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1、最新【办公室管理】课程期末复习重点单项选择题归纳1、以下哪点不是办公室事务管理的特点? B .A、服务性 B、决策性 C、专业性 D、积极性2、办公室布置要注意 D . A、上司单独用的办公桌椅靠墙放 B、通常办公室桌椅最佳面对面放置 C、打字、复印间离上司办公室近些 D、各种沟通、保密3、文员在进行办公室布置时,以下哪些行为是不适宜的? C . A、准备一些敞开的文献夹,贴上相应的标记条 B、办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理 C、较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方 D、下班前要整理好自己的办公桌,把文献、资料收藏好以免丢失和泄密4、以下关于文员对
2、办公室布置的情况,哪一个是错误的? B .A、伸直双臂再合拢,在高于桌面15cm左右画弧形,手臂所能覆盖的桌子面积,比较适合摆放和工作有关的物品B、办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐,东西可放得满一些C、各种类型的文献柜要分门别类安放文献、资料和物品,并贴上标记D、纸张和较重的东西放在架子下面几层,较小的物品先放人盒中,再放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方5、在办公室里, D 的位置是上座. A、离入口最远 B、离入口最近 C、靠近门口 D、靠近窗户6、传真机的使用哪一项是不对的? B . A、发送前检查原稿质量 B、随时随地可向对方发送 C、不宜发送礼仪性文本 D、不宜发
3、送私人、保密文本7、在使用复印机的过程中,以下哪项内容是不恰当的? A . A、接通电源可立刻复印操作 B、选定复印纸后要抖松消除静电 C、选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D、复印完毕应取下复印品和原稿8、以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责? B . A、订购 B、制造 C、分派 D、储备9、以下文员的工作顺序中,哪一项是对的的? B . A、没有任何设想就应着手从事该项工作 B、文员也应具有适当判断情况,机智应对的应变能力 C、上司分派两项以上工作时,按照先来后到顺序进行 D、上司所指示的工作假如不合适,可以不实行10、文员按照”优先顺序”解决工作,以下哪一项是不适宜的? D . A、 先
4、将自己想做的工作以重要限度为标准分类 B、另一方面以紧急限度和重要限度为标准分类 C、 同时考虑上司的意向和文员自身的工作效率 D、可以按照文员自己的习惯进行工作11、文员必须管理好自己的时间,以下运用时间的行为中哪一项是不适宜的? C . A、定好目的,把想做或需要做的事情写下来 B、尽量控制外来干扰,把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 C、每日把工作安排得超过工作时间,给自己压力D、对每一项工作作出安排,定好最后期限12、以下关于文员管理好时间的说法,哪一个是错误的? D .A、定好目的,把想做或需要做的事情写下来B、想办法加快解决邮件、信件和其他反复出现的事务C、开始工作之前要做好
5、准备工作,就不会因遗忘某事而半途停顿D、把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做13、文员传达上司的指示时,哪一项做法是不适宜的? A . A、 传达可以依据上司重要意思,夹进自己的意见 B、必要时可形成文字材料,照本宣科 C、不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示 D、重要的指示,应当规定被传达者复述一遍,以免漏听或漏记14、文员必须具有合作精神,以下合作方法中哪一项是不适宜的? B . A、善于同别人合作,密切配合,步调一致 B、应当有自己的个性,尽也许使别人服从自己 C、配备文秘人员时遵从异质结合的原则 D、公允地和同事分享胜利的成果,分担失败的责任15、以下接打电话的行为中,哪
