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1、企业人力资源管理应用信息化手段的弊端及解决方案 摘要信息化时代要求企业能够融合信息技术，为企业决策提供借鉴。这一融合不仅针对企业的生产部门、市场部门以及其他直接为企业产生效益的部门，同样包括企业人力资源部门。企业人力资源管理系统信息化是企业持续竞争的基础，本文分析了企业人力资源管理应用信息化手段的弊端，并提出了相应解决方案，旨在为相关研究提供借鉴。关键词信息化；企业决策；人力资源管理 1 信息化在企业人力资源管理中的作用和适用领域 1.1 信息化在企业人力资源管理中的作用 信息化最大的优势即便捷、系统化。现代企业人力资源管理融合信息化技术能够将人力资源管理全部内容和流程整合为一个系统，便于企业
2、随时进行人力资源管理。信息化手段与技术是一项战略武器，能够为企业人力资源管理带来两方面的效用。（1）信息化手段与技术可以节约人力资源管理成本。第一，融合信息化手段的人力资源管理系统相比于传统人力资源管理系统，就好似计算机之于手工计算。举个例子，如果要计算一组数据，那么计算机的效率要比手工计算更快、更高效，数据越复杂，这种优势体现得越明显。同样地，传统人力资源管理、融合信息化手段的人力资源管理系统对于小规模企业来说可能效用相等，但是对于庞大的企业帝国来讲，后者的优势将远远胜于前者，企业的规模越大，这种优势也就越明显。第二，节约招聘成本与培训费用。信息化手段改变了传统的企业招聘方式，节省了企业与求
3、职者之间的时间成本，在员工入职以后，还能节约培训费用。比如，培训教材就可以省去不买，直接录制成视频上传至云，然后分享即可，既省钱又环保。（2）信息化手段可以使企业各部门之间的沟通合作更加流畅高效。第一，简化了人事操作流程。比如，员工若想请假，直接发给 HR 一封邮件即可；人事安排也可以通过邮件或者通讯工具传达；视频会议则可以解决会议人员不能同时到场的矛盾；出差记录的系统化存储；工资的系统结算；出勤的系统记录；工作签到打卡。这些人事化操作流程全部都可以通过信息化手段快速解决。第二，方便企业之间、部门之间、员工之间的沟通。举个例子，对于拥有 10 万名员工的跨国公司来讲，很难想象如果不运用信息化手
4、段而让各部门、员工之间高效交流与合作。1.2 信息化在企业人力资源管理中的适用领域 信息化并非可以应用于人力资源管理全部领域，适用的领域如下 4 个方面。（1）员工基本信息。员工信息包含员工个人信息以及工作信息。个人信息即入职所提交的材料，而工作信息包含员工工作内容、工作关键事件以及工作绩效评价等。其中，工作关键事件和工作绩效评价可以供晋升和奖励参考。（2）合同信息。合同即员工入职后与公司签订的双方协议。签订合同以后，员工的权益即受到保护，不可以随便侵害；员工也需要遵守协议，不可以泄露公司机密，维护公司利益。合同对于双方都非常必要，通过信息化的整理收集，企业也可以从中获益，制定出更加符合企业发
5、展的合同。（3）薪酬信息。人力资源管理部门的人员需要发放薪酬，通过信息化的存储与分析，可以观察每一位员工的薪资发放变动情况，并从员工近期表现分析应当发放多少薪酬为宜，并且还可以从中总结出员工的绩效表现，为员工晋升提供参考意见。不管企业有多么庞大，有多少员工，信息化系统都可以记录并分析每一位员工的薪酬变化情况，这是传统的账簿式记录无法比拟的。（4）培训方案即成果记录。对于员工来讲，企业需要对其进行定期培训，帮助员工提升自身技能和综合素质，帮助企业获得更好的成长与发展。人力资源培训需要考虑员工的培训需求、企业的发展需要、市场的变化情况等，信息化的系统可以帮助企业存储、分析过去的培训方案和成果，再依
6、据现实和未来的需要，辅助人力资源部门的人员制订符合实际的最新培训方案。2 信息化手段在企业人力资源管理中应用的问题 尽管信息化手段已经在绝大多数中大型企业得以应用，但是仍然存在不少问题。具体来说，可以从以下 4 个方面加以阐述。2.1 应用目标不够明确 尽管国内企业在人力资源管理体系中大都应用信息化手段与技术，却没有取得预期效果，究其根本原因在于开始的目标不够明确。不够明确一方面是因为忽视了人力资源管理的重要性和作用，另一方面是没有理解信息化手段与技术怎样应用于人力资源管理系统才算作高效。举个例子，部分企业在人力资源管理中应用信息化手段与技术，却仅仅将其当作是企业跟上现代化步伐的佐证，是为了展
