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1、2023年浅谈沟通在秘书工作中的运用 第一篇：浅谈沟通在秘书工作中的运用 沟通在秘书工作中的运用 浅谈沟通在秘书工作中的应用 摘要：秘书工作，不在于细琐和谨慎，而在于沟通。良好的沟通实力，是推断你是否能成为一个秘书的重要指标。秘书沟通，归根结底也就是人际关系，随着社会的进步，我国秘书队伍有了很大的进展，但是我国秘书人才在各种实力方面还存在着欠缺与缺乏。有效沟通，首先要了解沟通的障碍在哪里，这样才能针对这些障碍寻到解决的技巧。沟通作为秘书工作者与社会之间重要的信息沟通活动，在组织的正常运行中是大量存在和至关重要的。而秘书人员对于一个组织来讲，在组织内外的沟通协调中发挥着重要的作用。如何相识沟通协
2、调原则在秘书工作中的作用，秘书如何运用沟通原则更好的开展工作，需从理论上进行分析，也需要每一个秘书人员认真思索。 关键词：秘书 沟通 秘书工作 一、秘书沟通的概念与意义 一秘书沟通的概念。狭义的秘书沟通是指社会组织在公关活动中所进行的组织与公众间的信息沟通，目的是为了到达建立良好公众关系的既定目标。由于公共关系沟通是建立在人际交往基础之上的沟通，所以，广义的秘书沟通，包括全部的人际沟通、组织沟通以及组织与人际间的互相沟通。但是，秘书沟通是为了协调关系、塑造形象，所以要讲究原则，要讲究支配性，这样才能称为沟通艺术。 二秘书沟通的意义。对于一个秘书来说，-沟通沟通的实力特殊重要，它与人际关系的好坏
3、有很大的关系。假如你与同事的关系不错，即使间或说话不到位，他也不会跟你计较；相反，假如你们干脆按的关系闹得不快乐，那你说的每一句话，他都要从鸡蛋里挑出骨头来。秘书在企业中作为领导、同事、客户间的桥梁，应当落实领导指示，反馈同事看法和要求，维护企业与客户关系，消退公司内部各种沟通屏障。因此，沟通实力是企业秘书的基本技能之一。提升沟通艺术，对维护和谐人际关系，提高工作效率都特殊重要。 二、秘书如何灵敏运用沟通原则 一提高沟通中心理适应实力。沟通工作，往往将那些原来就应当由组织管理者担当的压力加到秘书工作者身上，对秘书的心理压力往往会在照成很大的影响。因此，在沟通中，秘书要擅进步行心理的自我调试，提
4、高心理调适实力。强的心理调适实力，摆正自己的位置，调整好自己的心态，才能担当高强度、高标准的秘书工作。秘书的提高心理调适实力主要有三个方面： 1、保持心理正常张力，以适应现实工作环境、人际环境的实力。 2、缓解、调整自己在处理日常事务、公共生活、社交行为中所产生的心理压力和精神状态，获得心理、保持心理健康的实力。 3、在心理调试中选中某种途径和驾驭、运用确定方法的实力。 二提高应对沟通中突发事务的实力。秘书应当对突发事务做有效的缓冲，沟通在秘书工作中的运用 题。 3、建言献策，适当赞美。秘书在工作时，对于工作上如有需要改良的地方，应多向领导建言献策，在提建议的时候看法要恳切，用征询的口吻。对于
5、领导做得不对的地方，要在私下委婉的指出。建言献策的时侯应当有适当的赞美，恰到好处的赞美也是秘书与领导很好的沟通方式。可是也不要言过其实，赞美过头，这样领导就会认为你是在拍马屁，效果会适得其反。 4、实事求是，终身学习。秘书与领导沟通时，不要弄虚作假，知之为知之，不知为不知，有不懂的地方要虚心向领导请教。当今社会日新月异，学问不断的被更新，秘书人员要想在激烈的竞争中脱颖而出，就必需有主动的求知精神。在日常工作中，秘书是为领导服务、帮助领导决策的参谋助手，领导经常会向秘书提出各种问题，秘书驾驭的学问越多，对领导的关心越大，就会得到领导的不断赏识。 5、学会有备无患。领导每天都要处理许多的事物，为了
6、提高沟通质量，秘书要把沟通的目的和表达方式考虑成熟。对领导的日常工作日程要有所了解，要对领导的心情做大致的揣摩，这样既可以节省时间，也可以使沟通更为有效。 二秘书与同事间的沟通。秘书在工作中起着承上启下的作用，上情下达，下情上报，是领导与同事之间的纽带和桥梁，因此，做好与同事间的沟通也特别重要。秘书在不同类型的同时交往中，假如能区分对待，运用不同的技巧，便能更好的与同事进行沟通沟通。 1、有限度的放开自己。在与同级沟通的时候，不能对自己的行为做虚假的掩饰，或者表现出极强的自我爱惜，对于别人过于防范，拒人于千里之外，这样往往不利于与他人的交往，但是对于我们秘书而言，也不能随便把自己驾驭的信息随便