6、一项是不适宜的? C . A、电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔,一有留言就能立刻记录 B、文员离开办公室时,要安排别人替您接电话 C、应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系 D、假如已经回电,但没打通,牢记要再联系16、以下哪个接打电话的行为是错误的? A .A、受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击B、给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上C、做记录时可以在便笺下垫一张复写纸,以防遗失后备用D、半途因有事需放下电话请对方等待时,应把听筒朝下放置17、文员在接打电话时,对的的做法是 B .A、电话铃响一声就应接听B、在电话机旁随时放着电话记录单和笔,一有留言就能立刻记录下来C、文员
7、接听业务电话时,应一方面让对方报出姓名、单位D、文员替上司传话时,应考虑对方的情绪以个人的口吻转达18、以下文员应遵守的电话礼仪中,哪一项是不适宜的? B . A、 考虑打电话的时间是否合适 B、打出电话,而对方无人接听,等铃声响了二、三下可挂电话 C、 有时候上司过于繁忙,规定文秘人员编织一些”美丽的谎言” D、对待投诉电话先安抚他,以友善的态度表达歉意,并告知一定立刻调查此事19、以下哪些标准不是文员分拣邮件应当遵守的? C . A、按收件人姓名分拣 B、按收件部门名称分拣C、按私人公务标准分拣 D、换邮件重要性分拣20、文员在拆邮件时,错误的做法是 A .A、拿到信件后在桌子上磕几下,然
8、后用手撕开B、应当把邮件提成最急件、次急件和普通件C、经授权阅看信件时,应把重点部分用红笔划出,提醒上司注意有关问题D、在移交物品要打印一份清单,注明收到日期,请接受人员签字,并保存好21、文员假如误拆了非本公司的信,应当 A . A、在信封上注明”误拆”,写上自己姓名的缩写,并把信重新封好并退回去 B、在信封上注明”误拆”,写上自己姓名的缩写,把信敞开并退回去C、在信封上注明”误拆”,把信重新封好并退回去D、写上”查无此人”,并把信重新封好退回去22、邮件的寄发不要考虑以下哪个因素? D . A、时间 B、便利 C、经济 D、爱好23、文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印顺序应当是
9、C .A、国名、地址、部门、姓名B、姓名、地址,部门、国名C、姓名、部门、地址、国名D、姓名、国名、部门、地址24、传真机最佳用来传送以下哪种邮件? D . A、通常的图纸 B、机密文献 C、很长的文献 D、感谢信25、以下关于握手的礼节,错误的是 C .A、上级先伸手后,下级才干相握B、通常社交场合握手不可太用力,但也不可漫不经心用手指尖点一下C、双方有很多人时,可以交叉握手D、握手时应上身稍前倾,双目注视对方,微笑致意或问好26、文员从事信访工作,在解决顾客或其别人的来信时,不应 C .A、拆开后信纸在后、信封在前,一并装订,有转办单的放在信纸前面一并装订B、对写信人的各项情况逐项登记C、
10、解决信件按照”分级负责、归口办理”原则,进行转办、交办或自办D、对问题复杂、调查解决的时间较长的信件,应复信作解释和答复27、在会议开始前和进行过程中,文员的以下哪项活动是不恰当的? C . A、协助签到B、分发资料 C、作会议记录时离开会议室接听电话D、暂时保管和会者的物品28、文员进行会议的计划和准备时,不应当做的是 .A、文员按照上司的指示,应事先调查时间安排对参与者是否方便B、什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急限度C、会议场合的选择,要依据会议时间长短、花费多少作决定D、文秘人员必须配合会议议程,具体检查各项工作29、文员做会议记录时,可以在会议记录中 C . A、加入自己的主观
11、意见 B、不记录议题 C、和发言者用词不一致但意思完全一致 D、对所记内容作评论30、会议中有时有人会规定把他发言的一段不作记录解决,这时文员应 D . A、不理睬 B、不征求主持人意见,停止笔录 C、征求主持人意见,停止笔录,不关录音机 D、征求主持人意见,停止笔录,关录音机31、上司决定参与某个会议时,文员不应当 A . A、只在便笺上写好会议名称 B、除了送来的资料外,也必须收集其他上司有必要的资料 C、假如是第一次前往的公司外的地点,要先了解场地情况和交通所花费的时间D、和上司先充足沟通,避免在会议进行中碰到电话联系的不便32、以下哪一种类型适合自由谈话,或是收集创意的会议? C .
