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1、会计档案的整理方法会计档案的整理方法1一、会计档案的种类和保管期限一、会计档案的种类和保管期限n按照财政部、国家档案局制发的会计档案管理按照财政部、国家档案局制发的会计档案管理办法规定，会计档案是指：会计凭证、会计账办法规定，会计档案是指：会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料。簿和财务报告等会计核算材料。n会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。和证据。2一、会计档案的种类和保管期限一、会计档案的种类和保管期限nJ1凭证凭证 15年年nJ2账簿账簿nJ2.1现金、银行账簿现金、银行账簿 25年年nJ2.2总账、明细账簿等总账、明细账簿等
2、 15年年nJ3 报告（报表）报告（报表）nJ3.1年度报告（报表）年度报告（报表）永久永久nJ3.2季、月报告（报表）季、月报告（报表）5年年3一、会计档案的种类和保管期限一、会计档案的种类和保管期限nJ4其他其他nJ4.1保管清册、销毁清册保管清册、销毁清册 永久永久nJ4.2移交清册移交清册 15年年nJ4.3银行余额调节表、银行对帐单银行余额调节表、银行对帐单 5年年4二、会计档案的整理二、会计档案的整理n（一）会计档案的整理要求：（一）会计档案的整理要求：n会计凭证会计凭证n折叠整齐；折叠整齐；n原凭证封面各项目填写齐全，装订牢固，原凭证封面各项目填写齐全，装订牢固，n在凭证右上方盖
3、上档号章，并按要求将各栏目填在凭证右上方盖上档号章，并按要求将各栏目填写清楚，凭证起止张数是指记账凭证数。写清楚，凭证起止张数是指记账凭证数。5二、会计档案的整理二、会计档案的整理n（一）会计档案的整理要求：（一）会计档案的整理要求：n会计账簿会计账簿n会计账簿以自然形成的一本作为一个案卷；会计账簿以自然形成的一本作为一个案卷；n固定账薄不能拆去原封面，如现金和银行存款帐；固定账薄不能拆去原封面，如现金和银行存款帐；n活页账薄应拆去原封面和空白页，用活页账薄应拆去原封面和空白页，用“三孔一线三孔一线”的方法将活页账簿装订；的方法将活页账簿装订；6二、会计档案的整理二、会计档案的整理n（一）会计
4、档案的整理要求：（一）会计档案的整理要求：n会计账簿会计账簿n在启用页右上方盖上档号章，并按要求将各栏目在启用页右上方盖上档号章，并按要求将各栏目填写清楚；填写清楚；n会计账簿不编写页号，已编有页号的，则保持原会计账簿不编写页号，已编有页号的，则保持原貌。貌。7二、会计档案的整理二、会计档案的整理n（一）会计档案的整理要求：（一）会计档案的整理要求：n财务报告财务报告n按年度组卷；按年度组卷；n注意保持财务报告的原貌，除去会生锈的金属物，注意保持财务报告的原貌，除去会生锈的金属物，整本折叠；整本折叠；n编写页号，正面在右上角，背面在左上角，空白编写页号，正面在右上角，背面在左上角，空白页不编页
5、号。页不编页号。8二、会计档案的整理二、会计档案的整理n（二）会计档案的整理步骤（二）会计档案的整理步骤n会计档案的分类方法：会计档案按种类会计档案的分类方法：会计档案按种类年度年度保保管期限进行分类排列。管期限进行分类排列。9二、会计档案的整理二、会计档案的整理n（二）会计档案的整理步骤（二）会计档案的整理步骤n1、区分会计档案的种类。、区分会计档案的种类。10二、会计档案的整理二、会计档案的整理n（二）会计档案的整理步骤（二）会计档案的整理步骤n2、区分会计档案的年度。、区分会计档案的年度。11二、会计档案的整理二、会计档案的整理n（二）会计档案的整理步骤（二）会计档案的整理步骤n3、区分
6、会计档案的保管期限。、区分会计档案的保管期限。12二、会计档案的整理二、会计档案的整理n（二）会计档案的整理步骤（二）会计档案的整理步骤n4、排列案卷。在同一类型、同一年度、同一保排列案卷。在同一类型、同一年度、同一保管期限内，按会计档案形成时间的先后顺序排列管期限内，按会计档案形成时间的先后顺序排列案卷。案卷。13二、会计档案的整理二、会计档案的整理会计文件材料会计文件材料会计文件材料会计文件材料会计凭证会计凭证会计凭证会计凭证会计账簿会计账簿会计账簿会计账簿会计报告会计报告会计报告会计报告其他其他其他其他19951995年年年年19961996年年年年19971997年年年年1998199