7、说出来与同事共享，凡事要把握确定的尺度，能言则言，不能说的就算对方旁敲侧击也不能说。要牢记：不该问的坚决不问，不该开的玩笑不开，不再任何同事面前说三道四。 2、学会倾听，关切他人。认真倾听别人讲话，千万不能以高高在上的看法与人沟通，在同事遇到困难向你倾述时，要用自己的语言去引导他们，让他们觉得还有依靠。有兴奋的事情，都可以拿出来与同事共享。某些工作需要同事协作进行时，要学会主动担当责任，不仅仅计较，这样一来，同事就会认为你是一个很好的合作伙伴，从而情愿与你共事，工作效率也会随之提高很多。 3、讲究诚信，宽容待人。在与同事相处中，秘书要树立：诚信第一的观念，容许别人的事情要做到，假如有特别缘由，
8、没方法完成，也要向对方说明缘由，取得谅解。对于别人的小缺点，不能斤斤计较，挖苦挖苦。对于听到一些关于自己的言论，也不用去追根究底，要用一颗平常心对待，有则改之，无则加勉。假如在平常的相处中有一些小摩擦，错了就要去认错，没错也要与对方说清楚，不能因为私事而影响了工作。 三秘书与内部职能部门的沟通。秘书与各职能部门人员的关系，是在同一组织内因为工作交往所形成的互相关系。这既是一种同等的同志关系，沟通在秘书工作中的运用 意想不到的效果。 3、去繁冗，讲效率。秘书说要必需简洁明白，讲究效率，使自己讲出的话一语中的、规律严密、词约意丰，分清主次详略、兼顾面。要做到长话短说并非易事，秘书可以通过限制说话时
9、间、创建说短话的语言环境等方法，提高说短话的实力。 4、去尴尬，善机变。秘书工作中难免会遇到一些养息差、偏激或者有意刁难、以势压人的人，对待这些人，秘书应力求做处处变不惊、冷静自若，这种机变不是见风使舵、八面玲珑，而是机智的表现。 五、秘书工作中可能遇到的沟通障碍及解决技巧 一认知方面。我们每个人都有自己独特的认知框架和偏好的沟通方式。我们相识事物的方法和模式主要受个人的学问阅历、文化背景、社会地位以及特性特征的影响。沟通中最常见的错误，就是试图用自己所认知的框架去影响别人的认知框架，从而说明某种行为。为了避开这种错误，我们应领先了解他人的信息接受方式，对症下药选择合适的沟通手段，这样才能是要
10、传达的沟通意图得到比较完好、精确的理解。其次，领导者和下层都要有不断学习的精神，这样才能跟上科学进展的步伐。最终还要树立剧烈的信息意识，沟通意识。“为政之妙在于协调沟通。只要做好沟通协调、信息传递工作，才能使行政人员的思想、情感得到沟通。 二层级方面。阻碍组织成员信息和情感沟通的因素很多，但最主要的还是组织成员间因地位不同而造成的心理隔阂，这种状况被管理学者称之为位差效应。管理实践证明，位差效应所造成的不利是自不待言的。为了避开位差效应，首先，管理者在沟通和沟通过程中，应尽最大的努力获得第一手材料，少用或不用经过各职位层次传递过来的信息，日本管理学家在实践中证明：信息每经过一个层次，其失真率约
11、为10%15%，上级向他的干脆下属所传递的信息平均只有20%25%被正确理解，而下属向他们的干脆上级所反映的信息被正确理解的则不超过10%。其次，作为较高层次的管理者，应当努力坚持走群众路途，留意实际和调查探讨，既主见和允许下属报喜，更提倡和激励下属报忧；加强自己民方法识的修炼，平易近人，不耻下问，适时地表露一下自己的弱点，不仅不会有失风光，反而会拉进和下属的心理距离。作为下属，则更应当实事求是，不辞辛苦，为上级供应真实有效的信息。 三模糊障碍。在收到模糊讯息时，秘书经常不敢透过询问来确认其意义，因为问了就代表自己不够成熟、阅历缺乏。当需要再次将此信息传递出去的时候，秘书自身往往也是模糊其词，