7、示自身没有落后于时代，一言以蔽之在于当作花瓶而非实战武器。这些企业没有运用信息化手段优化人事流程、优化业务流程，工作模式还是传统低效的方式，诸如请假必须到公司、会议必须全体到场等。殊不知如此做法是杀鸡用牛刀的行为。2.2 制定目标不切实际，不符合企业实际发展需要 部分企业虽然应用信息化手段与技术的目标明确，却不知犯了较大的错误。第一，这些企业不顾实际，在短时期内，所有部门全部推广信息化手段与技术，并要求企业全体员工适应这一目标，从而违背了循序渐进的原则，犯了揠苗助长的毛病，并且极大地浪费了资源。第二，把其他企业的经验直接嫁接到自己身上，导致水土不服，殊不知“橘生淮南则为橘，生于淮北则为枳”。2
8、.3 试图上演“蚂蚁吞象”部分企业一味地追求信息化手段的推广与应用，且固执地不断在软件研发上加大投入，越是没有研发成功，越是投入资金，却没有把资金投入到更加重要的业务活动中，导致耗费了企业有限的资金，犯了本末倒置的错误，导致企业的生存危机。2.4 人力资源部门员工素质有待提升 部分企业人力资源管理部门的员工综合素质不高，既无法理解企业管理者实施信息化变革的意义，又无法从自身实际行动上予以配合协作，尽管企业人力资源活动融合了信息化手段与技术，却无法通畅运行，无法达到预期的效果，从而导致企业管理者误以为信息化手段与技术无用，从而做出错误的企业决策。3 人力资源管理信息化的改进策略 3.1 构建科学
9、的人力资源管理体系并进行顶层设计 人力资源管理信息化是一个长期的过程而非短期的改进措施，从而要求企业人力资源管理部门需要制定与之匹配的人力资源管理体系。相应的人力资源管理体系需要符合企业发展需要，满足长期化建设的需要，企业也需要给予相应的资源，使人力资源体系得以落实。在此背景下，应从以下几方面设计企业的人力资源管理体系。首先，企业管理者需要对现有人力资源管理体系进行研究，充分探究其不足之处，可以将人力资源管理部门的负责人组成若干小组，深入其他部门进行调研，掌握其他部门的需求。其次，总结各部门对于人力资源管理信息化的需求，为企业构建人力资源管理信息化体系、进行顶层设计提供参考。最后，组成专家团队
10、对构建完毕的人力资源管理信息化方案进行评价，主要从可持续性、可实施性、科学性 3 个角度进行评价，并得出判断结论。3.2 改变企业的经营理念、明确信息化应用目标 企业进行人力资源信息化管理的过程不仅是设备、系统的信息化、升级化，也是转变经营理念，观念革新比设备的更新升级要更为重要。每一次观念的升级革新就意味着将技术性的问题升华到经营层次，此外，将经验化的管理升华至信息化管理，对于企业来说可以降低管理成本，有利于企业的长远发展。因此，中国企业应当转变传统的经营理念，逐渐引入信息化的管理思想，在企业逐步发展壮大的过程中，运用信息化管理和人力资源管理信息化经营企业，使企业在每一步的发展中稳扎稳扎、步
11、步为营，可以长久在市场竞争中立于不败之地。再者，企业还需要明确人力资源管理信息化的目标。在上述企业人力资源管理信息化问题中提到了目标不明确的问题。中国企业在人力资源管理领域引入信息化手段与技术，首先需要明确引入的目的是什么、最终要达到什么目标，是帮助企业降低人力资源管理成本、是帮助企业提升人力资源效率还是其他目标，设定目标需要依据企业的实际经营状况，需要可行、具体、尽可能量化，而不是把其他大企业的信息化应用目标照搬过来。3.3 引进人才，加强人力资源管理信息化安全建设 在上述企业人人力资源管理信息化应用问题中，其中很多企业的人力资源部门缺少人才，跟不上企业信息化变革的脚步。对于这一问题，企业首
12、先要给予员工适应时间，尽可能培训改革意愿较强的员工，提升这些员工的综合能力，使这类员工带动意愿不强的员工，从而实现全员向前推进的局面；如果意愿较强的员工数量太少，那么企业可以在人力资源成本允许的情况下引进信息化的人才，同样起到相似的作用，即达到“鲇鱼效应”。企业进行人力资源信息化管理建设的同时还需要加强信息化安全建设，信息化容易带来风险，诸如员工信息泄露、公司机密泄露，从而造成不必要的损失。泄露的原因主要来自黑客窃取甚至暗中的交易等。规避风险的办法就是全过程监控，虽然不能消除全部风险因素，但是可以最大化降低风险事件发生的可能性。4 结语 本文首先阐述了人力资源管理信息化的作用和信息化在人力资源管理应用的领域，然后介绍了当前中国企业人力资源管理信息化的问题，并给出了解决方案，以期为中国企业解决人力资源管理信息化难题提供借鉴。