12、A、 口字型 B、教室型 C、圆桌型 D、 U字型33、以下关于交互式电话会议的功能中,哪一项是不具有的? A . A、审查功能 B、保密功能 C、欢迎词播放功能 D、报数功能34、有时应上司规定,文员参和会见或会谈,以下哪项内容不是文员的任务? B .A、准备资料 B、发表意见 C、现场服务 D、会议或会谈记录35、文员依据上司指示,向对方规定约会时,以下哪种做法是错误的? D .A、假如用写信的方法,在估计对方收到信后,再打电话确认B、告知您或上司的联系电话,以便有变化时可立刻告知C、对方越忙越必须早一点联络D、假如上司出差,可以在他回来的当天安排约会36、文员制作日程安排计划表时,以下哪
13、一种情况应避免? D . A、上司没有通过文员而决定的日程安排计划,也必须填写在计划表上 B、假如表上的空白处太少,可以使用速记符号或自己可以了解的简朴符号 C、制作日程安排计划表时,要留意上司改变思考的时间和路途上的时间D、日程安排计划笔记本假如已经使用一年以上,可以废弃37、在某些情况下,文员在安排日程计划表时也许获得上司的完全信任,取决于两点:一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急；另一是具有 B ,了解规定约会者的心理. A、社交的能力 B、说话的技巧 C、听话的能力 D、听写的能力38、以下关于确认上司日程安排计划的行为中,哪一项是不适宜的? A . A、以电话方法决定面谈或开会的重
14、要预定计划,不用再以书面形式确认 B、上司和文员必须在周末核对下周的行动计划,每日早上核对当天的行动计划 C、假如会议的主办者是上司,就要确认至少在举办日的二、三天前会议室 D、会议、面谈所必须的文献及资料,要在前一天就准备好39、文员应当为上司的商务旅行作许多准备工作,以下哪一项是不适宜的? B . A、准备旅行计划和旅馆信息 B、代替上司制定约会计划 C、为商务洽谈收集资料 D、把上司商务旅行时需要带的行李列出清单40、以下关于预订工作的行为中,哪一项是不适宜的? D . A、 和人联系要记下对方姓名同时告知您的姓名,需再打电话弄清疑点应找同一人 B、一方面要了解火车运营时间,上司对铺位的
15、规定 C、 假如预订需要有保证,应事先申明,假如想取消预订,也要在结帐之前打电话 D、不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明41、照料上司身边琐事的说法,哪一种是错误的? D .A、有更多的机会体会到文员在工作、知识、能力上的从属性B、到了用餐时间,上司仍有公事或正在和人谈话,要运用适当时机提醒上司用餐C、对上司的健康管理包含防止、治疗、病后调理各阶段D、应酬需要更换衣服,这是上司个人的需要,不必给予协助42、以下关于名片的使用方法,哪项是错误的? D .A、文员应在任何时候、任何场合携带名片B、向别人递送名片时应双手捧交,将文字下面朝向对方C、假如对方给您名片,而您恰好没有带在身
16、边,应说明并表歉意D、各自只能当面递送,寄去是不礼貌的43、文员碰到对方递送的名片上有较罕见的字,应 D . A、不作声,等无人时查字典 B、作判断,用同偏旁的字音读 C、不用读,只称呼姓即可 D、请教对方”可否请问一下,这个字怎么念?”44、以下关于交际礼仪的举止行为,哪一项是比较适宜的? D . A、用后跟着地走路 B、正式场合,女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿 C、男性在任何场合都可戴着手套握手 D、穿着短裙的下蹲姿势,应跨前半步后腿虚跪,上身保持挺直,蹲下时慢悠悠地弯下腰45、社交场合很讲究顺序礼仪,通常 B .A、 以右为次 B、以右为尊 C、以后为次 D、以左为尊46、文员协助举行宴
17、会时,不用考虑 D . A、 宴会的形式和气氛 B、交通是否方便 C、 有无停车场 D、有无休息室47、以下说明宴会的种类和形式的内容,哪一项是对的的? C . A、鸡尾酒会通常以邀请夫妇同时出席为好 B、茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究,通常在餐厅举行 C、工作餐是非正式宴请形式,早、午、晚举行均可 D、午宴通常不设固定席位,以便于客人社交48、以下关于文员的宴会礼仪中,哪一项是对的的? D . A、用叉、匙进食时,将餐具的整体放人嘴里,或用舌头去舔 B、站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物 C、口内具有食物和人说话 D、吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起,再用汤匙轻轻由里向外舀