12、不愿担负任何将讯息明确化的责任，于是一个传一个，大家都假装听懂了，怕稍有迟疑就显出自己的无能，事实上没有一个人能真正听懂。最终，这种传话玩耍就将最初的讯息传得面目全非，从而影响了整个行政活动的效率。为了避开这种障碍，我们应尽量多用具体化的语言，确定要用抽象语言补不行的时候，则应激励对方多反馈，以促进彼此的了解，削减运用专业术语，运用简洁理解的语言，增加传递内容的可接纳性，沟通语言要选择正确，简洁， 其次篇：浅谈秘书工作中的沟通技巧 浅谈秘书工作中的沟通技巧 在人际交往中，沟通无所不在。所谓沟通，是指为了一个设定的目标，把信息、思想和情感在个人或群体间传递，并且达成共同协议的过程。从某种意义上来
13、说，沟通不但是一种职业技能，而且也是一种生存的方式。作为一名秘书，想要当好领导的助手，除了需具备基本的专业学问和技能之外，更重要的是要做好沟通工作，不但能沟通，还要会沟通，也就是说要 驾驭沟通的诸多技巧并灵敏运用，这样才是一个合格的秘书。 秘书工作中需要沟通的人群无非有三大类，一是领导，二是同事，三是群众。下面笔者 结合工作实际，谈谈和以上三类人群进行沟通的一些技巧。 一、与领导的沟通技巧 穆罕默德曾经说过：“山不走过来，我就走向山。对于秘书来说，要想当好参谋，就要学会走向领导。但是不同的领导有着不同的性格，在与他们的沟通当中，当然也要因人而异，特别要把握好以下几点： 1、在与领导沟通时要认清
14、自己的位置 无论何时何地，秘书人员要切记自己是领导的助手，属于份内的事情要认真做好，除此以外不能擅做主见。要维护好管理层内部的团结，在向领导汇报、请示、反映问题时，不发 表有关领导个人的争辩，不当传话筒，不说不利于团结的话。 2、与领导沟通时要学会有备无患 领导每天需要面对和解决的事情很多，为了提高沟通的质量，秘书人员要提前把沟通的目的以及表达的方式思索成熟，对领导的工作日程也要有个清晰的了解，还要对领导的心情做个大致的揣摩，这样既能节省时间，也能使沟通更为有效。倘如在领导日程排得很满、心情又很糟糕的时候去与之沟通，往往会事倍功半，不但达不到沟通的目的，反而会使领导对 秘书人员产生反感。 3、
15、针对不同性格的领导，实行不同的沟通方法 秘书平常在与领导的接触中，要学会视察，学会总结。针对不同性格的领导，找出适合与之沟通的方法。比方与冷静型的领导相处时，秘书人员可能会觉得对方难以捉摸，这就需要秘书人员擅长视察，从领导日常的工作中去了解他的爱好。在与领导沟通的过程中，多倾听他的看法和建议，切勿自作主见；凡是领导交办的事务，务必要做到万无一失，对一些微小之处做到一丝不苟。这样相处一段时间后，就会取得冷静型领导的信任。大张旗鼓、有魄力的领导通常性格爽快，很欣赏有才能的人。因此在与他相处时，可以大胆地提出自己的想法和建议，恰到好处地施展自己各方面的才能。由于这类领导相当有魄力，所以只要你的建议可
16、行，他都会支持你。在和这类领导相处时，除了要扎实稳妥地办事之外，还要留意在领导面前把握好一个表现的“度，尽管他爱才惜才，但是假如表现过头，会让这类领导认为你是在有意卖弄，反倒弄巧成拙。虽然我们接触的领导性格各异，但是只要秘书人员在工作中兢兢业业、多思索、勤学习，加上奇异运用沟通的技巧，那么我们就能沉着面对。当然假如遇到那种极端自私、脾气急躁或品质有问题的领导，最好的方法就是选择离开，因为和这种 类型的领导相处，不仅会感到沟通是件异样困难的事情，而且工作上也会带来很多意想不到的麻烦。 二、与同事的沟通技巧 在一个单位里面，秘书除了要面对领导，更多的时候是要面对各位同事。为了使各项工 作顺当开展，
17、秘书人员在与同事相处时要把握好以下几点： 1、敬重他人，随和待人 每个人都渴望得到别人的敬重，敬重别人也就等于敬重自己。所以，在与同事的接触中，秘书人员要牢记：不该问的话坚决不问，不该开的玩笑坚决不开，不在任何同事面前说三道 四。对每一位同事都同等相待，千万不要因为对某个人有看法或看不惯，就不屑于与其说话，这样很不利于团结。有时简洁的一声问候就能营造和谐的气氛，使工作顺当开展。 2、讲究诚信，宽容待人 诚信是人与人之间沟通的基础。秘书人员在与同事相处时，要树立“诚信第一的观念，容许别人的事情要做到言必信，行必果。即使由于某种缘由没有做到，也要恳切地向对方说明，取得对方的谅解。对于同事的一些小缺
