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1、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定问题讲解 大连市档案局业务一处联系电话：1、规定颂布施行的重要意义、规定颂布施行的重要意义（23）l 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定以“令”的形式发布，使规定具有更高的强制性和权威性。这充分体现了国家档案行政管理部门对确定机关文件材料归档范围和划分文书档案保管期限工作的高度重视。规定的发布实施将有力促进机关档案基础业务建设。界定机关文件材料归档范围和划分文书档案保管期限是机关档案工作的基础性工作，是做好机关档案工作的前提，关系到机关文件材料的存毁。规定的发布实施对各级机关依法开展文件材料范围和档案保管期限划定工作提供了重要保障。规定的发布施
2、行将有力推动国家档案资源建设。机关档案是国家档案资源的重要来源之一，机关档案资源建设是国家档案资源建设的基础。各机关按照规定要求，合理界定文件材料的归档范围、正确划分档案保管期限，为将来档案移交进馆打下了良好基础，能够确保国家档案资源的齐全完整并有效提供利用，确保国家档案资源建设的有序进行。新中国成立以来，在划分机关文件材料归档范围和档案保管期限工作方面，迄今为止经历了五次较大的改革。第一次是1956年、1957年中办秘书局、国家档案局先后制定了党的机关档案材料保管期限的一般标准、国家机关一般档案材料保管期限参考表。2、规定制定的背景（、规定制定的背景（24）第二次是1964年发布了机关文书档
3、案保管期限参考表（试行草案），将党政机关档案保管期限表合二为一。第三次是1983年国家档案局颁发了关于文书档案保管期限的规定和关于不归档的文书材料的规定。第四次是1987年国家档案局颁发了关于机关档案保管期限的规定、机关文件材料归档和不归档的范围。第五次是2006年底颁布的国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定。3、关于国家档案局、关于国家档案局8号令号令 l 令是一种行政公文，国家行政机关公文处理办法对令的功能作了如下阐述：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。l 令的特点，一是权威性和强制性，令是所有公文中最具权威性和强
4、制性的下行文种。令一经发布，受令者必须绝对服从，没有讨价还价的余地，更不允许抵制和违反。通常所说的“令行禁止”，通过令这种文体，能得到最充分的体现。l 二是使用权限有严格的限制；令虽是行政公文的主要文体，但并不是所有行政机关都有权发布令。只有国家主席、国务院总理，国务院各部部长、各委员会主任，县级以上各级人民政府，才可以在法律规定的权限内发布令。l 规定以“国家档案局令”的形式发布施行，充分体现了国家档案行政管理部门对确定机关文件材料归档范围和划分文书档案保管期限工作的高度重视。所以我们也必须加强这项工作的贯彻实施。规定的组成l正文 共15条l附件 文书档案保管期限表共13大项、84小项规定正
5、文部分解答4、“第一条第一条 为便于各级党政机关和人民团体为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据中华历史面貌，又便于保管和利用，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法，制定本规定。案法实施办法，制定本规定。”l 第一条主要阐明了规定颁布的目的、以及规定制定的法律依据。l l5、规规定定第第二二条条“
6、本本规规定定中中的的机机关关文文件件材材料料是是指指机机关关在在其其工工作作活活动动过过程程中中形形成成的的各各种种门门类和载体的历史记录类和载体的历史记录”。l “文件材料”一词在档案工作中被广泛应用，但一直缺少一种规范的表述，这次规定明确了“机关文件材料”的概念，对“机关文件材料”的内涵有了明确的界定，他包含了机关活动中形成的各种门类、各种载体的材料，不仅适用于文书材料的归档，还适用于非文书档案的归档。6、机关文件材料归档和不归档的范围、机关文件材料归档和不归档的范围（36）l 根据规定第三条，机关文件材料归档范围包括四个方面：l一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对机关工作、国家
7、建设和历史研究具有利用价值的文件材料；l二是机关活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；l三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；l四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。l规定第四条，机关文件材料不归档的范围也包括四个方面：l一是上级机关的文件材料，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；l二是本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性群众来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机
