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1、 商务邮件礼仪格式 2 作者：日期：个人收集整理 勿做商业用途 3 邮件礼仪 目录 一、关于标题电子邮件的灵魂所在 二、关于称呼与问候细节中表达尊重 三、正文关乎成败的主干局部 四、结尾签名彰显你的职业化 五、正确使用发送、抄送、密送 一、关于标题电子邮件的灵魂所在 主题要提纲挈领，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。1.一定不要空白标题，这是最失礼的。如果在未写明标题的情况下不小心点击了发送键，也请追加一封邮件对此疏忽表示歉意。2.标题要简短，不宜冗长,不要让 oulok 用才能显示完你的标题。3.附上邮件出处。对外邮件,最好写上来自*公司的
2、邮件,如:分点渠道陈节雷,以便对方一目了然又便于留存;对内邮件,要加上部门和姓名，如：运营管理部陈节雷。4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题,如“王先生收。也不要用胡乱无实际内容的主题,例如:“嘿!或是“收着!。5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。6.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要 RE E 一大串。7.主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。例如:有错别字 标题太长 乱码 无主题 无发件人 空白 无发件人 主题简短明了 有发件人 个人收集整理 勿做商业用途 4 二、关于称呼与
3、问候细节中表达尊重 1.恰当地称呼收件者,拿捏尺度 1)邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼如：“各位同事、“各位领导 2)如果对方有职务,应按职务尊称对方，如“x 经理;如果不清楚职务，那么应按通常的“x 先生、“x 小姐称呼，但要把性别先搞清楚。3)不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dar xxx,显得很熟络。4)称呼是第一行顶格写。2.Emai开头结尾最好要有问候语 1)最简单的开头写一个“你好或者“您好，开头问候语是称呼换行空两
4、格写。2)结尾常见的写个“祝您顺利之类的也就可以了,假设是尊长应使用“此致敬礼。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝和“此致为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利和“敬礼为再换行顶格写。例如:无任何内容 称呼没有顶格,问候语没有换行空两格 无称呼和开头问候语 无问候语 个人收集整理 勿做商业用途 5 落款没有空两格 三、正文关乎成败的主干局部 1.Emil 正文要简明扼要,行文通顺 1)假设对方不认识你,第一件应当说明自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重,点名身份应当简洁扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可
5、没头没脑就是正事,别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多,有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中说明。2)mai正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进展详细描述 3)正文行文应通顺,多用简单词汇和短句，准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。2.注意 Emal 的论述语气 1)根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进展论述,以免引起对方不适。2)尊重对方，请、谢谢之类的敬语要经常出现。3)电子邮件可轻易地转给他人,因此对别
6、人意见的评论必须慎重而客观。3.Emi正文多用234 之类的列表，以清晰明确 如果事情复杂，最好 1、2、4 的列几个段落进展清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论 4.一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充或者“更正之类的邮件，这会让人很反感 5.尽可能防止拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进展提示。合理的提示是必要的，但过多的提示那么会让人抓不住重点，影响阅度 6.选择适宜的语言和字体 中文用宋体或新
7、宋体，英文用 Verana 或ra字型，字号用五号或 10 号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇乖僻的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对商务邮件。7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表加以阐述。8.不要动不动使用:)之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比拟轻佻。9.附件 个人收集整理 勿做商业用途 6 1)如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；2)附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理;3)正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件
8、时；4)附件数目不宜超过 4 个，数目较多时应打包压缩成一个文件；5)如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明翻开方式，以免影响使用；6)如果附件过大不宜超过 2MB，应分割成几个小文件分别发送。例如:四、结尾签名彰显你的职业化 1.完毕语必不可少，如果你怕忘记了,不如把这局部内容设计在签名里 2.签名信息不宜过多 签名档可包括姓名、职务、公司、地址等信息,但信息不宜行数过多，一般不超过 4 行。3.不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进展简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在 OUTLOOK 中设置多个签名档，灵活调用。4.签名档文字应选择与正文
9、文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。五、正确使用发送，抄送,密送 要区分 T和 CC 还有 BCC区分收件人、抄送人、秘送人 1.T的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。2.而 CC 的人那么只是需要知道这回事,C的人没有义务对邮件予以响应，当然如果C 个人收集整理 勿做商业用途 7 的人有建议,当然可以回 Eail。3.,C 中的各收件人的排列应遵循一定的规那么。比方按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规那么有助于提升你的形象!4.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 5.转发邮件要突出信息 1)在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外,转发敏感或者机密信息要小心慎重，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。2)如果有需要 还应对转发邮件的内容进展修改和整理,以突出信息。不要将E 了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。3)不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。例如:收件人与正文称呼不对 收件人排序不对