18、点和小毛病，不能挖苦挖苦；对于听到的一些关于争辩自己的言论，也用不着去追根问底，要以一颗平常心对待，有则改之，无则加勉。当然在工作中我们难免会和同事有一些磕磕绊绊，这时，要学会主动找同事和解，只要真诚地向对方说明清楚，信任确定会赢得对方的理解。总之，宽容是一种美德，它会让四周的人更 加敬重你。 3、做醇厚人、说醇厚话、办醇厚事 很多人认为秘书是领导身边的人，不好接近。作为秘书想要消退同事的这种误会，就必需在和同事的相处中，坚持实事求是的原则，有多大实力办多大的事情，不要高高在上，更 不要处处炫耀自己的成果，要保持虚心谨慎、踏踏实实的工作作风。 4、关切他人，有良好的协作精神 要想和同事很好的沟
19、通，就要擅长在“情字上下功夫，无论是在工作中，还是在生活上，要学会和同事沟通感情。同事在工作中遇到了难题向你请教时，要耐性地解答，做到知无不言，言无不尽；同事在生活中遇到了难处时，要在精神上或者物质上刚好赐予关心，使他感受到温和。某些工作需要与同事协作进行时，要学会主动担当责任，不斤斤计较。这样，会让同事认为你是一个很好的合作伙伴，从而情愿与你共事，工作的效率也会提高很多。 三、与群众的沟通技巧 办公室是一个职能部门，经常要接触来访或办事的群众，秘书与他们沟通时要把握好以 下两个原则： 1、留意礼仪，微笑服务，看法主动 由于办公室代表着一个单位的形象，所以秘书人员确定要留意自己的自身形象，包括
20、穿着装扮、说话的语气和用词。无论来访者是何种身份，秘书人员都要笑脸相迎，给来者留下 奇妙的第一印象。要主动询问来访者的来由和目的，尽可能地帮他们供应相关的服务。在接听电话时，要主动问候来电者，并询问他所要找的人或所要办的事，语气要平缓，不能生硬。 必要时要精确记录来电者的重要信息，并刚好帮他转达或办理。 2、耐性地倾听，主动地协调 办公室常常会遇到一些带有负面心情的来访者，这时秘书人员首先要做一个忠实的听众，允许他们把心里话发泄出来，从中找出问题的症结所在。可以办理的，要与有关部门主动地协商，刚好赐予解决；因种种缘由不能办理或无法解决的除了稳定来访者的心情外，还要动之以情，晓之以理，耐性地向他
21、们说明清楚，尽可能地使他们满足而归。对于那些不讲道理、有意刁难的来访者，最好的方法是运用缓兵之计，委婉地劝说来者先回去，了解状况 后再说。 总之，秘书的工作比较繁杂，要想当好秘书这个角色，就要学会处理方方面面的关系，也就是说要学会沟通。有效的沟通不仅能使工作环境变得轻松快乐，在开展各项工作时，更 加游刃有余，还会使一个单位的整体形象在无形中得到进一步的提高。 第三篇：办公自动化在秘书工作中的作用 摘要 办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来关心完成，到达充分利用信息，提高
22、工作效率和工作质量，提高生产率的目的。随着当今社会的快速进步，科技的飞速进展，面对竞争日益激烈的社会大环境，秘书工作中传统的、手工的办公模式，已经远远不能适应现代社会进展的需要。“办公自动化的概念的引进，并在其秘书工作之中的应用，使得从事秘书工作的人员从繁琐的日常工作中脱离出来，节省了许多时间来考虑工作中的其它问题，从而不断提高工作效率。本论文将通过介绍秘书工作、办公自动化学问以及秘书工作与办公自动化的关系等几个方面，对办公自动化在秘书工作中的作用提出了自己的看法。 关键词： 办公自动化秘书工作文字管理档案管理信息管理 Abstract In the face of an increasing
23、ly competitive social environment, secretarial work in traditional, hand-office mode, can not adapt to modern social development.To this end, we introduce the “office automation concept, and applied to the work being secretary to Secretary of the personnel from the tedious daily work out of them, sa
