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1、第七节第七节 函、会议纪要函、会议纪要n n授课要点授课要点1.了解函、会议纪要的概念、特点、作用2.掌握函、会议纪要的结构和内容3.学会写各种函、会议纪要。一、函一、函 （一）概述（一）概述1.函的概念 函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的公文。函没有固定的行文方向，多用于平行文，但有时也用于上行文或下行文。函兼有知照、指挥、联系的功能。2.函的种类及其用途函的种类及其用途（1）按性质、格式划分:公函。公函是正式的公文。在格式上，从标题、发文字号到成文时间等都严格按公文的格式制发，多用于商洽、答复、要求批准的较重要的事项。便函。便函不是正式公文，是机关处
2、理一般事务的简便函件。在格式上，与一般书信格式相同，不加标题，不编发文字号，用机关信笺书写，要加盖公章。一、函一、函2.函的种类及其用途（2）按行文方向划分：去函。去函也称来函、发函，是发文机关主动制发的函。复函。复函也称回函，是发文机关被动制发的函。去函按内容、发文目的划分:商洽函。用于平行机关的或不相隶属的机关、单位之间商洽工作、联系事项等。陈述事项时，要明确、简洁。询问函。用于上级或平级机关、单位之间询问有关问题，征求意见。内容要集中，每函一事。告知函。用于将有关事项或活动、安排告知对方的函，多为平行文，对方收文后一般也不必回复。请准函。用于向不相隶属的主管部门请求批准事项。请求的理由要
3、明确、具体、合理。一、函一、函（二）函的结构和内容（二）函的结构和内容1.标题 2.主送机关 3.正文 4.成文时间和发文机关（印章）下下 页页下下 页页下下 页页下下 页页一、函一、函1.标题 返返 回回 一般由发文机关、事由和文种构成。复函的标题中要写明“复函”。便函可以不写标题。一、函一、函2.主送机关返返 回回 即收函机关名称。复函的主送机关就是去函的发文机关。一、函一、函3.正文返返 回回 （1）缘由。去函的开头首先说明去函的原因、目的。复函先用一句话引述去函的标题（或主要内容）、发文字号（或日期），并说明函已收悉。（2）主体。去函要写明所商洽、询问或请求批准的事项以及想法、请求。对
4、事项的表述要清楚、具体，内容较多的可以分条款写。复函要针对去函的内容逐一给予明确、具体的答复。（3）结尾。函的结尾通常表述行文目的、行文要求，使用惯用语作结尾。去函常用“特此函达”、“即请复函”、“敬请回复”、“务希见复”等，复函常用“特此函复”、“特此函告”、“此复”等。一、函一、函一、函一、函（三）写作要求（三）写作要求 1叙事简洁，要求明确 为了使收函者能迅速了解行文的意图，在叙述原委时要简洁，商洽、询问的事项要明确，以便于收函者有针对性的回复。2用语得体，语气恰当 函主要是不相隶属机关或平级机关之间使用的公文，因此，要有问必答，语气应谦和、委婉、礼貌。忌用命令性、告诫性的词语或不谦恭的
5、语气。二、会议纪要 （一）概述（一）概述1.会议纪要的概念 会议纪要是记载和传达会议情况及议定事项的公文，是会议文件的一种。会议纪要一般制成于会议后期或结束之后，除具有指导性之外，还可用文件形式发送给有关单位（或部门），沟通情况，知照事项；或上呈有关领导机关，汇报会议精神。它的行文方向比较灵活，可上行文、下行文和平行文，且具有多种功能。2.会议纪要的种类会议纪要的种类 （1）工作会议纪要。把会议讨论、决定的事项整理成文，由与会单位人员讨论通过。（2）研讨会议纪要。这类会议纪要是对座谈会、经验交流会、学术讨论会等研讨问题的情况、学术理论的看法、研讨和结果的择要反映。（3）办公会议纪要。将日常办公
6、会议（多为例会）研究讨论、做出的决定进行记录。二、会议纪要（二）会议纪要的结构和内容（二）会议纪要的结构和内容1.标题2.成文日期 3.正文下下 页页下下 页页下下 页页下下 页页二、会议纪要 1.标题 会议纪要的标题一般由会议名称和文种构成。也有的是由正、副标题组成。返返 回回二、会议纪要 2.成文日期 会议纪要的成文时间一般写在标题正下方，并加圆括号括入。会议纪要不需要加盖印章。返返 回回二、会议纪要 3.正文返返 回回 （1）开头。简要介绍会议概况召开会议的根据、目的、时间、地点、主持人、参加会议的单位或人员情况，会议的主要议题，以及对会议成果的总评价等。（2）主体。主要介绍会议讨论的主
7、要情况、主要精神和议定的事项。写法上形式多样，主要有：归纳式。按会议讨论与议定事项内容的逻辑关系或自然顺序，归纳成若干个问题（部分），每个问题（部分）用序数或小标题标明，也可在分列若干问题之后，再按发言的顺序分别表述。这种形式常用于会议规模较大、涉及问题较多的会议纪要。综述式。就是把会议内容综合到一起，概括地表述出来的一种写法。一般也要分段（分层）表述。这种形式适用于会议规模较小、涉及问题较集中的会议纪要。（3）结尾。一般写会议成绩或提出希望、要求，发出号召。有的会议纪要没有结尾部分，主体写完，就结束了。二、会议纪要（三）写作会议纪要的注意事项：（三）写作会议纪要的注意事项：在会议记录的基础上
8、，会议纪要在归纳、整理、提炼与会代表发言内容和会议主要精神、议定事项时，必须实事求是，注重语言环境，不可断章取义，也不可以凭主观随意增删、修改，如发现差错，要及时核对纠正，一定要做到真实、准确。“纪要”，重在“要”字，要突出会议主旨，择要表述。对记录的材料，要去粗取精，删繁就简，选取典型实例和准确的数据反映会议的概况、主要精神和议定事项。如讨论中确有分歧，且暂时未能统一，一般不写入纪要。会议纪要需要对会议内容作分类整理和理论概括。语言简明精当，层次分明，条理清楚。会议纪要成稿后，须经与会者讨论认定，并提请主持人审核与签发。二、会议纪要 练习：练习：请认真观看下面一段会议短片，并做好会议记录，然后将会议记录归纳、整理成会议。播放播放二、会议纪要 作业作业：二十二、阅读下面的材料，并按要求完成后面的问题。(P60)(P60)