企业办公自动化OA13908.pdf

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1、企业办公自动化 OA 办公自动化(OA:OFFICE AUTOMATION)就是采用 Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。一、企业办公自动化系统(企业 OA)是企业应用软件体系的重要组成部分。企业 OA 系统，顾名思义，就是主要面向企业级的办公应用软件系统。它不是象 MS Office一样的桌面(个人)办公系统，而是主要着眼于企业的工作人员间的协同工作。对于一

2、个企业而言，不仅包括具体的生产、销售、采购过程，也不仅包括财务、人力资源等专项管理，而且同时有着大量的日常办公工作，有着大量不同职位、不同部门间的协同工作。企业办公自动化系统就是通过应用软件为企业的日常办公、协作提供支撑的平台。要更准确地理解企业办公自动化系统(企业 OA)，可以借助于分析它与其他相关概念的区别，见附录。二、企业办公自动化系统(企业 OA)的典型功能 企业办公自动化系统(企业 OA)通常包括以下主要部分：工作流、协同工作、知识管理、公文处理、行政办公等。工作流一般包括可以对流程进行配置的工具和能够自动运行的工作流引擎，通过工作流功能以电子化的方式实现企业的业务流程的网上运转。协

3、同工作：以工作流引擎为基础，为企业各部门员工提供了强有力的沟通手段。企业各部门可以在电子化的方式协同完成完整的业务流程，各环节可以有机结合，无缝衔接。对于各职位之间的协同工作情况可以进行有效控制。知识管理：对企业内部的文档进行有序管理，提供强有力的检索功能和权限控制。公文处理：公文处理是办公自动化中非常重要的组成部分。传统的 OA 系统往往以 OA为核心，在现代以工作流为核心的企业 OA 中，公文也仍然占据重要地位。公文处理一般包括收、发文的管理、文件修改、审批，流程查看等，其中比较先进的功能包括基于 Word的文件处理和痕迹保留、进展短信通知等。行政办公：一般在企业办公自动化系统中均包括了企

4、业日常行政办公的常用流程，如信息发布、会议管理、工作计划、会议室预定、出差申请、办公用品管理、财务报销、文件流程等，以帮助企业提高日常办公的效率。企业办公自动化系统(企业 OA)经历了数代发展，目前形成了以工作流技术为核心、以B/S应用模式为主流、多种支撑平台并存的技术方向。附录 一、什么是工作流技术 工作流（Workflow）就是工作流程的计算模型，即将工作流程中的工作如何前后组织在一起的逻辑和规则在计算机中以恰当的模型进行表示并对其实施计算。工作流要解决的主要问题是：为实现某个业务目标，在多个参与者之间，利用计算机，按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务。工作流管理系统（Workflow

5、 Management System,WfMS）的主要功能是通过计算机技术的支持去定义、执行和管理工作流，协调工作流执行过程中工作之间以及群体成员之间的信息交互。工作流需要依靠工作流管理系统来实现。工作流属于计算机支持的协同工作（Computer Supported Cooperative Work，CSCW）的一部分。后者是普遍地研究一个群体如何在计算机的帮助下实现协同工作的。工作流的主要功能：-工作流管理系统（WorkflowManagementSystem,WFMS）是定义、创建、执行工作流的系统。在最高层上，WFMS应能提供以下三个方面的功能支持：建造功能：对工作流过程及其组成活动定义

6、和建模；运行控制功能：在运行环境中管理工作流过程，对工作流过程中的活动进行调度；运行交互功能：指在工作流运行中，WFMS与用户（业务工作的参与者或控制者）及外部应用程序工具交互的功能。工作流管理系统带来的好处：-由于信息技术的发展和日趋激烈的商业竞争，人们不再满足于独立、零散的办公自动化和计算机应用，而是需要综合的、集成化的解决方案。作为一种对常规性事务进行管理、集成的技术，WFMS的出现是必然的。它可以带来以下收益：改进和优化业务流程，提高业务工作效率；实现更好的业务过程控制，提高顾客服务质量；提高业务流程的柔性等。工作流系统的主要组成部分 1.过程定义工具 -过程定义工具被用来创建计算机可

