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1、会计档案整理方法 一、会计档案概念一、会计档案概念 二、会计档案的内容与归档范围二、会计档案的内容与归档范围 三、归档时间、归档要求、保管期限三、归档时间、归档要求、保管期限 四、会计档案的整理要求四、会计档案的整理要求 五、会计档案的鉴定与销毁五、会计档案的鉴定与销毁 六、产权变动企业会计档案的管理六、产权变动企业会计档案的管理一、会计档案概念一、会计档案概念会计档案会计档案:是指会计凭证、会计帐簿和财是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。反映单位经济业务的重要史料和证据。（财政部和国家档案局财会字（财
2、政部和国家档案局财会字199832199832号会计档案管理办法第五条）号会计档案管理办法第五条）会计档案：是国家、社会团体、企业、事会计档案：是国家、社会团体、企业、事业单位、个体工商户和其他组织在会计核业单位、个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录。算活动中形成的具有保存价值的原始记录。1 1、定义指明了会计档案的形成准体。、定义指明了会计档案的形成准体。2 2、定义指明了会计档案产生的专业领域。、定义指明了会计档案产生的专业领域。3 3、定义指明了会计档案的价值属性。、定义指明了会计档案的价值属性。4 4、定义指明了会计档案的原始属性、定义指明了会计档案的原始属
3、性。二、会计档案的内容与归档范围二、会计档案的内容与归档范围会计核算材料的归档，是指单位会计部门会计核算材料的归档，是指单位会计部门或者会计人员将办理完毕的会计核算材料或者会计人员将办理完毕的会计核算材料整理向档案人员移交的过程，会计核算材整理向档案人员移交的过程，会计核算材料的归档，既是一项业务各种，也是一项料的归档，既是一项业务各种，也是一项法定业务。要做好此项工作，需要制度保法定业务。要做好此项工作，需要制度保障，明确归档范围，归档时间，归档要求，障，明确归档范围，归档时间，归档要求，归档手续。凡是具有保存价值的会计核算归档手续。凡是具有保存价值的会计核算材料都属于归档范围。具有包括以下
4、材料都属于归档范围。具有包括以下 1 1、会计凭证：是记录经济业务，明确经济、会计凭证：是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。包括：原始凭证，记帐责任的书面证明。包括：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证；凭证，汇总凭证，其他会计凭证；2 2、会计帐簿：是由一定格式、相互链接、会计帐簿：是由一定格式、相互链接的帐页组成，以会计凭证为依据、全面、的帐页组成，以会计凭证为依据、全面、连续、系统的记录各项经济业务的薄籍。连续、系统的记录各项经济业务的薄籍。包括：总帐，明细帐，日记帐，固定资产包括：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；3、财
5、务报告：是反映且有会计财务状况和经财务报告：是反映且有会计财务状况和经营成果的总结性书面文件。主要有月度、营成果的总结性书面文件。主要有月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。表、附注及文字说明，其他财务报告。4 4、其他会计核算材料：是指属于经济业务范、其他会计核算材料：是指属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料，由会计部门负责办理的有关数据资料，包括：银行存款余额调节表，银行对帐单，包括：银行存款余额调节表，银行对帐单，当保存的会计核算专业
6、资料，会计档案移当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。毁清册。注：实行会计电算化的单位，有关的电注：实行会计电算化的单位，有关的电子数据和相应软件资料也应归档。子数据和相应软件资料也应归档。三、归档时间、要求、保管期限三、归档时间、要求、保管期限归档时间：是指会计部门或者会计人员向归档时间：是指会计部门或者会计人员向档案部门或者档案人员移交的会计档案的档案部门或者档案人员移交的会计档案的时间。归档时间不是由单位随意设定的，时间。归档时间不是由单位随意设定的，而是由国家规章明确规定的，单位会计部而是由国家规章明确规定的
