办公室工作培训(共69张).pptx

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1、Office work 办公室工作综述Office work办公室工作要领 办公室公文概述 办公室文种应用 1办公室工作概论 2 3 4Office work 办公室工作概论办公室工作要领 办公室文种应用 办公室公文概述1234Office work一办公室工作权威性及时性纵向性办公室工作的特点办公室工作的特点Office work010302管理是主干组织中枢协调时核心幕后英雄服务是根本沟通桥梁二办公室的三大功能办公室的三大功能Office work办公室的工作内容办公室的工作内容办文办文办事办事办会办会Office work1、参与事务2、掌管政务3、做好服务为上级分忧，为同事解难，为全员

2、服务。给领导出主意，提建议，拟方案。政务、后勤、宣传等方面的事务办公室的基本任务办公室的基本任务三三Office work办公室工作的主要特点政策性强 要吃准事务繁杂要清理工作标准高要严格业务跨度大工作强度大被动大于主动要学习要调节要服从四Office work 办公室工作概论办公室工作要领 办公室文种应用 办公室公文概述1234Office work观点一想干事能干事干成事不出事想干事是一种状态，一种激情能干事是一种能力，一种胆识干成事是一种追求，一种效益不出事是一种底线，一种坚守Office work细化是精细化的前提量化科学见于计量流程化管理始于流程标准化绩效始于标准协同化高效来自协作严

3、格化控制在于严格实证化真相见于实证精细化优势来源精细观点二：办公室工作无小事，事事都要精细化。Office work观点三：善于思考，勤于练笔。复杂事情简单化实践经验理念化123核心理念故事化4点缀做到诗词化5正式讲话格式化6正式文件规范化Office work 办公室工作概论办公室工作要领 办公室文种应用 办公室公文概述1234Office work一、公文的概念 公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。Office work 公文有法定的权威 公文有特定

4、的效用 公文有规范的体式 公文有规定的处理程序 公文有法定的作者二、公文的二、公文的特点特点12345Office work 领导和指导作用 行为规范作用 传递信息作用 公文联系作用 凭证记载作用12345三、公文的三、公文的作用作用Office work四、公文的分类决议、决定命令（令）、意见公报、公告通告、通知、通报报告、请示、批复议案、函、纪要党政机关使用的正式文种为15种Office work上行文平行文下行文如请示、报告、意见等如通知、意见、函等如通知、通报、批复、意见、决定、决议、指示、会议纪要等。1、根据公文的行文、根据公文的行文关系，可分为：关系，可分为：Office work

5、2、根据公文所起的作用不同，可分为：法规性公文法规性公文如条例、规定、办法、章程、守则、规范、制度等。指导性公文指导性公文如命令、公告、决定、决议、通知、纪要、意见等。陈述性公文陈述性公文如工作总结、工作情况报告、调查报告等。Office work请示答复性公文请示答复性公文如请示、批复、复函等。沟通情况性公文沟通情况性公文如通报、简报等。宣传教育性公文宣传教育性公文如讲话稿、通告等。商洽性公文商洽性公文如函等。4567Office work五、公文的格式项目（9个项目）（一）版头 （二）发文字号 （三）标题 （四）主送机关（五）正文（六）附件（七）发文机关（八）成文日期（九）抄送机关Offi

6、ce work六、公文的基本格式公文的格式是指公文文面外形的项目、标记及其在文面上的组成。为保证公文版面的庄重大方，规定版心尺寸与页边：版心尺寸为为保证公文版面的庄重大方，规定版心尺寸与页边：版心尺寸为156mm225mm，公文天头（上白边）为，公文天头（上白边）为371（上行文、下行（上行文、下行文相同），公文订脚（下白边，含页码）为文相同），公文订脚（下白边，含页码）为35mm1mm,公文订口公文订口（左白边）为（左白边）为281，公文裁口（右白边）为，公文裁口（右白边）为26mm1mm。（见。（见下图）下图）Office work210mm297mm156mm225mm28mm35mm3

