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1、 弗布克细化执行与模板系列 行政管理工作细化执行与模板 第五章 会议管理与活动组织细化执行与模板 一、会议管理执行工具与模板（一）会议计划表 编号：年度：年 月份 会议相关信息 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 12月 会议名称 会议性质 开会地点 开会日期 会议时间 参会单位 预计人数 主持人 会议宗旨及议题 根据公司当月情况进行规定 审核人：（二）议程安排表 会议主题 会议类型 会议主办单位 会议负责人 会议主持人 会议摘要：会议议题/内容 议题 1 议题名称：序号 时间 内容 发言人 议题 2 议题名称：序号 时间 内容 发言人 出席人员 会议记录员 会议注释：（三）会议通
2、知单 通知日期：年 月 日 接收部门：发文部门：会议名称：会议时间：会议地点：会议联系人：会议参加人员名单：会议注意事项：1 2 会议联系人：会议联系电话：签章处：通知回执联 会议通知已收到，内容详细了解，能 不能 届时参加。谢谢!名：年 月 日 （四）会议程序表 会 议 程 序 会议时间：年 月 日 会议地点：1记录出席人姓名 2统计缺席人姓名（附理由）程序 内容 发言人 1 入座，宣布开会 2 阐述经营理念 3 会议最高职位人致词 4 说明议题、议案 5 补充说明、报告 6 讨论问题（质疑应答）7 决议事项确认 8 下次会议讨论事项确认 9 散会致词 10 会议结束 主管审核：年 月 日
3、领导审批：年 月 日 （五）会议纪要表 编号：会议主题：会议主席 会议主持 会议记录人 核准 页数 列席人员名单：出席人员名单：会议决议内容 序号 决议事项 负责人 决议提出人 完成时间 （六）会议进行检查表 全员是否有积极性的提议 是否正确记录同意事项、决定事项 决议事项是否复一遍，让全体人员确认无异 意见及议题的处理，是否获得认同 当天的议题中，是否有无法讨论的议题 是否也取得同意后再讨论 是否也尊重少数人的意见 是否指示承办人员保管议事录 是否指示将决定的事项通报全公司 是否让出席者以愉快的心情散会 是否提醒下回会议的出席 会场整理是否周全 记载事项 （七）会议用品明细表 使用日期：年
4、月 日 会议名称：会议主持人：参加单位：参加人员：会议必备用品 名称 单 位 数量 规格 备注 文 具 笔 支 便条纸 本 一 般 设 备 桌子 张 椅子 个 黑板 面 黑板架 个 讲台 个 茶杯 个 烟灰缸 个 会 议 特 定 用 品 电 器 录音机 台 录像机 台 唱机 台 投影机 台 电影放映机 台 幻灯机 台 麦克风 个 特定会议用品相关说明：二、活动组织执行工具与模板（一）活动申请单 申请人：申请时间：年 月 日 活动时间 活动申请部门 活动地点 活动主题：活动项目：预计参加人数 预计经费 经费来源：行政部审核 部门经办人：公章：年 月 日 申请部门主管签字：年 月 日 总经理审批：
5、年 月 日 备注：（二）活动安排表 活动部门：活动时间：年 月 日 至 年 月 日 活动项目 项目安排时间 活动内容 活动地点 活动组织人 备注说明 部门主管：（三）年度活动计划表 年度：活动名称 活动日期 活动内容 预算经费 参加部门 备注 新年宴会 公司运动会 公司年会 员工旅游 活动相关说明：总经理审批：（四）活动总结报告表 填表日期：年 月 日 活动名称 活动组织部门 活动组织人 活动开始时间 活动结束时间 活动情况总结：活动经费使用情况：活动改进建议：领导批示：第六章 文书档案管理细化执行与模板 一、文书管理流程 工作目标 知识准备 关键点控制 细化执行 流程图 1 快速有效接收与发