7、，单位会计部门或者会计人员应该严格按照归档时间移门或者会计人员应该严格按照归档时间移交会计档案，档案部门也应该按时接受会交会计档案，档案部门也应该按时接受会计档案。计档案。原则上，当年形成的会计材料，由财务原则上，当年形成的会计材料，由财务会计部门的专（兼）职人员在次年第一会计部门的专（兼）职人员在次年第一季度内按立卷要求分类整理装订，在财季度内按立卷要求分类整理装订，在财务会计部门保管一年后，由会计部门编务会计部门保管一年后，由会计部门编制移交清册，向本单位综合档案室移交制移交清册，向本单位综合档案室移交统一保管。统一保管。归档要求：质量要求归档要求：质量要求 1 1、各单位每年形成的会计档
8、案，由会计财、各单位每年形成的会计档案，由会计财务部门按照归档要求，负责整理立巻，务部门按照归档要求，负责整理立巻，装装订成册，编制会计档案保管清册。要建立订成册，编制会计档案保管清册。要建立立卷归档、移交、复印、借阅、立卷归档、移交、复印、借阅、保管、销保管、销毁等制度。毁等制度。2 2、月度、季度报表不用按归档要求整理，、月度、季度报表不用按归档要求整理，可由财务部门自行保管至可由财务部门自行保管至5 5年期满后编制清年期满后编制清册销毁。册销毁。3 3、银行存款余额调节表，银行对帐单、银行存款余额调节表，银行对帐单等按要求装订成册，保管期限为等按要求装订成册，保管期限为5 5年。年。4
9、4、已开具的发票（或收据）存根联，、已开具的发票（或收据）存根联，整本的不用装订，保管期限为整本的不用装订，保管期限为5 5年。年。保管期限保管期限 会计档案保管期限分为永久、定期会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为两类。定期保管期限分为3 3年、年、5 5年、年、1010年、年、1515年、年、2525年年5 5类。类。各类会计档案的保管期限参照所各类会计档案的保管期限参照所列期限执行。列期限执行。1 1、会计凭证：原始凭证，记帐凭证，汇总、会计凭证：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证凭证 15 15年年2 2、会计帐簿、会计帐簿:总帐，明细帐，辅助帐簿总帐，明细帐，辅助帐簿 15
10、15年年现金日记帐、银行存款帐现金日记帐、银行存款帐 25 25年年3 3、财务报告：决算报表财务报告：决算报表 永久永久4、其他类：银行存款余额调节表：、其他类：银行存款余额调节表：5年年 银行对帐单：银行对帐单：5年年 会计档案移交清册：会计档案移交清册：15年年 会计档案保管清册：会计档案保管清册：永久永久 会计档案销毁清册：会计档案销毁清册：永久永久四、会计档案的整理四、会计档案的整理 会计档案的整理就是通过分类、组卷、排会计档案的整理就是通过分类、组卷、排列、编目等工作使会计档案有序化的过程。列、编目等工作使会计档案有序化的过程。具体内容包括：具体内容包括：1 1、分类：原则、分类：
11、原则（1 1）在本单位全部档案总体分类方案下进行）在本单位全部档案总体分类方案下进行（2 2）保持分类的连续性）保持分类的连续性（3 3）一个单位内部有不同的核算单位的一般）一个单位内部有不同的核算单位的一般应该分成不同的类别。应该分成不同的类别。（4 4）同一核算单位的会计档案原则上按照）同一核算单位的会计档案原则上按照年度年度类型进行分类。类型进行分类。可以分为：会计凭证、会计账簿、会计报可以分为：会计凭证、会计账簿、会计报告、其他会计材料等告、其他会计材料等4 4类。类。2 2、组卷、组卷就是按照其形成规律和有机联系，区分不就是按照其形成规律和有机联系，区分不同的类型和保管期限，将会计核
12、算材料组同的类型和保管期限，将会计核算材料组成保管单位成保管单位案卷的过程。案卷的过程。要求：要求：（1 1）年度报表、工资表独立组卷。）年度报表、工资表独立组卷。对报表进行分析和说明的文字，如财务对报表进行分析和说明的文字，如财务情况说明、财务报告等，是会计报表的重情况说明、财务报告等，是会计报表的重要组成部分，要与报表一同组卷归档，并要组成部分，要与报表一同组卷归档，并置于被说明的报表前。置于被说明的报表前。工资表按时间顺序整理，各单位可视本工资表按时间顺序整理，各单位可视本单位工资单的数量多少可一年一卷或数卷。单位工资单的数量多少可一年一卷或数卷。（2 2）帐薄一册一卷，）帐薄一册一卷，
13、（3 3）会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两）会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两种。会计人员在完成报帐手续后，将各种种。会计人员在完成报帐手续后，将各种记帐凭证连同所附的原始凭证、原始凭证记帐凭证连同所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按照记帐的先后顺序，根据其数汇总表，按照记帐的先后顺序，根据其数量多少，组成一卷或多卷。量多少，组成一卷或多卷。（4 4）其他材料：可以按照年度）其他材料：可以按照年度问题结合问题结合保管期限分别组卷装订。对帐单、各类清保管期限分别组卷装订。对帐单、各类清册等，分别组卷装订。册等，分别组卷装订。3、编目、编目3.1 3.1 会计凭证封面外形尺寸会计凭证封面外形尺寸 封面