7、8年年年年19991999年年年年14二、会计档案的整理二、会计档案的整理会计文件材料会计文件材料会计文件材料会计文件材料会计凭证会计凭证会计凭证会计凭证会计账簿会计账簿会计账簿会计账簿会计报告会计报告会计报告会计报告其他其他其他其他19951995年年年年19961996年年年年19971997年年年年19981998年年年年19991999年年年年总账、明细账总账、明细账总账、明细账总账、明细账现金、银行存款账现金、银行存款账现金、银行存款账现金、银行存款账15二、会计档案的整理二、会计档案的整理会计文件材料会计文件材料会计文件材料会计文件材料会计凭证会计凭证会计凭证会计凭证会计账簿会计账
8、簿会计账簿会计账簿会计报告会计报告会计报告会计报告其他其他其他其他19951995年年年年19961996年年年年19971997年年年年19981998年年年年19991999年年年年总账、明细账总账、明细账总账、明细账总账、明细账现金、银行存款账现金、银行存款账现金、银行存款账现金、银行存款账16二、会计档案的整理二、会计档案的整理n（二）会计档案的整理步骤（二）会计档案的整理步骤n5、盖档号章并填写相关栏目的内容盖档号章并填写相关栏目的内容。17二、会计档案的整理二、会计档案的整理n（二）会计档案的整理步骤（二）会计档案的整理步骤n全宗号：档案馆指定立档单位的编号。全宗号：档案馆指定立档
9、单位的编号。全宗号目录号案卷号32318二、会计档案的整理二、会计档案的整理n（二）会计档案的整理步骤（二）会计档案的整理步骤 目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不能出现相同的案卷目录号。全宗内不能出现相同的案卷目录号。全宗号目录号案卷号323J1.119二、会计档案的整理二、会计档案的整理n（二）会计档案的整理步骤（二）会计档案的整理步骤n案卷号：案卷排列的顺序号，在同一案卷目录内案卷号：案卷排列的顺序号，在同一案卷目录内不允许出现重复的案卷号。不允许出现重复的案卷号。全宗号目录号案卷号323J1.1120二、会计档案的整理二、会计档案
10、的整理n n二、会计档案的整理二、会计档案的整理二、会计档案的整理二、会计档案的整理n6、编制会计档案目录、编制会计档案目录21会会 计计 档档 案案 目目 录录n顺序号：即案卷号，案卷排列的顺序号，在顺序号：即案卷号，案卷排列的顺序号，在同一案卷目录内不允许出现重复的顺序号。同一案卷目录内不允许出现重复的顺序号。顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷内张数备注1凭证三水区2004年1月汇总凭证自2004年1月1日至2004年1 月31日15年562凭证三水区2004年1月记账凭证（一）自2004年1月1日至2004年1 月10日15年353凭证三水区2004年1月记账凭证（二）自200
11、4年1月11日至2004年1 月20日15年2522会会 计计 档档 案案 目目 录录n类别：会计档案的类型。类别：会计档案的类型。顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷内张数备注1凭证三水区2004年1月汇总凭证自2004年1月1日至2004年1 月31日15年562凭证三水区2004年1月记账凭证（一）自2004年1月1日至2004年1 月10日15年353凭证三水区2004年1月记账凭证（二）自2004年1月11日至2004年1 月20日15年2523会会 计计 档档 案案 目目 录录n标题：应简明扼要概括卷内材料的主要内容。标题：应简明扼要概括卷内材料的主要内容。顺序号类别卷（册
12、、袋）标题起止时间保管期限卷内张数备注1凭证三水区2004年1月汇总凭证自2004年1月1日至2004年1 月31日15年562凭证三水区2004年1月记账凭证（一）自2004年1月1日至2004年1 月10日15年353凭证三水区2004年1月记账凭证（二）自2004年1月11日至2004年1 月20日15年2524会会 计计 档档 案案 目目 录录n起止时间：案卷内文件材料形成的最早和最起止时间：案卷内文件材料形成的最早和最晚时间。晚时间。顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷内张数备注1凭证三水区2004年1月汇总凭证自2004年1月1日至2004年1 月31日15年562凭证三水
13、区2004年1月记账凭证（一）自2004年1月1日至2004年1 月10日15年353凭证三水区2004年1月记账凭证（二）自2004年1月11日至2004年1 月20日15年2525会会 计计 档档 案案 目目 录录n卷内张数：凭证类会计档案的卷内张数：凭证类会计档案的“卷内张数卷内张数”是指记账凭证的张数。是指记账凭证的张数。顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷内张数备注1凭证三水区2004年1月汇总凭证自2004年1月1日至2004年1 月31日15年562凭证三水区2004年1月记账凭证（一）自2004年1月1日至2004年1 月10日15年353凭证三水区2004年1月记账凭
