公文管理制度讲解.pdf

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1、文件编号：QDMJ-ZJB-016 青岛名嘉集团有限公司 版本：A 版 -2-公文管理制度 1.目的 为规范公文管理，统一行文处理办法，使公司经营管理类文件、资料处理工作规范化、制度化、科学化，提高工作效率和工作质量，确保公司内部沟通顺畅及时，特制定本办法。2.适用范围 2.1 本制度适用于名嘉集团各职能中心和下属各项目公司。包括：各置业公司、各商业公司、各物业公司各职能部门。3.职责权限 3.1 总经办负责本制度的制定、修改、解释和实施。3.2 总经办负责指导检查各部门的公文处理工作执行情况。3.3 总经理或董事长负责本制度的审批。3.4 各部门负责本制度的贯彻、执行与实施。3.5 各部门需

2、指定专人负责公文的收发、分办、传递、用印、立卷和归档工作。3.5.1 公文处理必须做到准确、及时、安全。3.5.2 公文处理工作必须严格执行公司保密制度。4.公文的种类与应用范围 4.1 决定 适用于公司内部对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，组织变更或人事任免，撤消部门或办事处的决定事项。4.2 决议 适用于公司内部经董事会或总经理办公会会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。4.3 通告（或公告）适用于公司内部公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项。4.4 通知 适用于公司内部公布规章制度、转发外来文件，要求下级单位、部门周知或共同执行的事项。4.5 通报 文件编号：QDMJ-ZJ

3、B-016 青岛名嘉集团有限公司 版本：A 版 -2-适用于公司内部表彰先进、批评错误、传达重要情况。4.6 请示 适用于公司向上级政府业务主管部门请求批示、批准、批复的事项。4.7 批复 适用于公司内部答复申请、报告、请示的事项。批复可简化为直接在申请、报告、签呈文件上批复。4.8 函 4.8.1 适用于公司对外与不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向政府业务主管部门请示批准等。4.8.2 对内用于各项目公司、部门之间商洽工作或协作处理有关事项（工作函、联系函）。4.9 会议纪要 适用于公司内部记载、督办、传达会议情况和议定事项。4.10 签呈 适用于公司内部部

4、门向公司领导提出采购申请和行政工作请示，反映情况、答复询问和对重要事项提出建议及处理办法，签呈只在公司内运转、使用，不得转出。4.11 传真 适用于公司对外双方根据需要提供书面文件时，采用的传真行文。4.12 工作联络单 适用于公司内部平行部门与部门之间需安排、协调和支持工作。4.13 工作总结 适用于公司内部各部门或个人做综合性、阶段性的全面工作汇报，用总结行文。4.14 备忘录 适用于公司对外需对方明悉并有待共同跟进、落实的事项，采用备忘录行文。5.公文格式及行文要求 公文主要由标题、发文编号、密级、附件、发文部门、公文字体、正文、发文日期、抄送部门、发文用纸、印章、手签名等行文要求组成。

5、5.1 公文标题 公文标题应言简意赅的概括公文主题，一般应标明公文种类；标题中除法规、规定名称加书名号外，一般不使用标点符号。文件编号：QDMJ-ZJB-016 青岛名嘉集团有限公司 版本：A 版 -2-5.2 发文编号 5.2.1 文件编号：文件编号以“QDMJ(或项目公司代码)-部门代码-行文类别-流水号”方式编定。5.2.2 公司/部门名称/代码及行文类别代码依下表中规定编写。公司/部门名称/代码及行文类别代码明细表 公司名称 公司代码 公司名称 公司代码 青岛名嘉 QDMJ 乳山名嘉 RSMJ 临沂名嘉 LYMJ 聊城名嘉 LCMJ 菏泽名嘉 HZMJ 赣州名嘉 GZMJ 泰安名嘉 T

6、AMJ 兖州名嘉 YZMJ 新余名嘉 XYMJ 部门名称 部门代码 部门名称 部门代码 总经办 ZJB 工程技术管理中心 GCJS 财务管理中心 CW 营销管理中心 YX 采购中心 CG 招评标管理中心 ZPB 行政管理中心 XZ 设计院 SJY 人力资源中心 HR 造价部 ZJ 发展中心 FZ 工程施工管理中心 GCSG 行文类别 行文代码 行文类别 行文代码 决定 JD 通报 TB 决议 JY 通告 TG 请示 QS 通知 TZ 函 H 批复 PF 会议纪要 HYJY 签呈 QC 传真 CZ 备忘录 BWL 联络单 LLD 工作总结 GZZJ 5.2.3 流水号：以三位数码表示，如 001

7、 表示第一个发文，依次编号，开始排序。如：青岛名嘉行政管理中心通知编号：QDMJ-XZ-TZ-001 5.3 密级 文件编号：QDMJ-ZJB-016 青岛名嘉集团有限公司 版本：A 版 -2-公文应分别标明密级，如文件中未给予标示，执行档案管理制度。5.4 附件 公文如有附件，应在正文中注明附件名称和顺序。5.5 发文部门 发文部门应署全称，联合其他部门发文时，应将主办部门排列在前。5.6 字体要求 5.6.1 公文字体统一为宋体，红头文件标题用 60 号宋体加粗，标题为小二号字（加黑），行距为 1.5 倍。正文用小四号仿宋体。5.6.2 其他文件标题为小二号字（加黑），内容为小四号字，行距