14、尺寸规格采用封面尺寸规格采用245mm130mm245mm130mm（长（长宽）或宽）或245mm150mm245mm150mm（长（长宽）。封底尺寸同封面尺寸。宽）。封底尺寸同封面尺寸。3.2 3.2 会计凭证封面项目会计凭证封面项目 封面项目包括单位名称、会计凭证名称、时间、封面项目包括单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、附件数、册数、册次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、附件数、会计凭证总数、会计主管、装订会计凭证总数、会计主管、装订人、装订时间、备注。人、装订时间、备注。会计档案格式会计档案格式.doc 3.3 3.3 封面项目的填写方法封面项目的填写方法
15、3.3.13.3.1单位名称：填写形成会计档案的单位单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。如名称，必须用全称或通用简称。如“中国中国共产党中央委员会共产党中央委员会”简称为简称为“中共中央中共中央”；“中华人民共和国卫生部中华人民共和国卫生部”简称为简称为“卫卫生部生部”；“云南省人民政府财政厅云南省人民政府财政厅”简称简称为为“云南省财政厅云南省财政厅”。不得简称。不得简称“本部本部”、“本委本委”、“本省财政厅本省财政厅”等。等。3.3.23.3.2会计凭证名称：填写能够反映会计凭会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：证用途或内容的名称，如：“收款会
16、计凭收款会计凭证证”、“付款会计凭证付款会计凭证”、“转帐会计凭转帐会计凭证证”或或“基建会计凭证基建会计凭证”、“工会会计凭工会会计凭证证”、“预算外会计凭证预算外会计凭证”等。等。3.3.33.3.3时间：填写本册会计凭证的起止年月时间：填写本册会计凭证的起止年月日。日。3.3.43.3.4册数：填写会计凭证的册数。册数：填写会计凭证的册数。3.3.53.3.5册次：填写本册会计凭证的序号。册次：填写本册会计凭证的序号。3.3.63.3.6记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证起号和止号。起号和止号。3.3.73.3.7记帐凭证数：填写记帐凭证的张数。记帐凭证数：
17、填写记帐凭证的张数。3.3.83.3.8 附件数：填写本册会计凭证的附件附件数：填写本册会计凭证的附件张数。张数。3.3.93.3.9会计凭证总数：填写本册所有凭证的会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。合计张数。3.3.103.3.10会计主管：填写单位内部具体负责会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。会计工作的中层领导人员。3.3.113.3.11装订人：填写负责该本会计凭证装装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。订的人员。3.3.123.3.12装订时间：填写该本会计凭证装订装订时间：填写该本会计凭证装订结束的时间。结束的时间。3.3.133.3.13备注：填写该本
18、凭证需要说明的事备注：填写该本凭证需要说明的事项。项。3.43.4制成材料质量制成材料质量记帐凭证封面和封底宜采用记帐凭证封面和封底宜采用126126克以上牛皮克以上牛皮纸制作。纸制作。4.14.1会计凭证盒外形尺寸：会计凭证盒的外形尺寸会计凭证盒外形尺寸：会计凭证盒的外形尺寸采用采用275mm155mm275mm155mm（长（长宽），盒脊厚度可根据需宽），盒脊厚度可根据需要设置要设置30mm30mm、40mm40mm、60mm60mm等等4.24.2会计凭证盒项目及填写方法会计凭证盒项目及填写方法4.2.14.2.1会计凭证盒正面项目会计凭证盒正面项目 会计凭证盒正面项目包括单位名称、凭证