24、ving time to consider other issues at work, so as to continuously improve work efficiency.This article introduces the secretarial work, office automation, knowledge, and secretarial work and office automation aspects of the relationship between, on the office automation work in the role of the Secre
25、tary put forward their views.Key words:Secretary office automationinformation managementfile management text management 前言 办公自动化，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来关心完成，到达充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。办公自动化由70年头未80年头初在我国的提出，到如今已有了近二十年进展历史。由于办公自动化技术的不断进展，办公自动化新产品不断的出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和进展。社会
26、的竞争日益激烈,信息的搜集与利用显的越来越重要,如何作好信息化社会大环境中的秘书工作,如何使秘书工作人员在本职岗位上发挥自身应有的作用,已经成为一个不行争议的话题。办公自动化的导入,使秘书工作人员可以从繁琐的日常工作中脱离出来,有相对较多的时间去考虑工作中的其它事情,从而提高了工作效率。本论文将围绕现代秘书在“办公自动化环境中,如何更好的提高工作效率绽开探讨。 书目 前言 I 第一章 办公自动化概述 3 第一节办公自动化的概念、特征、内容.3 其次节办公自动化的功能与作用.3 其次章 办公自动化与秘书工作的关系 3 第一节秘书在办公自动化环境中的主要工作内容.3 一、文字管理工作 3 二、信息
27、管理工作 3 三、档案管理工作 4 其次节 秘书工作在办公自动化环境中的特征.4 一、高效率的秘书工作 4 二、秘书工作中的“体力向“脑力的转变 4 三、自动化的秘书工作 4 第三章办公自动化对秘书工作产生的作用 5 第一节促进秘书工作产生“革命性转变.5 一、处理情报信息方面的转变 5 二、处理各种统计数据方面的转变 5 三、在办理睬务工作方面的转变 5 其次节极大地提高秘书工作效率.5 一、会务工作方面 5 二、处理信息方面 5 第三节促进秘书工作职能的扩展.6 一、领导工作中的需要 6 二、秘书工作的可能性 6 第四节使秘书的服务意识得到更新.6 一、秘书意识到有更多的智力补偿有待自己去
28、实施与挖掘 6 二、秘书意识到有更多的服务方式有待自己去运用与创建 7 三、秘书意识到有更多的服务范围有待自己去占据与开拓 7 参考文献 7 致谢 错误！未定义书签。 办公自动化概述 第一节办公自动化的概念、特征、内容 办公自动化是将计算机技术、通信技术、网络技术和软件学应用于秘书工作之中，使秘书工作实现现代化、自动化、信息化、从而到达最大限度的提高工作效率，工作质量和改善工作环境的目的。如今的办公自动化是一个包含数据处理、文字处理、办公事务处理、管理信息系统、决策支持系统和网络信息系统在内的综合一体的办公自动化系统。 其次节办公自动化的功能与作用 一是内部通信简捷化。建立了单位内部的办公、通
29、讯和网络系统，可以使单位内部的通信和信息沟通快捷通畅，无需人为进行传递。二是信息发布快速化。在内部建立了一个有效的信息发布和沟通的场所，如电子公告、电子刊物、新闻简报、公告事项能能够在机关内部得到广泛的传播，使职工能够刚好了解单位的进展动态。三是工作流程自动化。主要是公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都可以通过网络实现工作流程的自动化，既规范了各项工作，又提高了工作效率。四是文档管理程序化。可使各类文档能够按权限进行保存、共享和运用，并有一个便利的查找手段。五是帮助办公规范化。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种帮助办公，均可以实