18、去49、以下餐巾的使用方法是对的的 C . A、半途离座,把餐巾放在椅子上 B、用来擦刀叉C、用来擦嘴唇嘴角 D、塞入衣服领口里50、以下文员应遵守的参与宴会的礼仪中,哪一项是不适宜的? C . A、应选择轻软而富于光泽的衣料,用黑、红、白等纯色为宜 B、白天赴宴应选用香味较浓的香水,夜晚则应选用香味优雅的香水 C、 未用完一道莱时,应将刀叉平行排放在盘了上右侧,叉尖向上,刀刃向内 D、文员应在上司之后和对方碰杯,碰杯时应目视对方以示敬意51、上司参与各种应酬和会议,有时需要更换服装,文员应 A . A、告知上司家人把衣服送达 B、自己到上司家里去拿 C、让上司自己去家里更换 D、去买新的服装
19、52、以下关于说话的要领中,哪一项不适宜? B . A、语句要简短 B、由过程先说 C、 运用反复的效果 D、说话时考虑时间、地点、场合、对象因素,使用模糊语言53、办公室人员在社交活动中应如何选择话题,哪些是属于合适的话题? A . A、有共同利益的话题 B、夸耀自己的话题 C、保密的话题 D、应当忌讳的话题54、将同文多页沿边取齐后均匀错开,从首页到末页,在页边加盖一完整公章,可以证明文献各页的确是同时形成,以杜绝日后篡改之嫌疑,这是 A . A、 骑边章 B、封存章C、 骑缝章 D、证见章55、值班人员不应当做以下哪类事情? A .A、签发文献 B、分发会议告知 C、询问情况 D、传达指
20、示56、文员要做好档案收集,应当收集的文书资料是 A .A、下级单位报送的报告,记录报表等B、未经签发的文电草稿C、单位内部互相抄送的文献材料D、本单位负责人兼任外单位职务所形成的文献材料57、以本单位和外单位就某些问题的往来文书为标准立卷.如问函和复函等用 A .A、 按通讯者特点立卷 B、按地区特点立卷C、按文种特点立卷 D、按作者特点立卷58、 文书立卷归档规定遵守一定的制度,包含以下方面 B .A、归档内容、归档时间、保密规定 B、归档范围、归档时间、归档耍求C、收集范围、归档时间、管理制度 D、归档范围、时间限度、归档材料规定59、文书立卷的归档制度包含三方面:归档范围、 A 和归档
21、规定. A、归档时间 B、归档凭证 C、归档模式 D、归档历史【办公室管理】期末复习判断题归纳1、办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度. 2、办公室的灯光照明要避开自然光,最佳用人工灯光. 3、文员第一次做一项工作时应当快一些,假如错误可以再做一遍. 4、善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎,对同事尊重和理解,即不能违反同事的意愿. 5、文员对支票管理要谨慎,支票簿和印章应当一同锁入抽屉. 6、文员传达上司信息时,可以把上司的话语加多或减少,以个人的口吻来转达. 7、假如文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长,您跟对方的文员说完之后就应当叫上司接过电话,告诉上司要找的人立刻就会来听电
22、话,让上司直接和对方通话. 8、文员对报纸和杂志的解决,可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上,其他的放在报刊架上供大家阅读. 9、文员应避免不必要的通信和邮寄,尽也许频繁的联系集中起来分批进行. 10、文员在工作时间如需要补妆,应当去洗手间. 11、男女之间握手,男士先伸手了,女土才干和之相握. 12、按英美国家习惯,文员接待来访者,应当站起来和来访者发言. 13、假如需要和来访者拟定会面时间,应先征求来访者方便的时间,查看上司的时间表,假如这一时间有空,就可答应下来. 14、假如会客室的门是拉开的,先让来访者进入会客室后,文员立刻换手握住室内的门把手,以轻盈的步伐进入室内,轻轻关上门
23、. 15、假如会客室的门是推开的,文员应先小步走进会客室,等客人进入后,再轻轻关上门. 16、介绍地位相同的人时,应按照到职的先后,先介绍新进的职工；若同时到职,就先介绍年纪较轻的人. 17、文员作介绍,应先介绍地位高的人,再介绍地位低的人. 18、文员作介绍,若年龄、地位都相同,应从较亲近的人开始介绍. 19、同时介绍很多人时,可从右至左,按顺序介绍. 20、假如是您主持会议,则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文献夹,假如以后出现问题,可以查看笔记,证实某一天您曾给某人安排了某件工作等. 21、为来自外地的和会者安排宾馆住宿,最方便的安排是在同一家宾馆为和会者预定房间,只要弄