19、名称、会计凭证盒正面项目包括单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、附件数、会时间、册数、册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间、归档时间、立卷人、保管计凭证总数、起止时间、归档时间、立卷人、保管期限、全宗号、目录号、案卷号。期限、全宗号、目录号、案卷号。4.2.24.2.2正面项目的填写方法正面项目的填写方法4.2.2.14.2.2.1单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间根据记帐凭证封面的有关项目对应填写，填写方间根据记帐凭证封面的有关
20、项目对应填写，填写方法与记帐凭证封面一致。法与记帐凭证封面一致。4.2.2.2 4.2.2.2归档时间：填写单位内财务部门向档案部门移归档时间：填写单位内财务部门向档案部门移交会计档案的年月日。交会计档案的年月日。4.2.2.34.2.2.3立卷人：填写整理本盒会计凭证的人员姓名立卷人：填写整理本盒会计凭证的人员姓名.4.2.2.44.2.2.4保管期限：根据财政部和国家档案保管期限：根据财政部和国家档案局局19981998年颁布的会计档案保管期限表年颁布的会计档案保管期限表确定填写该案卷的保管期限。确定填写该案卷的保管期限。4.2.2.54.2.2.5全宗号：填写档案馆给立档单全宗号：填写档
21、案馆给立档单位编制的代号。企业可填写表达单位的位编制的代号。企业可填写表达单位的汉语拼音代字汉语拼音代字4.2.2.64.2.2.6目录号：填写全宗内案卷所属目录的目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照工业企业档案案卷目录号，企业或参照工业企业档案分类试行规则编制分类方案的单位，可分类试行规则编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。填写类别特征代码。4.2.2.74.2.2.7案卷号：目录内案卷的顺序编号，在案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级同一个案卷目录（或分类体系的最低
22、一级类目）内不允许出现重复的案卷号。类目）内不允许出现重复的案卷号。4.2.34.2.3会计凭证盒盒脊项目及填写方法会计凭证盒盒脊项目及填写方法会计凭证盒盒脊项目包括全宗号、目录会计凭证盒盒脊项目包括全宗号、目录号、案卷号、年度、月份、册数、册次、号、案卷号、年度、月份、册数、册次、保管期限，其排列格式尺寸。盒脊项目保管期限，其排列格式尺寸。盒脊项目与正面有关项目对应填写。制成材料质与正面有关项目对应填写。制成材料质量。量。会计凭证盒宜采用会计凭证盒宜采用340340克以上箱板纸制作克以上箱板纸制作。5.15.1会计档案盒外形尺寸会计档案盒外形尺寸会计档案盒的外形尺寸采用会计档案盒的外形尺寸采
23、用310mm220mm310mm220mm或或310mm260mm310mm260mm（长（长宽），盒脊厚度可根据需要设宽），盒脊厚度可根据需要设置置20mm20mm、30mm30mm、40mm40mm等。等。5.25.2会计档案盒项目及填写方法会计档案盒项目及填写方法5.2.15.2.1会计档案盒正面项目会计档案盒正面项目会计档案盒正面项目包括全宗名称、案卷题名、时会计档案盒正面项目包括全宗名称、案卷题名、时间、卷数、张数、保管期限、全宗号、目录号、案间、卷数、张数、保管期限、全宗号、目录号、案卷号、盒号。卷号、盒号。5.2.2.15.2.2.1全宗名称：全宗名称相当于立档单全宗名称：全宗名
24、称相当于立档单位的名称，填写时和会计凭证盒正面上的位的名称，填写时和会计凭证盒正面上的“单位名称单位名称”要求一致。要求一致。5.2.2.25.2.2.2案卷题名：由整理会计凭证的人案卷题名：由整理会计凭证的人员自拟。案卷题名应准概括本盒会计档案员自拟。案卷题名应准概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别，的形成单位、时间、内容、类别，如：如：“昌吉市财政局二昌吉市财政局二0000二年度（或上二年度（或上半年、下半年、季度）财务报告半年、下半年、季度）财务报告”、“昌吉市财政局二昌吉市财政局二0000二年基金管理总帐二年基金管理总帐”、“昌吉市乡镇企业局二昌吉市乡镇企业局二0000二年行政
25、（或二年行政（或事业、或工会）现金日记帐事业、或工会）现金日记帐”。文字力。文字力求简炼、明确。求简炼、明确。5.2.2.35.2.2.3时间：填写形成本盒会计档案的起时间：填写形成本盒会计档案的起止年月日。止年月日。5.2.2.45.2.2.4卷数、张数：填写本盒内会计档卷数、张数：填写本盒内会计档案的卷数和张数。案的卷数和张数。5.2.2.55.2.2.5保管期限：按照会计档案保管期保管期限：按照会计档案保管期限表填写该盒会计档案的保管期限。限表填写该盒会计档案的保管期限。5.2.2.65.2.2.6全宗号、目录号：填写方法与会全宗号、目录号：填写方法与会计凭证盒上的计凭证盒上的“全宗号全