30、现这些帮助办公的进一步规范。六是信息集成高效化。我们每个科室都存在大量的业务系统，一些信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应当跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策实力。 其次章 办公自动化与秘书工作的关系 第一节秘书在办公自动化环境中的主要工作内容 一、文字管理工作 在秘书工作过程中，要接触许多文字工作，如有关文件、信函、报表、决议和叮嘱、文稿、统计资料、数据、政策、规章制度等的具体状况，在计算机中加工处理、存储，可以做到刚好查询、分析、修改、关心决策活动。 二、信息管理工作 秘书工作中的信息管理主要包括采集工作，加工处理工作，信
31、息传递工作。 秘书工作中采集信息是其起点和基础。在信息工作中不能做到刚好收集，快速报送，再好、再重要的信息也会因时过境迁而推动利用价值。在秘书工作中，信息的采集主要通过语音、文字、图表、图像等方式，表如今办公自动化环境中则通过信息网络来获得。秘书工作的业务信息具有沟通上下、联系左右、协调内外的作用。可以通过计算机采集国内外的各种新闻热点信息，在实现信息联网的同时，还可以实现个人与社会，企事业单位与企事业单位之间的资源共享。 三、档案管理工作 在办公自动化环境中，秘书对档案管理的工作表如今整理，保管和保密上。 秘书人员在计算机上制作，接收文件，电子档案便应运而生。电子档案包括磁盘、软盘和光盘等储
32、存介质，秘书人员在保管诸如此类的信息时，首先要将信息文件分门别类，建立一个文件夹，将这些内容保存在适当的介质上；确定的标识全宗名；划分全宗群；进行编号和排列。 秘书的档案保管工作是一项特殊重要的工作，在确保档案完好的基础上，还要保证文件的平安。电子档案在稳定性上不如纸张材料。于是，秘书人员在保管档案时要做到以下几点：驾驭好库房温度；保持库房内清洁，无腐蚀性气体，时刻检查通风状况；防止磁场的干扰；防止紫外线的干脆照射。在保养和修理方面，秘书人员要保持磁带机、软盘驱动器、清洗机的清洁，定期对磁带、软盘、光盘进行检查、复制更新。 其次节 秘书工作在办公自动化环境中的特征 一、高效率的秘书工作 信息时
33、代的到来，为信息的采集、传输、处理提出了新的要求。秘书人员的工作效率要想提高，只有引进高科技。当代的社会现状，计算机技术、信息技术、通信技术迅猛进展并紧密结合，为提高工作效率，改善办公管理供应了条件。同时，中文处理技术、信息系统技术、计算机软件开发技术、数据库技术、人工智能技术、管理方法学和行为科学的进展，也为秘书工作供应了许多便利。正是各种科学和技术的进展，才促使秘书工作效率不断提高，促使管理向科学化、规范化、自动化和高效化的高层次进展。 二、秘书工作中的“体力向“脑力的转变 秘书工作未实行自动化时，只是简洁、重复、机械的体力劳动，所需动脑的也只是简洁的，常人全部的思维活动，基本不需要高难度
34、困难的思维活动，基本上全是“体力劳动。随着科学技术的进展，工作慢慢高效化，特别是自动化的应用，给秘书工作带来了极大的便利。这时人们为追求更高的效率，以省出时间去考虑其它事。从而人们就需要动脑考虑有关软件的升级，开发、引进新的设备。如何才能有效的进行工作？这就需要大量的，困难的基于简洁思维的基础上的高难度思维工作。从而工作就慢慢转变到脑力的运用上，秘书人员的实质也随之发生了转变，从繁重的体力劳动中脱离出来后，带来了思维的高度开发，思维实力由此变活跃，有更多的时间向领导提建议，由“助手变成“参谋，自此带来了质的飞跃，这都是秘书由“体力劳动向“脑力劳动带来的影响。 三、自动化的秘书工作 自动化秘书工