8、关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；三是同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；四是下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报和越级抄报的文件材料。l 机关文件材料归档范围的四款规定是原则性的，只对机关文件材料的归档范围作宏观的、指导性的规定，而机关文件材料不归档范围的四款规定则是明确的、具体的，具有很强的操作性。l在机关文件不归档的范围中要注意两个问题在机关文件不归档的范围中要注意两个问题：l 一是关于历次修改稿的问题。一般性文件的历次修改稿是不归档的，但重要的法律、法规的历次修改稿要保存归档；有领导人重要修改意见
9、和批示、指示的稿本要保存归档。l 二是机关的文件的最后定稿，原则上与正本文件、文件处理单一并归档。l l7、“第五条第五条 凡属机关归档范围的文件材料，凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。据为己有或拒绝归档。”l 这里的集中统一管理，可以从两个方面来了解，一是对本单位档案的实体实行集中统一保管，统一整理、编目、提供利用；另一方面是对本单位的全部档案信息（目录、数据等）按统一的管理制度进行集中管理。l l8、“第六条第六条 机关文书档
10、案的保管期限定为永机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为久、定期两种。定期一般分为30年、年、10年。年。”l 这一条改革了原有的文书档案保管期限的划分方法。将原来的“永久”、“长期”、“短期”的划分方法改为“永久”和“定期”两种。定期中再实行标时制，一般分为30年和10年。l 定期保管的文书档案实行标时划分，不能直接注明或写上“定期”，而是直接标识“30年”、“10年”等。l 各机关应将保管期限为永久和定期在30年以上的档案向同级国家综合档案馆移交。9、永久保管的文书档案内容和定、永久保管的文书档案内容和定期保管的文书档案内容（期保管的文书档案内容（40）l 规定第七条永久保
11、管的文书档案主要包括：l一、本机关制定的法规政策性文件材料；l二、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；l三、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；l 四、本机关关于重要问题的请示与上级机关 的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计 报表等；l五、本机关机构演变、人事任免等文件材料；l六、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；l七、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；l八、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。l 规定第八条定期保管的文书档案主要包括：l一、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材
12、料；l二、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性的文件材料；l三、本机关人事管理工作中形成的一般性文件材料；l四、本机关一般性事务管理文件材料；l五、本机关关于一般性问题的请示与上级机 关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；l六、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；l七、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；l八、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；l九、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。10、“第九条第九条 机关形成的人事、基建、会机关形成的人事、基建、会计及其
13、他专门文件材料的归档范围和档案保计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。管期限，按国家有关规定执行。”l 规定虽没有其他门类文件材料的归档范围和档案保管期限表，但根据规定第九条，其它门类、载体的文件材料都包含在规定之内。l专门档案相关规定：l干部档案干部档案：1991年4月2日干部档案工作条例（中组部、国家档案局）l照片档案照片档案：行业标准照片档案管理规范GB/T 11821-2002l基建档案基建档案：l a、国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 11822-2000l b、行业标准国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T28-2002l c、