26、宗号”、“目录号目录号”的要求相同。的要求相同。5.2.2.75.2.2.7案卷号：填写本盒内会计档案的案案卷号：填写本盒内会计档案的案卷号或案卷起止号，在案卷起号和止号之卷号或案卷起止号，在案卷起号和止号之间用间用“一一”隔开。隔开。5.2.2.85.2.2.8盒号：盒号是同一全宗、同一目盒号：盒号是同一全宗、同一目录内按照案卷顺序号装盒的编号。录内按照案卷顺序号装盒的编号。5.2.35.2.3会计档案盒盒脊项目的填写方法会计档案盒盒脊项目的填写方法会计档案盒盒脊项目包括年度、全宗号、会计档案盒盒脊项目包括年度、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限目录号、案卷号、盒号、保管期限.年度填写本
27、盒会计档案所属年度，其他项年度填写本盒会计档案所属年度，其他项目与正面相应项目填写一致。目与正面相应项目填写一致。制成材料质量制成材料质量会计档案盒宜采用会计档案盒宜采用700700克以上无酸纸制克以上无酸纸制作作。6.16.1帐簿启用及接交表用纸尺寸及质量要帐簿启用及接交表用纸尺寸及质量要求。求。6.1.16.1.1用纸尺寸用纸尺寸帐簿启用及接交表用纸幅面尺寸采用国帐簿启用及接交表用纸幅面尺寸采用国际标准际标准A4A4型（长型（长宽为宽为297mm210mm297mm210mm）非国际标准纸帐薄可根据实际需要另外非国际标准纸帐薄可根据实际需要另外确定用纸尺寸确定用纸尺寸帐簿启用及接交表正面项
28、目和填写方法帐簿启用及接交表正面项目和填写方法6.2.1.1 6.2.1.1 正面项目正面项目帐簿启用及接交表正面项目包括单位名称、帐簿启用及接交表正面项目包括单位名称、帐簿名称及编号、帐簿页数、帐簿起止日帐簿名称及编号、帐簿页数、帐簿起止日期、经管人员、接交记录、备注、档号、期、经管人员、接交记录、备注、档号、贴印花税。贴印花税。正面项目的填写方法正面项目的填写方法6.2.1.2.16.2.1.2.1单位名称：填写形成会计档案的单位名称：填写形成会计档案的单位名称，并加盖公章，填写要求与记帐单位名称，并加盖公章，填写要求与记帐凭证封面上的凭证封面上的“单位名称单位名称”相同。相同。6.2.1
29、.2.2 6.2.1.2.2 帐簿名称及编号：填写该帐簿帐簿名称及编号：填写该帐簿所属的类别及其排列顺序号。所属的类别及其排列顺序号。6.2.1.2.3 6.2.1.2.3 帐簿页数：填写该帐簿中有内帐簿页数：填写该帐簿中有内容记载的帐簿页数（空白帐页除外）。容记载的帐簿页数（空白帐页除外）。帐簿起止时期：填写该帐簿启用和终止的帐簿起止时期：填写该帐簿启用和终止的年月日。年月日。6.2.1.2.5 6.2.1.2.5 经管人员：填写单位内管理财经管人员：填写单位内管理财务的负责人姓名、会计姓名、复核姓名、务的负责人姓名、会计姓名、复核姓名、出纳姓名。出纳姓名。6.2.1.2.6 6.2.1.2
30、.6 接交记录：该帐簿在使用过程接交记录：该帐簿在使用过程中人员发生变化时，由接管和交出双方分中人员发生变化时，由接管和交出双方分别签名，并填写接交日期，同时，经管人别签名，并填写接交日期，同时，经管人员要填写职别并签名。员要填写职别并签名。备注：填写该帐簿中需要特别说明的情备注：填写该帐簿中需要特别说明的情况。况。6.2.1.2.8 6.2.1.2.8 印花税：在印有印花税：在印有“贴印花税贴印花税”的空格处贴上印花税票。的空格处贴上印花税票。6.2.1.2.9 6.2.1.2.9 档号：按照本单位档案分档号：按照本单位档案分类编号方案的要求填写该帐簿的编号。类编号方案的要求填写该帐簿的编号
31、。帐簿启用及接交表背面项目和填写方法帐簿启用及接交表背面项目和填写方法6.2.2.1 6.2.2.1 背面项目背面项目 帐簿启用及接交表背面项目包括科目名帐簿启用及接交表背面项目包括科目名称、页次。各项目具体位置尺寸称、页次。各项目具体位置尺寸 见附录见附录A A A4A4（b b）。非国际标准纸帐薄可根据实际。非国际标准纸帐薄可根据实际需要另外确定用纸尺寸。需要另外确定用纸尺寸。6.2.2.2 6.2.2.2 背面项目的填写方法背面项目的填写方法科目名称：根据该帐簿设置的科目名称依科目名称：根据该帐簿设置的科目名称依次填写。次填写。6.2.2.2.2 6.2.2.2.2 页次：在编写该帐簿页