24、清有多少人数即可. 22、假如会议气氛紧张,且对上司立场不利时,文员可借奉茶为名,态度和蔼,轻柔缓慢地端出茶点,以消除紧张的气氛. 23、会议租用的设备,文员必须保证宾馆或其他供应者把所需用设备都送过来,并在会议开始前有足够的时间布置好,这些设备应由文员具体操作和负责. 24、假如上司一年之中交往很多,但很难记住每一个人和每一次见面的情况,文员应把有关资料输入电脑,准备交往提醒文献. 25、受到直属上司以外的指派时,假如是文员自己可以安排办理,并且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受,否则要向直属上司请示后再作决定. 26、假如不小心发生日程安排计划反复的情形,就要排定可以动用的空档,自己
25、决定优先顺序. 27、上司自己安排的约会忘了事先告诉您,出现约会冲突,解决方法是让上司先见他自己安排的那一位. 28、文员由于已经打过电话,并给对方留了言,即是已经完毕任务了.”做过某项工作”和”完毕某项工作”是完全相同的. 29、对于误投邮件,文员可先拆开看看,然后在信封上写上”该地址不对”,并把它退回去. 30、假如对方所规定的日期已经被预约,除非有相称的确认,文秘人员切不可独断地拒绝,应当问明上司的意思,由于或许那是件必须取消原定约会的重要事情. 31、拜访长辈或地位较高人士时,可先请人递上您的名片,以作通报. 32、当上司规定文员协助私人事务时,就把它当作是上司运用文员下属同事的关系来
26、协助他解决私人的事务. 33、即使是上司私人的应酬,文秘人员也应当积极、乐意地去协助. 34、假如是沿着人行道走,两个人并行,”尊贵的位置”是在右边,三个人并行,则在中间. 35、女性文员坐下后,脚尖在膝盖垂直线以内,也可稍向左侧后右侧,臀部在椅子上只坐三分之二,后背离椅面有一个拳头大小距离. 36、当和人擦肩而过,或越过长辈、上司前面,或因事半途离坐时,都要招呼一声. 37、宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯,但必须有反映中国传统风味的土特产品,如茅台等烈性酒. 38、用叉、匙进食西餐时,可将餐具的整体放人嘴里,或用舌头去舔. 39、宴请的请柬通常要提前一至二周发出,以便客人及早安排,已经口头约
27、定的就不要补发请柬了. 40、鸡尾酒会通常要安排好座次,在请柬上注明对着装的规定. 41、口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同,对上司或长者说话,应文雅些；对通常同事或顾客说话,就可通俗. 42、要发问或故意见时,应当等上司说完话之后再发问,可以提出自己的见解.假如上司不加采纳,应说服上司. 43、假如要拒绝别人,最佳是依照自己和对方的人际关系限度,分别使用表达方法,以避免由于拒绝而发生不必要的困扰. 44、合适的话题可以有双方都感爱好的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题. 45、监印员可把印章携带出办公室,去其他地方盖章. 46、文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致
28、,可以出具空白介绍信. 47、面对突发事件,值班人员有时在领导人未指示前就要采用临时应急措施. 48、办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度,但没有岗位责任制度. 49、列入保密范围的公文,应在产生的同时,由制文机关拟定密级和保密范围,密级和保密期限的变更和解密. 50、注办是指文秘人员在【文献解决单】上或文尾的下角注明公文办理的结果. 51、即使客观形势发生变化,也不应变更档案的密级、期限. 52、文书部门立好的案卷,必须逐年移交给档案室集中保管,称为”归档”,有归档范围和规定,但没有期限. 53、文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目,将已经解决完毕的文献,随
29、时按类目上的相应条款归人卷内,即为年终归卷工作. 三、简答题1、 文员所作的的完整的会议记录应当包含哪些事项?答:1会议名称；2会议记录人的姓名、盖章；3时间；4会议地点；5议题；6主持人、主席；7出席者名单；8会议的通过情形及结论；9相关资料；10下次会议预定日期.2、 办公室人员为了说服对方接受自己的见解应当怎么做,要领有哪些?答:1清楚地知道在所说服的事项中,最想说什么,以逻辑分析自己的意向,并对目的、效果、重要性、关联性等,抓住重点.2说服时,要尽量具体客观,使对方产生了解的动机.3偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见,或用图表、资料、经验谈等等.4要具体了解对方的立场和意向,先注意