14、国档发19984号基本建设项目档案资料管理暂行规定 l会会计计档档案案：会计档案管理办法（财会字199832号）l电电 子子 文文 件件：a、电 子 文 件 归 档 与 管 理 规 范 GB/T18894-2002l b、电子公文归档管理暂行办法国家档案局第6号令l c、大连市电子文件和电子档案管理办法（试行）大档发200163号l d、大连市文书档案目录数据交流标准大档发200624号等七个档案数字化规范标准l艺艺术术档档案案：艺术档案管理办法2002年2月1日文化部、国家档案局11、“第十条第十条 机关对应归档电子文件的元数据、机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。背景信
15、息等要进行相应归档。机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。”l 对机关电子文件和纸质文件材料的归档做出了要求。l 对电子文件的归档时的组成要件提出了特殊要求，即电子文件归档时对电子文件的元数据、背景信息等也要同时归档，这主要是为了确保电子档案的长期有效性、可读性。l 对纸质文件材料归档的组成要件做出规定，有文件发文稿纸、文件处理单的，与文件正本、定稿一起归档。发文稿纸、文件处理单包含拟办、批办、承办、审核、签发等多种内容，体现文件形成的过程和来龙去脉。应一起归档。1
16、2、“第十一条第十一条 机关联合召开会议、联合机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。的副本归档。”l 机关联合召开会议、联合行文形成的文件材料，主办机关和协办机关都对其进行归档，除归档的是原件和副本、复印件的区别外，主办机关对档案保管期限的划分明显高于协办机关，主要是为了避免将来的重复进馆问题。l 党委办公厅、政府办公厅联合发文或召开会议，通常用的是党委办公厅的发文字号，这是以“两办”名义发文的惯例。但实际主办者可能是党委办公厅，也可能是政府办公厅，这就需
17、要从会议或文件内容来看是属党委还是政府归口管理的职责范围。13、“第十二条第十二条 各机关应根据本规定，结合各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。同级档案行政管理部门审查同意后执行。有垂直领导关系的中央、国家机关应依据有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国
18、家档案局审查同意后执行。经国家档案局审查同意后执行。”l 主要是阐明了这次各机关编制的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表要经过同级档案行政管理部门的审批同意才能执行。第十三条第十三条 在编制本机关或本系统文件材在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。料的归档范围和划分档案保管期限。l对机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表编制工作提出了要求。l在编制过程中
19、，要注意以下四个问题：l一、与本机关的档案分类方案结合制定编制本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的工作方案，不管是按机构还是按问题分类，都应针对本机关工作职能逐一编制一份具有针对性和实用性的归档范围和档案保管期限表。l 二、掌握编制工作方法。各机关档案部门要与本机关其他工作部门紧密结合，认真调查各部门形成的文件材料范围，确定文件材料的种类，与各工作部门结合规定内容，研究确定哪类文件应该归档，再按照归档文件材料的重要程度确定其保管期限。各机关档案部门调查表各处室填写（签字）汇总总表各处室（征求意见）送审稿l 三、明确编制范围。这次机关文件材料归档范围和档案保管期限表的编制范围对象仅限于机
20、关文书档案，其他门类档案不在此次编制范围之内。各机关其他门类档案的保管期限按国家有关规定执行。l四、遵守审批程序。按规定要求，各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，必须报送同级档案行政管理部门审批，经档案行政管理部门审查同意后各机关才能实施。l 按照国家局要求，保证贯彻规定的严肃性，市档案局成立由孔丽红局长为组长的审批工作领导小组，副组长由刘放鸣、刘志成2位副局长担任，成员由有关业务处处长组成。审批工作领导小组下设由业务指导一处人员组成的审批工作办公室。l2007年7月10月为各单位档案部门组织相关人员编制新的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的时间。l各单位档案部门必须在2
21、007年10月底前将编制好的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表（送审稿）和填写好的审批申请表，由主管领导签字后，同本单位的“三定”方案，报送到大连市档案局，由审批工作领导小组办公室进行初审，提出修改意见。编制单位根据修改意见，对送审稿进行修改，定稿后同填写好的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限审批表（一式两份）一起报大连市档案局审批，由大连市档案局审批工作领导小组批准后执行。14、第十四条、第十四条 本规定适用于各级党政机关和人本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。照执行。l 规定的适用范围主要是各