32、码总流页次：在编写该帐簿页码总流水顺序号的基础上，分别填写各个科目在水顺序号的基础上，分别填写各个科目在该帐簿中的页码位置。该帐簿中的页码位置。编页码编页码 会计报表、工资表卷内文件材料均按有会计报表、工资表卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号。每卷单独编号，书写内容的页面编写页号。每卷单独编号，页号从页号从“1”“1”开始。开始。页号编写位置：单面书写的文件材料在页号编写位置：单面书写的文件材料在其右上角编写页号；双面书写的文件材料，其右上角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角编写页正面在其右上角，背面在其左上角编写页号。号。订本式帐簿不用拆去空白页，按已有填写内
33、容的页面编订本式帐簿不用拆去空白页，按已有填写内容的页面编顺序号。顺序号。（2 2）卷内文件目录编制）卷内文件目录编制 年度报表、工资表按卷内文件目录的格式照实年度报表、工资表按卷内文件目录的格式照实抄录。抄录。（3 3）案卷封面、卷内备考表编制）案卷封面、卷内备考表编制 案卷题名案卷题名 要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容。要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容。例如：例如：“局二局二0000一年度会计决算报表一年度会计决算报表”卷内备考表编制卷内备考表编制 装订入盒装订入盒 （1 1）组好的案卷年度报表、工资表，依次）组好的案卷年度报表、工资表，依次按照案卷封面、卷内文件目录、卷内文件按照
34、案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、备考表的顺序排列，采用三孔一线材料、备考表的顺序排列，采用三孔一线方法，齐下齐左，在案卷的左侧装订。方法，齐下齐左，在案卷的左侧装订。（如图）（如图）（2 2）会计凭证必须使用国家统一标准的）会计凭证必须使用国家统一标准的“会计档案凭证软封面会计档案凭证软封面”来装订，封面要按来装订，封面要按项目填写。项目填写。（3 3）各类会计档案，按案卷号顺序装满一盒再装第二）各类会计档案，按案卷号顺序装满一盒再装第二盒。不同类的档案，不能混装一盒，盒面不需要填写，盒。不同类的档案，不能混装一盒，盒面不需要填写，只填写脊背的内容。只填写脊背的内容。对帐薄太大的案卷，不
35、用装盒，按顺序排在盒的对帐薄太大的案卷，不用装盒，按顺序排在盒的后面。后面。4 4、案卷目录及目录号的编制、案卷目录及目录号的编制 （1 1）案卷目录按目录的格式照实抄录，用森蓝文档）案卷目录按目录的格式照实抄录，用森蓝文档管理软件进行著录管理，打印一式二份与相应的卷内管理软件进行著录管理，打印一式二份与相应的卷内文件目录一起装订成检索目录，一份由会计部门保管，文件目录一起装订成检索目录，一份由会计部门保管，一份向本单位综合档案室移交。一份向本单位综合档案室移交。会计档案目录用纸尺寸及质量要求会计档案目录用纸尺寸及质量要求会计档案目录的用纸尺寸采用国际标准会计档案目录的用纸尺寸采用国际标准A4
36、A4型（长宽为型（长宽为297mm210mm297mm210mm），纸张质量宜），纸张质量宜采用采用7070克以上白色书写纸制作。克以上白色书写纸制作。7.2 7.2 会计档案目录项目会计档案目录项目会计档案目录项目包括案卷号、类别、题会计档案目录项目包括案卷号、类别、题名、起止时间、保管期限、卷内张数、备名、起止时间、保管期限、卷内张数、备注注 项目的填写方法项目的填写方法7.3.1 7.3.1 案卷号：根据整理会计档案时会计案卷号：根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写。凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写。7.3.2 7.3.2 类别：填写该卷会计档案所属的类类别：填写该
37、卷会计档案所属的类别，如：别，如：“会计凭证类会计凭证类”、“会计帐簿类会计帐簿类”、“财务报告类财务报告类”等。等。7.3.3 7.3.3 题名：题名即案卷题名，填写要求题名：题名即案卷题名，填写要求与会计档案盒上的与会计档案盒上的“案卷题名案卷题名”相同。相同。7.3.4 7.3.4 起止时间：填写该卷档案启用和终止的年月。起止时间：填写该卷档案启用和终止的年月。7.3.5 7.3.5 保管期限：根据整理会计档案时确定的会保管期限：根据整理会计档案时确定的会计凭证盒或会计档案盒上的保管期限填写。计凭证盒或会计档案盒上的保管期限填写。7.3.6 7.3.6 卷内张数：指会计凭证总数、帐页总数