8、为1.5 倍。特殊情况可根据需要调整，保持公文页面美观、大方、协调。5.7 正文 5.7.1 情况真实、见解观点明确、条理清楚、文字精准、标点准确、篇幅简短。5.7.2 涉及某人、某地域、某部位、数字、日期时应具体详细，不使用简化称谓。5.7.3 结构层次序号：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，第五层为。5.7.4 引用其他文件或法规、制度时，应说明引用文的发文时间、部门、标题、编号和条款号，以便检索、考证。5.7.5 公文内文必须使用国家法定计量单位，用词用字准确、规范。文内所有简称，一般应当先用全称，并注明简称。5.7.6 公文中的数字，除成文时间、

9、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略 语的数字必须使用汉字外，其它应当使用阿拉伯数码。5.8 发文日期 5.8.1 发文日期统一以公历为主，顺序为年、月、日。5.8.2 年以四码表示，月、日则以两码表示，例如“2011/05/05”代表 2011 年 5 月5 日。5.8.3 发文时间以领导签发日期为准。5.8.4 联合发文时，以最后签发部门领导的签发日期为准。5.8.5 会议形式通过的文件以通过日期为准。5.9 发文用纸 文件编号：QDMJ-ZJB-016 青岛名嘉集团有限公司 版本：A 版 -2-5.9.1 公司公文（除函、情况报告、建议报告以外）首页应使用公司统一的格式，附件可使用

10、A4 白纸。5.9.2 函、情况报告、建议报告首页附件应使用公司统一的格式，使用须带加注公司统一的文眉、页尾。5.9.3 公文纸用 A4 白纸打印，左侧装订，外部单位有其他要求的按要求行文、打印、装订。5.10 公文盖章 5.10.1 对外公文除公司向政府部门请求批示、批准、批复的请示及投资签订合同、协议、备忘录时或与合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题回函时可以申请加盖公司印章外，其他情况均由当事人双方予以签字确认。5.10.2 对内公文签发一般以董事长、总经理或授权分管副总签名签发为主。（除特殊情况可以根据行文内容申请加盖公司印章）。6.公文处理流程 6.1 对外行文 6.1.1 相关

11、职能部门需以公司名义对外行文的，由其部门负责起草及根据行文内容填报用印申请单，经主管领导审核后交总经办秘书科统一办理。总经办秘书科按照对外行文的内容进行核稿、编号、编写主题词、打印样稿及附用印申请单呈交总经理或董事长审核签批后，加盖公司印章转交申请部门对外行文及行政中心办公室备案存档。6.1.2 对外行文格式一般包括三个部分：文头部分、行文部分、文尾部分。6.1.3 红头文件文头部分统一套用公司 LOGO 及红色标准体公司名“青岛名嘉集团有限公司文件”。发文字号一般标注在公司名称正下方。红头文件对外发文用“W”标识，发文字号用公司代号“QDMJ”加上发文年度和序号构成。如：QDMJ-W-201

12、1-001。6.1.4 行文部分包括标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章等内容。6.1.5 文尾部分包括主题词、抄送单位、印发单位和印发日期、印发份数等内容。6.2 内部行文 公司内部行文分为红头文件、公司级文件、部门级文件三大类。6.2.1 内部红头文件适用公司组织架构、组织变更、经理级以上干部任免，重大奖惩事项、重大活动决议、决定事项，公司级规章制度颁布实施等应由全公司知悉的行文件编号：QDMJ-ZJB-016 青岛名嘉集团有限公司 版本：A 版 -2-政性公文。红头文件对内发文用“N”标识，发文字号用公司代号“QDMJ”加上发文年度和序号构成。如：QDMJ-N-2011-001。6

13、.2.2 公司级文件除红头文件外还包括应由全公司员工知悉的经营管理类文件资料（如会议纪要、通告、通报、通知等）。6.2.3 部门级文件包括各职能中心或项目公司各部门范围内适用的，仅由本部门员工知悉的，或只需相关部门协作（如工作联络单）、相关领导批复（签呈请示、工作总结、报告等）的经营管理类文件资料。6.3 内部行文规则 6.3.1 红头文件统一由总经办秘书科印发，由申请发文部门负责编制，董事长或总经理签发。内部红头文件行文格式与对外红头文件行文格式相同。6.3.2 公司级文件由集团各职能中心及各项目公司根据部门工作职责或领导授权起草，送总经办秘书科进行核稿、编号、打印样稿报总经理或董事长签发后