7、7mm26mmOffice work正文3号仿宋体字号仿宋体字2、排版与装订规格每页22行行每行28字字行距28.8磅磅撑满版心,为方便印刷，可适当调整，保持版心高度不变。Office work】Office work3、页码规格 页码用4号半角宋体阿拉伯数码标识，编排在公文版心下边缘之下，数码左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7。单页码居右空一字，双页码居左空一字，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与下文一起装订时，页码应当连续排。Office work4、格式要素公文格式各要素划分为三个部分如下图Office work版头主体版记Office work5、版头要素 示意图0000

8、01机 密特 急 35mm文件文件密级和保密期限份号 紧急程度发文机关标志20147号 发人：发文字号签发人Office work(2)(1)(3)份号密级和保密期限紧急程度涉密公文应当标注份号。一般用3-6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心内左上角第一行。 标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心内左上角第二行。如需标注期限，中间用实心隔开，数字用阿拉伯数字标注。例如：机密1年。根据保密法规定，不标注保密期限的文件，可视为管10年，机密20年，绝密30年后自行解密。 紧急公文分别标注 “特急”“加急”，一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角。Office work（4）发文机关标识由

9、发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，主要用于下行文；使用发文机关全称或规范化简称（不带括号和文种），上行文、下行文均可适用。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm（上行文、下行文相同），推荐使用小标宋体字，颜色为红色，字体庄重、规范、大小适度（一般不大于上级机关同类公文的字号）Office work联合行文时，可并用联合发文机关名称，也可单独使用主办机关名称。如需同时标注联合发文机关名称，一般将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，联合行文时，也可以不带“文件”二字。（如右图）Office work（6）发文字号签发人一般用3号仿宋体字，编排在发

10、文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿位伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“”括入，发文顺序号不加“第”字，不编虚位，即1不编为01，后加“号”字。例如：青办字20141号新条例第九条明确规定：“上行文应当标注签发人姓名。”签发人一般是部门单位的主要负责同志。主要负责同志不在时，需征求意见后注明同意意见。联合发文时，需要各发文单位主要负责同志会签。“签发人”三字用3号仿宋体字，三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字编排在发文机关标志下空二行位置，签发人中姓名用3号楷体字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处同在一行，见下图Office work00000

11、1机密1年特急20137号 签发人：“签发人签发人”三字三字用用3号仿宋体号仿宋体，签发人姓名用签发人姓名用3号楷体。号楷体。发文机关标志下发文机关标志下空空2行行编排编排“签发签发人人”，由，由“签发签发人人”3字加字加全角冒全角冒号号和签发人姓名和签发人姓名组成，组成，居右空居右空1字。字。Office work 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序，从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。（见下图）Office work000001机密1年特急 20137号发文机关标志发文

12、机关标志下下空二行空二行编排编排“签发人签发人”由由“签签发人发人”三字加三字加全全角冒号角冒号和签发和签发人姓名组成，人姓名组成，居右空一字居右空一字多个签发人，每多个签发人，每行排两个姓名，行排两个姓名，回行时与上一行回行时与上一行第一个签发人姓第一个签发人姓名对齐名对齐签发人：签发人： Office work6、主体部分要素ABC（）标题由发文机关名称、事由、文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中编排；多行标题排列应当采用梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。回行时，要做到词意完整，排列美观，长短适宜，间距恰当。Offic

13、e work多行标题排列为：多行标题排列为：正宝塔倒宝塔菱形正宝塔中共西宁市委关于认真学习贯彻党的十七届六中全会精神的通知中共西宁市委关于认真学习贯彻党的十七届六中全会精神的通知倒宝塔菱形中共西宁市委关于认真学习贯彻党的十七届六中全会精神的通知Office work不采用的两种形式：上下长度一样的长方形上下长、中间短的沙漏形中共西宁市委关于认真学习贯彻党的十七届六中全会精神的通知中共西宁市委关于认真学习贯彻党的十七届六中全会精神的通知Office work一般用3号仿宋体编排于标题下空一行位置，居左顶格。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。（见下图）主送：

