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1、 标 题 文件管理程序 文件编号 DX-CX-01 制订部门：品控部 制/修订日期：2016.01.10 版本：1 总页数：6 1 目的 对中央工厂体系文件和资料（内部制定或来自外部的）的制定、评审、批准、发布、编号、发放、更改、作废等进行控制，使该管理体系运行的工作场所都执行有效版本。2 适用范围 适用于中央工厂文件和资料的控制和管理。包括质量手册、程序、标准规范、作业指导书等。这些文件可能承载在各种载体上，无论是硬拷贝或是电子媒体，无论是数字的、模拟的、摄影的或书面的形式。3 术语 文件：信息及其承载媒体。媒体：可以是纸张，计算机磁盘，光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。4
2、职责 4.1 内部文件的编制，变更与修改权责；层次 名称 编制、修改 审核 批准 收发单位 第一层文件 质量手册 各职能部门 部门经理 总经理 品控组 第二层文件 程序文件 各职能部门 部门经理 总经理 品控组 第三层文件 作业指导书 各职能部门 部门经理 总经理 各职能部门 第四层文件 记录表格 各职能部门 部门主管 部门经理 各职能部门 标 题 文件管理程序 文件编号 DX-CX-01 制订部门：品控部 制/修订日期：2016.01.10 版本：1 总页数：6 4.2 组别编号 序号 部门 编号 组别 编号 备注 1 生产中心 1 调度计划组 01 组别是 00的代表是此部门通用文件 品控
3、组 02 第一车间 03 第二车间 04 第三车间 05 2 技术研发中心 2 技术督导组 01 产品研发组 02 科研学术组 03 3 厂务办 3 财务部 01 人事行政部 02 后勤部 03 工程部 04 4 物流中心 4 统筹组 01 仓储组 02 配送组 03 业务组 04 4.3 外来文件由各部门收集，部门经理确认，各部门控制与发放、归档、销毁，研发部门组织定期对技术标准规范进行审查、跟踪；4.4 所有的内外部文件由品控组登记到体系文件清单中全面控制5 工作程序 5.1 文件的分类 根据文件的来源，管理体系文件分为内部文件和外来文件。根据文件的受控状态管理体系文件分为“受控”文件与“
4、非受控”文件。对文件的适用范围和现行有效进行控制。“受控”文件为需要控制使用范围和保证现行有效性的文件，包括所有内部文件和现行有效地国际、国家、行业标准、地方标准、企业标准、法律法规等。“非受控”文件为外来参考资料、行业期刊等。5.2 文件编写规定 5.2.1 质量手册：各章节的条目为：1.总则；2.范围；3.职责；4.要求；5.支持性文件。5.2.2 程序文件：1.目的；2.适用范围；3.职责；4.工作程序；5.相关记录。标 题 文件管理程序 文件编号 DX-CX-01 制订部门：品控部 制/修订日期：2016.01.10 版本：1 总页数：6 5.2.3 作业指导书的文件结构按不同类型规定
5、不同的格式。5.2.4 版本及修订状态:版本原版为 1 版，第一次换版为 2 版，依次类推；未修订为0，第一次修订为 1，同一版本如修改 4 次以上或有重大更改，需改版。5.3 内外部文件编号 5.3.1 一、二、三层文件编号（不含外部文件）5.3.1.1 手册编号规则：DX SC 手册版号：用年号表示(如：2010)质量手册代号 南京东轩餐饮管理有限公司代号 5.3.1.2 程序文件编号规则 DX CX 文件顺序号：用 01；02；03表示 CX：程序文件代号 南京东轩餐饮管理有限公司代号 5.3.1.3 作业文件编号规则 DX ZY-顺序号 作业文件编号用三位数字表示，101、102.；2
6、01、202.表示（第一位数字表示部门编码；后两位数字表示组别，组别是 00 的代表是此部门通用文件；表示文件顺序号）ZY：作业文件代号 南京东轩餐饮管理有限公司代号 5.3.1.4 程序文件引出的记录表单编号规则 标 题 文件管理程序 文件编号 DX-CX-01 制订部门：品控部 制/修订日期：2016.01.10 版本：1 总页数：6 DX QC 记录表单顺序号：用 01；02表示 文件顺序号：用 01；02；03表示 CXR：程序文件记录表代号 南京东轩餐饮管理有限公司代号 5.3.1.5 作业指导书引出的记录表单编号规则 DX ZYR-记录表单顺序号：用 01；02.；表示 作业文件编
7、号：用 101、102.；表示 ZYR：作业文件记录表代号 南京东轩餐饮管理有限公司代号5.3.2 外来文件编号规则 外来的文件可将其自身编号作为编号；无编号的按如下规则编号。W 顺序号：用 001；002；表示 外来文件代号：W 5.4 文件的批准发放与回收 5.4.1 文件编制或变更后由各部门统一对文件的编号、版本、版次校对无误后,登录于各部门体系文件清单。5.4.2 由部门根据文件批准人的要求决定文件分发范围，根据各部门需要决定文件分发数量，并于每份批准页面加盖“受控”印章后发行，收文部门或个人应在 文件发放（回收）记录上逐行签名。若文件为修订或废止，则需将作废文件回收，回收时应注意 标
8、 题 文件管理程序 文件编号 DX-CX-01 制订部门：品控部 制/修订日期：2016.01.10 版本：1 总页数：6 数量及内容之完整性，并记录于文件发放（回收）记录。5.4.3 各部门保存回收的旧版文件，除原件为知识、经验保留外，回收的受控文件每半年销毁一次，保留的旧版文件原件正面应加盖作废章以便识别。5.4.4 当文件发至外单位时，需由批准人同意，质检部在文件上加盖“非受控”印章后发送，非受控文件不受版次控制。5.4.5 文件如发现缺页、破损、字迹模糊或遗失，文件持有部门应填写文件补发申请表向各部门文控申请补发，不得以任何影印方式自行处理。5.5 文件变更和废止 5.5.1 由文件原
9、制订部门或相关部门人员以体系文件起草（更改）申请单提出及说明原因；5.5.2 文件变更与废止的审查仍须由文件原审核人及原批准人决定,并在体系文件起草（更改）申请单上签字，若因某种原因不能做到时，则新审核人应调阅相关背景资料以供参考；修改的内容要记录在文件修订页，本中心所有已发行的正式文件，使用部门及人员不得在文件上划线，加注记号或涂改其内容，不允许手写修改。5.6 外来文件的管理 5.6.1 外来文件指与管理体系或检测相关的国际或国家或行业标准规范、法律、法规，以及来公司和公司以外的其它文件。5.6.2 外来文件由各部门文控统一登录在外来文件确认表中，外来文件依其版次为版次，若无版次时将其作为原版登录。5.7 品控组每年年初发出体系文件清单，以供各使用部门核对最新版本与持有份数。5.8 文件保管和归档 所有文件及资料由各部门安排专人负责保管，每半年归档一次。5.9 文件的调阅外部门人员调阅文件或资料时，须填写资料借阅登记表，向各部门文控办理借阅手续。5.11 电子文件的控制 对计算机系统内的电子文件，应及时备份，记录于电子版文件资料数据备份 日志，严格控制，确保其安全完整，必要时定期备份，具体规定按照电子文档管理办法执行。6 相关记录