14、（或董事长、总经理授权相关分管副总签发后）印发及转交行政中心办公室备案存档。6.3.3 部门级文件需相关部门协作的由各部门起草，部门经理审核，分管领导审批，部门自行印发。6.3.4 部门级文件属签呈请示、工作总结、报告等的，由部门经理审核，分管领导审核或审批。需董事长及总经理审批的，遵照公司签呈管理流程由总经办秘书科初审及呈交董事长或总经理审批后，按照 签呈管理流程下发及备案存档。6.3.5 部门文件不得与公司级文件相抵触，相抵触的部门文件无效。7.公文的收、发管理 7.1 收文 7.1.1 集团公司和各项目公司外来文件统一由行政办公室安排专人负责接收、登记，并视情况转交相关负责人查阅。其他部

15、门接收内部和外来文件由本部门指定专人统一办理收文登记。7.1.2 接到文件的部门应根据文件要求，及时分发和传达文件精神，不得积压。行政办公室接收到外来文件时应及时呈报直接上级。7.2 发文 7.2.1 公司红头文件及公司级文件统一由总经办秘书科负责印发，各部门级文件由各部门指定人员负责印发。公司所有印发文件须交由行政管理中心办公室备案存档。7.2.2 发文时应要求收文部门负责人签收。文件编号：QDMJ-ZJB-016 青岛名嘉集团有限公司 版本：A 版 -2-7.2.3 传真、邮件等不能当面签收的应在发文登记中注明，并电话确认对方收悉。7.2.4 文件发放数量：7.2.4.1 红头文件一律用纸

16、质文件，公司各分管副总每人一份，各职能中心、项目公司各一份，行政中心办公室备案一份。7.2.4.2 公司级文件所涉及的部门、项目公司各一份，公司各分管副总每人一份，行政中心办公室备案一份。7.2.4.3 部门级文件相关部门一份，分管副总一份，行政中心办公室备案一份。7.3 发文登记 7.3.1 各部门均应建立文件收发登记薄，委派专人（或兼职）负责所在部门文件、资料的发放登记工作。7.3.2 企管部负责将公司级文件，例如：公司组织架构、组织变更、经理级以上干部任免，重大奖惩通报事项、重大活动通知事项，公司级规章制度颁布实施等，应由全公司员工知悉的行政性公文及时在企业文化公告栏内公布，让员工知悉。

17、7.3.3 公司提倡无纸化办公，公司在使用 OA 系统后，行政中心信息部负责根据总经办和行政管理中心的要求将公司级文件进行扫描后，在 OA 系统公告栏内进行发布传阅。7.4 文件资料的保管 7.4.1 行政中心办公室安排专人负责对公司各级公文及资料进行存档保管。7.4.2 红头文件保存 10 年，其他公司级文件保存 5 年，部门级文件保存 2 年。7.4.3 红头文件发放表保存 5 年，其他文件资料发放签收表保存 2 年。8.公文的立卷、归档、销毁管理 8.1 公文立卷应根据其类别、编号、相关联性整理，保证齐全、完整，便于保管、检索。8.2 联名发文原件由主办部门立卷存档，相关部门保存复印件。

18、8.3 集团各部门和各项目公司按照档案管理制度以季度、半年、年终定期向行政中心档案管理室移交公文档案，公文档案管理室应建立借阅登记制度。8.4 到达保管时限，失去价值的公文，由行政中心办公室提出申请，经公司总经理或董事长审核批准后方可进行登记并销毁。9.附则 文件编号：QDMJ-ZJB-016 青岛名嘉集团有限公司 版本：A 版 -2-9.1 本制度由总经办负责解释和修订。9.2 本制度经总经理批准发布后实施。9.3 本制度自下发之日起实施。10.附表 10.1 附表一公文管理流程图 10.2 附表二红头文件对外格式 10.3 附表三红头文件对内决定格式 10.4 附表四红头文件对内决议格式

19、10.5 附表五下行文批复格式 10.6 附表六通知（通报）格式 10.7 附表七会议通知格式 10.8 附表八上行文签呈（请示）格式 10.9 附表九对外发函格式 10.10 附表十对外回函格式 10.11 附表十情况报告格式 10.12 附表十二会议纪要格式 10.13 附表十三平行文协作联络单格式 10.14 附表十四传真格式 10.15 附表十五会议签到表格式 10.16 附表十六外来文件签收清单 10.17 附表十七文件发放签收登记表 文件编号：QDMJ-ZJB-016 青岛名嘉集团有限公司 版本：A 版 -2-对外行文处理流程 董事长/总经理 总经办秘书科 行政管理中心办公室 各职能部门 起草及填写 用印申请单 主管领导审核 核稿、编号、编写主题词、打印稿样 签 批 加盖公章 备案存档 收文、发文 文件编号：QDMJ-ZJB-016 青岛名嘉集团有限公司 版本：A 版 -2-内部行文处理流程 董事长/总经理 总经办秘书科 各职能部门 行政管理中心办公室 起 草 主管领导审核 核稿、编号、打印样稿 签 批 备案存档 部门级文件 签呈、报告 公司级文件 下发、转发 接 收 部门级文件 通知、协作单 初审 签呈、报告转发 文件印发