14、 、 。抄送： 、 、 2013年7月1日印发-2-主送机关移到版记中，主送机关与抄送机关之间不用分割线分开。（2）主送机关Office work（3）正文（4）附件说明公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次正文中结构层次序数依次为：“一、” “（一）” “1.” “（1）” 其中：一级标题用黑体字、二级标题用楷体字（加粗）、三级标题用仿宋体字（加粗）、四级标题用仿宋体字标注。如有附件，一般用3号仿宋体字，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，附件名称后不加标点符号。如有两面三以上附件，附件名称前面

15、用阿拉伯数字标注附件的顺序号 如： 附件：附件：1 Office workA有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。加盖印章的公文B公文中有发文机关署名的，应当加盖印章。上行文一定要加盖印章。成文日期一般右空四字编排。成文日期中的数字C附注D如有附注，居左空二字加圆括号编排在成立日期下一行。上行文可附注联系人和联系方式。附件E附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。”附件“二字及附件顺序号用号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其

16、后标注”附件“二字及顺序号。不加盖印章的公文（）发文机关署名、成文日期和印章用阿拉伯数字标注，年份应标全称，月、日不编虚位，如不编为。Office work版记中的分隔线印发机关和印发日期页码7、版记部分要求抄送机关版记中的分隔线与版心等宽首条和末条分隔线用粗线。如有抄送机关，无论抄送上级、平级还是下级机关，均用”抄送“不用”抄报“。一般用号仿宋体字节，在印发机关和印发日期上一行、左右各空一字编排。印发机关和印发日期：印发机关和日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上。印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字标注，年份应标全称，月，日不编虚位，如不编为01，后加”印发“二字。版记中

17、取消主题词格式要素。一般用号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘这下，数字左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘mm。Office work版记部分意识图XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX X XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 主送：XXXXXXXXXXXXXX。 抄送：XXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 4 XXXXXX 2013年5月3日印发附件XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX X。 XXXXXXX

18、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 。 抄送：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXX。 XXXXXX 2013年5月3日印发 2 Office work七、特殊格式法定格式，我们称之为“文件式格式”。这一格式是最普遍的格式，但除了这一格式之外，中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式中还规定了一些特殊的格式。Office work青海省厅201220121010号号关于的通知： 。 。 。30mm(标志上边缘至上页边空距为30mm）20mm（红色双线（上细下粗

19、），距下页边20mmOffice work（二）纪要格式纪要标志由“纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用红小标宋体字，字号大小自定。（见下图）纪要编号作用等到同于发文字号，可居中编排在发文机关标志下空二行位置。标出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名。纪要格式可以根据实际制定，纪要不加盖印章。Office work-1-纪要（） 2012年7月1日 。 。-1-。 出席：、 、 。 请假： 、 。 列席： 、。分送：，。 年年月月日印发日印发-2-会议纪要首页示例会议纪要末页示

20、例Office work 办公室工作概论办公室工作要领 办公室文种应用 办公室公文概述1234Office work一、公文版面规定公文版面规定是依据国家标准对应用文的文本形式要素作出的相应规定。用纸规格公文用纸采用60g/m2_ 80m2 胶版纸或复印纸，纸张白度在90度左右。规定的4型纸，其成品幅面尺寸为：210297，允许误差2mmOffice work（1）（2）二、适用范围1、上行文常用的文种：请示、报告、意见。请示报告意见用于向上级机关请求指示、批准。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。上行文中的意见内容多是对工作中一些重大问题提出见解和处理方法及所遇到

21、的困难，要求上级给予指示或支持。（3）Office work2、平行文常用的文种：通知、意见、函。通知意见函用于发布党的法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。平行文中的意见是不相隶属机关之间相互行文，对涉及某一重要问题所提的见解和处理方法，如供对方参考而不需要回复的，应用“意见”， 反之，则要用“函”用于机关之间商洽工作，询问和答复问题，各无隶属关系的有关主管部门请求批准等。Office work3、下行文常用的文种：通知、通报、批复、意见、决定、决议、会议纪要。用于发布党的法规、任免干部

