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1、档档案案管管理理档案概况档案概况硬件状况硬件状况软件状况软件状况档案的定义及含义档案的定义及含义档案的硬件配置档案的硬件配置档案管理档案管理档案的定义及含义档案的定义及含义1 1、定义、定义 档案是国家机构、社会组织和个档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中干脆形成的有保存价人在社会活动中干脆形成的有保存价值的不同形式的历史记录。值的不同形式的历史记录。2 2、含义、含义 档案的来源档案的来源档案是国家机构、档案是国家机构、社会组织和个人社会组织和个人 档案的特点档案的特点社会活动的原始记社会活动的原始记录录 档案的条件档案的条件具有保存价值的历具有保存价值的历史文件史文件档案的定义及含义
2、档案的定义及含义文件转化为档案的三个条件文件转化为档案的三个条件 办理完毕办理完毕 有查考利用价值有查考利用价值 按确定规律集中保存按确定规律集中保存档案的定义及含义档案的定义及含义常见的几种档案：常见的几种档案：文书档案文书档案照片档案照片档案音像档案音像档案电子档案电子档案档案的定义及含义档案的定义及含义文书档案文书档案文书档案，又称管理性档案，文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和单位及其他社会组织在领导和行政管理活动中形成的具有保行政管理活动中形成的具有保存备查价值的文件。存备查价值的文件。档案的定义及含义档案的定义及含
3、义照片档案照片档案照片档案是指国家机构、社会照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中干脆组织或个人在社会活动中干脆形成的以照片为反映方式的有形成的以照片为反映方式的有保存价值的历史记录。保存价值的历史记录。档案的定义及含义档案的定义及含义音像档案。音像档案。音像档案是指单位或个人在各音像档案是指单位或个人在各种社会实践活动中，通过摄录种社会实践活动中，通过摄录手段形成的，具有保存价值的手段形成的，具有保存价值的照片、磁带、光盘、幻灯片等照片、磁带、光盘、幻灯片等.档案的定义及含义档案的定义及含义档案室分年对应归档的照片档案室分年对应归档的照片和录音录像按事由进行分类，和录音录像按事由进
4、行分类，编制书目，刻制成光盘，将编制书目，刻制成光盘，将打印出的光盘书目连同光盘打印出的光盘书目连同光盘一式两份归档。一式两份归档。档案的定义及含义档案的定义及含义档案工作内容概括为六个方档案工作内容概括为六个方面，或称六个环节：面，或称六个环节：收集、整理、鉴定、保管、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用。统计、利用。档案的硬件配置档案的硬件配置明确有机关领导人分管明确有机关领导人分管 建立健全文件归档、档案保建立健全文件归档、档案保管、保密、利用、岗位责任管、保密、利用、岗位责任制等档案工作制度制等档案工作制度 配备适合档案工作的档案人配备适合档案工作的档案人员员档案的硬件配置档案的硬件配置
5、配备档案专用库房，库房位置配备档案专用库房，库房位置尽量不要在顶楼或底层。尽量不要在顶楼或底层。依据防盗、防光、防高温、防依据防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫火、防潮、防尘、防鼠、防虫的的“八防八防”要求，确保档案管要求，确保档案管理平安理平安 档案的硬件配置档案的硬件配置配备档案专用柜架（铁皮柜配备档案专用柜架（铁皮柜或档案柜）或档案柜）档案的硬件配置档案的硬件配置档案的硬件配置档案的硬件配置配备档案专用电脑、打印机、配备档案专用电脑、打印机、温湿度计、除湿机及空调，温湿度计、除湿机及空调，音像档案和电子档案应配备音像档案和电子档案应配备特地的防磁柜进行存储。特地的防磁柜进行
6、存储。档案管理档案管理文书档案的整理文书档案的整理照片档案的整理照片档案的整理音像档案的整理音像档案的整理电子档案的整理电子档案的整理档案管理档案管理每套照片或录音录像必需编每套照片或录音录像必需编写简要文字说明写简要文字说明 说明包括活动的事由、时间、说明包括活动的事由、时间、地点、人物、拍摄人地点、人物、拍摄人档案管理档案管理档案室分年对应归档的照片档案室分年对应归档的照片和录音录像按事由进行分类，和录音录像按事由进行分类，编制书目，刻制成光盘，将编制书目，刻制成光盘，将打印出的光盘书目连同光盘打印出的光盘书目连同光盘一式两份归档。一式两份归档。档案管理档案管理电子档案，是指通过计算机电子
7、档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。常以案卷为单位。档案管理档案管理机关文件材料归档范围：机关文件材料归档范围：1 1、反映本机关主要职能活动和基本、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史探讨具有利用价值的文件材设和历史探讨具有利用价值的文件材料；料；反映本单位职能的：如工作支配、反映本单位职能的：如工作支配、总结、工作会议、地方性法规规章、总结、工作会议、地方性法规规章、会议记录纪要、中长