6、送文书 1文书类别 2文书制作 1文书收集 根据文书目录表对其进行日常收集、整理 文书目录表 1文书收集 2文书分类 3收文管理 4发文管理 2 文书保存完整、齐备 3 文书立卷合理 2文书分类 按照文书管理制度进行文书分类，便于文书收发管理 3收文管理 收到文书后，及时填写收发文件登记表 收发文件登记表 4发文管理 对于发送到相关部门的文书也要及时将文书相关信息填写至 收发文件登记表中 收发文件登记表 5分文管理 在文件传递过程中要填写文书会签表，证明文书传递时间 文书会签表 6文书立卷管理 对重要文书进行整理，编制成卷并定期查阅、更新 文书管理年限表 二、信件管理执行工具与模板（一）信件使
7、用申请登记表 编号：申请部门 申请日期 盖印份数 信件名称 信件类别 用印份数 用印原因 印签留底 公司印签 董事长印签 总经理印签 财务印签 核准：主管：申请人：（二）月度信件接收登记表 月份：年份：日期 信件种类 接收人 收信人 所属单位/职位 分发日期 签收人 （三）月度外发信件登记表 月份：序号 外发日期 信件信息 发信人信息 密级 信件类别 外发地址 收信人 外发信件人 外发单位 三、资料管理执行工具与模板（一）图书借阅卡 图 书 信 息 栏 借 阅 信 息 栏 图书编号 借阅人 图书名称 办理人 图书价格 借阅日起 图书等级 归还日期 签 字 确 认 栏 借阅人签字：年 月 日 办
8、理人签字：年 月 日 说明：双方各留一份，便于日后归还确认。（二）借阅登记表 年 月 日 借阅日期 编号 名称 借阅人 归还日期 借阅人签字 借阅办理人：（三）丢失报告单 填表日期：年 月 日 丢失资料编号 丢失资料名称 发现（大致）日期 资料存档日期 资料所属级别 资料管理人 丢失原因：料管理人员签名：年 月 日 单位处理意见 保卫处处理意见 单 位主管签字：年 月 日 保 卫 处主管意见：年 月 日 总经理审批意见：年 月 日（四）声像资料送审表 送审日期：年 月 日 声像资料名称 附加文字材料页次 声像资料送审人 签字确认栏 摄编人员 配音人员 文字起草人员 参审人员 签名：年 月 日
9、签名：年 月 日 签名：年 月 日 签名：年 月 日 审核意见：年 月 日 第七章 财产物资管理细化执行与模板 一、物资采购执行工具与模板（一）请购单 编号：日期：年 月 日 材料编号 品名 规格 单位 请购量 用途 分批交货 日期 数量 月 日库存 在途 库存合计 进货安全请购点 请购前三个月 平均用量 后三个月预算数量 可用 天数 数量 可用天数 数量 可用 天数 期限 存量 天数 日 期 量可用天数 用量 备注 核准：主管：经办人：（二）询价单 编号：（）购 字第 号 请购单编号 材料编号 规格说明 单位 数量 说明 1报价须知（1）交货期限：需于年/月/日以前交清 订购后 天内交清（2
10、）交货地点（略）（3）付款办法：交货验收合格后付款 试车检验合格后付款（4）订购方法：分项订购 总金额为准 2报价期限。报价单请于年月日时以前惠予报价以便洽购为荷 注：所有报价的有效期间务请保留至上列日期起算十天以上 填写日期：年 月 日 （三）物资验收单 编号：日期：年 月 日 代号 名称 规格 单位 数量 单价 总价 请购单位 供货厂商 购买时间 备注 批示 部厂主管 质检部门 收料部门 采购部门 （四）物资检验单 物资编号 请购单编号 品名 规格 检验部门 品质规范依据 送验编号 检验项目 检验标准 检验结果 说明 检验部门主管 合格 不合格 请购部门意见 总经理 批示 厂长意见 资财部
