负责人从获取的实训基地建设、专业课程组成、教材选用、师资队伍与教研活动及学生学习等情况的实时动态数据上分月度、学期及学年对本专业月度基本情况、教师上课情况、课程开设情况、实践教学条件建设情况及教研活动情况等进行分析总结，从而确保专业建设管理更加科学、合理。“效果篇”则提供对毕业生、用人单位满意度和总体就业情况追踪调查。第二、个性化的平台。CRP系统专门设计了一个集行政办公管理、教学管理、后勤管理等功能于一身的数字校园工作信息平台
11、，功能模块在工作平台上以图标的形式出现，每个功能模块图标都代表着学院的一项工作，可完成一系列相关联的操作。在工作信息平台中，桌面上显示的功能模块图标是可以个性化定制的。学院的教职员工可以根据自己工作岗位的需要，有选择地摆放，7/11 以方便日常工作。第三、以人为本的数字化学生管理模式。学生电子信息档案是学生在校三年期间的思想、学习、生活的记录。“档案”中记录学生在校期间获得证书情况、学期评语、助学贷款情况、推荐入党情况、学生就业去向情况和班主任与家长沟通情况等十三项基本信息。其中学生参与填写的“学习生活月志”是“档案”不可或缺的重要环节。学生“诚信银行”是学生电子信息档案的核心。它作为评价学生
12、在校表现的重要指标、与学生综合测评挂钩。学生职业生涯管理系统由“我的专业分析”、“我的学习及生活环境”、“我的学生生涯规划”三个部分组成，从入校伊始让学生对专业和学业规划有一个全面而细致的认识，并确定未来的职业发展目标。辅导员、导师工作日志是以班级为单位对学生的三年学习、生活及就业等方面进行管理，而为了更好地对学生展开个性化的服务，为一年级的每个新生配备了新生导师、为三年级即将毕业的学生配备了职业导师、这些服务学生的一线工作人员可通过辅导员工作日志及导师工作日志对其日常工作进行管理。学生信息的统一门户“我的大学”，包含了许多与学生生活、学习息息相关的信息，使学生及时了解到他(她)本学期的课程安
13、排情况，勤工助学情况，教师情况、所学习的课程标准，专业介绍、交费情况、教材的使用情况、三年的学习成绩等。8/11 第四、“五位一体”的信息化教学体系。CRP系统通过动态专业电子书、教务员日志、学分制教务系统、教师工作日志及网络教学平台共同构造的“五位一体”的教学体系、全方位地管理着学院的各个教学环节。专业建设主要通过动态专业电子书来开展。在教学过程管理方面，通过教务员日志管理、学分制教务系统来管理日常的教学活动。系统还专门构建了一个个性化的网络教学平台。要求教师将所有课程的上课资源以及与课程相配套的网络版教学软件以网络学习的形式放臵在平台上，供学生利用业余时间进行学习。在平台上还专门开设了学生
14、与任课教师的沟通空间，供师生就课程学习上的问题进行交流。教师也可以将自己的教学心得体会放在教学博客上，供学生浏览。此外、教师还可以通过平台组织各种形式的问卷调查，以收集学生的意见。第五、流程化及精细化的后勤管理系统。该系统包含校园 110报障电话系统、教师工作日志、网上报障系统等，通过一系列的流程管理、使学生全程参与到后勤管理过程中，提高后勤管理的效率，同时形成对后勤人员的满意度评价的量化考核体系。第六、量化的员工业绩考核体系。对于员工的每一项工作，都会给予满意度评价，所有这些评价共同构成对员工个人工作的反馈情况。反馈又分重要反馈及一般反馈。9/11 三、CRP 系统的功效 1、提高决策的科学
15、性。信息化的建设可以让学院的领导能够更高效、更规范地管理学院、增强对学院整体的控制力、提高决策的成功率、科学性。2、实现学校管理机制的全面创新。CRP系统将ISO流程内嵌于系统，促进了管理与技术、ISO9000质量管理理念与综合管理平台的完美结合，并形成切实可行的质量保障体系。它以 ISO管理体系流程总线提供对学院所有工作(包括行政办公、教学管理、学生管理及后勤管理等)的信息化支持。3、为教工业绩考核提供了技术依托。教工业绩考核注重工作过程的考核。借助在日常工作过程中自动生成教工的业绩数据，形成月度考核、年度考核、评先考核、入编考核的相互联动的机制。4、实现了自我评估和校外专家的远程评估。CR
16、P系统所有数据已经与“评估数据平台”做了对接、所有评估数据可以在网上实时提取和分析、评估专家们完全可以透过网络进行工作，使简单方便的“网上评估”或者“远程评估”成为可能。四、问题和建议 1.理念问题。移植 CRP系统，信息化管理理念提升是一个关键环节。没有一个信息化的管理理念、就无法主动接受这个系统，反而会产生排斥，使 10/11 这个联动运行的系统无法运行。建议首先通过培训提升全院教职员工的信息化的管理理念。2.协调问题。CRP系统属于真正意义上的一把手工程，需要学院党政领导的高度重视和班子认识的高度统一，需要各部门的全力配合和支持，需要全体教职工的真正认可和理解。因此，需要一个专门的领导小
17、组统一领导、统一部署、协调各方。建议学院在移植准备时就成立一个具有实战能力的领导小组强力推进数字化校园的建设。3.人员问题。CRP系统本身后期所需要的维护工作除了网络的维护以外，更重要和必须的其实就是软件的维护和新模块的研发工作，而围绕 CRP系统的研发人员必须是熟悉该系统相关模块的人员，因此,软件技术人员必须是固定的专门人员。建议配备一支相对稳定的信息化建设的技术队伍。4.软、硬件问题。软件方面，需要考虑部门需求通过数据交换中间件(软件)来保留学院原有的功能模块。硬件方面，学院信息中心现有服务器处理多任务的能力不够，存储容量，UPS容量均不足。同时，目前我院还未构建自己的无线网络。学院无线网
18、络现在由中国移动公司和中国联通构建了部分区域，涉及付费用使用。建议综合考虑后配套完善。让我们在学院数字化建设的进程中，通力合作，协作推进，力争 11/11 在最短的时间内达到最佳的效果，在最短的时间内使数字校园在学院的管理中取得最佳的经济效益及社会效益。附:CRP系统移植时资金投入概算表 CRP 系统移植时资金投入概算表 硬件 名称 现有条件 CRP系统要求 需投入资金额(万元)服务器 4 路 16G内存服务器3-4台 72 存储器 独立存储 5-6 20 UPS 4 小时 10 软件 OA 平台管理工具 无 24 数据交换工具 无 20 BI 工具 无 3 人员 系统移植时人员相关经费 20 合计 169