7、处理的业务过程描述。它可以是形式化的过程定义语言或对象关系模型，也可以是简单地规定用户间信息传输的一组路由命令。-2.过程定义-过程定义（数据）包含了所有使业务过程能被工作流执行子系统执行的必要信息。这些信息包括起始和终止条件、各个组成活动、活动调度规则、各业务的参与者需要做的工作、相关应用程序和数据的调用信息等。-3.工作流执行子系统（WES）和工作流引擎-工作流执行子系统也称为（业务）过程执行环境，包括一个或多个工作流引擎。工作流引擎是 WFMS的核心软件组元。它的功能包括：解释过程定义；创建过程实例并控制其执行；调度各项活动；为用户工作表添加工作项；通过应用程序接口（API）调用应用程序

8、；提供监督和管理功能等。工作流执行子系统可以包括多个工作流引擎，不同工作流引擎通过协作共同执行工作流。-4.工作流控制数据-指被 WES和工作流引擎管理的系统数据，例如工作流实例的状态信息、每一活动的状态信息等。-5.工作流相关数据-指与业务过程流相关的数据。WFMS使用这些数据确定工作流实例的状态转移，例如过程调度决策数据、活动间的传输数据等。工作流相关数据既可以被工作流引擎使用，也可以被应用程序调用。-6.工作表和工作表处理程序-工作表列出了与业务过程的参与者相关的一系列工作项，工作表处理程序则对用户和工作表之间的交互进行管理。工作表处理程序完成的功能有：支持用户在工作表中选取一个工作项，

9、重新分配工作项，通报工作项的完成，在工作项被处理的过程中调用相应的应用程序等。-7.应用程序和应用数据-应用程序可以直接被 WFMS调用或通过应用程序代理被间接调用。通过应用程序调用，WFMS部分或完全自动地完成一个活动，或者对业务参与者的工作提供支持。与工作流控制数据和相关数据不同，应用数据对应用程序来讲是局部数据，对 WFMS的其他部件来说是不可见的。近年来，工作流技术得到长足的发展。1993年成立了工作流管理联盟（Workflow Management Coalition,WFMC）。此后，该组织颁布了一系列工作流产品标准，包括工作流参考模型、工作流术语表、工作流管理系统各部分间接口规格

10、、工作流产品的互操作性标准等。这些举措加速了工作流技术的商品化。现在，许多公司都基于这些标准推出了自己的工作流产品。工作流产品主要分为两大类：一类是基础的工作流系统，提供引擎、设计器、相关接口等。应用系统的开发商可以基于此类系统开发具有工作流管理功能的应用软件。典型产品如 ActionTechnologiesInc.的ActionWorkflow、IBM的 FlowMark等。工作流管理系统的应用 另一类是应用了工作流技术，包括内置较完整的工作流功能，但面向应用的应用级软件系统，这种系统是直接面向最终用户的流程化应用。同时，系统中还往往针对应用需要，集成了其他功能。典型产品如神州数码工作流软件

11、 EasyFlow，就是以工作流技术为核心的全面的企业办公自动化(OA)产品。和其他的软件产品一样，用户可以引进成熟的工作流和群件产品，也可以自行开发适合自己业务的工作流系统，特别是基于 Intranet的工作流应用。与 Intranet技术相结合，工作流系统更具开放性，有更多的工具可供选用，且 Browser/Server风格的界面简单易用，这也是当前工作流产品的发展方向。-另外值得注意的是，WFMS的引入是与管理思想和管理业务的转变密切相关的。一般来说，我们应把 WFMS的引进视为改进或重组业务流程的机遇。WFMS可以和企业再造或规范化管理相结合。企业再造追求的是对企业的经营管理模式和生产

12、作业程序进行彻底的革命性变革。规范化管理则是在管理经验的基础上对业务过程进行科学化、规范化研究，以建立一套完整的管理工作规范体系为目标。这种规范化一般会促进系统组织结构和运行的改善。-目前在国外，企业再造和工作流系统的关系较为人们所关注，然而，由于国情不同，我国多数企事业单位面临的主要管理问题是随意性大、运行不规范。除了少数企业外，大部分单位不需要、也不可能进行革命性的重组。因此，相对于企业再造理论，规范化管理在我国更现实、更可行，更适于和 WFMS的引进相结合。对办公自动化的重新认识 可能是由于开发的门槛比较低吧，也或者是与企业的主要业务（比如：产品开发、财务、进销存及生产管理等）没有直接的