22、级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。结合我市的实际情况，大连市各级党政机关（包括人大、政协、法院、检察院等）、具有行政管理职能的事业单位、人民团体、民主党派、市属院校、市属金融单位都应列入规定的实施范围，其制定的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表应报送同级档案行政管理部门审批，其它企事业单位参照规定执行。15、第十五条、第十五条 本规定自颁布之日起施行，本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的国家档案局关于机关档案年颁发的国家档案局关于机关档案保管期限的规定和机关文件材料归档保管期限的规定和机关文件材料归档和不归档的范围同时废止。和不归档的范围同时废止。l
23、指出了规定的生效时间，即从2006年12月18日发布之日起施行。l 规定虽然从发布之日起施行，但对于一个机关来说，必须遵守规定实施的相关程序，一个机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表必须经同级档案行政管理部门审批同意后，才能具体执行，未经同级档案行政管理部门审批同意，不得擅自使用，因此，新的文件材料归档范围和文书档案保管期限表没有获准审批前，只能沿用原来的有关规定。l 在大档发20077号文关于贯彻落实机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的通知中要求，各级机关档案部门要在2008年6月底前完成本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制审批工作，整理2008年形成的文件材料
24、时按此规定执行。因此各机关档案部门要按照大连市档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表制定的时间要求和审批程序，做好机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制和报审工作，以保证规定在我市按规定的时间稳步实施。16、规定与规定与1987年的两个业年的两个业务文件的主要变化（务文件的主要变化（28）规定与1987年的两个业务文件相比，形式和内容方面的主要变化有以下六个方面：一是规定将1987年颁发的关于机关档案保管期限的规定、机关文件材料归档和不归档的范围两个业务文件合二为一。规定中附件文书档案保管期限表既是对文书档案保管期限的具体划分，也是机关文件材料的归档范围，具有一表两用的功能
25、。二是改革了原有的文书档案保管期限的划分方法。将原来的“永久”、“长期”、“短期”的划分方法改为“永久”和“定期”两种。定期中再实行标时制，一般分为30年和10年。l 三是突出了立档单位的主体地位，在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面体现了“以我为主”的思想。l 四是充实了一些文件条款。规定的附件文书档案保管期限表涉及保管期限界定的条款共84项，与1987年规定的63项保管期限条款相比，增加了21项。l 五是与1987年规定相比较，对一些档案的保管期限作了适当调整。l 六是加大了管理力度，将1987年规定中的“备案制”改为“审批制”，建立机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的
26、审批制度。l新机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表新增加的内容：行政执法、行政审批、产权关系、公民权益、财政预算材料等。在保管期限上做出调整的有：在保管期限上做出调整的有：l （一）有关个人利益、荣誉、地位的文件材料。凡凡是是涉涉及及“人人”的的切切身身利利益益的的东东西西全全部列入永久保管范畴。部列入永久保管范畴。（二）机关联合召开会议、联合行文过程中，本单位为协办的保管期限有所下调。（三）上、下级机关的来文，本机关归档是保管期限下调。附件部分问题解答附件部分问题解答 17、附件l规定的附件是文书档案保管期限表，按材料性质分四部分l一、会议材料（1-6）l二、领导检查、视察材料（7）l三
27、、本机关文件材料（8-10）l四、上级、同级、下级机关的文件材料（11-13）附件的特点l以我为主l以人为本l大部分文件材料的保管期限能准确划出l重要的、一般的等模糊词语大大减少l易产生歧义的材料也有进一步的解释关于“重要的”、“一般的”l“重要的”、“一般的”或“重要业务”、“一般业务”共出现11次l涉及9个方面、23个小项的业务问题18、对、对“重要的重要的”、“一般的一般的”文件材料如何划分的具体解释文件材料如何划分的具体解释 l 一、原文1.docl上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料，其“重要的”、“一般的”判断标准通常以上级领导的行政级别和检查、视察事由的