11、门说明 （五）物资入库单 编号：入库日期：年 月 日 品名 型号 包装规格 数量 生产日期 批号 检验单号 入 库 人：复 核 人：库管员：注：本表一式三联。一联仓库存根，一联交行政部，一联交财务部备案。（六）物资领用单 编 号：管 理 部 门：日期：年 月 日 编号 类别 品名 规格 使用部门 用途 单位 数量 价值 备注 （七）供应商调查表 公司全称 法人代表 经济性质 成立时间 总经理 营业执照号 注册资本 详细地址 邮编 联系电话 联系人 公司简介 主营方向 认证和资质 公司员工数 备注 （八）月度采购计划表 编号：起止日期：年 月 日至 年 月 日 序号 预计采购日期 物资 名称 物
12、资类别 规格型号 质量标准 计划单价（元）数 量 单 位 合计（元）备注 合计 制表人 制表日期 审核人 批准人 注：本计划一式四份，有关人员签字后，后勤主管留一份，报财务室部一份，后勤组主管转采购员、物资管理员各一份。二、固定资产管理执行工具与模板（一）固定资产台账 年度：固定资产类型：序号 名称 入账日期 规格 数量 单价 领用单位 购买日期 备注 1 2 3 （二）固定资产管理卡（正面）卡号：资产分类 资产编号 中文名称 英文名称 厂 牌 购置日期 规 格 配 件 台币原价 原币值 增加资本支出 原值 使用年龄 每年折旧额 第一年 年 年 最后一年 年 月 年 月 年 月 （背面）使用部
13、门 接管日期 使用保管人签章 交还经管部门日期 经管部门签章 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 备注：（三）固定资产验收单 验收日期：年 月 日 固定资产名称 资产价格 规格型号 验收项目情况说明 验收项目 验收情况说明 验收人 备注 物品是否齐全 是否有破损 运行是否良好 是否符合申请要求 物品的相关证件是否齐全 验收部 参与人员名单 行政部 财务部 （工程）技术部 固定资产使用部门 （四）固定资产调拨单 调拨日期：年 月 日 序号 仪器编号 仪器名称 规格型号 单位 原值 数量 金额 购置日期 调拨原因：调出单位：调入单位：保管员（签名）：保管员（签名）：调出单位主管领导意见
14、（签名）：年 月 日 调入单位主管领导意见（签名）：年 月 日 行政部门意见（签名）：年 月 日（五）固定资产盘点表 盘点日期：年 月 日 至 年 月 日 资产编号 资产基本信息 使用 单位 购置日期 盘点数量 盘 盈 盘 亏 备注 名称 规格 厂牌 数量 金额 数量 金额 会 点 部 门 及 人 员 行政部人员 财务部人员 工程技术部人员 使用部门人员 保管人员：部门主管：（六）固定资产报修单 填表日期：年 月 日 资产名称 资产编号 规格型号 厂牌 购置日期 是否在保修期内 是 否 现存放地点 使用部门 故障日期 故障情况说明 保修部门 保修人情况说明：签名：年 月 日 部门主管意见：行政
15、部门 部门意见：签名：年 月 日 财务部门 部门意见：签名：年 月 日 总经理审批 意见：签名：年 月 日（七）闲置资产报告表 报告日期：年 月 日 闲置资产信息 日期 账面价值 闲置 备注 名称 类型 规格 数量 单位 购置 闲置 总价 已提折旧 净值 原因 填表人：（八）固定资产报废单 编号：填表日期：年 月 日 管理部门 使用部门 固 定 资 产 信 息 名称 中文 英文 规格 厂牌 购置日期 已使用年数 报废数量 账面价值 报废原因：处理报废费用 估计废品价值收入 实际损失额 拟处理办法 出售 出租 投资 抵押 闲置 签 字 确 认 总经理 财务部门 使用部门 行政部门 主管 保管人