38、或财卷内张数：指会计凭证总数、帐页总数或财务报告的总张数，根据该卷会计档案的具体张数填写。务报告的总张数，根据该卷会计档案的具体张数填写。7.3.7 7.3.7 备注：填写记帐凭证起止号或其他需要说明备注：填写记帐凭证起止号或其他需要说明的事项。的事项。卷内目录纸尺寸及质量要求卷内目录纸尺寸及质量要求卷内目录用纸尺寸及质量要求与会计档案卷内目录用纸尺寸及质量要求与会计档案目录相同。目录相同。8.2 8.2 卷内目录项目包括顺序号、责任者、卷内目录项目包括顺序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注、各项目文号、题名、日期、页号、备注、各项目具体位置、尺寸（见附录具体位置、尺寸（见附录A A 图
39、图 A6 A6）。）。8.3 8.3 项目的填写方法项目的填写方法8.3.18.3.1顺序号：以卷内文件材料排列先后顺顺序号：以卷内文件材料排列先后顺序填写序号，亦即件号。序填写序号，亦即件号。8.3.2 8.3.2 责任者：填写对档案内容进行责任者：填写对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，即文件创造或负有责任的团体和个人，即文件材料的署名者。材料的署名者。8.3.3 8.3.3 文号：填写文件制发机关的发文文号：填写文件制发机关的发文字号字号8.3.4 8.3.4 题名：即文件材料标题，一般应照题名：即文件材料标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不规范的，可自实抄录，没有标题或标题不规
40、范的，可自拟标题，外加拟标题，外加“”“”号。号。日期：填写文件材料的形成时间，以日期：填写文件材料的形成时间，以8 8位位阿拉伯数字标注年月日，阿拉伯数字标注年月日，20070619200706198.3.6 8.3.6 页号：填写卷内文件材料所在之页号：填写卷内文件材料所在之页的编号。页的编号。8.3.7 8.3.7 备注：在需要说明情况的文件备注：在需要说明情况的文件材料栏内打材料栏内打“*”“*”号，并将需说明的情号，并将需说明的情况填写在备考表中。况填写在备考表中。9.1 9.1 卷内备考表用纸尺寸及质量要求卷内备考表用纸尺寸及质量要求卷内备考表用纸尺寸及质量要求与会计档卷内备考表用
41、纸尺寸及质量要求与会计档案目录相同。案目录相同。9.2 9.2 卷内备考表项目卷内备考表项目卷内备考表项目包括本卷情况说明、立卷卷内备考表项目包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间、检查时间，各项人、检查人、立卷时间、检查时间，各项目具体位置、尺寸（见附录目具体位置、尺寸（见附录A A 图图A7A7）。）。9.3 9.3 项目的填写方法项目的填写方法9.3.1 9.3.1 本卷情况说明：填写卷内文件材料（财务报本卷情况说明：填写卷内文件材料（财务报告类和其他类）缺损、修改补充、移出、销毁等情况。告类和其他类）缺损、修改补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的管理人员填写案
42、卷立好后发生或发现的问题由有关的管理人员填写并签名，标注时间。并签名，标注时间。9.3.2 9.3.2 立卷人：由负责立卷者签名。立卷人：由负责立卷者签名。9.3.3 9.3.3 检查人：由案卷质量审查者签名。检查人：由案卷质量审查者签名。9.3.4 9.3.4 立卷时间：填写完成立卷工作的年月日。立卷时间：填写完成立卷工作的年月日。9.3.5 9.3.5 检查时间：填写审查案卷质量的年月日检查时间：填写审查案卷质量的年月日.五、会计档案的鉴定与销毁五、会计档案的鉴定与销毁 1、鉴定：组成鉴定小组（由分管领导及有鉴定：组成鉴定小组（由分管领导及有关人员组成）；关人员组成）；2 2、销毁程序按办
43、法第十条执行。、销毁程序按办法第十条执行。3 3、销毁审批表模式：、销毁审批表模式：经鉴定后，清出无保存价值的报表经鉴定后，清出无保存价值的报表 卷（册），帐簿卷（册），帐簿 卷（册），凭证卷（册），凭证 卷（册）应予以销毁，请审批。卷（册）应予以销毁，请审批。鉴定领导小组负责人（签名）鉴定领导小组负责人（签名）年年 月月 日日 主管负责人（签名）主管负责人（签名）年年 月月 日日 监监 销销 人（签名）人（签名）年月日年月日移交10.1 10.1 会计档案移交清单用纸尺寸及质量会计档案移交清单用纸尺寸及质量要求与会计档案目录相同。要求与会计档案目录相同。10.2 10.2 会计档案移交清单项