28、重要程度来划分。凡省部级领导的检查、视察形成的文件材料，应属“重要的”，省部级以下的领导检查、视察形成的文件材料是否重要，则就视情况而定。（62）l 二、原文2.docl重要业务问题与一般业务问题的区分关健在于对业务内容的把握。法规政策性、方针性、重大业务建设方面的内容属“重要的”。（63）l 三、原文3.docl行政处罚、处分、复议、国家赔偿中形成的文件材料“重要的”、“一般的”，应结合处罚的种类加以区分。凡“警告”以上的处分均为“重要的”，永久保存；“警告”为“一般的”，保存30年；一般性的通报批评，保存10年。国家赔偿过程中形成的文件材料，一般来说都属“重要的”，归档时应永久保存。（66
29、）l 四、原文4.docl重要职能活动、重要专题与一般活动、一般问题的总结、调研材料的区分，要从职能活动的规模、影响力、问题的大小等因素加以考察区分。（68）l 五、原文5.docl在机关事务管理教程中，机关与外单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料，都属法律文书。对这类文件材料价值判断标准应从文件材料法律价值出发，结合事由重要程度，合同、协定、协议等的有效时限，或涉及资金的多少来具体区分档案的“重要性”和“一般性”。l 六、原文6.docl重要与一般的接待工作的计划、方案的区分关健在于接待对象的级别。一般来说，重要的接待工作计划、方案接待对象是指省、部级以上的领导人。可定为30年。（7
30、7）l 七、原文7.docl机关国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料归档时，重要的划分为永久保管，一般划分为10年，“重要的”和“一般的”区分的原则是国有资产的规模、数量和价值大小。（79）l 八、原文8.docl上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料，“重要的”永久，“一般的”30年。“重要的”和“一般的”区分原则，在于把握上级机关制发的、属本机关主管业务的文件材料是否具有政策性、法规性、方针性。（79）九、原文9.doc机关纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料，“重要的”和“一般的”主要区分标准是案件违规违纪的程度，就是看案件的最终处理结果。如果违纪的程度达到警告
31、以上处分程度就是重要的，永久保管；警告处分为一般的，30年保管，形成的其它不够成处分的综合性报告、调查材料可保管10年。l “重要的”文件材料中，绝大多数是永久保存，仅有两种情况是保存30年，一是本机关为协办的，重要业务问题文件材料；二是接待工作的计划、方案。l “一般的”文件材料中，多数保存30年，仅三种情况保管期限为10年，一是一般性活动的总结、一般问题的调研材料；二是上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性的文件材料；三是机关与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等一般性的文件材料。19、机关对人大议案及答复、政协提案及、机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时，保管期限的确定（
32、办理结果归档时，保管期限的确定（59）l 文书档案保管期限表第1条第2款规定，机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时其档案保管期限为永久。l 各级人大、政协产生的人大议案、政协提案会转交给相关职能主管机关负责办理。根据议案和提案涉及到的内容可能由一个职能主管机关单独或二个以上机关联合办理，这样主办机关应该永久保存人大议案及答复、政协提案及办理结果，其他协办机关保管30年即可。人大、政协机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果也应永久归档。20、机关在对有效证件办理、审批过程中、机关在对有效证件办理、审批过程中形成的档案如何划分保管期限（形成的档案如何划分保管期限（65）l 划分有效证件
33、办理、审批过程中形成档案的保管期限，主要依据有效证件的有效时限。20年（含）以上有效或未注明的效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，机关在归档时要永久保管，20年以下的有效许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，机关在归档时定为30年保管。21、机关财务预、决算在文书档案中的归档问题（78）l 一直以来，我们要求机关在永久保管的文书档案里要归入机关财务的决算，没有对财务预算做出要求，在这次的文书档案保管期限表第10条第4款中，将机关预算文件纳入到了文书档案保管范围，并定为30年保管，而未将机关决算文件纳入文书档案保管期限表。为保证文书档案工作的连续性，解决进馆时的排列问题，我们要求各机关编制的新的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表在加入财政预算文件的同时，仍将财政决算文件划分到文书档案中归档保管。