13、关系，目前在企业的信息化工作中，大家对办公自动化系统似乎不屑一顾。但现在从我对办公自动化系统发展趋势的认识以及对企业实际需求的了解和感受来看，我并不认为办公自动化系统是可有可无的，我甚至认为对大多数企业来说反而应该优先考虑应用办公自动化系统。理由如下：企业普遍存在着部门内和部门间的信息沟通和共享方面的问题；（需要一个信息交流和沟通平台）在企业的运作过程中，存在大量的文档需要在不同的人员和部门间签核流转，特别是那些管理水平比较高、严格按照质量认证体系执行的企业更是如此；（需要一个灵活的工作流处理机制和协同办公系统）知识管理对企业来说，其作用已经越来越重要了。如何将企业员工头脑中的知识和经验尽快和

14、尽可能地保留在公司的知识库中，提供多种形式的共享和转移，转化为企业的智力资源，这对于企业来说将是至关重要的；（需要建立企业的知识管理体系和系统）企业领导做出决策需要及时获得来自各种渠道的信息和数据，包括企业外部的以及企业内部的各种信息。如何将这些信息资源做到有效利用并能很快发布给相关人员（当然包括各级领导）作为开展业务和做出决策的参考，也是企业非常重要和急需的需求；（需要有效的信息资源利用机制和整合信息的系统）以上是从企业的应用需求来看，急切需要具备上述功能的办公自动化系统。另一方面，从我国企业信息化的曲折历程、投资效益以及目前的现状来看，也应该优先考虑应该办公自动化系统：有效利用硬件网络系统

15、和相应的资金投入。由于办公自动化系统可以涉及企业的每个部门的每个人员，所以对于那些已投入了很大的资金全面建立起了企业内部网络的企业来说，办公自动化系统的应用能充分发挥硬件网络资源的效率；与应用类似 ERP和 PDM等软件系统相比，应用办公自动化系统不仅投入小，而且实施应用难度小，容易取得成功。对于我们的大多数企业来说，避开投入大、实施成功率很低的ERP等系统，先应用办公自动化系统将是一个明智的选择。特别是我国的很多企业对信息化的认识和基础很有限，办公自动化系统的普遍应用将很好的提高企业领导及员工对企业信息化的认识，提升企业信息化应用的基础。同时能增强大家对信息化应用的信心，以利于逐步应用更艰难

16、的 ERP等系统。总之，综合来看，我觉得具有中国特色的企业信息化应用之路至少应该包括优先考虑应用办公自动化系统。二、企业办公自动化系统(企业 OA)的特点与桌面办公软件的差异 企业办公自动化系统(企业 OA)从名称上讲与办公软件有相近之处，从概念上讲象 MS Office等桌面办公软件也是办公自动化的组成部分。但从企业办公自动化系统(企业 OA)的典型概念上，与桌面办公软件有着很大的差异。桌面办公软件应该说也是一种重要的办公自动化工具。但它们主要解决的是个人办公，面向的是个人工作效率的提高。虽然目前桌面办公软件也逐渐有一些协同工作的功能，但都还是简单的协作，而无法面向企业级的、复杂的工作流程与

17、协同工作。而企业办公自动化系统(企业 OA)则主要面向的是企业整体办公效率的提高，其重点在于对跨岗位、跨部门的流程进行电子化处理，提高协同工作的效率与规范性，加强各部门间的知识共享，提高整体办公效率等等。三、企业办公自动化系统(企业 OA)的特点与 ERP 等系统的差异 企业办公自动化系统(企业 OA)与 ERP、SCM、CRM等系统都是企业应用软件系统的重要组成部分，都为提升企业信息化水平、增强企业竞争力起着重要作用。但它们之间也存在着显著的差异。最基本的，就是它们功能不同。企业办公自动化系统(企业 OA)着眼于协同工作、公文处理、文档管理、行政办公等。ERP着眼于企业的销售、采购、生产、库

18、存、财务等过程及资源控制与计划，SCM着眼于与上下游的衔接，CRM着眼于客户关系的管理，等等。更主要的，是它们的目标不同。可以说，ERP、SCM、CRM等系统更着重于企业的具体业务过程运作，而企业办公自动化系统(企业 OA)更着重于企业的管理过程。前者是通过优化业务过程的效率来提高生产效率、提高资金使用效率、加强对财、物的管理等等，后者则是通过优化管理过程来提高企业的日常办公与决策效率、提高企业反应速度、决策能力、加强管理过程的规范性。四、企业办公自动化系统(企业 OA)的特点-与政务 OA 的差异 企业办公自动化系统(企业 OA)与政务 OA 同为办公自动化系统，从技术上是一致的，从功能上也

