展会分工明细及流程44723.pdf

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1、2008 第四届全国汽车用品（郑州）交易会 暨第四届汽车羊剪绒产品订货会 一、组织机构：主办单位：中国汽车用品行业联合会 中国汽车维修行业协会 郑州市人民政府 承办单位：宏达国际车业广场 郑州鑫达实业有限公司 二、交易会时间：2008 年 6 月 30 日7 月 2 日 三、交易会地点：郑州国际会展中心 四、活动内容：汽车用品展销/订货/行业交流/主题活动 五、展会流程：6 月 30 日7 月 2 日 09：0017：00 展销/订货/行业交流 6 月 28 日 09：0017：00 29 日 09：0021：00 参展商全体布展，地点：会展中心一层展馆 6 月 30 日 08：3016：30

2、 参观商报到、登记、领参观证 7 月 1 日2 日 09：00 16：30 参观商报到、登记、领参观证、展销/交流/订货 7 月 2 日 15：00 21：00 撤展 六、主题活动时间安排：6 月 29 日 09：30-11：00 2008 中国汽车用品流通商颁奖典礼 地点：金水阳光生态园 6 月 30 日 09：009：30 开幕仪式 会展中心正广场 B 馆前 6 月 30 日 13：30-17：40 流行趋势发布会 地点：会展中心轩辕堂 6 月 30 日 19：00 21：00 答谢晚宴 地点：会展中心轩辕堂 7 月 1 日 上午、时间待定 20072008 中国汽车用品行业优秀供应大会及

3、颁奖典礼 地点：金水阳光生态园2008 羊剪绒订货会工作内容安排表 时间节点 类别 工作重点 完成到位时间 部门与负责人 备注 4月2日4月30日 展会信息收集 会刊信息收集整理 每周整理 1 次 彭毅 传至策划部，6 月 15 日前完成 展会快讯一期内容的整理、设计、制作 4 月 15 日前完成 彭毅 传至策划部，便于及时设计制作 专业杂志广告内容提供确定 每月 18 日前 赵利 传至媒体 设计制作 会场室外整体形象模拟效果图方案 4 月 20 日前 彭毅 广告招商负责人：高峰 展馆导视指示系统方案 4 月 30 日前 彭毅 展馆内外方案 参展指南设计、信息整理制作及会期内容数据确认 4 月

4、 25 日前 彭毅 赵利 会展部、策划部、综合服务部共同完成 全国专业杂志广告设计 每月 19 日前 赵利 策划部传至杂志 确定所有主题活动场地、各地商会及重点采购商接待宾馆，费用预算并签订协议流行趋势发布会程序及幻灯片制作 4 月 20 日前 周孝文 赵利（4 月 21日）策划综合服务部 审计部、会展部配合完成 所有协议合作酒店的洽谈及协议的签署 4 月 20 前 冯赞 策划综合服务部、会展部配合 指定运输、票务单位、交通单位 洽谈及协议签署 4 月 21 日前 高峰 策划综合服务部、会 展部配合完成 综合服务部人员的培训、完成 6000 组观众邀请的电话信息处理 4 月 24 日前 闫军

5、策划综合服务部。会展 部 协 作完成 观众邀请及发布会筹备 向各地商会发文组织各省采购团，向 13 个专业委员会会员发文组织参观采购团 4 月 20 日前 5 月 20 日前完成组团工作 联合会 综合服务部对协作，负责人：闫军 流行趋势发布会筹备会议沟通、接待会议 4 月 21 日前 联合会和鑫达会展部 策划综合服务部、会展部 展会快讯、展会宣传资料 邮寄(4 月份)4 月 30 日前 闫军 策划综合部、会展部、联合会 全国专业市场定点出差方案及观众邀请累计 万组 4 月 30 日前 闫军 策划综合服务部、会展部 会刊及证件系列 会刊封面、封底设计方案确定 4 月 30 日前 彭毅 策划部、会

6、展部 工作证、参展证、布展证、出门证、参观证、停车证等设计完毕 4 月 30 日前 彭毅 策划部、会展部 展示公司 流行趋势、入口门楼展示搭建 公司价格沟通 4 月 19 日前 彭毅 确定搭建公司及初步方案 礼仪公司 礼仪公司的联络比价及确定 4 月 30 日前 彭毅 策划部、审计部 预定住宿晚宴 联络比价、预定活动所需住宿、答谢晚宴场地 4 月 30 日前 闫军 晚宴场地及餐饮公司的确定 5月5日5月31日 会展中心全面对接工作 1、场地交接、搭建、入场、布展、配套服务设施、撤展事宜 2、广告、会议室、组委会办公设施 3、餐饮配套服务 5 月 10 日前 闫军 高峰 策划综合服务部 会展部

