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1、如何做好机关办公室工作(正式)如何做好机关办公室工作如果将机关比喻为一个有机的整体,那么办公室就是这个肌体的心脏,它联通着机关的各个部门,为这些部门开展行政业务工作提供源源不断的各类重要指令和信息,就象心脏的起博为肌体输送血液,使肌体不断健康成长一样。心脏的跳动是一刻也不能停止的,办公室的工作也从来都是紧张而繁忙的.如何发挥主观能动性,挖掘自身潜能,从繁忙中找到规律,将复杂渐变为简化,在劳累中体味出快乐,顺利而出色的完成办公室的全部工作,使办公室这个机关的神经中枢真正发挥上传下达、疏通环节的重要职能作用,从而保障行业管理工作的正常开展,是我们每一名办公室成员必须研究的课题. 一、具备良好素质办
2、公室是单位的行政中枢,日常工作除了文件收发、公章管理、文字起草、会议安排、上传下达、部门协调、车辆调配等,还要完成领导临时交办的工作,这些工作有的属于行政管理的,而有的属于私人性质的,但不管怎样办公室都必须办好、理顺、做到位.因为办公室的工作无论大小基本上都与领导有直接关系,做得好与坏将直接影响领导的下一步安排,甚至影响到他的情绪,完成了领导认为你是应该的,做多了领导认为你是耍小聪明,没完成挨批评那是家常便饭,臭骂一顿也得听着。所以与业务部门更强调业务水平相比,办公室对工作人员的要求是综合素质,包括文化水平、道德修养、行为规范、价值观念、协调能力、为人处事、心理素质、身体素质等,条件要高一些,
3、对人的要求更严一些。只有这样的人员才能做到领导意图能理解,文字材料有水平,处理问题有耐心,待人接物有分寸,遇事不慌乱,矛盾善协调,工作讲奉献,吃苦又耐劳。二、突出全局观念 “顾全大局”,“舍小家为大家”,“不谋万事者不足以谋一事,不谋全局者不足以谋一局”,这些都是大道理,大家都清楚,因为办公室就是个说理的地方,和办公室人员讲大道理,只能是多此一举。如果把单位比喻成一个大的家族,办公室就是这个家族的“大管家”,领导与领导之间,领导与职工之间,部门与部门之间,办公室与各部门之间,处处都要注意到,协调好,这是办公室最基本的工作职能,也是办公室成员必须具备的工作能力。要做到这一点,一是要洞悉“上”情,
4、切实了解党和国家的大政方针,善于分析新形势、新任务、新问题。二是要理解“中情,真正理解领导班子的工作意图,知悉工作要求、思路,掌握工作动态,主动开展工作,同时要始终站在领导的角度想问题,办事情。要注意,是“领导的角度”,而不是“领导的位置”,办公室人员尤其是秘书人员一定要找对位置,不能“越位.三是,要熟知“下”情。要深入了解机关各部门工作具体情况,及时调查研究热点、难点和急待解决的问题。办公室事务多,压力大,涉及广,影响深,由于站在了领导与部门之间,牵涉的利害关系复杂,既不能以领导的姿态发号施令,也不能充当“老好人”。因此,办公室必须做到,谋划时,想在领导前头,工作中跟在领导后头,事事从大处着
5、眼,小处入手,全盘考虑,综合权衡,为领导班子当好参谋,出好主意,为各部门搞好服务,扮演好“大管家的角色. 三、提高服务质量办公室做好各项工作的目的就是为上级领导服务,为上级机关服务,为单位各部门乃至干部职工服务,这是根本。在新形势下,办公室要提高服务质量,就面临着解放思想,改革创新,拓宽服务思路,转变服务方式,探索优质高效服务的问题。一是服务观念要更新。要从传统的理念中转变过来,办公室不单只是盖公章、送文件,办会议、甚至端茶递水等基础服务,而要以领导决策为中心,着重为领导当好参谋,提出合理的建议,辅助领导正确决策,并配合领导顺利开展工作,在实践中体现服务的效果。要讲效率。今天的工作不推明天,自
6、己的工作不诿他人;工作中要雷厉风行,尽最大努力满足领导与干部职工的各项需求;要尽量降低各项服务工作中人、财、物的成本,最大限度地提高服务的效能,实现效率与效益的有机统一。同时,办公室全体同志必须学会运用先进的办公设备,实现办公室工作的信息化、现代化.二是要转变服务方式.由被动服务向主动服务转变.办公室的工作要有前瞻性,对有关工作早考虑、早着手。特别是要在敏感性较强的中心工作中体现主动服务,发挥决策的参谋作用。同时要考虑服务的长效性,要做到长计划,短安排,该细则细,该粗则粗。三是提高服务质量。服务应该体现专、精、全、好,使办公室能在每一时期都能紧紧围绕单位的中心工作为领导、为部门服好务,配合各业
7、务部门顺利开展各项工作。 四、恪守廉洁自律廉洁自律是做人基本要求之一,对办公室的工作人员来讲,因为掌握着相对的财权与物权,又在领导身边工作,有机会经常和领导一起参加涉交活动,所以更应恪守这一要求,做出好的表率。一是要做到自我约束。办公室人员要牢固树立正确的价值观,自觉抵制拜金主义、享乐主义的影响,用法律和纪律约束自己的行为。二是要健全管理机制强化制度约束。严格照章办事。比如在物品采购、经费支出、来客接待上,要严格履行审批程序.三是外部监督必不可少.办公室人员要始终把自己置于组织和群众的监督之下,真诚地听取群众的意见和反映,做到有则改之,无则加勉。五、保持健康心态办公室人员的工作压力大、事务繁、
8、任务重,一年到头连轴转,年终总结里却体现不出来,而且好心被误解,费力不讨好情况时有发生。因此,在日常工作中办公室人员要学会稳定情绪,调节心态,克制自我,忍辱负重,要做到遇忙不乱,遇急不慌,遇惊不变.在工作中,要有气度、气量,胸怀宽广。要能忍受被人“摆布”,听人指使,甚至受人责骂,在困难和挫折面前不丧气、不悲观,要以较高的涵养始终保持百事如常的稳定情绪,即使群众一时不理解和误解而受几句责难,背几口“黑锅,也得能承受得住。要学会诚挚谦和。办公室人员在领导周围工作,有点“区位优势”,有些人总觉得自己了不起,把自己看做是领导身边的人而小看别人,结果逐渐失掉群众基础,甚至在工作中犯错误。因此,办公室人员要加强职业道德修养,注意端正思想,保持良好心态,对工作要有热情,对群众要有感情,要尊重上级,理解同级,善待下级,待人接物要善于“换位思考”,只有这样,办公室里的每一名成员才经常会有成就感和满足感,才会使身心更加健康,才会在繁忙和辛苦中体会到从事办公室工作的快乐和荣耀!作 者:索朝晖单 位:河北省工程建设造价管理总站联系方式:13930148082或87805284联系地址:石家庄市槐北路310号邮政编码:0500214