14、证（二）自2004年1月11日至2004年1 月20日15年2526会会 计计 档档 案案 目目 录录n备注：说明案卷中材料的变化情况（如销毁、备注：说明案卷中材料的变化情况（如销毁、移出等）和一些特殊情况（如残缺、破损、移出等）和一些特殊情况（如残缺、破损、发霉、字迹褪色等）。发霉、字迹褪色等）。顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷内张数备注1凭证三水区2004年1月汇总凭证自2004年1月1日至2004年1 月31日15年562凭证三水区2004年1月记账凭证（一）自2004年1月1日至2004年1 月10日15年353凭证三水区2004年1月记账凭证（二）自2004年1月11日至
15、2004年1 月20日15年2527二、会计档案的整理二、会计档案的整理n（二）会计档案的整理步骤二）会计档案的整理步骤n7、打印会计档案目录，一式三份、打印会计档案目录，一式三份28二、会计档案的整理二、会计档案的整理n（二）会计档案的整理步骤（二）会计档案的整理步骤n8、会计档案入盒、会计档案入盒n会计账簿、会计报告可采用子母卷档案会计账簿、会计报告可采用子母卷档案盒，把若干个会计账簿或会计报告装入盒内，盒，把若干个会计账簿或会计报告装入盒内，填写子母盒封面的档号章和背脊即可。填写子母盒封面的档号章和背脊即可。29二、会计档案的整理二、会计档案的整理n（二）会计档案的整理步骤（二）会计档案
16、的整理步骤n会计账簿、会计报告封面：会计账簿、会计报告封面：30会计档案会计档案会计档案会计档案封面的填制封面的填制封面的填制封面的填制n会计档案封面会计档案封面统一使用国家统一使用国家标准的各级档标准的各级档案管理部门监案管理部门监制的封皮。制的封皮。佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账年现金、银行存款账自自 2003 年年 1 月至月至 2003年年 12 月月保管期限保管期限25年年本卷共本卷共 件件 页页归档号归档号全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号J2.1.2-231会计档案会计档案会计档案会计档案封面的
17、填制封面的填制封面的填制封面的填制n填写时应使用填写时应使用毛笔或粗笔划毛笔或粗笔划的笔填写，或的笔填写，或用打印机打印用打印机打印腊纸，再油印。腊纸，再油印。佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账年现金、银行存款账自自 2003 年年 1 月至月至 2003年年 12 月月保管期限保管期限25年年本卷共本卷共 件件 页页归档号归档号全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号J2.1.2-232会计档案会计档案会计档案会计档案封面的填制封面的填制封面的填制封面的填制n封面的栏目有：封面的栏目有：全宗名称、案全宗名称、案卷题名
18、、时间、卷题名、时间、保管期限、件、保管期限、件、页数、档号等。页数、档号等。佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账年现金、银行存款账自自 2003 年年 1 月至月至 2003年年 12 月月保管期限保管期限25年年本卷共本卷共 件件 页页归档号归档号全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号J2.1.2-233会计档案会计档案会计档案会计档案封面的填制封面的填制封面的填制封面的填制n全宗名称：立全宗名称：立档单位的全称档单位的全称或规范化的简或规范化的简称。称。佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有
19、限公司佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账年现金、银行存款账自自 2003 年年 1 月至月至 2003年年 12 月月保管期限保管期限25年年本卷共本卷共 件件 页页归档号归档号全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号J2.1.2-234会计档案会计档案会计档案会计档案封面的填制封面的填制封面的填制封面的填制n卷内文件起止卷内文件起止时间：案卷内时间：案卷内文件材料形成文件材料形成的最早和最晚的最早和最晚时间。时间。佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账年现金、银行存款账自自 2003 年年 1 月至月至 2
