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1、 记录控制程序 ZO-QES2-13 版 本/版 次 A/0 页 数 第 2 页 共 2 页 制 改 日 期 2019-9-1 1.目的 为确保公司各项记录能被妥善保存和适当运用，并为实现可追溯及纠正、预防提供客观证据。2.范围 适用于与品质、环境、安全体系所有相关记录，包括供应商的某些品质、环境、安全记录表格。3.权责 3.1.文控：负责将所有品质、环境、安全记录汇总登录在品质、环境、安全记录总览表上，负责标准样式的管理、发放。3.2.各部门：负责对质量和环境过程的记录管理。4.定义 4.1 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。5、工作内容 5.1.品质、环境、安全记录表格的
2、控制：编制、更改、汇总、发放、回收。5.1.1.编制：各相关部门根据品质、环境、安全体系程序文件，作业标准书及产品品质、环境、安全记录控制的要求编制相应表格，由文控中心赋予其唯一的编号。5.1.2.更改：品质、环境、安全记录表格的更改依照文件控制程序执行。5.1.3.汇总：文控人员按各程序文件要求进行记录分类整理，并将所有品质、环境、安全记录汇总登录在品质、环境、安全记录总览表上。5.1.4.发放、回收：各部门经理根据该表格的使用量来决定以何种方式（厂内复印或外协印刷），以满足要求。5.2.品质、环境、安全记录表格的使用：5.2.1.各部门应使用相关文件规定的最新版表单格式或名称。5.2.2.
3、记录者应认真填写，确保内容的真实性、完整性及准确性。5.2.3.品质、环境、安全记录不可用铅笔填写，原则上使用黑色笔芯的笔填写，并力求清晰。5.2.4.记录需修改时，需填写文件修订/废止申请表，经部门审批后交于总经办统一修改；5.2.5.品质、环境、安全记录需要发到相关部门传阅时，相关人员可在相应位置签章表示已阅览。5.3.品质、环境、安全记录的管理：5.3.1.各部门应由兼职（专职）的文员负责本部门的品质、环境、安全记录管理。5.3.2.品质、环境、安全记录应放置于适当的环境中，采取防蛀防潮措施，防止损坏和丢失，保持其完整性。5.3.3.品质、环境、安全记录应分类保存，加以标识便于追溯。5.
4、3.4.品质、环境、安全记录存档于电脑媒体中时须备制保存于不同媒体中（如：电脑硬盘、软盘），防止因一个媒体的损坏而丢失。记录控制程序 ZO-QES2-13 版 本/版 次 A/0 页 数 第 3 页 共 2 页 制 改 日 期 2019-9-1 5.3.5.如需要查询或借阅品质、环境、安全记录记录时不得涂改，应保证其完整性，品质、环境、安全记录借阅原则为在保管现场阅读，若需复印应征得品质、环境、安全记录保管责任者的同意。5.3.6.如客户合同中规定时，可允许客户或其代表调阅品质、环境、安全记录记录或索取影印本，但需取得管理者代表的同意。5.4.质量/环境/安全记录的保存期限 内部品质、环境、安全体系审核和管理评审记录保存三年；培训记录须保存到员工离厂；品质、环境、安全记录及生产记录的保存期限为一年以上，具体可依据品质、环境、安全记录总览表；生产制作指示保存三年；客户订单、客户投诉退货报告、仪器校准证书需保存三年；当客户或政府部门另有要求时，按客户、政府部门要求执行；与 RoHS&REACH 有关的记录均保存 5 年。5.5.品质、环境、安全记录的保存到期后由相关部门经理批准后销毁。5.6.记录表格的修改及废止 5.6.1.如记录表格需修改或废止时,由各记录表格原编制部门以书面形式提出申请,由该部门主管批准后,统一交文控中心进行修改或废止。6.相关表单 品质、环境、安全记录总览表