22、、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相 隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。用于答复下级机关的请示。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照和执行。Office work决定决定决议决议会议会议纪要纪要用于对重大事项作出决策和安排。用于经会议讨论通过的重要决策事项。用于记载会议的主要精神和议定事项。Office work（1）（2）三、写作要领1、上行文：请示、报告、意见。要一文一事不多头请示一般不要越级请示行文中如不是一文一事，就可能出现某

23、些事项属于职权范围之 内，有些事项可能超过出职权范围的情况，以致使领导机关难以批复，影响请示目的的实现。多头请示容易因责任不清，互相扯皮延误工作。因此，请示只能主 送一个机关。在特殊情况下必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。（3）Office work 请示与报告虽同属上行文，但两者之间却有着严格的区 别。比如“报告”对上级没有肯定性的批复要求，而“请示”则相反；在行文时间上，“报告”是事中或事后行文，而“请示”则是事前行文；上级对下级 报送的“报告”，可作批示也可不作批示，一切由上级酌情处理。如需批示，只有使用“批示”文种。而“请示”，不论所请示的事项上级同意与否，按应 及作出批示

24、，批示时使用“批复”文种。（4）（5）（6）不要与报告混不要与报告混淆使用淆使用注意请示内注意请示内容要完整容要完整请求拨款的应附预算表；请求批准规章制度的，应附规章制度内容；请示处理 问题的，本单位应先明确表态。联合行文时联合行文时要做好会签要做好会签会签时，应将主办机关排在首位Office work1231、上行文：、上行文：请示请示、报告报告、意见。、意见。汇报的工作内容必须真实可靠。报告具有汇报性的特点，因此报告的内容必须真实可靠，不得有丝毫虚假，无论成绩、经验还是问题、教训都须忠于事实。报告要迅速及时。除定期报告外，对于发现的情况应及时向上级作出报告。否则，时过境迁，就会失去报告的意

25、见和价值。反映情况要有信息价值。在报告内容方面，应该着重反映那些政策性强、影响面大，带有动向性的情况和问题。建议性报告要切合实际，合情合理；答复性报告要有问必答，有答则明。在材料安排方面，应点面结合，有详有略，才能使内容具体而不空乏，有信息量和说服力。Office work456对情况要有分析有看法报告中把夹带请示事项报告中不得提出意见和建议Office work1、上行文：、上行文：请示请示、报告、报告、意见意见。（1）（2）（3）（4）写“意见”前要做好累积准备。写意见必须全面深刻地领会和掌握党的有关方针，政策以此作为提出意见的指导思想。意见的两种表现形式的写法。一为“意见”，二为“实施意

26、见”前者写得原则一些，提出大体要求和办法。后者而更为明确具体，以便规范实施要分清“请示”与上行“意见”文种使用上的差异。请示的内容较多涉及的是“人、财、物、机构、编制”及工作中遇到需上级作出决定的问题或应上级审计的事项。意见的内容多是对工作中一些重大问题提出见解和处理办法及所遇到的困难，要求上级给予指示或支持。“意见”有三种行文方向。Office work2、下行文：通知、通报、批复、意见、决定、决议、会议纪要。通知通知（1）（2）（3）可分为批转性、转发性、印发性通知、传达要求执行，周知性通知，人事任免通知。要拟定一个明晰恰切的标题。使读者一看标题便知道通知什么或要求做什么事。对于非周知性的

27、通知，应一律写明主送机关名称，不论被通知的机关为几个，都应这样做。不论哪种类型通知，其事项部分都要写得符合实际，切实可行；应知应办的事项要交代清楚，文字要简练准确，证据要恳切庄重。Office work2、下行文：通知、通报、批复、意见、决定、决议、会议纪要。（1）（2）（3）（4）典型性、教育性、知照性有针对性。抓准时机。对工作中好的和不良的事情，都能及时发现，予以表彰或批评。否则， 错过时机，就失去通报对实际工作的指导作用。注意典型的真实性。通报的目的是用典型事实对群众进行引导，教育。因此，通报的内容必须具有代表性、具有教育意义的人或事，能给人启迪、警示作用。用语要复明。通报的目的在于教育