7、晚宴场地 确定答谢晚宴活动场地协议、餐饮合作协议 5 月 10 日前 闫军 策划综合部 聘人 展会所需各类人员的招聘到位 5 月 25 日前 王德生 行政部、策划部 培训工作 接待、交通、酒会、货运、现场 服务及咨询人员、场馆布展服务人员培训及演练 5 月 5 日-6 月 20 日前 闫军、高峰、胡霞、彭毅、赵利 行政部、策划综合部、会展部 开幕式程序方案 确定主要邀请人员及程序安排 5 月 15 日前 周孝文 策划部具体实施 组委会所需设备 会场组委会所需各类设备用品统计及联络相关公司 5 月 31 日前 闫军 高峰 策划部、会展部负责实施和对接 宣传及主题活动方案 展会快讯二期、展会宣传资

8、料邮寄 5 月 25 日前 闫军 策划综合服务部、会展部 针对全国重点专业市场的上门宣传推广（展会宣传资料、门票等发放）5 月 5 日6 月10 日 闫军 完成专业观众万组电话邮件短信邮件 5 月 30 日前 闫军 综合服务部、会展部 专业网站、广场网站 赵利 内容及时更新 汇总联合会专业观众组团情况，安排接待细节 5 月 20 日前 联合会闫军 策划综合部、联合会 新闻发布会方案细节及分工执行 5 月 24 日前 联合会周孝文 策划综合部、会展部 易损件专业观众联系 10000 组 6 月 10 日 联合会 闫军 策划综合部、联合会、合作单位 设计制作 工作证、参观证、参展证 5 月 31

9、日前 彭毅 策划部、会展部联合会 活动工作人员名片 彭毅 喷绘设计制作 彭毅 活动指示、导视系统 赵利、高峰 晚宴方案确定 请柬分配及程序安排 5 月 25 日前 闫军 策划部、会展部（金水阳光）餐标确定及协议签署 5 月 31 日前 闫军 策划部、审计部 场地对接和全流程接待方案 5 月 31 日前 闫军 策划综合部 专题活动 确定专业委员会、颁奖典礼、高峰论坛方案细节及分工执行 5 月 31 日前 联合会 周孝文 闫军 高峰 王德生 联合会、策划综合部、会展部、行政部 流行趋势发布会方案细节及分工执行各主要厂家展期会议安排及排期表 6月1日6月15日 接待方案 展会当日现场接待方案制 6

10、月 10 日前 闫军、高峰 策划综合部、会展部 答谢晚宴现场接待方案 6 月 10 日前 闫军 策划综合部 后勤方案 交通、餐饮、各种物料等后勤方案 6 月 10 日前 闫军 策划综合部、行政部配合 礼仪公司联络制作类别 拱门等内容征集、数量定 6 月 15 日前 高峰 会展部 条幅、气球、彩旗内容收集、数量、尺度 6 月 18 日前 彭毅 确定并印制 花篮、植物定购 王德生 行政部、审计部 礼炮、音响、舞台购租（开幕式）6 月 10 日前 彭毅 策划部、审计部 演出队确定 6 月 10 日前 彭毅 策划部、审计部 定开幕式、发布会舞台搭建及价格 6 月 10 日前 彭毅 策划部、审计部 参展

11、商广告位的统计 展会期有广告位的参展商确定与广告资料收集 6 月 15 日前 高峰 会展部 汇报会议 召开 6 月 10 日前各项工作进展汇报会议 6 月 11 日（周一）联合会议 各项事务的协调确定/各职责部门方案的上交 设计制作 开幕背景板、活动宣传板内容确定 6 月 15 日前 周孝文 内容体现周年庆及招商销售内容 专业委员会背景及其他 6 月 15 日前 彭毅 颁奖典礼及其他物料 6 月 15 日前 彭毅 接待处物料（接待说明）6 月 15 日前 赵利、高峰 活动流程、接待牌 展会手提袋、信封 6 月 15 日前 彭毅 策划部 相关人士邀请 相关媒体的联络邀请 6 月 20 日前 赵利