44、目会计档案移交清单项目 会计档案移交清单项目包括年度、种会计档案移交清单项目包括年度、种类及数量、移交部门及移交人、接收部门类及数量、移交部门及移交人、接收部门及接收人、监交人、移交时间、备注及接收人、监交人、移交时间、备注 10.3 10.3 项目填写方法项目填写方法10.3.1 10.3.1 年度：填写需要移交的会计档案年度：填写需要移交的会计档案所属年度，用所属年度，用4 4位阿拉伯数字填写。位阿拉伯数字填写。10.3.2 10.3.2 移交部门及移交人：由单位内财移交部门及移交人：由单位内财务部门及其管理人员填写并盖章签字。务部门及其管理人员填写并盖章签字。10.3.3 10.3.3
45、接收部门及接收人：由单位内档接收部门及接收人：由单位内档案部门或接收会计档案的有关部门及其管案部门或接收会计档案的有关部门及其管理人员填写并盖章签字。理人员填写并盖章签字。10.3.4 10.3.4 监交人：由监督办理接交档案手监交人：由监督办理接交档案手续的人员签名。续的人员签名。10.3.5 10.3.5 移交时间：填写办理会计档案移移交时间：填写办理会计档案移交手续的年月日。交手续的年月日。10.3.6 10.3.6 备注：填写移交范围的会计档案备注：填写移交范围的会计档案中需标明的情况。中需标明的情况。会计档案格式会计档案格式.doc电算化会计档案的管理电算化会计档案的管理一、归档范围
46、：包括科技年度数据的备份一、归档范围：包括科技年度数据的备份盘、打印的书面会计凭证、会计账簿、会盘、打印的书面会计凭证、会计账簿、会计报表、同期的操作系统、相关的应用程计报表、同期的操作系统、相关的应用程序软件及会计核算系统软件，操作人及密序软件及会计核算系统软件，操作人及密码、操作日志等其他会计资料。码、操作日志等其他会计资料。采用计算机进行会计核算的大，应当保存采用计算机进行会计核算的大，应当保存答应出的纸质会计档案。答应出的纸质会计档案。二、会计核算数据的备份管理二、会计核算数据的备份管理由于会计核算数据的重要性，必须经常进由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作，在日常工作中，准
47、备三套软行备份工作，在日常工作中，准备三套软盘循环使用，隔日进行备份，以避免一万盘循环使用，隔日进行备份，以避免一万和认为错误造成工作失误。和认为错误造成工作失误。三、管理要求三、管理要求1 1、电算化会计档案存档手续，采用标准纸、电算化会计档案存档手续，采用标准纸格式打印，按照会计档案管理办法规格式打印，按照会计档案管理办法规定整理。定整理。2 2、存储的磁带、光盘等要进行编号登记。、存储的磁带、光盘等要进行编号登记。3 3、随着计算机而来的操作系统以及软件备、随着计算机而来的操作系统以及软件备份磁盘，作为会计档案保管。份磁盘，作为会计档案保管。4 4、电算化档案一般不得外借。、电算化档案一
48、般不得外借。5 5、必须加强会计档案的保密保真工作，防、必须加强会计档案的保密保真工作，防止任何人的伪造、涂改、损坏等行为的发止任何人的伪造、涂改、损坏等行为的发生。生。关于执行会计档案案卷格式有关关于执行会计档案案卷格式有关事宜的通知事宜的通知一、执行会计档案案卷格式标准，需一、执行会计档案案卷格式标准，需明确的问题：明确的问题：1 1、会计凭证：会计凭证封面右上角加盖档、会计凭证：会计凭证封面右上角加盖档号章。档号章内容包括全宗号、目录号、号章。档号章内容包括全宗号、目录号、案卷号，档号章外形尺寸见会计档案案案卷号，档号章外形尺寸见会计档案案卷格式图卷格式图A2A2（a a、b b）。）。
49、2 2、会计账簿：、会计账簿：（1 1）活页帐簿加封面，封面内容包括案卷）活页帐簿加封面，封面内容包括案卷题名、档号、保管期限。题名、档号、保管期限。（2 2）订本帐簿应在帐簿启用及接交表的右）订本帐簿应在帐簿启用及接交表的右下角空白处标注保管期限。下角空白处标注保管期限。（3 3）不同期限的会计账簿不能装入同一档）不同期限的会计账簿不能装入同一档案盒内。案盒内。3 3、财务报告：财务报告封面使用原有封面，、财务报告：财务报告封面使用原有封面，封面内容增设档号及保管期限。封面内容增设档号及保管期限。4 4、会计账簿和其他类会计档案在每盒内需、会计账簿和其他类会计档案在每盒内需填写盒内目录（具体
50、内容见附件），以方填写盒内目录（具体内容见附件），以方便查找。会计档案盒正面的案卷题名应严便查找。会计档案盒正面的案卷题名应严格按照会计档案案卷格式的格按照会计档案案卷格式的5.2.2.25.2.2.2要要求拟写。求拟写。5 5、会计档案卷内目录中最后一条条目在填、会计档案卷内目录中最后一条条目在填写页号项时，应标明起止页号。写页号项时，应标明起止页号。会计档案盒内目录会计档案盒内目录案卷号案卷号 题题 名名年年 度度 页页 数数 备备 注注1昌吉州档案局昌吉州档案局2008年年度决算报表度决算报表200828六、产权变动企业会计档案的管理六、产权变动企业会计档案的管理 1、产权变动的单位按办