28、和警戒广大干部群众。因此，叙述事件要做到言 简意赅，内容明确，使人一看便知发文的目的和要求。Office work2、下行文：通知、通报、批复、意见、决定、决议、会议纪要。要求上级收到请示后，及时进行周密的调查了解，掌握有关情况，根据现行的法律和规章制度，经过研究讨论，及时作答复。（1）（2）（3）包括批复的态度和批复的意见。态度要鲜明，完全同意，部分同意或不同意，都非常清楚。意见要具体，一般逐条列出，还可具体提出处理意见。慎重对待，及时答复批复的事项批复正文表达要点问题性批复，针对请示的有关问题，交待“处理方法”；事务性批复，针对请示的有关工作事务说明“实施要求”。内容要具体，实用，可 操作

29、性强。Office work2、下行文：通知、通报、批复、意见、决定、决议、会议纪要。下行文。凡属阐明工作指导原则，应用意见。2、下行文：通知、通报、批复、意见、决定、决议、会议纪要。(1)、要把握会议的中心首先要吃透会议精神，了解会议背景、形势及目的；理解会议主旨，掌握会议的肯定性意见书和不同意见及要求。(2)、要注意成文的时效性会议进行讨论的决议稿，也会在会议进行期间不断进行修改、补充和调整，以便按时提交会议讨论和通过。所以要求成文迅速、及时。(3)、在写法上要讲究技法。行文要做到叙议结合、定性准确、评价恰当，要有逻辑力量，激发人们执行决议的积极性和自觉性。Office work2、下行文

30、：通知、通报、批复、意见、决定、决议、会议纪要。会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼。会议纪要篇幅不宜过长，语言表达要简明扼要内容必须真实内容必须真实要写好纪要，必须认真做好材料的搜集，整理和加工能力。并按照会议精神和领导意图对材料进行恰当的筛选，围绕纪要的主旨进行精神安排。在表述方式上，常用第三人称叙述，如：“会议认为”，“会议强调”、“会议指出”、“会议号召”、“会议决定”。来体现领导者集体和与会者的共同思想和意见。要准确反映会议的真实情况和基本精神。同时，限于会议议及的内容，不可将执行者的个人见解掺杂进去。Office work3、平行文：如通知、意见、函等（2）（3）（1）要拟定

31、一个明晰恰切的标题 。通知的性质决定了写作时必须十分关注标题的拟制，看了便知通知的内容和要求。对于非周知性的通知，应一律写明主送机关名称，不论被通知的机关为几个，都应这样做。不论是哪种类型的通知，其事项部分都要写得符合实际，切实可行；应知应办的事项要交代清楚，文字要简练准确，语气要恳切庄重。Office work3、平行文：如通知、意见、函等不相隶属机关之间相互行文，对涉及某一重要问题所提的见解和处理方法，如供对方参考不需回复的，应用“意见”，需回复的，则用“函”。3、平行文：如通知、意见、函等（1）直叙其事函的写作，最基本的要求是开门见山，直叙其事，简洁地写出原则、事项即可。（2）态度要诚恳

32、对平级或不相录属机关要平等对待。（3）措辞得体函用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复事项。向上级行文应尊重、谦逊；平级之间应平等、商量的语气、对下级行文要严肃，但不能盛气凌人。（4）注意求批函与请示的区别在工作中常将请求批准函和请示混用的情况。原因：一是不了解函与请示的使用范围；二是求批一方认为请示是有求于人，用函不尊重对方；审批一方则认为用函是轻视自己，迫使对方用请示行文。Office work 以上四部分内容是办公室工作中的一部分，通过学习使办公室人员了解本部门的基本职能、业务范围和主要工作。在今后的工作中能够更加熟练的掌握工作内容，发挥各自工作职责。结束语结束语Office work谢谢 谢！谢！Office work演讲完毕，谢谢观看！