30、聆听对方所说的话,切勿以自己主观的方法进行谈话.要掌握对方不能了解的地方,努力加以说明；5积极发问,了解对方的想法,对方有关信息的种类和数量,以及背景如何等等；6以诚恳的态度为对方着想而发言,不要使用令对方反感的言词.7让对方打开心扉,使对方对自己的见解产生爱好；8不可伤害对方的自尊心.3、 什么是受意?受意有几种?办公室人员应当如何运用受意方法?答:1受意是文员接受和领略上司意图.2一种是直接受意,另一种是间接受意.3文员要善于领略上司意图,按上司意图办事.但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意,把上司的质疑、设问误认为上司的指示.要做到:备好记录本,记录下批示要点.注意倾听,专心判断
31、指示的用意.必要时可以提问,直到明了意图为止,但不要打断谈话.如有不批准见,可以公开提出,但要言之有理,并要注意方法、态度.接受指示后,要不失时机地贯彻实行.4、 公文的完全格式包含哪几项?请写出这些项目.答:1版头、发文字号、印刷顺序号.2密级、紧急限度.3签发人姓名；4公文标题；5主送机关；6正文、附件；7发文机关、成文日期、机关印章；8注释、阅读范围.9主题词；10抄送单位、印发说明.5、 提高会议效率可以有哪些做法?答:遵循法律法规、合理拟定会议目的、拟定必要的和会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本.6、 文员运用提醒系统提醒上司的工
32、作,有哪些提醒系统?具体做法是如何的?答:有电子提醒系统和人工提醒系统；电子提醒系统的做法:在电脑中设立日程表、报警系统、一周计划及其他提醒事项,文员应当随着情况的变化不断编排和修改输入的信息.人工提醒系统的做法:设立基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提醒性备忘录、准备约会表、准备特殊提醒卡、准备交往提醒文献.7、 文员依据单位需要向外或向内发文,需要通过一系列程序即为发文过程.请说明这一过程.答:1拟稿；2核稿.指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核算.3签发.指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出.4编号.已经签发的文献,由文秘人员统一编排发文字号.5缮印.对已经签发的文献定稿进行誊
33、清、复印或排版印制.6校对.指将文献的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正.7用印.指在完毕的文献上加盖机关印章.8登记；9分发.8、 文员受上司指示,向对方规定约会时应注意哪些要点?决定期间、地点时要注意什么?答:要获得上司的许可假如用写信的方法,在等到对方收到信后,再打电话给对方的文秘人员以确认；要对的告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方法、所需要的时间等.约定好以后, 一定要向上司报告,并填写在日程安排计划表上.还应准备约会所需要的文献资料.星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；公司有重大活动的那一天不宜安排约会；地点选择对方比较方便的地方,还应考虑约会的礼仪规
34、格、是否需要保密、是否需要就餐等因素.9、 文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和规定是什么?答:1进言是指文员积极对上司提出意见、建议、批评或规劝；2参谋作用；3补缺作用；4增进关系作用；5适事.紧急的事,重要的事,上司需要知道的事；6适时.考虑时机；7适地.看场合；8适度.要注意掌握分寸.10.什么是文书的立卷特点?通常可以按照哪几种特点立卷?答:1文秘或档案人员把文书按照某些共同特点组合成案卷,称为”立卷特点”；2按问题特点立卷;3按作者特点立卷；4按文种特点立卷；5准时间特点立卷；6按地区特点立卷；7按通讯者特点立卷；8在运用六个特点立卷时,需要运用两个或两个以上的特点组合每一个案
35、卷.10、 来信受访的范围包含哪些?受理和解决的程序和基本规定是什么?答:1受理的范围是:国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件.2及时拆封.拆封时,不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方.对急信、要信、或有过激言语的来信,要解决及时,报告上司,还要以有效方法通告有关单位紧急解决.拆开后在装订时,信纸在前、信封在后.要一并装订.3认真阅读.把握信中的重要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明”参阅某卷宗”或”可和前信印证”等.提供领导复信所需的资料.4逐项登记.用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、重要内容、规定