8、期发展规划会议记录纪要、中长期发展规划 反映本单位基本历史面貌的反映本单位基本历史面貌的:如机如机构演化、大事记、人事任免等文件材构演化、大事记、人事任免等文件材料。料。档案管理档案管理2 2、机关工作活动中形成的在维、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；面具有凭证价值的文件材料；有凭证作用的：机关房屋、有凭证作用的：机关房屋、土地、财产、物资和档案等交土地、财产、物资和档案等交接凭证、合同和协议、职工购接凭证、合同和协议、职工购置福利住房的合同、协议和有置福利住房的合同、协议和有关手续及国有资产管理等关手续及国有资产管理等 文
9、件文件材料。材料。档案管理档案管理3 3、本机关须要贯彻执行的、本机关须要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要材料；下级机关报送的重要文件材料；文件材料；重要收文：市委市政府、重要收文：市委市政府、主管部门的通知、看法、报主管部门的通知、看法、报告、批复等文件材料。告、批复等文件材料。档案管理档案管理4 4、其他对本机关工作具有查考、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料（其它有查考价值的文件材料（其它有查考价值的）价值的）简易理解：简易理解：发文发文都归档；都归档；收文收文与本单位职能有与本单位职能有关、须要办理的归档；关、须要办理的归档；档案管
10、理档案管理包括各种报表说明、样本名单包括各种报表说明、样本名单及分布、有关数据处理程序、及分布、有关数据处理程序、参数等。参数等。档案管理档案管理机关文书档案的保管期限定机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一为永久、定期两种。定期一般分为般分为30年、年、10年。年。档案管理档案管理正确驾驭档案保管期限：正确驾驭档案保管期限：永久保管的文书档案主要包括：永久保管的文书档案主要包括：（一）本机关制定的法规政策性文件（一）本机关制定的法规政策性文件材料；材料；（二）本机关召开重要会议、举办重（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；大活动等形成的主要文件材料；（三）本机
11、关职能活动中形成的重要（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件；业务文件；档案管理档案管理（四）本机关关于重要问题的（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示。请示与上级机关的批复、批示。重要的报告、总结、重要的报告、总结、（五）本机关机构演化、人事（五）本机关机构演化、人事任免等文件材料；任免等文件材料；（六）本机关房屋买卖、土地（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；登记等凭证性文件材料；档案管理档案管理定期保管的文书档案：定期保管的文书档案：（一）本机关职能活动中形（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；成的一
12、般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件办活动等形成的一般性文件材料；材料；（三）本机关人事管理工作（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；形成的一般性文件材料；档案管理档案管理（四）本机关一般性事务管理（四）本机关一般性事务管理文件材料；文件材料；（五）本机关一般性问题的请（五）本机关一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、一般性工作报告、总结、（六）上级机关制发的属于本（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材机关主管业务的一般性文件材料；料；档案管理档案管理归档文件整理工作的
13、几个基本概念归档文件整理工作的几个基本概念 归档文件归档文件-立档单位在其职能活立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理归档文件整理-就是将归档文件就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过编号、编目、装盒，使之有序化的过程。程。文件办理完毕文件办理完毕-是指文件相应的是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不是文件文书处理程序已经完成，而不是文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。本身在实际工作中是否还在发挥作用。档案管