20、003年年 12 月月保管期限保管期限25年年本卷共本卷共 件件 页页归档号归档号全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号J2.1.2-235会计档案会计档案会计档案会计档案封面的填制封面的填制封面的填制封面的填制n保管期限：根保管期限：根据立卷时划分据立卷时划分的保管期限填的保管期限填写。写。佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账年现金、银行存款账自自 2003 年年 1 月至月至 2003年年 12 月月保管期限保管期限25年年本卷共本卷共 件件 页页归档号归档号全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号J2.1.2-236
21、会计档案会计档案会计档案会计档案封面的填制封面的填制封面的填制封面的填制n档号：档案的档号：档案的数字代号，由数字代号，由全宗号、目录全宗号、目录号、案卷号组号、案卷号组成。成。佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账年现金、银行存款账自自 2003 年年 1 月至月至 2003年年 12 月月保管期限保管期限25年年本卷共本卷共 件件 页页归档号归档号全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号J2.1.2-237会计档案会计档案会计档案会计档案封面的填制封面的填制封面的填制封面的填制n全宗号：档案全宗号：档案馆指定立档单馆指
22、定立档单位的编号。位的编号。如如企业没有全宗企业没有全宗号的，可不填。号的，可不填。佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账年现金、银行存款账自自 2003 年年 1 月至月至 2003年年 12 月月保管期限保管期限25年年本卷共本卷共 件件 页页归档号归档号全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号J2.1.2-238会计档案会计档案会计档案会计档案封面的填制封面的填制封面的填制封面的填制n目录号：全宗目录号：全宗内案卷所属目内案卷所属目录的编号，在录的编号，在同一个全宗内同一个全宗内不能出现相同不能出现相同的案卷目录号。
23、的案卷目录号。佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账年现金、银行存款账自自 2003 年年 1 月至月至 2003年年 12 月月保管期限保管期限25年年本卷共本卷共 1 件件 45 页页归档号归档号全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号J2.1.239会计档案会计档案会计档案会计档案封面的填制封面的填制封面的填制封面的填制n案卷号：案卷案卷号：案卷排列的顺序号，排列的顺序号，在同一案卷目在同一案卷目录内不允许出录内不允许出现重复的案卷现重复的案卷号。号。佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司
24、佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账年现金、银行存款账自自 2003 年年 1 月至月至 2003年年 12 月月保管期限保管期限25年年本卷共本卷共 1 件件 45 页页归档号归档号全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号J2.1.2-240会计账簿会计账簿会计账簿会计账簿会计报告背脊会计报告背脊会计报告背脊会计报告背脊佛佛山山市市创创联联发发展展公公司司二二三三年年全全宗宗号号目目录录号号J2.1.2案案卷卷号号1-241卷内备考表卷内备考表卷内备考表卷内备考表本卷情况说明本卷情况说明 说明案卷中材料的变化情况（如销毁、移出等）和一些特殊情况（如残缺、破损、发霉、字迹褪色等）。立立 卷卷 人：人：XXX 检检 查查 人：人：XXX立卷时间：立卷时间：2004年年1月月卷内备考表卷内备考表卷内备考表卷内备考表42二、会计档案的整理二、会计档案的整理n（二）会计档案的整（二）会计档案的整理步骤：理步骤：编制会计账簿、编制会计账簿、会计报告档案目录会计报告档案目录4344