36、、收信单位以及承办后的情况、结果和立卷存档号等具体记载,便于记录、查找和催办.5认真解决.解决信件应当按照”分级负责、归口解决”的原则,进行转办、交办或自办.6及时复信.复信是取信于职工群众的有效措施,增长职工群众对组织的信任.课诵信可采用收信人复信,或承办人复信两种方法进行.11、 文员所作的口头报告的基本方法是如何的,有什么规定?答:1不要失去报告的适当时机.报告时机原则上最佳是在完毕被指示工作时,但有时也要在尚未完毕之时作期中报告.有时因上司太忙,不妨预先约好时间.2不要弄错报告对象及顺序.要直接向指示工作的人上司报告；3报告的顺序基本上是先说结论,接着依照必要说明理由及通过,如:”结果
37、是这样,理由有三个,一是.”.4一定要简短、扼要、流畅；5如报告过于复杂,应事先以5W2H的原则检查是否漏掉；6假如觉得仅仅以口头报告对方,对方不易明了,或报告项目很多时,可以制作”报告备忘录”提出来.12、 单位印章重要有哪些?印章的刻制和使用有哪些规定?答:单位印章重要有1单位印章、套印章；2钢印、领导人署名章、其他印章；3刻制公章有两种情况:一是由上级主管机关刻制颂发；4另一种是由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制；5公章通常由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用；6加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核署名；7将盖用文献名称、编号、日
38、期、签发人、领用人、盖章人等项具体登记.8加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正、完整不歪斜、更不能颠倒.9凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位章方能有效.13、 按照2023年【国务院行政机关公文解决办法】的规定,国务院规定的行政公文共有几类几种.答:1命令令；2决定；3公告；4通告；5告知；6通报；7议案；8报告；9请示；10批复；11意见；12函；13会议纪要.四、设计题1、小李是刚到公司的文员,公司办公室内有各种文献柜、储物架、书报架,办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机,还给了她新的文献架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、
39、复印纸(2刀),规定小李整理好办公桌,把东西分门别类放置在适当的位置.小李应当怎么做?(P13)答:电话放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录；电脑放在右边；新文献夹放需要翻译的资料,在文献夹上贴上相应的标记条；各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参考书应当放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；公司印章放入办公桌带锁的抽屉内；墨水放置在储物架底层,复印纸放在下面几层.2、安徽某公司欲和上海某公司合作,上海以品牌、技术入股,运用安徽比较便宜的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品.上海代表团一行10人将于8月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好准备.假如您是小李
40、,您如何设计这个接待方案?(P121)答:1接受任务；2了解来宾；3制订计划；4预订食宿；5迎接来宾；6商议日程；7安排会议；8陪同参与；9送别客人；10接待小结.3、康桥宾馆位于本市南京西路45号,是个中型宾馆,有会议室、餐饮、停车场等,某公司准备在11月15日上午9:00到12:00召开全厂中层干部大会,讨论次年产品发展和销售计划,地点就在康桥宾馆的12楼会议室.这次会议由总经理办公室负责安排.办公室主任让小付拟一个会议告知.他应当考虑哪些问题?(P123)答:他应考虑L1)会议名称;(2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称；3日期、时间；开始到结束的预定期刻4地点；具体在几楼几号会议室5议题；或议事日程6主办者的联络处、电话号码等.7开会所在地,建筑物名称、几楼、电话号码必要时可附上地图.8注意事项、是否备有餐点、有否停车场,或当天应备的资料等4、文秘人员如何主持会