14、理档案管理凡是反映本单位主要职能活凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对单动和基本历史面貌的，对单位、国家建设和历史探讨有位、国家建设和历史探讨有长远利用价值的档案，列为长远利用价值的档案，列为永久保存；永久保存；档案管理档案管理凡是反映本单位一般工作活动，凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对工作有查考利在较长时间内对工作有查考利用价值的文件材料，列为定期用价值的文件材料，列为定期保存。保存。档案管理档案管理分类方法分类方法按年度分类，同一保管期限的按年度分类，同一保管期限的文件依据归档文件形成的年度文件依据归档文件形成的年度进行分类。文件签发日期（即进行分类。文件签发日期（即落
15、款日期）为文件所属年度。落款日期）为文件所属年度。档案管理档案管理其中，跨年度形成的文件分类，其中，跨年度形成的文件分类，应视不同状况作不同处理。跨应视不同状况作不同处理。跨年度的会议形成的文件材料放年度的会议形成的文件材料放在会议闭幕年；跨年度的请示在会议闭幕年；跨年度的请示与批复放在批复年。与批复放在批复年。档案管理档案管理归档文件的整理的步骤归档文件的整理的步骤1 1、确定文件整理单位；、确定文件整理单位；2 2、划分保管期限、划分保管期限档案管理档案管理3 3、装订加固，归档文件应按、装订加固，归档文件应按“件件”为单位装订。大于为单位装订。大于A4A4纸型纸型规格的报表等文字材料，依
16、据规格的报表等文字材料，依据A4A4纸型的尺寸加以纸型的尺寸加以 折叠，尽量折叠，尽量削减折叠层次，折叠应尽量位削减折叠层次，折叠应尽量位于字迹间隙处。于字迹间隙处。档案管理档案管理4 4、编填页号，文件中有内容的、编填页号，文件中有内容的页面为一页。每件归档文件以页面为一页。每件归档文件以原有页码为序；无页码的文件原有页码为序；无页码的文件以件为单位，从以件为单位，从“1”“1”起先编制起先编制流水页码，正面在文件右上角，流水页码，正面在文件右上角，背面在文件左上角。背面在文件左上角。档案管理档案管理5 5、简洁分类，按保管期限年度、简洁分类，按保管期限年度组织机构（问题）组织机构（问题）分
17、类法将文件归分类法将文件归类；类；6 6、归档文件的排列，是指在分类方、归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，依据事由结合案的最低一级类目内，依据事由结合时间、重要程度等排列。会议材料、时间、重要程度等排列。会议材料、刊物等成套性文件可集中排列。刊物等成套性文件可集中排列。档案管理档案管理同一事由的归档文件排列，同一事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后依可按文件形成时间的先后依次或按文件的重要程度排列。次或按文件的重要程度排列。档案管理档案管理对具有保存价值，但末刚好归对具有保存价值，但末刚好归档的文件，应排列在当年同一档的文件，应排列在当年同一保管期限的相应类别归档文件保管期
18、限的相应类别归档文件的最终。对排列在最终且与相的最终。对排列在最终且与相应类别中的某件归档文件相关应类别中的某件归档文件相关联的文件，可在归档文件书目联的文件，可在归档文件书目备注中注明备注中注明“此件与此件与X X件为同一件为同一事由事由”或标注或标注“相互参见号相互参见号”。档案管理档案管理7 7、盖归档章、盖归档章 在文件首页（文件处理单）在文件首页（文件处理单）上方左侧空白处加盖归档章。上方左侧空白处加盖归档章。归档章设置全宗号、年度、归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室保管期限、机构（问题）、室编件号、馆编件号等项目。归编件号、馆编件号等项目。归档章的格式为长档章的格式
19、为长60mm60mm，宽，宽22mm22mm，分为，分为6 6格。格。档案管理档案管理归档章样式归档章样式（全宗号）（全宗号）（年度）（年度）(室编件号室编件号)(机构或问题机构或问题)(保管期限保管期限)（馆编件号）（馆编件号）档案管理档案管理8 8、编号、编号 由档案室将归档章的各个由档案室将归档章的各个项目依次填写；项目依次填写；全宗号，由各区县档案局安排全宗号，由各区县档案局安排保管期限，干脆标注保管期限，干脆标注“永久永久”、“30“30年年”、“10“10年年”。机构（问题），是指作为分类机构（问题），是指作为分类方案类目的机构（问题）名称方案类目的机构（问题）名称档案管理档案管理
20、 件号：按文件排列依次按年件号：按文件排列依次按年逐件编流水号。逐件编流水号。页数：指每一件归档文件的页数：指每一件归档文件的有效页数。有效页数。填写归档章内项目时，填写归档章内项目时，应应运用碳素墨水运用碳素墨水档案管理档案管理9 9、编制归档文件书目、编制归档文件书目1010、装盒、装盒按依次将文件依次装入档案盒中，按依次将文件依次装入档案盒中，盒满另装；盒满另装；填写盒内备考表。填写盒内备考表。填写档案盒封面、盒脊的项目。填写档案盒封面、盒脊的项目。按档案盒依次依次排架。按档案盒依次依次排架。档案管理档案管理档案的鉴定档案的鉴定制定文书档案的价值鉴定的制定文书档案的价值鉴定的标准和编制文书档案保管期标准和编制文书档案保管期限表；限表；鉴别文书档案的保存价值并鉴别文书档案的保存价值并确定其保管期限；确定其保管期限；剔除无保存价值的档案予以剔除无保存价值的档案予以销毁或做相应处理。销毁或做相应处理。档案管理档案管理档案销毁档案销毁档案管理档案管理电子档案电子档案谢谢 谢谢 ！