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1、企业公文管理制度企业公文管理制度公文管理制度公文管理主要是指建立文件分类体系,提高文件处理效率和公文共有共用的程度.为此，将公司文件分部门存放，部门内文件再按职能分类、编码，建立全公司各职能（区分管理)的文件资料管理中心，以求实现公司文件的同一和体系化.一、资料室文件一般类别（设想）：1）商业上的往来文书：来文、发文副本、重要电传（等.（2）财务存档资料:月季年回款报表、利润报表等。（3)储运、计划类资料：月季年发货报表、计划报表。(4)重要文件类:合同、协议、公司红头文件、公司各部门有关各项制度、规定、通知等。(5)企业有关参考资料：公司产品介绍、总经理各种报告及演讲稿、公司各大型活动资料、
2、公司市场及公关方面的策划报告等。（6）报刊、杂志的剪报资料:报刊、杂志上有关本公司的报道，随时做剪报存档。(7）档案:销售网络员工档案资料、客户档案。(8)图书目录。(9）会议资料:总经理办公例会纪要、议程、会议报告及其他相关资料等。2、资料的来源:由人力资源部设计一份调查问卷发各部门,咨询每个部门长关于本部的业务流程，征求各部门的意见，对有保存价值的文件、资料列一个详细的目录.3、公文管理一般采用混合管理制度，即集中调控、分散保管和共同分享。公文在归档过程中,可分为 3 个阶段：（1）未处理阶段:对不能立即入库,需在有关部门继续流转、使用和处理的文件资料,其保存管理由相关部门相关人员负责。（
3、2）处理阶段：当文件资料用完或与文件有关的事项处理完毕之后，进入文件资料归档过程，分 2 个阶段。A、保管：在文书处理完毕后,文书必须从担当者手交部门共用的文件柜中。B、保存：要求各部门对全部处理完毕的文件资料,在每季度末或每年底清理或整理文件柜，去掉没有保存价值的，把必须保存的，于第二季度初或第二年初，填报资料入库申请单，经相关部门部长及人力资源部部长签字同意后，将文件资料移交公司资料室集中保存。(3)废除阶段：资料室管理人员要对各部门交来的文件、资料,进行分类编辑归档,编排索引；对文件资料进行保存并办理借阅工作。对保存期满的文件资料，按一定的程序予以废除或销毁。二、文件、资料分类分档的标准
4、：(1)不考虑公司的组织结构，而是根据部门职能进行分类;(2)原则上在按照职能分类时，横向不超过 4 项，纵向分类定为 10 项；(3）为了对公文进行有效的管理，全体部门应以公司内部 4 次分类为基准制定有关事宜。三、文件、资料编号的标准化管理:公文的编号（10 位码):O O（XX)XX X XXX部门编号 文件分类 文件密级 保存期限 文件顺序号1、部门编号：人力资源部、市场部、管理部、总经办、计划部、储运部、审计部、财务部、用户服务部、家电部、商场部等部门的编号依次为:01、02、03，,依次顺推。2、文件分类编号：视部门工作流程内容分类。以人力资源部为例，划分为：人事类公文编号：RS培训类公文编号:PX劳动福利类公文编号:LD综合类公文编号:ZH3、文件密级编号：绝密文件:M1机密文件:M2秘密文件:M3一般文件:PT4、文件保存期限:3 个月：03(以月为单位)1 年：123 年：36永久:99四、建立文件的索引目录以每个部门为单位，对文件的内容及其编号建立台帐(共 2 份：电脑和笔记各一份)，便于查找。五、合理划分文件柜为便于文件的存放及查找,对资料室现有的文件柜进行合理划分及组合,以每个部门为单位，划分为块区并清楚地标明各块区内部门的编号。