16、主（协）办 主管 主（协）办 填表人：（九）固定资产购置申请表 填表日期：年 月 日 申请部门 固定资产名称 申请原因 申请要求说明 领 导 审 批 意 见 部门主管意见 行政部主管 财务部主管 年 月 日 年 月 日 年 月 日 总经理审批意见：年 月 日（十）固定资产停用报告表 填写日期：年 月 日 资产名称 资产编号 资产管理卡号 资产规格 数 量 开始使用日期 停机日期 实际使用年限 预计使用年限 资 产 使 用 部 门 停 机 前 检 查 停 用 固 定 资 产 财 务 情 况 检查时技术与使用情况 检查后意见 停用资产原价 已计提的累计折旧 开始处理时的价值 检查人员：完成处理时的
17、价值 停 机 资 产 处 理 费 用 与 收 入 处 理 费 用 处 理 收 入 支 出 时 项目 处 理 金 时 间 项目 收 入 金 间 额 额 审 批 意 见 资产使用部门主管 行政部签名：财务部签名：工程/技术部门签名：总经理审批意见：年 月 日 三、办公用品与设备日常管理执行工具与模板（一）办公用品需求表 部门：月份：年 月 个人领用类（每人每月 50 元）业务领用类 办公用品品名 代号 部门 单价 数量 金额 办公用品品名 代号 部门 单价 数量 金额 小 计 小 计 预算金额 实际金额 部 门 主 管：经 理：经办人：（二）办公用品请购单 财管字第 号 填单日期：年 月 日 财产
18、名称 规格 用途 单位 数量 需用日期 估计价值 签注 总经理批准 办公室主任意见 请购部门负责人意见 日期：年 月 日 日期：年 月 日 日期：年 月 日（三）办公用品申领单 编号：日期：年 月 日 项次 品名 规格 单位 数量 单位 金额 1 2 合计金额 保管员 管理部门 领用部门 主管 经办 主管 经办 点收 （四）办公用品配发一览表 编号：填写日期：年 月 日 备注 合 计 行政部主管：办公用品保管员：填表人：（五）部门办公用品统计表 编号：部门：填表日期：年 月 日 名称 规格/型号 数量 金额 存放地点 负责人 备注 审核人：填表人：（六）办公用品盘点报告表 编号：盘点日期：年
19、月 日 品 名 数 量 姓 名 编号 名称 规格 单位 单价 上期结存 本期 购进 本 期 发放数 本期结存 备注 数量 金额 数量 金额 财 务 主 管：行 政 主 管：保管员：（七）办公设备采购申请单 编号：日期：年 月 日 以下由申请人填写 申请人 部门 申请设备资料 类 别 电脑类设备 其他类设备 规格型号 申请理由 部门经理意见 以下由采购人填写 采购人 采购部 门 供货商明细 供货商 规格型号 价格 备注 审批意见 电脑类设备 其他类设备（请注明）技术总监意见 行政总监意见 总经理意见 以下由财务部填写 是否固定资产 是 否 （八）办公设备使用明细卡 总账科目：本卡编号：明细账科目
20、：财产编号：设备状况 取得及使用情况 备注（质押及保险情况）编 号 取得时间 类 别 厂牌编号 英文名称 原 值 中文名称 使用年限 规格与型号 修 理 技术特征 改 造 附 属 物 转 让 使用单位 报 废 存 放 地 办公设备转移情况 时间 使用部门 用途 保管员 时间 使用部门 用途 保管员 办公设备维修记录 维修时间 故障原因 维修单位 详细记录 审核人：填表人：（九）办公设备检修记录表 检修日期 设备名称 检修项目 检修原因 检修结果 检修员 备注 审核人：填表人：（十）办公设备报修申请表 编号：填写日期：年 月 日 设备使用人 设备使用 故障时 月 日 单位 间 时 设备故障 希望