19、有很强的相似性。但由于应用领域、对象不同，两者也有着非常显著的差异。从功能上讲，政务 OA 应该说是以公文为核心的。流程是围绕着公文运转服务的。这是与政府部门的工作特点相一致的。而企业 OA 则是以工作流为核心，以协同工作和知识管理为重点，公文只是其中一个平行的一项应用。从特性上讲，政务 OA 更注重处理过程严格遵照政府部门的标准规范。而企业 OA 则随着每个企业的特点更注重从实际出发，更注重强调通过 OA 系统的实施改进企业流程。从目标上讲，政务 OA 同样以提高效率和对日常工作进行更加有效的管理为目标。而企业 OA 除此之外更加看重加强企业的快速反应能力，增强知识共享与管理，从而提升企业在

20、激烈的市场中的竞争能力。从这个意义上讲，企业 OA 不仅是作为一个工具来应用，而更重要的是作为企业增强盈利能力的一个重要手段。这才是企业 OA 与政务 OA 的最本质的区别。五、神州数码工作流系统（Easyflow）是经过数万名企业用户的压力测试，完全符合企业使用习惯的工作流管理软件，是建设企业 OA 系统的理想选择。企业内部工作流，通过流流程引擎加速传递，突破时空的限制，有效提升企业内部的信息沟通效率。神州数码工作流是完全的 B/S 结构软件，通过 Internet 即时处理，彻底解决人员出差在外无法处理事务的限制，大幅提高流程效率，有效提升企业核心竞争力、创造企业无纸化办公的环境。浏览器操

21、作接口，轻松建构企业信息平台 用户接口完全使用浏览器，操作简单，减轻IT 人员系统维护负担，让企业轻松快速建立无纸化的办公环境 无论以 Internet、RAS、VPN等方式，都可进行远程审批或远程表单填写 企业信息沟通除了 E-mail、电子表单外，还可以利用电子看板、讨论区、公布栏（具备头条分类、信息查询功能）等方式强化信息传递 弹性的流程审批规则，全球最多流程角色支持 流程规划可设计串签、会签、条件式审批、审核权限等规则，适应复杂企业流程要求 提供用户自订流程、标准流程等流程设定方式 具备全球最多 27 种流程角色设计，包括项目角色、职等、职称、代理人、及工作队列等，提供企业工作流程角色

22、定义的最大弹性 审批种类符合企业内部常用语，按照单位级别使用分为四种审批种类：准、不准；同意、不同意；通知；会办处理等。支持流程解析角色(Parser Role)处理，流程规则可因应角色的不同而变 图形化的企业组织架构管理 提供企业组织架构管理接口，可使用拖拽操作设置企业层次、人员、部门、项目，企业的属性及关系 支持离职员工列表查询及企业未编制人员的设置 系统内部设置检查程序，可确保数据间的合理性、一致性，奠定工作流程系统的严谨基础，降低系统管理人员维护的工作量 完整的系统管理接口，分布式权限控管 从系统数据、一般数据、表单变动数据、流程变动数据到工具程序，系统都有完整的管理接口来维护，使系统

23、管理员能够严谨地完成系统维护工作 系统可针对用户的程序使用权限，做分布式权限控管；提供符合企业各部门独立分权式系统管理的现实需要，避免系统所有的变更维护都需依赖计算机中心，而无法快速满足使用单位自行处理的瓶颈。及时追踪流程状态，提升企业流程效率 用户可通过浏览器在线追踪流程处理状况，并可直接在表单上查询审批状况及审批意见，无需启动其它程序或表单 同时可设定允许审批时间，遇审批者压件时，通过系统自动Bypass，或由填表人手动 Bypass，以减少表单积压，大幅缩短处理时间，掌握企业沟通的时效性 并提供自动稽核功能，对于逾时审批者，自动寄发警示邮件通知，有效防止文件积压，提升整体工作效率；且自动