12、 策划部 主题活动人员邀请 6 月 20 日前 联合会 联合会、闫军 剪彩仪式参加人员邀请、确定 6 月 20 日前 郭总、联合会 策划部拟定程序综合部执行 6月15日6月27日 设计制作 答谢晚宴背景板 6 月 20 日前 彭毅 策划综合部配合执行 答谢晚宴条幅、指示 6 月 20 日前 彭毅 晚宴酒店处活动海报、指示牌 6 月 20 日前 闫军、彭毅 专题活动用宣传条幅、海报、物料 6 月 20 日前 彭毅 宣传广告 道旗安置 6 月 20 日前 彭毅 短信群发 6 月 20 日前 赵利 6 月份 专业网站、公司网站宣传 6 月 20 日前 赵利 体现规模、档次、全国性和地方特色 大众媒体

13、宣传 6 月 赵利 电视、电台宣传 6 月 1 129 日 全国专业杂志宣传 按原计划 定总分工表 制定详细的总详细分工表 6 月 18 日前 周孝文 主要负责人参加 分工会 展会期间总分工大会 6 月 18 日 周孝文 责任到人 餐饮交通 午餐定制 6 月 20 日前 闫军 策划综合部 人员接送车辆的联络、跟车人员确定 闫军 活动当日 展台搭建 标准展台搭建、门楣等参展商特装展台搭建 6 月 22 日27 日 高峰 会展中心、会展部、联合会 设施完备 会场设施的调试、完善实地演练 6 月 27 日前 周、闫、高、彭、胡、赵 各部门负责人 后勤服务 各环节物料准备、接待处的搭建、办公室交接 6

14、 月 27 日前 闫、赵、高 会展部、综合部 安全保卫、清洁卫生 6 月 27 日前 高峰 会展部 6月28、29日 布展 参 展 企 业 全 体布展 6 月 28、29 8：30 18：00 高峰 主会场 现场氛围营造布置 现场气氛营造布置（气球、条幅、拱门、彩旗）彭毅 会展中心室内/外场地布置，策划部及合作单位 活动各类指示牌的安置 彭毅 策划部、合作单位、会展中心 参展商已定广告位布置 彭毅 策划部及合作单位 参展厂家进场布展程序执行/协调 高峰 现场接待及发证、住宿 闫军 桌椅、须知张贴 开业典礼现场布置 彭毅 舞台搭建，背景喷绘布张挂 专题场地布置 专题活动现场氛围布置 6 月 28

15、、29 彭毅 活动所需各类物料备置 联合会 晚宴现场布置 流行趋势发布会布置 答谢晚宴现场布置 6 月 29 日 拱 门、条幅、协调维护 现场总协调 6 月 28、29 高峰 紧急事务处理 高峰 后勤 展现场卫生清洁 6 月 28、29 高峰 安全防护 6月30日 开幕仪式 主持人开场白 9：009:30 详见开幕式流程 组委会领导讲话 周孝文 燃礼炮剪彩 周孝文 演出活动 彭毅 政府领导致欢迎词 彭毅 开展 展销、交流、订货 9：3017：00 宣传促销 宏达宣传资料的发放 招商部于经理 促销活动（抽奖）主题活动 流行趋势发布会 闫军 答谢晚宴 闫军 各厂家新产品发布会 闫军 客户接待 参观

16、商报到、登记 09：0016:30 闫军 参观商凭证领取参展证 闫军 参观商凭证领取午餐票、晚宴请贴 闫军 重点客户的跟踪交流 高峰、于济强 展会调研 被邀重点人士接待、安排 王德生 客户接送 客户的接送（由展馆至金水阳光生态园）策划综合部、闫军 拍照 活动现场拍照、录象 彭毅 晚宴现场 晚宴现场接待安排 闫军 现场秩序安全维护 活动主会场秩序 主会场外区域秩序 答谢晚宴 主持人开场白 19：0021：00 策划部 见详细方案 领导讲话 晚宴开始 闫军 晚宴收尾各项工作 闫军 7月1日 开展 展销、交流、订货 9：00 17：客户接待 00 现场协调 现场总协调 紧急事务处理 宣传促销 招商招展宣传资料的发放及现场交流 高峰、于济强 促销活动（抽奖）主题活动 联合会颁奖典礼 具体安排见主题活动案 中国汽车用品行业发展论坛 客户接待 重点客户的跟踪回访交流 高峰、于济强 现场秩序 场地清洁 7月2日 开展 展销、交流、订货 9：00 15：00 接待 与 7 月 1 日相同 撤展 参展商的货品撤展 15：00 21：00 高峰、闫军 7 月38日 后期维护 客户回访、各类信息统计归档成绩巩固 闫军、高峰、于济强