21、修复时间 抢修 月 日 时 请修 批准 科长 组长 请修人 修 理 记 录 预计修复时间 月 日 时 更换零件验收结果 更换零件 修理方式 自修 送修 1 送修（或自修）时间 月 日 时 2 实际修复时间 月 日 时 3 修理人员 验收结果 修理工时 第八章 车辆管理细化执行与模板 一、司机出车流程 工作目标 知识准备 关键点控制 细化执行 流程图 1 改进服务态度，提高业务水平 2 严守交通规则，确保行车安全 3 加强司机道路安全管理 1具备安全行车意识，熟悉交通法规 2端正服务态度，驾驶技术熟练 1接收派车单 车辆管理制度 11 行政部接受用车申请，审核后签发派车单 派车单 12 司机接收
22、到派车单，并着手派车准备 2安排出车路线 司机根据出车时间、目的地，合理安排行车路线，绕开易堵点，避免浪费时间，造成损失 1接收派车单 2安排出车路线 3出车前检查 4出车 5收车 3出车前检查 司机管理制度 31 出车前，还应搞好车容卫生，保持车辆整洁美观 32 出车前，对车辆水箱、油量、机油、煞车油、电瓶、轮胎、外观等做基本检查 车辆检查表 33 需要加油，应提前加好；发现故障应予排除并报车管人员，不能排除的及时更换车辆 加油记录表 4出车 41 司机根据派车单，按时出车，出车应遵守交通规则和安全规定 司机安全责任方案 42 司机接送乘车人员要热情、礼貌，说话应文明 43 乘车人下车办事时
23、，司机应选择好地点将车停好等候。等候时，不远离车辆，不在车上睡觉，不翻阅乘车人放在车上的物品 44 乘车人办事时间较长，可要求司机先返回，通过事先约定或电话联系确定来接时间和地点 45 司机应提前到达约定地点，等候乘车人，并将其送达目的地 5收车 51 出车任务完成后，司机应及时收车入库，并填写行车记录 司机行车记录表 52 收车后要将车辆外表面等全面冲洗干净，清洁车箱内壁、沙发、脚垫，清倒烟灰盅，使车整洁、美观、舒适 二、车辆管理执行工具与模板（一）使用申请表 编号：时间：申请人 所在部门 随行人数 计划用车时间 目的地 用车事由 备注 部门主管签字 派车人签字 （二）派车登记表 使用部门
24、随行人数 起止点及时间 事由 车号 行车里程 行车时数 管理部门 主管：经办人：使用部门 主管：使用人：（三）车辆日志表 1行驶耗油 日期：年 月 日 经办人：司机及车号：使用者证明（签名）出发 里程表指数 时刻 地点 到达 里程表指数 时刻 行驶时间 事由 本次行驶距离 公里 计算耗油量 公升 2工程耗油 使用者证明（签名）前次结存量 公升 本次结存量 公升 结 存 量 公升 开始 路码表指数 时刻 工作内容 完毕 路码表指数 时刻 行驶时间小计 （四）车辆请修单 日期：年 月 日 编号：车 号 里程数 责任人 请修项目 预算金额 修 理 厂 损坏原因 审核意见 主管：复核：管理员：经办人：
25、（五）保养记录表 车号 引擎 公司 号 编号 使用 地区 主要使用人 驾驶人 保养修理记录 年 项目 金额 保养前 路码表数 经手人（签章）主管（签章）月 日 合计 本月 费用 汽油金额 保养金额 修理金额 合计 （六）使用月报表 车号 车辆类别 驾驶人 行驶里程 汽油费 保养修理 事故次数 小客 大客 小货 大货 本月 累计 本月 累计 本月 累计 本月 累计 三、司机管理执行工具与模板（一）行车记录表 司机姓名 用车编号 车牌号 用车部门 用车人 随行人数 行车时间 事由 行车记录 所用时间 目的地 行车前里程数 行车后里程数 备注 备注 审核：复核：（二）费用报销单 填表日期：司机姓名：时间 月 日 至 月 日 费用类别 单据数量 报销金额 合计 备注 审核 复核 （三）司机值班表 日期 时间 姓名 出车记录 备注 （四）加油记录表 车型 车牌号码 加油日期 加油地点 司机 开始油量 加油量 油费 审核 （五）违章记录表 司机 驾驶车号 违章时间 违章地点 违章原因 扣分 罚款金额