24、纪录表单审批者与代理人，以明责任划分 流程细节设定完全参数化，填单人及逾时审批关卡可依弹性选择是否跳关审批；支持审批者抽单、撤签、转寄及转会子流程等弹性选择；可弹性定义每关是否可以打印表单；并订有逐级回报及结案通知所有人的功能 图形化的企业组织架构管理 提供企业组织架构管理接口，可使用拖拽操作设置企业层次、人员、部门、项目，企业的属性及关系 支持离职员工列表查询及企业未编制人员的设置 系统内部设置检查程序，可确保数据间的合理性、一致性，奠定工作流程系统的严谨基础，降低系统管理人员维护的工作量 完整的系统管理接口，分布式权限控管 从系统数据、一般数据、表单变动数据、流程变动数据到工具程序，系统都

25、有完整的管理接口来维护，使系统管理员能够严谨地完成系统维护工作 系统可针对用户的程序使用权限，做分布式权限控管；提供符合企业各部门独立分权式系统管理的现实需要，避免系统所有的变更维护都需依赖计算机中心，而无法快速满足使用单位自行处理的瓶颈。及时追踪流程状态，提升企业流程效率 用户可通过浏览器在线追踪流程处理状况，并可直接在表单上查询审批状况及审批意见，无需启动其它程序或表单 同时可设定允许审批时间，遇审批者压件时，通过系统自动Bypass，或由填表人手动 Bypass，以减少表单积压，大幅缩短处理时间，掌握企业沟通的时效性 并提供自动稽核功能，对于逾时审批者，自动寄发警示邮件通知，有效防止文件

26、积压，提升整体工作效率；且自动纪录表单审批者与代理人，以明责任划分 流程细节设定完全参数化，填单人及逾时审批关卡可依弹性选择是否跳关审批；支持审批者抽单、撤签、转寄及转会子流程等弹性选择；可弹性定义每关是否可以打印表单；并订有逐级回报及结案通知所有人的功能 支持数字凭证（CA 认证），确保审批安全性 用户登录系统及审批表单时，可选择以 NT 域或数字凭证（CA 认证）进行身份验证，以确保审批的安全性 支持个人签名图文件，审批后表单可显示该审批者的签名图片 支持用户自定义设计，完成系统个性化定义 支持用户自定义表单代理人，针对不同表单，可设定不同代理人 提供用户个人数据修改功能，可随时更新个人信

27、息，自行更换签名图片 按照用户身份（分为一般、经理级、系统管理三类）个性设置的用户登录界面 提供个性化表单数据文件夹，按照表单的原稿、收件、通知、回函、逐级通知、转寄等分类，各有专属的表单数据夹；针对未完成的表单可以储存在草稿文件夹 支持 OLAP统计分析，有效透视企业流程瓶颈 支持 OLAP在线分析功能，可以针对人员、部门、流程、工作负荷、作业效率，或自行规划的统计分析相关维度与层面，提供对应的多维度数据库统计分析图表，从而分析企业流程瓶颈，提升整体工作效率 企业 OA 理想选择神州数码工作流软件先进的技术架构 神州数码工作流系统（Easyflow）引入最新的信息技术，结合具有前瞻性的设计架

28、构，为企业实施和部署企业 OA 系统提供了真实的应用框架，并有效降低了企业OA 的系统学习及维护的成本。多层分布.Net架构 神州数码工作流系统的 N-tier系统架构在逻辑上是一个多层的架构，可以分为：客户使用界面（表示层）、中间层（业务层）和数据层三个层面。表示层 表示层提供用户服务，通过可视化的用户界面表示信息和收集数据，是用户使用应用系统的接口。在神州数码工作流系统中，表示层使用通用浏览器作为用户界面。业务层 业务层是实际业务规则的执行部分。在Easyflow系统中，业务层使用 COM+技术，将工作流复杂的业务规则和操作封装在 COM组件中，通过Windows Component Se

29、rvice向外提供服务。进一步的，组件还提供基于SOAP访问的Web Service接口，以方便异种系统的集成和交互。数据层 数据层是业务数据的存放地。在Easyflow系统中，使用SQL Server来实现数据的存储，并集中管理这些数据，实现企业业务数据的完整性、安全性和灾难防护。Internet技术 基于WEB技术的弹性架构解决方案，保证了系统的分部部署能力，使得神州数码工作流系统 可以根据用户的实际网络环境，进行弹性的分部部署，充分降低了成本，提高了企业 OA 系统的可维护性。Unicode的版本 神州数码工作流系统的用户可以选择简体中文、繁体中文的产品版本，同时，也提供基于Unicode的产品版本，满足两岸三地及业务遍及全球的企业的不同需求。