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1、门业制造公司档案管理办法门业制造公司档案管理办法第一条 公司档案由行政部统一管理，专业档案可由各部室负责，但档案清单须定期送行政部备存，并接受公司指导监督。第二条 公司档案按以下分类：音像资料、相册、表格、ISO文件、制度、公文、传真、通告、剪报、政府文件、备存资料、人事档案等。第三条 档案资料的收集、整理、存档依照企业名称（规范化缩写）、文种、时间、编号、机密级别依次顺序编排进行分类，格式为：（ ） （ ） -企业名称 文种 时间 编号 机密级别（简写）第四条 文件、材料归档的范围一、政府部门的文件材料（一）公司、行业主管部门、政府职能部门颁授或下发的正式宣布文件、材料和会议文件；（二）政府
2、职能部门印发的与公司业务有关的行业管理的规章制度、文件；（三）政府部门正处级以上领导来公司视察、检查工作所形成的文件、材料(如指示、讲话、题词、照片、录像等)；（四）市级以上新闻媒体有关公司的报导材料；（五）行业主管部门印发草案或表达探讨的各种重要文件、材料。（六）经行政部经理以上领导校对核准建议档案的各类行业文件、材料、报导材料；（七）政府官员、知名人士的题字和牌匾等。二、公司内部的文件材料（一）公司股东会、董事会及对外投资企业所构成的决议、会议纪要、记录、章程等所有权益证明材料；（二）公司向行业主管部门、政府职能部门的请示、报告、各类函件及上级的批复件；（三）公司对外传送的一切具备法律效力
3、的正式宣布文电和法定代表人对外签订的各类文本资料；（四）公司对外签订的有关合同、协议、契约、意向书、基建图纸等；（五）各类资产类权证、工商证照等；（六）公司策划举行的存有公司以外企业、政府部门出席的各种会议和公司策划举行的各类关键会议文件、会议记录及有留存价值的音像材料；（七）公司领导同志外出参加各种会议带回的文件、材料及他们参加外事、外经活动等形成的文件、剪报、照片等材料，经行政部经理审核须归档的；（八）公司出版发行、编辑的各类出版物，接到或收到的关键贺电、贺信等；（九）公司的年度工作计划、总结、各种统计报表、财务报表、审计材料、规章制度、重要文件登记本等；（十）企业的设立、分拆、撤销、更改
4、、历史沿革；（十一）公司制播发的各种印章的印模、用章登记本、印信投入使用；（十二）非政府机构、人员编制、大事记、主要活动的剪报、声像材料、荣誉证书、法人标准照、工作照、文字材料等；（十三）公司建设项目资料，包括政府批文、征地、规划、施工和竣工图纸、文件、大中型设备资料；（十四）干部选任、调配、名册、报表；员工招录、聘用、定级调资、去职辞退辞退、员工社保等文件资料；（十五）公司的财产、物资、档案、印章等更替目录和责任书；（十六）经处置的关键一封信。第五条 密级：一、机密文件（A级文件）：公司章程、股东会、董事会会议纪要、决议，合约、各类证照、总经理会议纪要、级财务资料（财务报表、验资报告、关键函
5、件）、资产类权证、重大项目可行性报告、政府关键批文、企业历史文献。二、普通文件（B级文件）：除级外的文件均属于级。第六条 文件、材料档案的办法与时间一、凡属公司的A级档案，对外签定、传送的A级材料，随时由行政部档案；二、公司的其他会议纪要和行政部的各类会议记录，由会议主办处每半年向行政部档案一次；三、公司法人的材料由行政部在当年第一季度档案上一年的文件、资料、照片。四、公司与其他单位的联手行文，原件由主办单位立卷档案，其他单位留存复印件；五、各部（室）自行立卷档案的档案，应当在当年第一季度内向行政部转交上一年的档案目录和案卷。第六条 档案资料必须精确搞好文件索引，案卷按机构、年代排序，永久与长
6、期（16-50年）、短期（15年以下）分别组卷，编成上顺序号及标明放置案卷年号与卷号；卷内文件应当把正文和底稿、文件和附件、呈报和批准放到一起，卷内页号一律在右下角。由于公司系统设立才几年，不必分后看管期限，按年度排序即可。第七条 原则上所有资料应当以原件档案，当档案资料确因客观因素而无法放置原件时，需用复印件替代，但公文复制件做为正式宣布文件采用时，应盖章激活机关证明章，附页表明原件所在二处无法留存原件的原因，并视同正式宣布文件得当看管。第八条 案卷印刷前要拆毁金属物，搞好文件材料的检查，例如对损坏或退色的材料，应展开加固和激活,印刷部位较窄或存有字迹的材料,必须用纸提衬边；纸面过小的书写材
7、料，按宗卷大小卷曲整齐，对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件，案卷标题必须标明有关代笔、部门、问题等，文字建议简洁、清楚；用钢笔书写，字迹端正。第九条 特别注意搞好保密工作，放置档案的门窗必须厚实，并搞好防盗、防雷、防尘、防潮、防尘、防鼠虫、严防高温、严防强光等措施。第十条 每年定期对档案材料的数量、看管等情况展开一次检查，辨认出问题应当及时实行补救措施，保证档案的安全。第十一条 借书文件档案（包含资料），必须由借书人核对借书单，经各部室负责人，财务资料同时须经财务负责人盖章后至行政部办理借书相关手续。级档案须由公司法人或其授权人核准方能够借书；级档案由行政部负责人核准借书。第十二条 装订成册的
8、档案不放贷,只限现场查询,未立卷的文件及资料可以放贷。第十三条 查询档案的人员必须爱惜文件档案，严禁随便随身携带或借用他人写作。搞好档案的安全和保密，严禁擅自录入、勾画、剪裁、提取、抛弃、抄录、重印、影印、摄影、借用或损毁。否则，将追责当事人责任；例如自行影印、抄录等须经有权审核人批准后方可。第十四条 查询的文件档案归还时，必须当面AICC确切，例如辨认出遗失或损毁，应立即报告领导处置。第十五条 对抄录卷内档案，应当按档案级别经有权审核人同意，对抄录的材料应当展开审查、签章。第十六条 档案的封存须在行政部负责人领导下，非政府有关人员对档案展开鉴别，封存丧失留存价值的档案须由参予鉴别人员明确提出意见，备案台账，经总经理批准后，由二人以上在选定地点监销，并在封存档案记录上盖章。附于有关表单：1.档案收件单；2.档案借书单；3.档案封存登记表。