35、作表达在办公自动化大环境中，就是秘书工作基本任务的根本变更。随着科学技术的高度进展，某些工作已经全部自动化，秘书只是一个监督、照看的作用。例如：现代机器人有待取代哟写经常性的、无聊的、单调的工作，这是自动化的典范。 这里强调的是自动化的秘书工作，但是再自动化，也离不开作为主体的人，人是秘书工作中最重要的一部分。自动化的秘书公作主要还是秘书人员的职能自动化。在某种程度上讲，这不只是软硬件上接受先进的高科技，使工作自动化，而是秘书人员对工作的看法，也有一个由被动到主动的进展过程。自动的去工作，自动的去思索，在工作中始终表达出自动，即用一种主动的、主动的、热忱的心态去面对自己的本职工作，充分发挥主观
36、能动性，这是自动化秘书工作的一种至高境界。 第三章办公自动化对秘书工作产生的作用 第一节促进秘书工作产生“革命性转变 在秘书工作中引进计算机技术和一系列办公自动化设备，所带来的效果是“革命性的，它使传统的抄抄写写式的秘书工作方式受到极大的冲击，迫使文秘人员提高工作效率，变更工作方式与之相适应。 一、处理情报信息方面的转变。 在自动化程度较高的办公室，秘书人员不必离开工作岗位。即能从计算机档案中调阅所需情报资料。阅读投放在电子信箱中的书信和各种文件书目表，接收领导人通过计算机发表的指令并依据需要在计算机上进行必要的文字处理。 二、处理各种统计数据方面的转变。 在上报各种统计分析表时，可以干脆利用
37、计算机供应的数据，进行有效地科学分析，并利用传真快速上报，到达快速、精确、便利的目的。 三、在办理睬务工作方面的转变。 传统的办会往往在一个特定的地方，如会议室、办公室或其他某个特定的会议场所。随着网络的进展，各种通讯技术的运用，使会议不局限在某一地方，扩大了会议的场所。如网络会议的产生，使与会人员足不出户，就能参与会议的整个过程，通过电视会议系统，不出差即可召开地区性或更大范围的会议。运用移动通信和电传呼，可以使秘书随时同外出的领导和工作人员保持联系，大大削减出差人员和出差费用，极大地变更了秘书的工作方式。秘书的工作方式虽然发生了重大的转变，但并不代表一些具体秘书工作中的规范处理程序的转变。
38、由于公文办理、档案管理等工作有传统的规范程序，例如公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节，档案管理中的鉴定、分类、整理等核心环节。即使在办公自动化环境下仍要保持规范处理，使OA与传统秘书工作真正相结合。综上所述，使秘书人员避开了在领导、同事与部分之间的穿梭，人与人面对面的接触大为削减，纯手工操作的成分大大降低，秘书工作方式发生了重大转变。 其次节极大地提高秘书工作效率 一、会务工作方面 会务工作方面可以用办公自动化系统帮助完成。由于会务工作极其困难，千头万绪，所以秘书支配会议起来常常力不从心，然而，利用办公自动化系统中的电子日程表支配会议，仅需23分钟就支配好了，秘书能轻易应付大量会议。办公化
39、自动化系统不仅能科学地支配会议室、交通工具、声响设备等，并能进行会议记录，编辑会议简报等，能自动检索会议内容，并能刚好修改和删除。 二、处理信息方面 网络的进展，使信息和资源由整个机构共享，使众多人员能够一起处理项目。互联网不受空间与时间的限制，慢慢消退或重新定义了社会之间的界限、关系，给我们打开了广袤的思维空间，有利于秘书充分利用互联网获得学问，充分发挥思维实力为领导工作服务。如在实行资源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘书去发布，如员工作业支配表、各项管理制度以及个部门组织图等。这些以往通常都必需印成书面材料，张贴出来或散发下去，不仅消耗大量的人力和物力，而且往往不能刚好更新，影响运用，如今通过internet 之后，这些都可以在internet 上发布，提高效率，也节省了本钱。信息被称为“财宝的财宝，往往称为个人、企业、行业、部门甚至国家决策成败的关键。网络中大量搜寻引擎的运用，适应了大量经济信息传播和处理管理的需要，不仅克服了传统的手工方法和原始程序处理信息存在的局限性。使搜集信息慢、传递手段落后、信息资源奢侈、共享性差、存贮功能低、检索困难、带有主观性等问题较好地得到了解决。更重要的是，秘书人员通过网络接触到了比过去更多的信息，